Lo que un ERP no puede hacer es abordar los puntos de quiebre entre sus procesos y los de sus proveedores.

Según un estudio reciente de la firma analista IDC, el correo electrónico sigue siendo el canal más común que las empresas usan para colaborar con socios comerciales y proveedores fuera de las cuatro paredes de su organización. De hecho, algunas de las organizaciones más grandes del mundo envían documentos tales como órdenes de compra, hojas de cálculo de pronóstico de demanda, facturas y confirmaciones de envío por correo electrónico de manera rutinaria. Si bien el correo electrónico puede ser un excelente método para las comunicaciones de negocio habituales, normalmente no es lo suficientemente robusto para transacciones de negocio cruciales, donde se necesita feedback inmediato y visibilidad.

Imagine que está enviando una orden de compra (PO), que contiene más de 100 artículos, a uno de sus proveedores. Y la está enviando por correo electrónico. Imagine, además, que el propósito de esta PO es adquirir materiales directos cruciales para su proceso de fabricación.

¿Qué sucede si necesita hacer un cambio en el pedido? ¿Qué sucede si el contacto de su proveedor está fuera de la oficina y la orden permanece en su bandeja de entrada durante un período prolongado de tiempo? ¿Cómo sabrá si ciertos artículos están retrasados o fuera de stock? En esencia, ¿qué tan rápido puede reaccionar a los cambios antes de que impacten negativamente en su empresa y sus clientes?

Participar en una red de negocios le permite extender su ERP y colaborar de manera fluida y digital con sus proveedores y otros socios comerciales. Se integra con el ERP para una experiencia completamente digitalizada. Además, tal como se destaca a continuación, puede obtener eficiencia, visibilidad y compliance con una red de negocios.

#1 Automatización de los flujos de trabajo de colaboración en compras corporativas y cuentas por pagar

Mejore la eficiencia operativa con colaboración digital casi en tiempo real. Las órdenes de compra generadas desde su ERP pueden ser enviadas digitalmente a sus proveedores a través de una red de negocios. Sus proveedores pueden confirmar el pedido y enviar un aviso de envío anticipado para que usted sepa que el pedido ha sido realizado y cuándo llegará. Cualquier cambio en el pedido también actualizará los documentos relacionados, brindándole un historial completo de la transacción. La imagen a continuación ilustra el flujo de documentos de compradores a proveedores, facilitado por una red de negocios.

Gracias al dashboard digital on-line de órdenes de compra, sus proveedores pueden gestionar fácilmente las PO desde cualquier lugar. Y si un empleado está fuera de la oficina, entonces otros colegas pueden gestionar fácilmente el pedido. Además, usted, como comprador, podrá ver y discernir fácilmente en qué etapa del proceso se encuentra su orden de compra.

#2 Simplificar el compliance de gastos

Una red de negocios es más que un medio digital para transmitir documentos. Es altamente configurable con más de 100 reglas de negocio que puede habilitar según sus propios procesos. Las reglas de negocio brindan validación automatizada de los documentos que llegan de sus proveedores, reduciendo la necesidad de revisión manual y manejo de excepciones. Por ejemplo, puede establecer una regla que exija a los proveedores facturar únicamente las cantidades enviadas o requerir que los proveedores elijan de su lista de valores fiscales validados.

#3 Visibilidad del estado de la factura

La información de facturación y pago está disponible para sus proveedores a través de autoservicio en una red de negocios. Pueden ver de inmediato si hay problemas con sus facturas y tomar medidas para una resolución y pago más rápidos. Esto elimina la necesidad de llamadas telefónicas y correos electrónicos a su equipo de cuentas por pagar con consultas relacionadas a la información de facturas y pagos, liberando recursos para trabajos más estratégicos.