Universidad de Toronto: Mejora de la experiencia del empleado y desarrollo de una plantilla de personal diversa
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La transformación digital del personal, destinada a redefinir la experiencia del empleado y del personal para satisfacer las necesidades en constante evolución de un talento diverso, es una prioridad destacada para la Universidad de Toronto. Su plan de acción para la transformación aborda necesidades inmediatas, como la digitalización del aprendizaje y la modernización de las herramientas de contratación. A la vez, permite una modernización gradual de los sistemas existentes y la adopción de funcionalidades de RR. HH. en la nube. Esta institución académica implementó SAP SuccessFactors Human Capital Management Suite para optimizar los procesos de aprendizaje, los de contratación y los relacionados con el rendimiento.
| Sector | Región | Tamaño de la empresa |
| Educación superior e investigación | Ontario, Canadá | 12 000 empleados a tiempo completo y 14 000 empleados a tiempo parcial |
plataforma de aprendizaje para todos los empleados universitarios y el personal eventual
inicios de sesión únicos en SAP SuccessFactors Learning
plataforma para la obtención y gestión del talento
Vicepresidenta adjunta de RR. HH. de la Universidad de Toronto
Creación de experiencias de empleado verdaderamente individualizadas
La Universidad de Toronto es una de las universidades líderes a nivel mundial en investigación, y reúne a mentes destacadas de todos los orígenes y disciplinas imaginables para colaborar con el fin de hacer frente a los retos más apremiantes del mundo. Es conocida por sus increíbles innovaciones en el campus y con partners de toda la ciudad, como el uso de inteligencia artificial de última generación y la ayuda a personas para aprender a caminar de nuevo.
El alto nivel de descentralización de la Universidad de Toronto implicaba el uso de sistemas dispares e inconexos y tareas manuales en papel para la gestión de RR. HH. La aplicación personalizada utilizada para gestionar el aprendizaje principalmente presencial antes de la pandemia de la COVID-19 resultaba engorrosa para los usuarios y sus capacidades eran limitadas, incluso para los análisis. Y, lo que es más importante, no permitía realizar el cambio drástico hacia el aprendizaje digital necesario al inicio de la pandemia. El sitio web que se utilizaba servía únicamente como sistema de registro para cursos de aprendizaje; no ofrecía enlaces a otros recursos y los empleados necesitaban enlaces específicos para registrarse en los cursos. Además, su gestión y mantenimiento resultaban complicados. Se echaban en falta informes sobre la formación y era difícil garantizar el cumplimiento de ciertas normativas de Ontario.
La universidad busca constantemente candidatos adecuados que piensen de forma creativa, pero su antiguo sistema de RR. HH. era lento, ineficiente e impedía que las personas implicadas en la contratación hicieran su trabajo correctamente. Por ejemplo, el sistema de seguimiento de aspirantes exigía que el personal abriera y descargara cada currículum y cada archivo adjunto manualmente. Este sistema anticuado afectaba negativamente a los solicitantes de empleo. La contratación y el aprendizaje se llevaban a cabo de manera informal, y el boca a boca y los contactos personales eran los principales medios de recomendación. Como las soluciones existentes eran puntuales y aisladas, y carecían de funciones para cubrir las necesidades de la universidad, los procesos de aprendizaje y contratación eran ineficientes.
La universidad deseaba proporcionar a sus empleados un sistema de gestión del aprendizaje integral. La Universidad de Toronto, que cuenta con una plantilla de personal intergeneracional en constante evolución, quería transformar la experiencia del empleado para cumplir con sus cambiantes expectativas y transformar los métodos de contratación y aprendizaje. Para ello, necesitaba implementar en toda la institución una tecnología integrada que le permitiese lograr su objetivo de crear experiencias de empleado coherentes y atractivas.
Directora ejecutiva de análisis y transformación de RR. HH. de la Universidad de Toronto
Adopción de soluciones basadas en la nube para reforzar el compromiso de los empleados
La Universidad de Toronto está implementando gradualmente SAP SuccessFactors Human Capital Management (HCM) Suite para desarrollar una experiencia del empleado unificada y coherente para todo el personal docente, sindicalizado y no sindicalizado. Hasta el momento, ha puesto en marcha las soluciones SAP SuccessFactors Learning, SAP SuccessFactors Recruiting y SAP SuccessFactors Performance & Goals.
La Universidad de Toronto está potenciando más el aprendizaje digital y creando un plan de desarrollo individual para cada empleado. SAP SuccessFactors Learning permite que los empleados elijan programas de formación digitales o presenciales acordes con sus objetivos profesionales. Al vincular las ofertas de aprendizaje con las competencias, cada persona puede ver claramente su progreso profesional. La universidad también puede realizar un seguimiento de las inscripciones a cursos de formación y extraer datos para fundamentar la toma de decisiones.
Para aumentar la participación, la Universidad de Toronto siguió un proceso activo de gestión de cambios interactuando con las partes clave interesadas en la experiencia de formación en toda la institución. La universidad está entusiasmada por poder evaluar la efectividad de sus ofertas y proporcionar diferentes tipos de programas para aumentar la adopción en función de lo que revelen los datos. Y, para respaldar aún más el talento, la estrategia de personal rediseñada de la universidad otorga un papel protagonista a la sostenibilidad del personal. De acuerdo con este principio, las personas y su potencial se deben considerar el recurso más valioso del que una organización dispone para garantizar su resiliencia, agilidad y rendimiento. Esto significa que se debe tener mucho cuidado para garantizar que se respalde y se valore a las personas en lugar de explotarlas, echarlas a perder y agotarlas. Las soluciones SAP SuccessFactors propician la sostenibilidad del personal en ámbitos como los de la salud y la seguridad; la confianza y la transparencia; el empoderamiento y el crecimiento; la diversidad, la equidad y la inclusión; el bienestar y el equilibrio; y el propósito organizativo y la responsabilidad social corporativa.
Directora ejecutiva de análisis y transformación de RR. HH. de la Universidad de Toronto
Creación de mejores experiencias de empleado
La Universidad de Toronto ha optimizado su manera de llevar a cabo la formación. Gracias a esto, el proceso de aprendizaje es más eficiente y los directivos pueden identificar los módulos que pueden proponer al personal para su formación. Por ejemplo, ahora puede promover proactivamente la formación necesaria sobre normativas provinciales, realizar un seguimiento de los cursos en los que están participando los empleados y de las personas que aún no los han completado, con solo pulsar un botón.
La solución SAP SuccessFactors Learning permitió a la universidad reemplazar la formación presencial por el desarrollo de módulos online y utilizar recursos de aprendizaje online. Esto ha ayudado a aumentar la participación en los cursos de formación y, a su vez, a cumplir con los requisitos de cumplimiento de las normativas informando sobre algunos de los cambios que se están realizando en el espacio de la equidad, la diversidad y la inclusión. Para los empleados, la formación online ha orientado el proceso de aprendizaje hacia un único punto de referencia para que puedan explorar diferentes módulos de interés e identificar los cursos de formación que sus directivos desean que sigan. Una de las principales ventajas de la implementación de SAP SuccessFactors Learning ha sido la experiencia, tanto desde la perspectiva del empleado como desde la del directivo. Ahora los directivos saben qué curso de formación han completado los empleados y qué aptitudes tienen, mientras que los empleados saben cuáles son sus carencias y qué deben hacer para completar la formación que sus directivos desean.
La universidad también ha aumentado considerablemente su eficiencia en el proceso de contratación, con una galería de currículums que puede utilizar para abrir y clasificar rápidamente cientos o incluso miles de solicitudes. La plataforma única para la adquisición y gestión del talento brinda mejores experiencias a los candidatos, los empleados y el personal de RR. HH., y además garantiza la transparencia y la facilidad de conexión a las oportunidades de movilidad interna y de aprendizaje. La implementación de las soluciones SAP SuccessFactors Learning y SAP SuccessFactors Recruiting ha ayudado a la Universidad de Toronto a identificar tanto conjuntos de competencias como brechas de talento para poder orientar las iniciativas de contratación y formación a fin de desarrollar a su personal para el futuro.
Vicepresidenta adjunta de RR. HH. de la Universidad de Toronto
Migración a las soluciones SAP SuccessFactors en la nube
Con el paso de las soluciones locales a las basadas en la nube para mejorar aún más la experiencia de empleado, la Universidad de Toronto tiene la intención de aprovechar otras soluciones SAP SuccessFactors. Migrará de la solución SAP ERP Human Capital Management a la solución SAP SuccessFactors Employee Central para contribuir a revolucionar la forma en que los directivos se relacionan con los empleados y aumentar la productividad con herramientas de autoservicio para empleados. La tecnología digital le permitirá implementar nuevos marcos de diseño organizativo y roles de trabajo que potencien flujos de trabajo avanzados, como los que asignan automáticamente cursos de aprendizaje a un grupo selecto de empleados. Su objetivo es lanzar la aplicación SAP SuccessFactors Mobile con SAP SuccessFactors Employee Central para que los empleados y los directivos puedan acceder a la información e interactuar entre ellos en cualquier momento y lugar.
Durante los próximos años, la Universidad de Toronto evaluará el uso de las soluciones SAP SuccessFactors Compensation, SAP SuccessFactors Onboarding y SAP SuccessFactors Succession & Development.
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