SAP utiliza SAP: Capacitación de los empleados en un entorno laboral digital y moderno
La empresa sigue funcionando igual mientras se migra más de medio millón de usuarios
SAP SE necesitaba renovar su entorno de trabajo digital interno con la mínima disrupción posible para sus usuarios. Tras una transición fluida a SAP Build Work Zone, tanto los empleados como los usuarios externos disfrutan ahora de una experiencia excepcional que les ofrece de manera inteligente un acceso centralizado a las aplicaciones, los procesos, el contenido web, los conocimientos y la información, desde cualquier sitio y dispositivo.
| Branche | Region | Unternehmensgröße |
| Hightech | Walldorf, Deutschland | 111.961 Beschäftigte |
usuarios migrados
grupos convertidos en áreas de trabajo en SAP Build Work Zone
de datos migrados
Propietario sénior de productos, SAP SE
Cómo satisfacer la necesidad de los empleados de un entorno laboral digital, moderno y fácil de usar
La tecnología ha cambiado drásticamente en la última década; ahora, los usuarios esperan la misma experiencia elegante, intuitiva e integrada para el consumidor, tanto si están en el trabajo como en su tiempo de ocio. Y si esos usuarios son además empleados de uno de los proveedores de software de aplicaciones empresariales más grandes del mundo, puede estar seguro de que las expectativas son aún mayores.
SAP SE se dio cuenta de que su implementación interna de 10 años de la plataforma de colaboración SAP Jam, que ya no está disponible para su compra y se encuentra en modo de mantenimiento, ya no satisfacía sus expectativas. Las encuestas realizadas entre los usuarios pusieron de relieve la disminución de la satisfacción interna y de las calificaciones de facilidad de uso. Los empleados querían una interfaz más rápida y moderna que les ayudara a ser más productivos y a estar más conectados y, al mismo tiempo, que les capacitara para crear sitios empresariales con mayor facilidad.
SAP sabía que había llegado el momento de llevar su entorno laboral digital interno al siguiente nivel. Se propuso ofrecer a los usuarios una herramienta con la que pudieran desarrollar sitios empresariales intuitivos para acceder a todo el contenido que necesitaran, desde foros y feeds, a documentos y aplicaciones, así como integrar de manera fluida los datos y los procesos de aplicaciones de SAP y de terceros.
Con más de 600 000 usuarios, de los que unos 111 000 son usuarios y en torno a unos 500 000 son usuarios externos, SAP necesitaba que la transición fuera lo más fluida posible.
Responsable de Experiencia digital de empleado, SAP SE
Habilitación de una transición casi fluida a un intuitivo generador de páginas sin código
SAP decidió pasar de SAP Jam a SAP Build Work Zone, que forma parte de la cartera de soluciones de SAP Build, y que permite a los usuarios empresariales crear aplicaciones, automatizar procesos y diseñar sitios empresariales simplemente con arrastrar y soltar. La nueva solución creada con SAP Build Work Zone, que se muestra en el siguiente diagrama de arquitectura, ofrece múltiples capacidades y funciones, entre las que se incluyen:
Una moderna experiencia de creación de páginas sin código con un área de trabajo intuitiva, un editor de temas, una cabecera y un menú, así como capacidades de accesibilidad
Creación de una comunidad, que favorece los debates grupales eficaces y permite que grandes grupos de usuarios, ya sean usuarios internos, externos o se trate de clientes y socios, intercambien mejores prácticas, recopilen ideas y se mantengan al día
Centros de soporte, que ayudan a los usuarios a acceder a información de la solución, guías prácticas y notas de la versión con mayor facilidad mediante integraciones personalizadas con sistemas internos y externos
Centros de experiencia, que permiten un intercambio entre homólogos sobre temas específicos y ofrecen un lugar común central donde poder compartir información y conocimientos
La transición a SAP Build Work Zone fue la decisión inteligente tanto para mantener la continuidad empresarial como para minimizar las demandas de un equipo de TI muy ocupado. Según explica Eduardo Antunes da Cunha, propietario sénior de productos: “No se trataba de una migración tradicional, donde los datos se mueven de un sitio a otro. Fue una transición in situ en la que se convertía una instancia de SAP Jam en una de SAP Build Work Zone ejecutando algunos scripts, actualizando la base de datos y realizando otras acciones cuyos detalles, sinceramente, no es necesario conocer. Se mantenían los usuarios y el contenido, pero se convertía todo. Los grupos de SAP Jam se convertían en áreas de trabajo de SAP Build Work Zone. Se actualizaban las disposiciones y las plantillas, pero la base de usuarios y los inicios de sesión seguían siendo los mismos”.
Así que, por ejemplo, para mantener las conexiones de SAP Jam con otros sistemas, el equipo de TI solo tenía que actualizar el punto final de la URL para garantizar que todo seguía funcionando sin problemas.
Pese al alto nivel de personalización del antiguo sitio de SAP Jam, desde las cabeceras hasta las integraciones y los scripts, el proyecto lo gestionó un equipo de TI muy pequeño. La complejidad se vio agravada por la envergadura de la migración, que abarcaba:
15 millones de documentos
>40 flujos de trabajo de proyectos, desde la formación de RR. HH. hasta el compromiso del cliente y el cumplimiento de seguridad
~30 integraciones con diferentes sistemas
El contenido y las aplicaciones al alcance de los usuarios de manera contextual
La transición a SAP Build Work Zone apenas supuso una pequeña disrupción y no requirió formación para la mayoría de los usuarios. Como afirma Antunes da Cunha, “El viernes, los usuarios trabajaban con SAP Jam. El lunes, cuando se conectaron, ya disponían de SAP Build Work Zone”.
A los usuarios les aguardaba una nueva experiencia accesible desde múltiples dispositivos y un área de trabajo intuitiva, un editor de temas, una cabecera y menú modernos, un generador de páginas sin código mejorado con más columnas y mejores diseños, así como mejoras en la accesibilidad. Mientras que SAP Jam se centraba en el contenido web, SAP Build Work Zone combina tanto el contenido web como las aplicaciones empresariales, ya sean de SAP o terceros, lo que supone un gran avance que impulsa la productividad de manera considerable.
Inmediatamente después de la migración, varios miles de grupos trabajaban sin problemas y los empleados pudieron completar sus tareas e interactuar con los clientes, socios y otras partes interesadas. Ahora, gracias a una única vía de acceso centralizada para el contenido web y las aplicaciones empresariales, los empleados disfrutan de una experiencia mucho más global.
Una nueva herramienta que ha demostrado ser popular es la tarjeta de integración basada en SAPUI5, que permite un acceso directo a aplicaciones externas, como Twitter y otras herramientas de preguntas y respuestas. Antunes da Cunha afirma que “antes, añadir un widget personalizado en una página era un proceso poco flexible formado por dos o tres pasos, pero, ahora, los usuarios pueden hacerlo con un solo paso”. Las tarjetas de integración aúnan el contenido procedente de páginas de Wiki y de Microsoft SharePoint para documentar los repositorios en SAP Build Work Zone. Combinan este contenido con información contextual y significativa y lo conectan en diferentes ubicaciones, de modo que los usuarios solo tengan que actualizarlo una vez.
SAP Build Work Zone también contribuye a la agilidad empresarial, ya que permite a los usuarios ajustar rápidamente el sitio en función del feedback y de las cambiantes necesidades empresariales. La empresa puede implementar campañas de manera más eficaz, comunicarse eficientemente y con un alcance mayor y fomentar una mayor adopción por parte de los usuarios. Además, una comunicación más transparente y una colaboración mejorada aumentan el compromiso de los empleados con la estrategia corporativa y el cambio.
El departamento de TI, por su parte, aprecia el hecho de que no solo han podido lanzar SAP Build Work Zone con un equipo pequeño, sino que este también basta para su gestión. El acceso de autoservicio al conocimiento a través del contenido, foros y feeds ha reducido la cantidad de tickets de soporte y la carga de trabajo de TI. Mientras tanto, una habilitación e incorporación de usuarios más rápidas benefician no solo al departamento de TI, sino a toda la empresa en su conjunto, por ejemplo, al permitir que los consultores facturen las horas a los clientes con mayor rapidez.
Funcionalidad ampliada para una experiencia aún más enriquecedora
SAP Build Work Zone es un avance especialmente importante para lograr una experiencia de nivel empresarial para los usuarios. Al aprovechar las ventajas de la integración y la accesibilidad de SAP Business Technology Platform, como las configuraciones mejoradas de alta disponibilidad y los marcos de conectividad e integración más sólidos, SAP puede ayudar a preparar el futuro del desarrollo de esta plataforma tan importante a nivel estratégico.
Una de las mejoras previstas es la incorporación de la rampa de lanzamiento SAP Fiori en SAP Build Work Zone. Esto permitirá a los usuarios acceder a cientos de aplicaciones de SAP Fiori, que cubren desde los menús de los almuerzos a las solicitudes de vacaciones y las nóminas, desde su nuevo entorno laboral digital, lo que aumenta aún más su productividad y la experiencia holística.
También está previsto integrar SAP Build Work Zone con la solución SAP Build Process Automation y el entorno de desarrollo de SAP Build Apps. Esto capacitará a las líneas de negocio para automatizar los procesos y publicar sus propias aplicaciones en SAP Build Work Zone con herramientas de bajo código y sin código, lo que les confiere más control mientras que el departamento de TI mantiene el control adecuado.
La empresa está estudiando integrar las soluciones de SAP SuccessFactors con mayor profundidad en diferentes escenarios, como la incorporación, la gestión del rendimiento y el seguimiento de objetivos, con el fin de que los empleados puedan llevar a cabo las tareas de RR. HH. de manera más fluida desde la comodidad de su entorno laboral digital.
Mientras tanto, la integración de SAP Build Work Zone con el software de análisis ayudará a los usuarios a supervisar el uso del área de trabajo, lo que permitirá a SAP a continuar realizando mejoras en su entorno de trabajo digital en constante evolución.
Con su migración a SAP Build Work Zone, SAP ha sentado las bases para mejorar continuamente su nuevo entorno laboral digital.