Definícia systému riadenia ľudských zdrojov (HRMS)

HRMS znamená systém riadenia ľudských zdrojov – a často sa označuje ako softvér na riadenie ľudského kapitálu (Human Capital Management – HCM). Spoločnosti používajú systém HRMS na riadenie a automatizáciu základných procesov ĽZ, ako je uchovávanie údajov o zamestnancoch, správa výhod, čas a účasť a zúčtovanie miezd a platov. Systém HRMS okrem toho poskytuje schopnosti manažmentu talentov, ako je nábor, privítanie, riadenie výkonu, plánovanie cieľov, vzdelávanie a školenie, kompenzácie a plánovanie nástupníctva.

Moderný systém HRMS s funkciami umelej inteligencie pomáha nahradiť tradičné pracovné tabuľkové a papierové procesy automatizáciou opakujúcich sa a časovo náročných manuálnych procesov. To umožňuje členom tímu HR znížiť ľudskú chybu a zamerať sa na vyššiu hodnotu a v konečnom dôsledku na odmeňujúcejšiu prácu.

História systémov riadenia ľudských zdrojov

V 70. rokoch začali väčšie spoločnosti digitalizovať základné, dátovo náročné administratívne procesy – najmä mzdy a účtovníctvo – s cieľom zlepšiť efektivitu a znížiť chyby. Tieto včasné systémy riadenia ľudských zdrojov boli do značnej miery obmedzené na vedenie záznamov. Pokroky v oblasti podnikovej výpočtovej techniky a rast internetu umožnili organizáciám do 90. rokov automatizovať širší súbor základných personálnych funkcií vrátane evidencie zamestnancov, správy benefitov a náborových pracovných postupov, čím položili základ pre integrovanejšie HR systémy.

V súčasnosti, s rastom cloud computingu a používania umelej inteligencie v riadení ľudských zdrojov, sa personálne systémy vyvíjali nad rámec riadenia transakcií, aby aktívne podporovali ľudí a organizačné rozhodnutia.

Moderný systém HRMS zjednocuje údaje o pracovnej sile a zručnostiach v jednom systéme, čo umožňuje prehľady v reálnom čase, ktoré pomáhajú organizáciám prispôsobiť sa meniacim sa obchodným potrebám, regionálnym požiadavkám a regulačným podmienkam. Integrovaná umelá inteligencia podporuje tento vývoj prezentovaním relevantných prehľadov, automatizáciou rutinných úloh a usmerňovaním zamestnancov, manažérov a tímov ĽZ prostredníctvom každodenných pracovných postupov a pomáha organizáciám pracovať s väčšou agilitou, transparentnosťou a dôverou.

HRMS, HRIS a HCM – dáva zmysel pre akronymy

Systémy riadenia ľudských zdrojov (HRMS), informačné systémy ľudských zdrojov (HRIS) a riadenie ľudského kapitálu (HCM) sú personálne pojmy, ktoré sa často používajú zameniteľne, ale majú niekoľko kľúčových rozdielov.

Systém HRIS zvyčajne zahŕňa centrálnu správu údajov o zamestnancoch a používa sa na podporu základných procesov HR založených na údajoch, ako je spracovanie miezd, správa výhod a riadenie času a dochádzky.

Na porovnanie, HRMS je komplexný systém, ktorý zahŕňa systém HRIS a pokročilé funkcie na riadenie talentov, výkonu, vzdelávania a zapojenia zamestnancov. Tento širší rozsah podporuje holistickejší prístup k riadeniu pracovnej sily, čo organizáciám umožňuje optimalizovať svoje stratégie pre ľudí. Najlepšie riešenia HRMS sú teraz v cloude a využívajú umelú inteligenciu na personalizáciu skúseností a inteligentnú automatizáciu funkcií ĽZ.

Manažment ľudského kapitálu alebo HCM je zastrešujúci pojem, ktorý sa používa na popis širokej škály postupov a softvéru, ktorý organizácia používa na riadenie svojej pracovnej sily – od náboru po odchod do dôchodku. Systém HCM sa často označuje ako HRMS.

Prečo je HRMS softvér dnes taký dôležitý?

Podniky už dlhé roky skúmajú nové technológie na lepšiu automatizáciu a zefektívnenie svojich procesov v oblasti ľudských zdrojov. Keďže sa pracovná sila naďalej vyvíja – čím je čoraz viac distribuovaná, dynamickejšia a digitálne prepojená – tímy ĽZ prijali inovatívne nástroje na podporu potrieb zamestnancov a organizačných cieľov.

Tieto prechody spočiatku predstavovali výzvy, ale HR lídri sa odvtedy vo svojom prístupe stali viac prispôsobivými a strategickejšími. Mnohé organizácie uznali nesmiernu hodnotu údajov a analýz ľudí umiestnených v rámci svojich oddelení ľudských zdrojov a to, ako môžu tieto postrehy informovať o inteligentnejších rozhodnutiach v celom podniku.

V súčasnosti HRMS softvér zohráva neoceniteľnú úlohu v pomoci podnikom organizovať, pochopiť a optimalizovať moderný svet práce. Tieto systémy centralizujú údaje o zamestnancoch, automatizujú komplexné procesy HR a čoraz viac zahŕňajú funkcie s podporou umelej inteligencie, ktoré transformujú funkcie ĽZ.

Kto používa HRMS softvér?

Mnohé z nižšie uvedených oblastí boli tradične dosť tlmené – spätná väzba alebo nové údaje v jednom by ich nevyhnutne neviedli k druhému. Moderný systém HRMS nielen optimalizuje a zlepšuje procesy pre každého z týchto profesionálov, ale tiež zabezpečuje, že údaje, ktoré zhromažďujú, a spätná väzba, ktoré poskytujú, sa zdieľajú – a sú schopné informovať širšie spektrum analýz ľudí.

• HR profesionáli: Pre HR tímy sa užitočnosť systému HRMS rozširuje od základných úprav a prístupu k údajom o zamestnancoch – až po poskytovanie komplexného reportingu založeného na dátach a automatizáciu sofistikovaných úloh manažmentu talentov.
• Náboroví pracovníci: Nástroje HRMS poskytujú náborovým pracovníkom centralizovaný portál, z ktorého môžu zverejňovať žiadosti o nábor, podporovať a získavať kandidátov a pristupovať k funkciám privítania a prispôsobovať ich.
• Manažéri: Aj zo svojich mobilných zariadení môžu manažéri používať softvér HRMS na dohľad nad štruktúrou tímu, sledovať čas a neprítomnosti, schvaľovať žiadosti o dovolenku a pracovné voľno a sledovať výkonnosť zamestnancov, aby zistili, či potrebujú podporu alebo spätnú väzbu, aby im pomohli dosiahnuť svoje ciele.
• Zamestnanci: Jediný používateľsky prívetivý portál môže zamestnancom umožniť upravovať svoje osobné údaje, zobrazovať organizačné schémy, zadávať požiadavky na čas a dovolenku, zobrazovať priradenia výučby a dokonca spravovať svoje osobné kariérne ciele a plány rozvoja.
• Kandidáti: Dnešní kandidáti majú vyhradené portály HRMS, ktoré im pomôžu vyhľadať si prácu a uchádzať sa o prácu, sledovať stav žiadostí a prijímať digitálne ponuky s elektronickým podpisom.

Softvérové komponenty HRMS

HRMS softvér môže poskytnúť jasnosť a zjednodušenie tým, že na jednom mieste spojí údaje o pracovnej sile. Tento centralizovaný prístup zjednodušuje operácie ĽZ a poskytuje analýzy a analýzy naprieč oddeleniami – poskytuje presnejšie a použiteľnejšie odporúčania a výkazy.

Medzi kľúčové komponenty moderného riešenia HRMS patria funkcie systému HRIS a systému riadenia talentov vrátane:

HRIS: Základné HR a zúčtovanie miezd a platov

• Samoobslužné služby pre zamestnancov: prístup k personálnym úlohám podporujúcim mobilné zariadenia, ako je sledovanie času a mzdy, čo pomáha zvyšovať produktivitu a transparentnosť pracovnej sily.
• Riadenie výhod: Automatizované nástroje zjednodušujú komplexnú správu benefitov, pomáhajú HR zostať v súlade, uvoľňujú čas na strategickú podporu a zároveň poskytujú zamestnancom prehľad o výhodách a samoobslužných nástrojoch.
• Časový manažment: Nepresné postupy udržiavania času zo strany zamestnancov a manažérov môžu podniky stáť. Nástroje HRMS ponúkajú inteligentnú časomieru, ktorá znižuje únik miezd a manuálne chyby, zlepšuje presnosť a súlad s obchodnými pravidlami a mzdovými systémami.

Riadenie talentov

• Nábor a onboarding: Riešenia HRMS pomáhajú zamestnávateľom optimalizovať proces náboru tým, že podporujú globálne získavanie talentov, riadenie vzťahov s kandidátmi a sledovanie uchádzačov. Pre novo prijatých pracovníkov zjednodušujú pracovné postupy bez dokumentov a personalizované portály privítania školenia a vytvárajú pútavejší začiatok.
• Riadenie výkonnosti a odmeňovania: Riadenie cieľov a hodnotení zamestnancov si vyžaduje vyváženie kvalitatívnych a kvantitatívnych údajov. Nástroje HRMS podporujú nepretržité riadenie výkonu s riadeným plánovaním akcií a zároveň pomáhajú podnikom navrhovať spravodlivé a strategické kompenzačné programy.
• Vzdelávanie a profesionálny rozvoj: Kariérny rast je kľúčovou súčasťou skúseností zamestnancov. Nástroje HRMS využívajú inteligentné technológie na poskytovanie prispôsobených ciest a prepájajú ľudí s relevantným obsahom a odborníkmi. Povinné školenia zamerané na vzdelávanie a dodržiavanie predpisov sú jednoducho naplánované, zatiaľ čo dlhodobé rozvojové ciele, ako je plánovanie líderstva a nástupníctva, sú začlenené do kalendárov zamestnancov.
• Riadenie predaja a výkonu: Nástroje HRMS pomáhajú podnikom riadiť provízie, územia a kvóty a výkonnosť agentov na jednom mieste – udržiavajú zameranie tímov predaja a ich súlad s obchodnými cieľmi.

Ďalšie širšie schopnosti v systéme HRMS zahŕňajú aj:

• Analýza a plánovanie pracovnej sily: S analýzou a prediktívnym modelovaním s podporou umelej inteligencie môžu vedúci pracovníci zosúladiť stratégie pracovnej sily so širšími obchodnými cieľmi. Tieto nástroje podporujú strategické a prevádzkové plánovanie, rozpočtovanie a sledovanie výkonu.

Systémy HRM a ďalšie kroky k digitálnej transformácii v HR

Digitálna transformácia v oblasti ľudských zdrojov a akákoľvek významná prevádzková zmena budú vždy spĺňať určité počiatočné tlaky a zotrvačnosť, ako aj určité nevyhnutné riziká. Najlepší spôsob, ako sa pripraviť na operatívnu zmenu, je začať zdieľať a komunikovať o cieľoch a cieľoch projektu. Keď sú otvorené komunikačné linky medzi vašimi tímovými lídrami, vedúcimi pracovníkmi a HR špecialistami, môžete začať rozkladať steny. Efektívne stratégie riadenia zmien a plánovania môžu pomôcť lepšie pripraviť tímy na včasné zabezpečenie nákupu.

Nižšie uvedený zoznam zvýrazňuje niektoré dôležité položky kontrolného zoznamu, keď sa pustíte do digitálnej transformácie ľudských zdrojov.

• Integrita údajov:  Skôr ako začnete proces migrácie údajov, uistite sa, že máte správne zdroje a zlepšite alebo prekvalifikujte svoj IT talent, aby ste sa uistili, že môžete splniť túto úlohu a minimalizovať ľudskú chybu.
• Náklady a úsilie:  Kvantifikujte požiadavky na projekt vo všetkých ovplyvnených oblastiach podniku vrátane implementácie a integrácie. Identifikuje realistické rozpočty a časové plány na zaistenie úspechu nasadenia.
• Aktuálne a budúce potreby: Od začiatku úzko spolupracujte so svojimi oddeleniami a vedúcimi tímov, aby ste pochopili ich konkrétne ciele, požiadavky a výzvy. Zabezpečte, aby sa systém HRMS mohol rozšíriť tak, aby vyhovoval meniacim sa potrebám všetkých zainteresovaných strán.
• Súlad: Definujte regulačné, zamestnanecké a ďalšie zákonné požiadavky a potvrďte, že váš nový systém podporuje tieto potreby vo všetkých regiónoch.
• Pripravenosť pri spustení: Včas sa zapojte do svojho tímu ĽZ, aby vám pomohol vypracovať plány a ciele školení. Nastavte mesačné medzníky, aby ste sa uistili, že všetci správcovia, manažéri a zamestnanci sú správne vyškolení a pripravení využívať celú hodnotu nového systému HRM.

Význam HRMS a často kladené otázky