Grupo Ageas Portugal: modernizar el área de compras para la era digital
Explore el recorrido de Grupo Ageas Portugal con SAP
La dinámica organización de compras de Grupo Ageas Portugal es responsable de miles de compras anuales. Pero para operar con la máxima eficiencia, necesitaba optimizar, centralizar y digitalizar su sistema de gestión de proveedores. Esto implicaba seleccionar tecnología a la altura de la tarea, lograr una colaboración sólida con los socios y habilitar una implementación bien orquestada.
| Industria | Región | Tamaño de la empresa | Partner |
| Seguros | Lisboa, Portugal | 1335 empleados | SCORE Consulting |
proveedores registrados en el sistema de gestión de proveedores de la empresa.
contratos activos gestionados a través de las soluciones de SAP Ariba.
en volumen transaccional documentado anualmente.
Head of Procurement, Grupo Ageas Portugal
Dando el paso hacia las compras sin papel
Grupo Ageas Portugal forma parte de Ageas AG, una empresa de seguros para hogares y negocios líder en Europa desde hace casi 200 años. Personas de todo Portugal dependen de Grupo Ageas Portugal para asegurar sus medios de vida. El equipo de compras y cuentas por pagar de la empresa gestionaba 109 millones de dólares para las principales organizaciones de la compañía, con más de 500 contratos activos, 6500 órdenes de compra y 20.000 facturas al año.
Para maximizar la eficiencia de esta dinámica organización, la empresa quería digitalizar su sistema de gestión de proveedores. Las principales áreas de mejora fueron sus procedimientos manuales, repositorios de contratos descentralizados y rastros de auditoría compleja. Pasar a procesos sin papel demostró un cambio en las reglas de juego para optimizar las tareas cotidianas del personal de Grupo Ageas Portugal.
Su visión era contar con un sistema de compras "de clase mundial" que ofreciera una experiencia de usuario óptima, mejorara la comunicación con los proveedores, respaldara los requisitos entre equipos y permitiera que las áreas de compras y facturación se centraran en tareas de mayor valor.
Habilitar un sistema de gestión de proveedores para el largo plazo
A fin de dar soporte a su ambiciosa iniciativa, la empresa optó por un enfoque de tres fases para maximizar la preparación y adopción del sistema. Esto incluyó la colaboración del equipo central con socios internos y externos para evaluar las necesidades, seleccionar la solución tecnológica adecuada, implementar una gestión del cambio y capacitación extensiva, además de monitorear de cerca el uso y los resultados.
Con el soporte de SAP y su partner SCORE Consulting, Grupo Ageas Portugal integró una suite de soluciones de SAP Ariba para dar soporte a la transformación de su gestión de proveedores.
La primera fase consistió en implementar la solución SAP Ariba Lifecycle and Performance para habilitar funcionalidades de gestión de proveedores, y la solución SAP Ariba Sourcing para aprovechar herramientas de selección de proveedores y presupuesto. Durante esta fase, la empresa también implementó la solución SAP Ariba Buying para gestionar los flujos de trabajo de compra y el portal de proveedores, y la solución SAP Business Network Commerce Automation para obtener colaboración con proveedores, visibilidad sobre gastos y características de compliance.
Para las fases dos y tres, el equipo agregó la solución SAP Ariba Contracts como su experiencia y repositorio de contratos digitales, y la aplicación SAP Invoice Management by OpenText para digitalizar y automatizar el procesamiento de facturas. Con estas soluciones de SAP conectadas juntas, los equipos de compras y de facturación tuvieron un sistema para gestión de proveedores integral, eficiente y digitalizado.
Sumar beneficios en compras con las soluciones de SAP Ariba
Un gran factor contribuyente a la modernización del área de compras del Grupo Ageas Portugal fue su plan de implementación por fases. La empresa logró con éxito muchos objetivos clave necesarios para el éxito de su iniciativa con SAP Ariba y otras soluciones de SAP. Esto incluyó el respaldo ejecutivo para el equipo interorganizacional a cargo, un enfoque en las capacidades de la solución en lugar de la personalización, un sólido plan de comunicación para los equipos internos y los proveedores, así como una amplia capacitación y soporte para los usuarios.
Con la gestión de proveedores digitalizada y centralizada, se registró a más de 1100 proveedores de la empresa, se establecieron más de 500 contratos, se iniciaron 1400 RFx, y se documentan más de EUR 115 millones en volumen de transacciones anuales.
El trabajo manual ha sido reducido al mínimo ahora que se hace seguimiento de cada paso del proceso de compras en las soluciones de SAP Ariba. El departamento legal de Grupo Ageas Portugal puede validar los contratos digitalmente y tanto proveedores como partes interesadas internas pueden firmarlos del mismo modo. Los presupuestos se controlan mejor gracias a la comparación de costos entre proveedores, precios óptimos y mayores ahorros para la empresa. Los equipos de compras y facturación pueden volver a enfocarse en el trabajo general más que en tareas manuales. La organización ha pasado de un proceso de compras administrativo simple a un proceso de compras orientado al cumplimiento normativo mucho más rápido de lo esperado gracias a las soluciones de SAP. Ahora puede enfocarse en crear valor agregado para la organización, optimizando los costos y planificando estratégicamente la actividad de compras junto con las partes interesadas internas.
Obtener más valor de las inversiones en tecnología
La empresa evalúa regularmente las características de las soluciones SAP, así como su uso para maximizar las tasas de adopción. El equipo también obtiene soporte y capacitación continua a través de los servicios de SAP Training and Adoption y el servicio de SAP Ariba Best Practices Center, lo cual le permite aprender nuevas formas de aprovechar al máximo las capacidades para lograr óptima eficiencia en la gestión de proveedores.
Partner destacado
SCORE Consulting es el partner de soporte para la transformación del área de compras del Grupo Ageas Portugal. La empresa brindó servicios de implementación y continúa trabajando con la organización en mantenimiento y mejoras del sistema.