Explore el recorrido de Koelnmesse con SAP
Koelnmesse GmbH es un nombre líder en ferias comerciales y opera miles de eventos a nivel mundial cada año. Como experta en cultivar relaciones duraderas con expositores, gran parte del éxito de la empresa depende de la conectividad. Por lo tanto, Koelnmesse utilizó soluciones integradas de SAP en la nube para convertir a los participantes de un primer evento en expositores recurrentes.
Horas
para la generación de leads y oportunidades, en lugar de varios días.
300
listas guardadas semanalmente en comunicación con socios de ventas y call centers.
Optimización
de la creación y el procesamiento de oportunidades y leads.
El negocio de ferias de comerciales está experimentando una transformación vertiginosa. Aspiramos a estar a la vanguardia de esta evolución. Esto implica digitalizar todos los procesos del cliente en la medida de lo posible.
Stefan Kranefeld
Vice President of Sales
Koelnmesse GmbH
El desafío
Mejorar, desarrollar y refinar los procesos de manera continua
En el negocio de ferias comerciales, todo gira en torno a expositores satisfechos. Por eso Koelnmesse brinda a las empresas el mejor soporte posible antes, durante y después de las 80 ferias comerciales que organiza cada año. El ciclo de ventas está estrechamente cronometrado – todo debe funcionar de la manera más eficiente posible cuando se trata de crear oportunidades y leads, adquirir expositores, preparar el plan de planta y brindar soporte a los expositores con servicios adecuados in situ.
Koelnmesse se enfrenta a un desafío único porque el 72% de los expositores provienen del extranjero. Durante mucho tiempo, los expositores podían registrarse solo mediante un formulario y Koelnmesse recibía el registro como documento impreso o PDF. El esfuerzo de registro manual era inmenso y engorroso. La empresa necesitaba una solución que trasladara los procesos relacionados con el cliente a la nube y los automatizara.
El primer paso fue simplificar su sistema de vales – la gestión de oportunidades y leads. Esto fue clave, dado el volumen y la diversidad de interesados, con 54.500 expositores de 122 países.
“Queríamos simplificar el proceso de manera significativa. Aquí, las soluciones en la nube son más poderosas que las listas y abren enormes ventajas de eficiencia en la colaboración internacional”, señala Barbara Arndt, Project Manager, Koelnmesse GmbH.
Koelnmesse también quería automatizar aun más la planificación de su campaña, de manera que incluya la transferencia automática de expositores de años pasados como oportunidades al siguiente ciclo de ventas. Por último, pero no por eso menos importante, la empresa soñaba con colaborar más fácilmente con sus muchos socios de ventas en el extranjero. Koelnmesse esperaba que la nube pudiera hacer que todo se hiciera realidad.
La solución
Impulsar el ciclo de ventas con información estratégica digital poderosa
Koelnmesse implementó soluciones SAP que dan soporte a cada fase del ciclo de ventas de manera simultánea.
El ciclo comienza con la solución SAP Commerce Cloud. Sobre la base de SAP Commerce Cloud, Koelnmesse desarrolla una tienda de servicios que los expositores pueden utilizar para registrarse de modo conveniente para una feria comercial. El proceso es sencillo y, para los expositores existentes, se rellenan previamente los datos de inscripción del año anterior.
Los datos de registro fluyen directamente a la solución SAP Sales Cloud para ser procesados. Con dashboards intuitivos, los empleados mantienen un resumen del estado actual de los eventos, tanto dentro de Alemania como a nivel internacional.
La transferencia automática de datos facilita a los empleados la identificación de oportunidades de ventas cruzadas y ascendentes. Después de esto, Koelnmesse puede preparar una oferta a través de las soluciones de SAP. Una vez aprobada la cita y aclarada cualquier consulta del expositor, nada se interpone en el camino de una exitosa feria comercial. Luego, el ciclo comienza de nuevo, con la transferencia automática de los datos maestros de cada cliente.
“Las opciones de integración de las diversas soluciones en la nube de SAP facilitan la implementación de requisitos aun más complejos”, afirma Martin Heinz, Technical Project Manager, Koelnmesse GmbH. "Esto nos permite evaluar la información en tiempo real en cualquier punto de toda la cadena de procesos e intervenir de manera oportuna, incluso con poca antelación si es necesario".
El resultado
Obtener soporte para la transformación con mejoras continuas
"Al utilizar continuamente las soluciones de SAP en la nube, siempre estamos actualizados, lo cual nos beneficia a largo plazo", afirma Achim Stolzki, Central Area for IT & Organization, Koelnmesse GmbH.
Koelnmesse y sus subsidiarias trabajan con muchos socios de venta internacionales. "Incorporar nuevos socios ahora es considerablemente más fácil", señala Heinz. “Y, por supuesto, hay enormes beneficios al no enviar listas de Excel de un lado a otro, con menos errores y un proceso más rápido y eficiente. Estos procesos solían ser propensos a errores y los informes a menudo se retrasaban. Otro beneficio es que los call centers externos ahora se pueden integrar mucho mejor en el ciclo de ventas”.
Los agentes realizan llamadas desde las listas suministradas, que ya no tienen que prepararse manualmente. En su lugar, se extraen de SAP Sales Cloud.
Mientras tanto, los dashboards interactivos muestran el estado de las adquisiciones en todo el mundo en detalle. La empresa puede tomar comisiones para las agencias de los datos de venta en SAP Sales Cloud.
"A través del desarrollo continuo de soluciones de SAP en la nube, fuimos capaces de aumentar constantemente la aceptación entre la fuerza laboral", indica Arndt. “Nuestros compañeros están claramente muy satisfechos con las herramientas y aprecian mucho el apoyo”.
Planes futuros
Pensar a futuro para el negocio de ferias comerciales híbridas
“SAP Sales Cloud y SAP Marketing Cloud están funcionando sin problemas, y los procesos están maduros," afirma Patrick Wölke, Business Unit Manager Digital, Koelnmesse GmbH. "Pero la digitalización continúa, y ahora estamos buscando optimizar otras áreas del lado de TI".
Los planes para SAP Commerce Cloud están especialmente avanzados. Koelnmesse ha estado usando la solución durante solo unos meses, pero ya busca incorporar más grupos de clientes a la plataforma.
El equipo de Koelnmesse también quiere construir una nube de datos del cliente, incluida la gestión de consentimiento. Esta es una plataforma que la empresa puede utilizar para obtener el consentimiento de protección de datos de los visitantes antes de que sus datos se recopilen a través de scripts de sitios web. Y hay más por venir.
Koelnmesse se está reposicionando estratégicamente. “No fue solo la pandemia global y el encierro lo que marcó que el futuro del negocio de las ferias comerciales yace muy firmemente en eventos híbridos –o, en otras palabras, eventos físicos que se extienden digitalmente”, afirma Wölke. “Nuestras primeras ferias comerciales híbridas han sido un éxito rotundo, y ahora estamos construyendo sobre esa base. Las soluciones de SAP en la nube nos brindan la flexibilidad necesaria para reorientar nuestro modelo de negocio en esta dirección”.
SAP ayuda a Koelnmesse a operar mejor
Resultados y beneficios clave
Soluciones y servicios destacados
Acerca de Koelnmesse
Koelnmesse GmbH es uno de los 10 principales organizadores de ferias comerciales del mundo. La empresa opera aproximadamente 80 ferias comerciales, exposiciones y eventos de invitados y congresos con un millón de participantes, así como 2.000 eventos más pequeños en Alemania y en todo el mundo.