Čo je to obstarávanie? Komplexná príručka

Obstarávacia funkcia sa často považuje za samozrejmosť – až kým jej niečo nezabráni. Obstarávanie, ktoré je zodpovedné za udržiavanie pohybu kolies spoločnosti, zabezpečuje, aby boli v prípade potreby k dispozícii správne materiály a zásoby. Obstarávanie, ktoré je zamerané na svoju činnosť, sa doteraz nepovažovalo za strategickú disciplínu.

Obmedzenie nákladov je naďalej prioritou, najmä vzhľadom na infláciu a rastúce náklady na dodávky. Kontrola nákladov je však len jedným z tlakov, ktoré dnes znášajú verejné obstarávanie. Obstarávanie, ktoré je vytlačené medzi hrozbou nedostatku dodávok a výdavkami na skladovanie dodatočných zásob, musí nejako podporovať odolnosť dodávateľského reťazca, aj keď klimatické udalosti alebo iné narušenia bránia dodávke. Potreba obstarávať udržateľný tovar a dodržiavať rozširujúce sa regulačné požiadavky znamená, že spoločnosti musia do svojich procesov získavania zdrojov pridať ďalšiu vrstvu zberu a kontroly údajov. Pridávanie geopolitických tlakov a rizika do rovnice – s následným materiálnym nedostatkom – a obstarávanie je náhle v oku búrky.

Úlohou hlavného referenta pre obstarávanie (ďalej len „CPO“) už dnes nie je funkcia back-office, ktorá sa zaoberá najmä znižovaním nákladov a dodržiavaním predpisov.

Definícia obstarania

Obstarávanie je dôležitou podnikovou funkciou, ktorá je zodpovedná za zabezpečenie všetkých tovarov a služieb, ktoré organizácia potrebuje. Pre výrobné spoločnosti je dostupnosť dodávok mimoriadne dôležitá, pretože nie je možné vytvárať hotové výrobky bez potrebných materiálov. Oddelenia obstarávania musia spolupracovať s internými zainteresovanými stranami, aby zhromaždili svoje prognózy a požiadavky a potom získavali najlepších dodávateľov za najlepšie náklady.

Vďaka papyrusovým zvinutkám, ktoré zaznamenávajú zásobovanie a prepravné detaily, možno funkciu obstarávania sledovať späť k stavbe pyramíd. V priebehu času bolo obstarávanie podrobené početným transformáciám – od jednoduchej úlohy vedenia záznamov k disciplíne, ktorá si vyžaduje strategické myslenie a vyjednávanie.

Počas priemyselnej revolúcie získalo verejné obstarávanie význam, pretože na získavanie, nákup a prepravu materiálov boli potrebné rastúce výrobné operácie. V polovici 20. storočia, keď sa ekonomika rozmáhala, príležitosť a konkurenčné ponuky pomohli znovu nanovo definovať prax. Jednotlivci boli vyškolení v rôznych aspektoch riadenia dodávateľského reťazca, pričom získali profesionálne postavenie. Obstarávanie sa skôr považovalo za riadiacu funkciu než za administratívnu.

V súčasnosti verejné obstarávanie opäť prechádza dramatickou transformáciou – pravdepodobne rovnako významnou ako ktorýkoľvek zo zmien v minulosti.

Prečo je dnes obstarávanie v podnikaní také dôležité?

Funkcia back-office manažmentu je teraz stredobodom záujmu – strategickým partnerom v komplexných strategických rozhodnutiach C-suite.

Obstarávanie tiež kontroluje veľkú časť nákladov spoločnosti – 40 % až 80 % podľa niektorých odhadov – takže je to nevyhnutné pre rozpočtové úvahy. Účinné postupy obstarávania však zlepšujú aj hodnotenie rizík, dohľad nad dodávateľmi a potenciál tvorby hodnôt v rámci dodávateľského reťazca.

Tu je niekoľko kľúčových spôsobov, ako je obstarávanie dôležité v podnikaní:

• Úspora nákladov: Obstarávanie je prvá obranná línia na zníženie nákladov a stabilizáciu peňažného toku v podniku, ktorá ovplyvňuje ziskové rozpätia a spodnú líniu. Konkurencieschopné získavanie produktov a rokovania o zmluvách môžu priniesť značné úspory nákladov. Okrem toho zjednodušenie nákupných procesov môže mať reálny vplyv na finančné výsledky.
• Kvalita: Obstarávanie správnych surovín v správnom čase je rozhodujúce pre výrobu vysokokvalitných výrobkov. Kvalita zahŕňa každý aspekt procesu obstarávania, pretože výber materiálov a dodávateľov má priamy vplyv na kvalitu produktov a služieb. Prioritizácia kvality je kľúčom k zmierneniu rizík súvisiacich s povesťou, výrobou a právnymi problémami.
• Zosúladenie cieľov: Strategické získavanie zdrojov zosúlaďuje nákupy obstarávania s cieľmi spoločnosti. Ak je napríklad zvýšenie agility a odolnosti hlavnou hodnotou vášho podnikania, nástroje na splnenie týchto cieľov by mali byť začlenené do vášho procesu obstarávania. Podrobná analýza trhu, ako aj vašich interných požiadaviek môže pomôcť identifikovať dodávateľov, ktorí najlepšie vyhovujú vašim potrebám.
• Zmiernenie rizika: Riziko sa môže vyskytnúť v každom kroku procesu obstarávania – od nepresnej analýzy potrieb až po problémy s dodávkou dodávateľa. Ďalšie riziko vyplýva z neúčinných reakcií na povinnosti dodržiavať predpisy, nejasných etických noriem, incidentov súvisiacich s počasím, globálnych narušení a podobných výziev. Dnešné procesy obstarávania založené na technológiách môžu poskytnúť viditeľnosť potrebnú na proaktívnu identifikáciu, hodnotenie a zmiernenie rizík.
• Udržateľnosť a etika: obstarávateľský tím musí byť v súlade s hodnotami svojej spoločnosti, pokiaľ ide o vplyv na životné prostredie, etické získavanie, environmentálne, sociálne a vládne záväzky (ESG), a viac na zabezpečenie súladu a ochrany pred rizikom, poškodením dobrej povesti a zbytočnými výdavkami. Riadenie udržateľného stanovenia zdroja odberu a súladu je kľúčovou zodpovednosťou funkcie obstarávania.

Riadenie rizík obstarávania je prvoradé

Preskúmajte výsledky novej štúdie o riadení rizík a odolnosti vo funkciách obstarávania.

Ďalšie informácie

Druhy riadenia obstarávania

Existujú štyri hlavné typy obstarávania:

1. Priame obstarávanie: To zahŕňa obstaranie všetkého, čo priamo podporuje výrobu tovaru, ktorý spoločnosť predáva, vrátane surovín, komponentov, dielov, služieb a veľkoobchodných materiálov. Všetky majú vplyv na výnosy, rast a povesť, takže vzťahy s dodávateľmi sú kľúčové pri priamom obstarávaní.
2. Nepriame obstarávanie: Čokoľvek, čo priamo nesúvisí s výrobou vrátane materiálov, tovaru a služieb na interné použitie a každodenných obchodných operácií, spadá pod nepriame obstarávanie. To zahŕňa položky, ako sú kancelárske potreby, komunálne služby a cestovné výdavky.
3. Obstarávanie tovaru: Priame aj nepriame obstarávanie môže spadať do obstarávania tovaru, čo zahŕňa obstaranie akéhokoľvek hmotného predmetu, či už hotového alebo nedokončeného – všetko od vybavenia cez suroviny až po kancelárske stoličky.
4. Obstarávanie služieb: Profesionálne služby založené na ľuďoch, ako sú poradenské spoločnosti, agentúry, právnické firmy, outsourcované IT, bezpečnostné služby, dodávka softvéru ako služby (SaaS) a opravy zariadení, na ktoré sa vzťahuje obstarávanie služieb. Tieto sú potrebné pre efektívny pracovný postup a vyplnenie prípadných medzier medzi pracovnými silami.

12 krokov v procese obstarávania

Zatiaľ čo proces obstarávania sa môže v jednotlivých spoločnostiach líšiť, vo všeobecnosti zahŕňa nasledujúcich 12 krokov:

1. Identifikácia potrieb: Prvým krokom procesu obstarávania je identifikácia konkrétnych materiálov, produktov, softvéru alebo služieb potrebných v dôsledku nedostatkov, nových projektov alebo pravidelných prevádzkových požiadaviek. Táto fáza zahŕňa plánovanie a prognózovanie potrieb.

2. Zdrojoví dodávatelia: Výskum a posúdenie najlepších potenciálnych dodávateľov pre vaše obchodné potreby sa uskutočňuje na začiatku procesu obstarávania. Rozvoj alternatívnych dodávateľov môže pomôcť s riadením rizík tým, že vám poskytne možnosti v prípade nedostatočného krytia alebo prerušení.

3. Odoslanie požiadavky na objednávku: Odoslanie požiadavky na objednávku so špecifikáciami, ako je cena, časový rámec a množstvo na internú kontrolu a schválenie, spustí proces nákupu.

4. Hodnotiť a vybrať dodávateľov: Výber najlepšieho dodávateľa prostredníctvom konkurenčného ponukového konania, ako je predloženie žiadosti o cenovú ponuku (RFP), žiadosť o cenovú ponuku (RFQ), elektronické aukcie alebo „tri ponuky a nákup“ zahŕňa hodnotenie dodávateľov na základe nákladov, ako aj kvality, reputácie, spoľahlivosti, rýchlosti a udržateľnosti.

5. Rokovanie o cene a podmienkach: Po výbere dodávateľa tím obstarávania rokuje o rôznych nákupných podmienkach vrátane ceny, množstva, dodacích lehôt a platobných podmienok.

6. Vytvorenie objednávky: Po výbere dodávateľa a dokončení podmienok spoločnosť vystaví tomuto dodávateľovi formálnu objednávku s podrobnosťami o presnom tovare, službách a podmienkach zahrnutých v objednávke.

7. Príjem tovaru a kontrola kvality: Keď bol tovar prijatý, ďalším krokom je zabezpečiť, aby sa jeho kvalita a množstvo zhodovali s tým, čo bolo objednané, a to starostlivou kontrolou jeho poškodenia alebo chýb.

8. Spracovanie faktúry a plnenie platobných podmienok: Po potvrdení dodávky tovaru prešla kontrolou množstva a kvality, môže byť faktúra dodávateľa spracovaná prostredníctvom účtovníctva dodávateľov (ÚD), aby sa zabezpečila včasná platba. V závislosti od zmluvných podmienok sa môžu uplatniť zľavy na skorú platbu a môžu sa použiť rôzne spôsoby platby.

9. Vytvára a riadi dobré vzťahy s dodávateľmi: je strategické, aby tím obstarávania budoval pozitívne pokračujúce vzťahy s dodávateľmi. Medzi výhody patrí lepší výkon dodávateľa, podmienky, zľavy, spolupráca a spoľahlivosť.

10. Správa zmlúv: Správa zmlúv o obstarávaní zahŕňa monitorovanie zmlúv, zaistenie súladu a opätovné prerokovanie podmienok podľa potreby. Je dôležité identifikovať a riešiť potenciálne problémy, zabezpečiť, aby sa realizovali dohodnuté úspory – a dosiahnuť svoj spodný riadok.

11. Riadenie rizík: Súčasťou toho, čo robí tím pre obstarávanie tak neoddeliteľnou pre organizáciu, je jeho rola v riadení rizík. Je nevyhnutné predvídať a riešiť potenciálne problémy, ako sú nedostatky, prerušenia dodávateľského reťazca a vykonávacie opatrenia na ich zmiernenie. Nevyhnutnou zložkou riadenia rizika je aj udržanie súladu s predpismi a požiadavkami – a odhalenie akejkoľvek hrozby nesúladu.

12. Kontrola a analýza: Tento posledný krok v procese obstarávania prebieha. Kontrola a analýza KIV obstarávania s cieľom identifikovať nedostatky a odhaliť nové príležitosti na úspory a zníženie rizika zohráva kľúčovú úlohu pri úspešnom podnikaní.

Týchto 12 krokov sa bežne považuje za životný cyklus obstarávania – pretože úlohy sa prekrývajú a proces je nepretržitý. Úspešný životný cyklus obstarávania vyžaduje integráciu s inými kľúčovými podnikovými oblasťami, ako je rozpočtovanie, prognózovanie a riadenie logistického reťazca.

Obstaranie verzus nákup a iné súvisiace workflow

Mnohé organizácie používajú pojmy „obstarávanie“, „nákup“, „získavanie“ a „riadenie dodávateľského reťazca“ zameniteľne, ale nie sú to isté. Tu je návod, ako sa líšia:

Obstaranie verzus nákup: Nákup je súčasťou procesu obstarávania, ktorý sa zameriava na transakcie. Zahŕňa vyjednávanie, objednávanie produktov, príjem tovaru a služieb a odosielanie platieb. Zatiaľ čo nákup je kľúčovou súčasťou obstarávania, celkový proces obstarávania je oveľa širší.

Obstarávanie verzus stanovenie zdroja odberu: Stanovenie zdroja odberu je základnou počiatočnou časťou celkového procesu obstarávania, ktorá zahŕňa identifikáciu potrieb, nájdenie dodávateľov, vystavovanie požiadaviek na nákup, hodnotenie a výber dodávateľov a vyjednávanie cien a podmienok. Fázou stanovenia zdroja odberu je, kde je možné budovať silné vzťahy s dodávateľmi.

Obstarávanie verzus riadenie dodávateľského reťazca: Obstarávanie je súčasťou celkového procesu riadenia dodávateľského reťazca, ktorý sa zameriava na získavanie tovarov a služieb potrebných na výrobu výrobkov a udržiavanie internej prevádzky. Obstarávanie dynamicky interaguje s inými segmentmi dodávateľského reťazca, ako je logistika, riadenie zásob a plánovanie potrieb.

Udržateľné riadenie obstarávania

Trvalo udržateľné obstarávanie, ktoré integruje kritériá ESG do postupov obstarávania a rozhodovania, nie je len trendom obstarávania; je to kritická úvaha.

Medzi výzvy v oblasti udržateľného obstarávania patrí zložitosť a transparentnosť dodávateľského reťazca, meranie výkonnosti, zabezpečenie súladu s normami a budovanie kapacít. Už teraz je ťažké získavať materiály s nízkou intenzitou emisií, ako je zelená oceľ a recyklovaný hliník a plast, a bude to len ťažšie. Navyše, zákazníci chcú čoraz viac nakupovať od značiek, ktoré môžu preukázať svoje udržateľné bona fides, čo robí udržateľné obstarávanie neoddeliteľnou súčasťou podnikania.

Vezmite si len jeden aspekt udržateľného obstarávania – zníženie emisií dodávateľského reťazca. Tento proces môže trvať roky, takže začatie prechodu teraz vytvorí podniky, ktoré budú v budúcnosti konkurencieschopnejšie a odolnejšie.

Tu je niekoľko príkladov udržateľného obstarávania:

• Zelené získavanie zdrojov alebo ekologické obstarávanie: Zelené obstarávanie zahŕňa strategický nákup produktov a služieb s menším vplyvom na životné prostredie. Zelené obstarávanie zahŕňa elimináciu jednorazových plastov a iných jednorazových predmetov, ktoré zahŕňajú recyklované alebo vyšľachtené suroviny, a zavedenie čistej technológie alebo paliva. Zelené obstarávanie môže znížiť výrobné náklady, prispieť k iniciatívam podnikovej sociálnej zodpovednosti vašej spoločnosti a dokonca zvýšiť predaj oslovením ekologických spotrebiteľov.
• Materiály pochádzajúce z etických zdrojov: Udržateľné obstarávanie sa opiera o etické získavanie zdrojov. To znamená nákup produktov od spoločností, ktoré zaručujú živobytie, ponúkajú dobré pracovné podmienky, nezapájajú sa do detskej práce, pozitívne prispievajú ku komunitám, ktorých sú súčasťou, a spĺňajú iné etické normy.
• Znížená uhlíková stopa a spotreba energie: Zníženie emisií uhlíka a spotreby energie vašej spoločnosti nie je len o znižovaní emisií vytvorených priamo z vašich každodenných prevádzok z tovární a dopravy; ide tiež o znižovanie emisií v celom dodávateľskom reťazci.

Umelá inteligencia v obstarávaní: inteligentnejšia automatizácia a prehľady

AI v obstarávaní môže automatizovať a zefektívniť komplexné úlohy, ako je analýza výdavkov, správa zmlúv, strategické získavanie zdrojov a správa súladu. Môže tiež podporovať inteligentnejšiu analýzu a rozhodovanie, pomôcť vám nájsť príležitosti, potenciálne úspory nákladov a anomálie a uľahčiť identifikáciu nových dodávateľov a zároveň pomôcť eliminovať podvody pri obstarávaní a znížiť chyby.

Umelá inteligencia sa môže použiť aj na vytváranie obchodnej hodnoty tým, že odrádza od toho, čo podnik skutočne potrebuje, podnieti etablované procesy, využíva poznatky z nových referenčných bodov a navrhuje logistický reťazec novými a rôznymi spôsobmi.

Generatívna umelá inteligencia má tiež obrovský potenciál pre obstarávanie. Jeho schopnosť automatizovať úlohy, poskytovať prehľady a zlepšovať transparentnosť podporuje efektivitu, produktivitu a lepší výber a správu dodávateľov. Generatívna umelá inteligencia môže tiež pomôcť zmierniť riziko a znížiť výdavky.

Používanie umelej inteligencie na podporu obstarávania pri prijímaní lepších rozhodnutí, identifikovaní nových príležitostí, automatizácii úloh a zlepšovaní prevádzkovej efektivity znamená, že sa váš obstarávací tím môže zamerať na to, kde je jeho ľudská odbornosť najcennejšia.

AI v obstarávaní: Komplexná príručka

Umelá inteligencia prináša vzrušujúce nové príležitosti a transformuje dlhodobo zavedené procesy a postupy v oblasti obstarávania.

Prečítajte si príručku

Čo hľadať v softvéri obstarávania

Pri výbere softvéru obstarávania uprednostnite nástroje, ktoré nielen digitalizujú a zefektívnia procesy obstarávania, ale tiež zlepšia vaše strategické rozhodovanie. Ideálny softvér by sa mal pochváliť robustnou cloudovou infraštruktúrou a schopnosťami umelej inteligencie, čím sa zjednodušia komplexné úlohy obstarávania. Medzi základné funkcie patrí bezproblémová integrácia s existujúcimi finančnými systémami a systémami dodávateľského reťazca, používateľsky prívetivé rozhrania a komplexná analýza pre hĺbkovú analýzu výdavkov.

Rozhodnite sa pre riešenia, ktoré poskytujú prehľad a vykazovanie v reálnom čase, čo uľahčuje proaktívne riadenie činností obstarávania. Uistite sa, že softvér je škálovateľný, dokáže sa vyvíjať s vaším podnikaním a aktívne prispieva k trajektórii rastu vašej spoločnosti.

Často kladené otázky