Integración de ERP: cuándo, por qué y cómo
La integración de ERP no es un concepto nuevo, entonces, ¿por qué se ha convertido recientemente en un tema tan candente? Tiene que ver con la evolución. Los ERP en la nube han evolucionado más allá de su rol tradicional de finanzas y sistemas de gestión de procesos centrales. Impulsados por IA y bases de datos poderosas, los sistemas de ERP modernos se están convirtiendo en el centro de todos los procesos operativos en toda una empresa. Y en la misma medida en que evolucionaron los ERP, también lo han hecho otras aplicaciones de software de negocios, que crecen diariamente en sofisticación y números. Al mismo tiempo, los colaboradores y los líderes de equipo siguen descargando y utilizando aplicaciones de software específicas de negocio sin decírselo a su equipo de TI. Estas aplicaciones no están integradas con el ERP ni cuentan con la seguridad ni el monitoreo apropiados.
Los métodos tradicionales de integración de aplicaciones son lentos y requieren de extensa programación personalizada propensa a errores. Esto representa un desafío para las empresas modernas que desean la seguridad y la visibilidad aparejadas con la aplicación y la integración de un ERP, pero no quieren perder su ventaja competitiva quedando sumidos en procesos manuales que consumen mucho tiempo. La buena noticia es que los mejores sistemas de ERP en la nube vienen listos para usar con integraciones preconfiguradas que garantizan una conexión rápida y fácil entre algunas de las aplicaciones de negocio más comunes –y que son mantenidas por el proveedor de software–. Y a medida que el entorno de aplicaciones y software de su empresa se torna más complejo, las soluciones de plataforma de integración como servicio (iPaaS) están listas para usar, –diseñadas a medida para adaptarse a los mejores ERP en la nube–.
¿Qué es la integración de ERP?
La integración de ERP es el método mediante el cual una empresa conecta su software ERP con otras aplicaciones y procesos especializados en toda su empresa.
En una reciente encuesta de Deloitte a altos ejecutivos de procurement, casi la mitad de los encuestados citó la "mala integración entre las aplicaciones" como uno de los "tres problemas principales" a los que se enfrentan en la actualidad. Los ERP y las soluciones de integración de apps basadas en la nube ayudan a abordar este problema con un enfoque poderoso y unificado –combinando las capacidades operativas de un ERP inteligente con software de integración, específicamente construido para automatizar, optimizar y escalar estas actividades esenciales–.
Integración de ERP en la nube y gestión de API
Hace unos años, cuando solo había un puñado de aplicaciones empresariales esenciales, era factible implementar manualmente una interfaz de programación de aplicaciones o una API (software que permite que los sistemas hablen entre sí) para conectar aplicaciones con un sistema ERP heredado. Pero a medida que se incrementaba el número de aplicaciones esenciales, los métodos manuales de gestión de API llevaron a sistemas exponencialmente complicados y una “ensalada de código” que se volvieron difíciles de gestionar y desentrañar.
En respuesta a la creciente necesidad de una integración simplificada, los mejores ERP de hoy vienen ahora equipados con una serie de conectores prediseñados, API y herramientas de integración. Por lo general, las API preconfiguradas en un ERP moderno en la nube son suficientes para gestionar varias aplicaciones, pero sin software de integración dedicado, usted todavía está en una posición de depender en gran medida en los equipos de TI para gestionar las API personalizadas, la asignación y la programación.
Áreas prioritarias típicas para la integración del sistema de ERP
A medida que evolucionen los ERP y las soluciones SaaS, surgirán nuevas oportunidades para la integración empresarial. Pero para la mayoría de las empresas, los siguientes ejemplos representan algunas de las áreas operativas comúnmente integradas.
CRM
CRM es una de las herramientas de referencia para los equipos de ventas y marketing porque les da acceso a información e historiales sobre leads individuales. Esto les permite personalizar sus interacciones con los clientes para ofrecer una mejor experiencia y aumentar la oportunidad de conversión. Una integración de CRM/ERP aumenta este proceso proporcionando información del mercado, métricas de demanda y análisis de datos en tiempo real. Con información más precisa y relevante, los mensajes de marketing son más específicos y puntuales, y los equipos de ventas pueden nutrir mejor a los leads.
Business intelligence
El software de Business Intelligence (BI) consiste en comprender los datos. Empieza por curarlos y recolectarlos desde las mejores fuentes. Las herramientas de BI utilizan tecnologías potenciadas por IA para realizar análisis específicos de esos datos con el objetivo final de proporcionar información estratégica altamente accionable. Con frecuencia, las soluciones de BI conducen a la implementación de nuevos procesos o flujos de trabajo y, a veces, a oportunidades de negocio completamente nuevas. Con las integraciones de BI/ERP en la nube, esta información estratégica se puede centralizar y compartir de manera más rápida con las personas mejor posicionadas para actuar en consecuencia.
Recursos humanos
Las complejidades de la gestión de recursos humanos y de la gestión del capital humano (HCM) han aumentado a un ritmo acelerado. Además de la disrupción casi de la noche a la mañana que la pandemia trajo a las operaciones de RR. HH., hay más presión sobre estos equipos para que sean centros de ganancias impulsados por datos. Con las integraciones de HCM/ERP, las empresas pueden seguir beneficiándose con una variedad de aplicaciones y sistemas de RR. HH. diseñados para el propósito y pueden aumentar esos sistemas con la funcionalidad de ERP en la nube. De la contratación a la retención y el retiro, la integración del sistema de ERP ayuda a informar y automatizar actividades en este departamento tan demandante y rápidamente cambiante.
Gestión de proyectos
Los clichés perduran porque suelen ser ciertos –y ninguno es más cierto que el conocido dicho: "Uno no planifica fallar, falla al planificar". Sin embargo, a pesar de que las herramientas de planificación son tan importantes, las soluciones de gestión de proyectos suelen ser una de las más operan en silos. Pueden ser complejos de aprender y, una vez integrados, los equipos se muestran reacios a dejarlos. Pero la buena noticia es que una gestión de proyectos/integración de ERP significa que los mejores sistemas de gestión de proyectos se pueden integrar por separado con un ERP centralizado. Por lo tanto, los equipos pueden continuar con las herramientas con las que están familiarizados, pero aún puede haber una visión unificada de cada proyecto y equipo –incluyendo plantillas de informes consistentes e intercambios de información dentro de una única base de datos–.
E-commerce
Las aplicaciones de e-commerce suelen ser una de las primeras en integrarse en cualquier empresa. Pero el e-commerce de hoy es mucho más que solo pagar por cosas. Ahora, las oportunidades más competitivas vienen con la capacidad de aprovechar los datos del punto de venta. Las estanterías y carros inteligentes pueden conectarse instantáneamente con los almacenes –y, en última instancia, con las cadenas de suministro– para optimizar la oferta y la demanda. Los equipos de marketing y ventas también pueden beneficiarse con datos e informes de compras omnicanal en tiempo real. Las integraciones de comercio electrónico/ERP pueden ayudar a conectar sus aplicaciones y procesos de e-commerce al ecosistema de datos más extenso y potente.
Gestión de activos empresariales (EAM)
Los negocios que usan cualquier tipo de maquinaria, equipamiento pesado o flotas en sus operaciones fueron de los primeros en aprovechar todo el potencial de las tecnologías de EAM e IoT. Pero con la integración de sistemas de ERP, los datos de IoT pueden funcionar aún mejor. Es genial que sus activos puedan indicar cuándo necesitan un servicio, pero ¿qué pasaría si pudieran decirle cómo crear flujos de trabajo que los ayudarían a operar sin calentarse y de manera y eficiente? ¿Y si sus datos de IoT pudieran ayudar a cambiar el diseño de su producto para que los procesos de fabricación fueran más ágiles y más ergonómicos? ¿Y si su flota de entrega pudiera optimizar automáticamente las cargas y las rutas para minimizar el combustible y el desgaste? Las integraciones de EAM/ERP ayudan a unificar las soluciones más inteligentes de cadena de suministro y fabricación, con el poder analítico del ERP en la nube.
Servicio al cliente
Oímos hablar sobre las compras omnicanal y cómo los consumidores de hoy esperan una experiencia fluida en todos los canales on-line u off-line que elijan para comprar. Pues, junto con eso aumenta la expectativa del servicio omnicanal. En este momento, tanto en el ámbito B2C como en el B2B, las demandas de los clientes son altas, la fidelidad es endeble y la competencia es feroz. Las tecnologías impulsadas por IA, como los chatbots de lenguaje natural y los motores de recomendación, están ayudando a las empresas a mantener un toque personalizado en sus actividades automatizadas. Pero un servicio al cliente realmente sobresaliente requiere la capacidad de que diferentes departamentos puedan trabajar juntos en tiempo real. Ya sea una solicitud de servicio y reparación, una queja de calidad o una pregunta de facturación, las integraciones de ERP/servicio al cliente pueden ayudar a unificar una variedad de aplicaciones y centralizar una fuente de datos de cliente en todas las áreas operativas.
Beneficios de una fluida integración de ERP en la nube
Los beneficios del ERP en la nube ya están establecidos desde hace mucho tiempo en varias áreas de negocio –lo cual incluye una mejor productividad, mejor visibilidad y una fuente centralizada de verdad en toda la organización–. Básicamente, la integración de ERP significa que las empresas pueden brindar todos esos beneficios con una mayor amplitud y profundidad de las operaciones en todo su negocio.
- Datos en tiempo real. La capacidad de capturar y gestionar información compleja y Big Data es una característica esencial de todos los sistemas empresariales modernos. Pero el valor real de los datos no se puede obtener a menos que usted pueda comprenderlos y rápidamente actuar en consecuencia. Las analíticas y los informes de datos en tiempo real brindan a las empresas una ventaja competitiva con la capacidad de tomar en el momento decisiones confiables y fundamentadas.
- Una única fuente de información. Los silos son la clave de algunas de las peores ineficiencias operativas. Una única fuente de verdad e información accesible en la nube no solo ayuda a optimizar las operaciones, sino que ayuda a reducir los riesgos de seguridad y los errores humanos.
- Compliance regulatorio. En los últimos dos años se han registrado acuerdos legales que marcaron récords solo en términos de compliance de RR. HH. Integrar el poder del ERP en la nube en todos sus procesos regulatorios ayuda a garantizar el compliance en toda la empresa en todas sus operaciones.
- Agilidad y toma de decisiones más rápida. Las demandas rápidamente cambiantes de negocio y de los clientes implican que las empresas deben ser capaces de cambiar de rumbo con rapidez y capacidad de respuesta. Cuando las personas y los procesos están integrados en toda su organización, usted obtiene la velocidad y agilidad que necesita para tomar decisiones fundamentadas y optimizaciones operativas rápidas.
- Optimización de la cadena de suministro. Desde las materias primas y los procesos de fabricación hasta la puerta de sus clientes –cada elemento de la gestión de la cadena de suministro se puede optimizar con la mayor visibilidad de punta a punta y la capacidad analítica que las soluciones de ERP en la nube están construidas para impulsar y dar soporte–.
- Retorno de la inversión más rápido. Comprender el ROI, el valor y los márgenes de beneficio depende en gran medida de la captura y el análisis de los datos correctos y de la entrega de informes rápidos y flexibles. Esto es la esencia del ERP en la nube –tal es así que usted incluso puede usar la funcionalidad de su ERP en la nube para evaluar el ROI de sus propias iniciativas de integración de sistemas de ERP–.
- Flujos de trabajo visuales. Para optimizar y automatizar los flujos de trabajo, usted primero debe poder verlos y asignarlos desde un punto de vista centralizado. La integración de ERP ayuda a brindar estas vistas rápidamente, de manera flexible y accionable.
- Acceso móvil. Desde la pandemia, las estadísticas en torno al trabajo híbrido y remoto muestran una tendencia ascendente nada sorprendente. Los mejores sistemas de ERP en la nube dan soporte a la movilidad con uso independiente del dispositivo que brinda soporte a los trabajadores tanto en la oficina, en casa o en movimiento.
Integración de ERP y 4 métodos de gestión de API
La infraestructura de integración es complicada. Hay más de 800 herramientas y sistemas de integración diferentes, que van desde herramientas gratuitas de gestión de API de código abierto hasta sofisticadas soluciones de iPaaS. Los modelos de punto a punto (P2P) y de bus de servicios empresariales (ESB) son métodos más antiguos y, si bien algunas empresas aún dependen de las integraciones de API, las soluciones de integración iPaaS escalables y basadas en la nube se han convertido en el estándar de referencia actual.
Estos son algunos de los métodos más comunes de integración de ERP y sus pros y contras.
¿Qué es iPaaS y cómo funciona?
Las soluciones de plataforma de integración como servicio (iPaaS) utilizan conectores y reglas de negocio prediseñados para definir interacciones en entornos de múltiples arrendatarios. En otras palabras, están diseñadas específicamente para optimizar y acelerar el desarrollo de flujos de integración en una gama dispar de operaciones de negocio.
Hoy en día, esto es especialmente relevante para las empresas cuyas aplicaciones esenciales residen en la nube. Un ERP en la nube moderno vendrá con una variedad de API estándares y funcionalidades básicas de integración. Estas herramientas de gestión de API listas para usar pueden ser suficientes para las empresas que solo necesitan un puñado de aplicaciones y API centrales. Sin embargo, la mayoría de las empresas modernas tienen un entorno de aplicaciones mucho más complejo y requerirán el poder de una plataforma iPaaS integrada para ayudarlas a optimizar y gestionar sin problemas sus necesidades de integración de aplicaciones más complejas. Esto significa que los usuarios pueden especificar los tipos de aplicación que necesitan utilizar, y una solución de integración en la nube gestionará la configuración de API subyacente, los protocolos y el código preconfigurado que se necesita para integrar rápidamente la aplicación con el ERP, y se asegurará de que se ejecute de forma fluida y segura.
Su recorrido de integración de ERP: una lista de verificación
Sus procesos de negocio no se tornarán menos complejos. Las expectativas de sus clientes de repente no dejarán de cambiar. Para obtener el mejor valor de su software empresarial, elija soluciones creadas para crecer y escalar según sus necesidades. Un ERP en la nube está en el centro de las operaciones de su empresa. Por lo tanto, cuando la integración empresarial se convierta en una prioridad, usted querrá invertir en una solución iPaaS nativa en la nube respaldada por el soporte y el servicio que usted espera, y que esté específicamente diseñada para integrarse con su ERP en la nube.
Cada empresa tiene objetivos y desafíos únicos, pero cuando usted inicia su recorrido de integración de ERP, le servirá ver esta lista de verificación de los elementos iniciales que querrá revisar con su proveedor de software.
Para comenzar su recorrido de integración de ERP, busque soluciones que:
- Integren sistemas y aplicaciones dispares con los últimos protocolos de seguridad, con parches de seguridad que se puedan actualizar automáticamente en la nube
- Optimicen los procesos de negocio críticos y las funciones de ERP de todo el negocio
- Conecten múltiples aplicaciones y silos de datos
- Simplifiquen la integración entre apps y fuentes de datos de terceros
- Ofrezcan una sólida gama de integraciones preconfiguradas
- Permitan la capacidad de diseñar, publicar y gestionar API
- Faciliten el desarrollo, la disponibilidad y la gestión del ciclo de vida de las API
- Utilicen integraciones preconfiguradas para reducir el esfuerzo de implementación y mantenimiento de la integración
- Tengan una interfaz asistida por IA y capacidades low code-no code para potenciar el desarrollo de API
- Tengan un entorno de desarrollo de integración híbrido y en la nube habilitado por IA para reducir la complejidad y obtener recomendaciones más inteligentes
- Brinden soporte a múltiples socios de negocio e integración B2B con múltiples socios comerciales
Comience con su integración de ERP
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