Čo je získavanie zdrojov?

Základné ciele získavania zdrojov sa nikdy naozaj nezmenili: Nájdite spoľahlivých dodávateľov, ktorí dokážu rýchlo dodať za dobrú cenu. Dnešný svet však do minúty rastie zložitejší. Moderné digitálne riešenia umožňujú bezprecedentnú rýchlosť, intel a viditeľnosť. To vám pomôže lepšie riadiť váš podnik, ale tiež to znamená, že konkurencia je silnejšia ako kedykoľvek predtým a že vaši zákazníci majú viac možností ako kedykoľvek v histórii.

Vaša spoločnosť sa musí orientovať aj na čoraz skalnejšiu krajinu, pokiaľ ide o udržateľnosť, etické získavanie zdrojov a nepredvídateľné globálne a environmentálne udalosti. Ako jeden z najskorších článkov vo vašom globálnom dodávateľskom reťazci môže stanovenie zdroja odberu predstavovať skvelý príklad toho, ako vám konzistentné postupy a integrované digitálne riešenia môžu pomôcť znížiť náklady, urýchliť cykly a zvýšiť váš výkon.

Definícia a význam stanovenia zdroja odberu

Zabezpečovanie zdrojov je o hľadaní, hodnotení a onboardingu dodávateľov, ktorí môžu poskytnúť najlepší tovar a služby – s najlepšími podmienkami – pre vaše podnikanie. Má vplyv na náklady, kvalitu a dostupnosť produktov alebo služieb. Zabezpečením spoľahlivých a nákladovo efektívnych dodávateľov môžete zabezpečiť stály tok materiálov, aby ste nielen udržali hladký chod vašich operácií, ale aj aby vyhovovali rýchlym požiadavkám vašich zákazníkov.

Ako predbežný krok v riadení dodávateľského reťazca zahŕňa získavanie zdrojov hodnotenie dodávateľských schopností, vyjednávacie podmienky a ceny a riadenie vzťahov s cieľom zabezpečiť nepretržitú dodávku kvalitných tovarov a služieb. To má priamy vplyv na výrobné náklady a cenovú dostupnosť výrobkov – a ak to urobíte správne, vedie to k úsporám, lepšej kvalite a lepšej odolnosti a agilite dodávateľského reťazca. Rozhodnutia o získavaní zdrojov sú navyše rozhodujúce pre splnenie udržateľných a etických postupov – čo vám tiež pomáha budovať a udržiavať pozitívny imidž značky.

Stanovenie zdroja odberu verzus obstarávanie: Aký je rozdiel?

Stanovenie zdrojov odberu a obstarávanie sa často používajú zameniteľne, ale v skutočnosti sa týkajú rôznych častí procesu riadenia dodávateľského reťazca. V skutočnosti je stanovenie zdroja odberu počiatočnou súčasťou procesu obstarávania. Náležitá starostlivosť a prísnosť spojená s úlohou získavania zdrojov pridáva obstarávaniu obrovskú hodnotu a ponúka ďalšiu vrstvu dôvery a stratégie na podporu ich neskorších akvizičných činností. Ako sa stanovenie zdroja odberu a obstarávanie zhoduje:

• Stanovenie zdrojov odberu sa zameriava na identifikáciu, hodnotenie a zapojenie dodávateľov do poskytovania tovarov a služieb. Zahŕňa prieskum trhu, organizovanie podujatí získavania zdrojov a vyjednávanie priaznivých zmluvných podmienok, čo vám pomôže vybudovať odolný dodávateľský reťazec a zabezpečiť skvelé vzťahy s vašimi dodávateľmi.
• Obstarávanie zahŕňa celý proces nadobudnutia tovaru a služieb, od včasného uznania potrieb až po platby dodávateľa. Zahŕňa kroky, ako je rozpoznávanie potrieb, požadovanie tovaru a služieb, kontrola a schvaľovanie požiadaviek, vytváranie objednávok, prijímanie materiálov a spracovanie platieb.

Rôzne typy stanovenia zdroja odberu v riadení logistického reťazca

V skutočnosti väčšina dnešných podnikov využíva kombináciu rôznych modelov získavania zdrojov na splnenie čoraz zložitejších príležitostí a výziev. Tu sú niektoré z najbežnejších:

Outsourcing

Obstaráva dodávateľov tretích strán (a nie interné tímy) na vykonávanie konkrétnych úloh. Tento model môže znížiť náklady, získať prístup k špecializovaným zručnostiam a zvýšiť flexibilitu.

Insourcing

Používa interné zdroje na vykonávanie úloh namiesto ich uzatvárania zmlúv a poskytuje väčšiu kontrolu nad procesmi a kvalitou.

Near-sourcing

Premiestňuje aktivity stanovenia zdroja odberu bližšie k trhu, na ktorom sa predávajú produkty, znižuje prepravné náklady, zlepšuje komunikáciu a skracuje dodacie lehoty.

Globálne stanovenie zdroja odberu

Obstaráva tovar a služby z rôznych krajín, často využíva elektronickú výmenu údajov (EDI), čo umožňuje podnikom využívať nižšie výrobné náklady a prístup na nové trhy.

Jedn.stan.zdr.odb.

Vyberie jedného dodávateľa pre všetky požadované materiály, tovar alebo služby, čím posilní dodávateľské vzťahy a vyjednávaciu silu.

Kaptívne servisné operácie

Zriaďuje dcérske spoločnosti alebo zariadenia v úplnom vlastníctve v iných krajinách na zvládnutie obchodných funkcií.

Spoločné podniky

Zapája partnerstvo s inou organizáciou do zdieľania zdrojov, odbornosti a rizík pri aktivitách stanovenia zdrojov.

Čo je strategické získavanie zdrojov?

Strategické získavanie zdrojov je metodický prístup založený na dátach, ktorý vyhodnocuje a priebežne prehodnocuje vaše aktivity tak, aby boli v súlade s vašimi dlhodobými cieľmi. Na rozdiel od tradičného získavania zdrojov, ktoré sa často zameriavajú predovšetkým na náklady a rýchlosť, strategické získavanie zdrojov zohľadňuje širšiu škálu faktorov vrátane kvality dodávateľov, spoľahlivosti, udržateľnosti a dlhodobých partnerstiev. Tento prístup vám pomáha zabezpečiť najlepšie ceny, vybudovať silné vzťahy s dodávateľmi a zvýšiť efektivitu logistického reťazca.

Medzi kľúčové komponenty strategického stanovenia zdroja odberu patria:

• Analýza výdavkov: Hodnotenie a analýza výdavkov organizácie na identifikáciu príležitostí na úsporu nákladov a oblastí na zlepšenie.
• Hodnotenie dodávateľov: Posúdenie potenciálnych dodávateľov na základe ich schopností, spoľahlivosti a súladu s hodnotami a cieľmi organizácie.
• Riadenie dodávateľských vzťahov (SRM): Budovanie a udržiavanie pevných vzťahov s dodávateľmi s cieľom zabezpečiť dlhodobú spoluprácu a vzájomné výhody.
• Prieskum trhu: Vykonávanie dôkladného prieskumu s cieľom porozumieť trendom na trhu, infraštruktúre dodávateľov a konkurenčnej dynamike.
• Riadenie rizík: Identifikácia a zmiernenie narušení dodávateľského reťazca, ako je geopolitická nestabilita, platobná neschopnosť dodávateľa, prírodné katastrofy a riziká spojené s kontrolou zásob.
• Integrácia v celom dodávateľskom reťazci: Integrácia riešení medzi podnikmi s cieľom zabezpečiť, aby boli súvisiace prevádzkové oblasti spoluinformované. Napríklad integrácia so systémami plánovania potrieb materiálu (MRP) na koreláciu činnosti dodávateľa s úrovňami zásob a rozvrhovaním.

Zodpovedné stanovenie zdroja odberu

Zodpovedné získavanie zdrojov zahŕňa začlenenie etických, sociálnych a environmentálnych aspektov do rozhodnutí o obstarávaní. To znamená výber dodávateľov, ktorí dodržiavajú spravodlivé pracovné postupy, environmentálnu udržateľnosť a etické obchodné správanie. Cieľom je zabezpečiť, aby aktivity získavania zdrojov pozitívne prispievali k svetu okolo nás a aby boli v súlade s vašimi širšími cieľmi podnikovej sociálnej zodpovednosti (CSR). A keďže dnešní zákazníci a investori očakávajú väčšiu transparentnosť a zodpovednejšie obchodné postupy, spoločnosti, ktoré uprednostňujú udržateľné získavanie zdrojov a etiku, môžu zvýšiť imidž vašej značky, vybudovať lojalitu zákazníkov a zmierniť riziká.

Stanovenie zdroja odberu dopadu

Zabezpečovanie vplyvu je sociálne zodpovedná stratégia získavania zdrojov zameraná na poskytovanie pracovných príležitostí ľuďom zo znevýhodnených komunít alebo prostredia. Jeho cieľom je vytvoriť pozitívny sociálny a hospodársky vplyv tým, že ponúkne udržateľnú prácu ľuďom, ktorí možno nemali prístup k tradičným pracovným kanálom. Zvyčajne to zahŕňa sprístupnenie existujúcich a nových pracovných miest marginalizovaným alebo rôznym kandidátom a ponúkanie vzdelávacích programov na budovanie dlhodobých zručností a príležitostí. Keď sa to robí so stratégiou a starostlivosťou, môže to pomôcť vybudovať súdržnejšiu a lojálnejšiu pracovnú silu – zvýšiť udržanie, hodnotu a trvalý vplyv komunity.

Tri hlavné modely stanovenia zdroja odberu

Model stanovenia zdroja odberu definuje úroveň zapojenia, kontroly a rizika v procese stanovenia zdroja odberu. V závislosti od povahy vášho podnikania a sortimentu môže jeden (alebo všetky) tieto modely fungovať pre vás.

Priame stanovenie zdroja odberu

Zahŕňa obstarávanie tovarov a služieb priamo od výrobcov bez sprostredkovateľov. Tento model poskytuje väčšiu kontrolu nad kvalitou a nákladmi na výrobky a často vedie k silnejším dodávateľským vzťahom.

Nepriame stanovenie zdroja odberu

Znamená nákup tovaru a služieb prostredníctvom sprostredkovateľov, ako sú distribútori, veľkoobchodníci alebo agenti. Tento model môže poskytnúť prístup k širšej škále produktov a služieb, ale môže prísť s vyššími nákladmi v dôsledku prirážok.

Hybridné stanovenie zdroja odberu

Kombinuje prvky priameho aj nepriameho stanovenia zdroja odberu. Tento model sa často používa pre kritické alebo veľkoobjemové položky na kontrolu nákladov a kvality, pričom využíva nepriame získavanie zdrojov pre menej kritické položky alebo položky s nižším objemom, aby mohli využívať odborné znalosti sprostredkovateľov a širšie rozsahy produktov.

Kľúčové kroky v procese stanovenia zdroja odberu

Každá spoločnosť je jedinečná, takže neexistuje žiadny proces získavania „cookie cutter“. Najlepšie postupy však zvyčajne zahŕňajú väčšinu nasledujúcich krokov:

• Posúdenie potrieb stanovenia zdrojov odberu: Využite skúsenosti a integráciu založenú na údajoch, aby ste pomohli určiť špecifické potreby a potreby vašej spoločnosti vrátane požadovaných produktov alebo služieb, množstva a časového plánu dodania. Tento krok definuje rozsah a ciele vašich aktivít stanovenia zdroja odberu.
• Identifikácia potenciálnych dodávateľov: Vykonajte prieskum trhu, aby ste našli dodávateľov, ktorí spĺňajú vaše požiadavky. Zvážte faktory, ako je reputácia dodávateľa, finančná stabilita a kapacita dodávky. Kvantifikácia vašich výberových kritérií môže pomôcť zefektívniť proces.
• Vydávanie žiadostí o návrhy (RFP): vydáva štandardizované žiadosti o cenovú ponuku potenciálnym dodávateľom, podrobne opisuje požiadavky, časové harmonogramy a hodnotiace kritériá. To umožňuje dodávateľom predložiť najrelevantnejšie návrhy, ako presne môžu splniť vaše potreby.
• Vyhodnotenie žiadostí o cenovú ponuku: Vyhodnoťte a užší výber prijatých návrhov podľa vašich kritérií. Používanie platforiem elektronického verejného obstarávania môže tento proces zefektívniť podporou digitálnych podaní a analýz – pre rýchlejšiu komunikáciu a efektívnejšie rozhodovanie.
• Rokovanie o zmluvách: Zadajte podrobné (a dôkladne zdokumentované) rokovania s dodávateľmi z užšieho výberu na dokončenie obchodných podmienok. Tento proces sa zameria na veľké faktory, ako sú ceny, plány dodávok a platobné podmienky. Mala by však zvážiť aj písomné záväzky týkajúce sa transparentnosti a zodpovednosti.
• Vykonávanie zmlúv: Formalizujte dohodu s vybraným dodávateľom prostredníctvom právne záväzného zmluvného dokumentu. To oficiálne naštartuje dodávateľský vzťah - a je samozrejmé, že by ste mali zabezpečiť príslušného právneho poradcu pre tento krok.
• Monitorujte výkon: priebežne monitorujte výkonnosť dodávateľa prostredníctvom pravidelných auditov, kontrol a relácií spätnej väzby, aby ste sa uistili, že spĺňajú dohodnuté štandardy. Ak chcete dosiahnuť najlepšie výsledky, okamžite riešte problémy a zachovajte silný, konzistentný – ale úctivý – postoj.

Výhody efektívneho získavania zdrojov

Vzhľadom na to, že konkurencia a voľba zákazníka sú v týchto dňoch také, aké sú, je nevyhnutné využiť každú príležitosť na dosiahnutie úspor, efektivity a väčšej viditeľnosti a integrácie.

• Úspory nákladov: Ukázalo sa, že spoločnosti, ktoré dodržiavajú strategické stratégie získavania zdrojov, ušetrili viac ako 8 % na svojich ročných nákladoch na získavanie zdrojov – využívaním riešení založených na údajoch a záväzkom k holistickej analýze svojich operácií získavania zdrojov.
• Kvalita produktu: Nikdy v histórii nemali zákazníci na výber viac predajcov. Konkurencia je neľútostná a dobré získavanie zdrojov vám môže pomôcť uzamknúť kvalitný tovar a služby od vašich dodávateľov. Kvalitná spätná väzba od zákazníkov môže tiež podporiť lepšie riadenie kategórií so zameraním na výkon dodávateľa okolo veľmi špecifických kategórií tovaru.
• Predvídateľnosť a odolnosť dodávateľského reťazca: Ak nás pandémia niečo naučila, je to zraniteľnosť dodávateľských reťazcov. Keď sú prepojenia dodávateľov vo vašom dodávateľskom reťazci silné a spoľahlivé, váš podnik je robustnejší.
• Znížené riziká: Všetko od prírodných katastrof až po politiku môže mať vplyv na ponuku a dopyt. Dobré získavanie zdrojov vám pomáha predvídať a rýchlo reagovať na širokú škálu rizík. Okrem toho nedávne štatistiky ukazujú, že spoločnosti, ktoré používajú zmluvné a katalógové faktúry, majú o 60 % vyššiu mieru riadenia súladu dodávateľov.
• Obraz značky a lojalita: V dnešnom obchodnom svete možno úspech vyhrať alebo stratiť na sile vašej reputácie a imidžu. Transparentné vzťahy s dodávateľmi a neochvejné štandardy získavania zdrojov môžu pomôcť chrániť a propagovať vašu značku.

Výzvy v oblasti stanovenia zdrojov odberu

Ako je to alebo nie, váš podnik je nesmierne závislý od spoľahlivých dodávateľov. A s touto závislosťou prichádzajú niektoré výzvy a prekážky:

• Dlhé procesy stanovenia zdroja odberu/registrácie dodávateľov: Tradične sa obstarávanie oneskorilo prieskumom na pozadí, hodnoteniami a schváleniami. Zjednodušenie onboardingu so štandardizovanými postupmi a modernou cloudovou technológiou môže pomôcť znížiť tieto spomalenia.
• Zníženie kvality tovaru: Najmä u globálnych dodávateľov môžu byť dokonca spoľahliví partneri náhle odkúpení alebo reštrukturalizovaní skôr, ako ho poznáte. Cloudové riešenia, ktoré ponúkajú prehľad dodávateľov v reálnom čase, môžu pomôcť znížiť prekvapenia.
• Zmluvné riziká: V záujme minimalizácie rizík vyplývajúcich zo zanedbávania náležitej starostlivosti hľadajú dnešné tímy pre stanovenie zdrojov odberu prispôsobiteľné šablóny, automatizované pracovné postupy, podrobné záznamy auditu a možnosť jednoduchej spolupráce s účastníkmi interného riadenia zmlúv.
• Nadmerná závislosť od dodávateľa: Je zlatá, keď máte dodávateľa, ktorému môžete dôverovať a od ktorého môžete závisieť. Došlo však k neočakávaným narušeniam. Takže áno, buďte lojálni svojim osvedčeným partnerom, ale vždy máte niekoľko preverených náhradníkov čakajúcich v krídlach.
• Slabé vzťahy s dodávateľmi: Rovnako ako vo všetkých ľudských vzťahoch, aj sebauspokojenie je zlá vec. Konzistentná komunikácia a zjednodušené stratégie a riešenia vzťahov s dodávateľmi sú nevyhnutné na riadenie očakávaní a posilnenie partnerstiev – odmeňujú dobrý výkon a spozorujú a riešia potenciálne problémy skôr, ako sa vyskytnú.

Ako nastaviť úspešnú stratégiu stanovenia zdroja odberu

Nastavenie úspešnej stratégie stanovenia zdroja odberu je kľúčové pre optimalizáciu procesu obstarávania a dosiahnutie dlhodobých obchodných cieľov. Tu sú kľúčové kroky, ktoré sa podieľajú na vývoji efektívnej stratégie získavania zdrojov:

• Stanovte ciele: Definujte konkrétne ciele a kľúčové ukazovatele výkonu (KPI) pre svoju stratégiu stanovenia zdroja odberu. Zahrňte zrejmé, ako je zníženie nákladov a výkonnosť dodávateľa. Ale nezabudnite tiež podporovať a odmeňovať ciele, ako sú vedenie tímu a inovácie.
• Analýza aktuálnych a minulých aktivít stanovenia zdroja odberu: Dnešné nástroje na analýzu a správu údajov s podporou umelej inteligencie vám umožňujú zlúčiť množiny údajov v reálnom čase aj historické množiny údajov do prispôsobených výkazov. A nezabudnite sa opýtať svojich tímov na zemi. Vaše najlepšie poznatky môžu pochádzať z oblasti výroby a nie z najvyššieho podlažia.
• Prinášať prieskum trhu a údaje o konkurentoch: Informácie sú sila. Urobte z „výskumu“ základné zameranie. Preskúmajte webové stránky a médiá svojich konkurentov. Počúvajte svojich zákazníkov. A sledujte novinky vo vašom sektore a vo svete. Môžete dokonca použiť rovnaké analytické nástroje s podporou umelej inteligencie, ktoré používate na vlastné dáta, aby ste získali prehľad o svojich výsledkoch externého prieskumu trhu.
• Pravidelné audity a monitorovanie výkonu: Ak ste neboli dôslední v očakávaní, že vaši dlhoroční dodávatelia budú priebežne monitorovať výkon a vykonávať pravidelné audity, môže to byť nepríjemné to urobiť náhle. Je to však zásadný krok v procese. Tu vám môže z dlhodobého hľadiska pomôcť implementácia konzistentnej stratégie SRM od začiatku.

Čo hľadať v zdrojovom softvéri

Pri výbere softvéru stanovenia zdroja odberu sa uistite, že je v súlade s potrebami vašej organizácie a môže efektívne podporovať proces stanovenia zdroja odberu. Tu je niekoľko kľúčových funkcií a možností, ktoré je možné vyhľadať:

• Nasadenie cloudu: Rozhodnite sa pre cloudové riešenie, ktoré ponúka škálovateľnosť, flexibilitu a vzdialený prístup.
• Pracovné postupy riadenia procesov: Zabezpečte, aby softvér poskytoval robustné pracovné postupy na automatizáciu a zjednodušenie rôznych aktivít stanovenia zdroja odberu vrátane registrácie a kvalifikácie dodávateľov.
• Komplexné prehľady dodávateľského reťazca: Softvér by mal ponúkať komplexný pohľad na činnosti dodávateľského reťazca, lepšie rozhodovanie a riadenie rizík a bezproblémovú integráciu s existujúcimi systémami ERP a podnikového riadenia.
• Nástroje na správu nákladov: Vyhľadajte funkcie, ktoré podporujú podrobnú analýzu rozčlenenia nákladov a výpočty celkových obstarávacích nákladov pre globálne stanovenie zdroja odberu vrátane logistiky, dovozných ciel a daní.
• Nástroje spolupráce a komunikácie: Riešenia na získavanie zdrojov by mali poskytovať nástroje, ktoré podporujú spoluprácu s dodávateľmi pri všetkých dokumentoch, vykazovaní, dodržiavaní predpisov atď.
• Pokročilé analýzy a výkazníctvo: Je nevyhnutné, aby ste mohli sledovať výkon v reálnom čase, identifikovať trendy a riadiť udržateľnosť a efektivitu z jednej platformy.

Čítať viac