Prehľad informačného systému ľudských zdrojov

Systémy HRIS – alebo informačné systémy pre ľudské zdroje – boli jedným z prvých komerčných softvérových riešení, ktoré boli vyvinuté v 80. rokoch 20. storočia. Prečo? HR bol vtedy – a zostáva dnes – jedným z najnáročnejších administrátorských oddelení v akejkoľvek organizácii. Zamestnanci ľudských zdrojov sú zaťažení nielen obrovským množstvom papierovania a vedenia záznamov, ale sú aj správcami niektorých z najcennejších a najzraniteľnejších informácií o svojej pracovnej sile a žiadateľoch.

Odvtedy sa technológia vyvíjala. Moderné systémy HRIS automatizujú pracovné postupy, integrujú spätnú väzbu, upravujú štruktúry výkazníctva v reálnom čase a stále viac ich umožňuje umelá inteligencia na poskytovanie inteligentných odporúčaní, zisťovanie nezrovnalostí a personalizáciu používateľského prostredia. Vďaka poskytovaniu užívateľských skúseností na úrovni spotrebiteľa a flexibilnej funkčnosti sú moderné systémy HRIS rovnako efektívne a používateľsky prívetivé, ako výkonné a agilné.

Najlepší HRIS softvér je dodávaný v cloude, ktorý poskytuje ešte širšiu škálu výhod vrátane väčšieho ukladania dát, silnejšieho zabezpečenia a plynulejšej integrácie s doplnkovými aplikáciami, ako sú mzdy, sledovanie žiadateľov a ďalšie HR systémy.

Umelá inteligencia v HR dnes transformuje funkcie systému HRIS tak, že umožňuje prediktívne analýzy, inteligentnú automatizáciu a využitie rozhraní, ktoré zjednodušujú úlohy, ako je privítanie, kontroly výkonu a služby zamestnancov.

Definícia HRIS

Systém HRIS predstavuje informačný systém pre ľudské zdroje, softvérové riešenie, ktoré pomáha spoločnostiam riadiť a automatizovať základné HR procesy a podporovať správu výhod, čas a dochádzku, mzdy a ďalšie pracovné postupy, ako aj uchovávanie údajov o zamestnancoch, ako sú osobné, demografické a kompenzačné informácie.

HRIS verzus HRMS vs. HCM

HCM je široký pojem, ktorý zahŕňa postupy, politiky, procesy a softvér, ktorý organizácia používa na riadenie svojej pracovnej sily, od prijatia do dôchodku. Balík HCM sa často označuje ako systém riadenia ľudských zdrojov (HRMS) a zahŕňa softvér HRIS.

Systém HRIS využíva databázu zamestnancov na podporu základných procesov HR, ktoré sú lineárnejšej a kvantitatívnejšej povahy, ako je spracovanie miezd alebo riadenie času a dochádzky. Na porovnanie, HRMS odkazuje na zastrešujúcejšie softvérové riešenie, ktoré obsahuje systém HRIS, ale zahŕňa aj kvalitatívnejšiu a komplexnejšiu funkčnosť zapojenú do manažmentu talentov.

Systém HRIS môže napríklad pomôcť automatizovať a zefektívniť procesy, ako je časová evidencia zamestnancov, a keď sú tieto údaje integrované do systému HRMS – časové údaje možno analyzovať, aby sa zlepšila produktivita a plánovanie, a to aj s cieľom pomôcť efektívnejšie automatizovať úlohy v rámci systému HRIS.

Vedieť, ktoré z týchto softvérových riešení je pre vás najlepšie, nie je v skutočnosti tak mätúce, ako to môže znieť. Ide jednoducho o to, aby ste sa pozreli na to, kde je vaša spoločnosť teraz a kde by ste chceli byť v dlhodobejšom horizonte. A potom si vyberte HR riešenia, ktoré vám dnes môžu slúžiť a zajtra sa s vami škálovať.

Čo robia HR informačné systémy?

Najlepšie cloudové riešenia HRIS podporujú rôzne HR procesy a interakcie. Technológia poskytuje inteligentnú automatizáciu pracovných postupov v rámci celého podniku vrátane:

Správa benefitov

• Automatizovaná správa výhod
• Samoobslužné schopnosti pre zamestnancov na prístup, úpravu a získanie informácií o výhodách

Čas a účasť

• Presná správa neprítomnosti zamestnancov
• Zvýšte administratívnu efektivitu pomocou časových profilov na určenie sviatkov zamestnanca, pracovných plánov a poistného.
• Automatické výpočty času a platby podľa profilu zamestnanca

Integrovaná lokalizácia

• Prispôsobenie sa obchodným praktikám a zákonom špecifickým pre danú krajinu s automatickými právnymi a regulačnými zmenami
• Komplexný inventár globalizačných a lokalizačných požiadaviek pre jednotlivé krajiny

Samoobslužné služby pre zamestnancov

• Samoobslužné schopnosti, ktoré zvyšujú produktivitu pracovnej sily
• Integrované údaje HR na jednej platforme
• Sledovateľné kľúčové informácie HR na základe požiadaviek špecifických pre danú krajinu
• Poskytnite zamestnancom personalizovanú stránku profilu, kde môžu spravovať a zobrazovať výhody, žiadať o pracovné voľno a ďalšie

Organizačné štruktúry

• Analýza pre prehľad celej pracovnej sily v reálnom čase
• Identifikácia kritických pozícií a rýchle prispôsobenie pracovnej sily na odstránenie nedostatkov
• Vizualizovať organizačné štruktúry

Výhody cloudového systému HRIS

Okrem základnej funkčnosti moderného systému HRIS sú cloudové systémy jednoduchšie integrované s vašimi existujúcimi systémami. Sú škálovateľné a dajú sa ľahšie rozšíriť o nové inovácie a bezpečnostné prvky.

Nižšie sú uvedené len niektoré spoločné výhody integrovaného cloudového systému HRIS:

• Urobí administrátora ĽZ rýchlejším a presnejším: Pri riešení obživy ľudí neexistuje žiadna rezerva na chyby. Vďaka svojej schopnosti automatizovať a zefektívniť administratívne úlohy môže softvér HRIS oslobodiť HR tímy od oneskorení a nepresností spôsobených manuálnymi a papierovými systémami.
• Zlepšuje skúsenosti zamestnancov: Zamestnávatelia niekedy zabúdajú, aké dôležité je pre ich tímy, aby videli stav svojich výhod, platieb a pracovného voľna. Nástroje systému HRIS umožňujú zamestnancom priamy prístup k svojim osobným informáciám, vytváranie zostáv a vydávanie žiadostí – to všetko bez nepríjemností a času potrebného na to, aby prešli oddelením ĽZ.
• Zlepšuje efektivitu: Riešenia HRIS ponúkajú širokú škálu samoobslužných nástrojov, ktoré výrazne minimalizujú potrebu e-mailových a papierových formulárov a schvaľovacích procesov. Plány, pracovné postupy, požiadavky na pracovné voľno a ďalšie – je možné automatizovať a spravovať v reálnom čase a za chodu.
• Podporuje úsilie o dodržiavanie predpisov: S nárastom práce na diaľku a kultúrnym posunom smerom k väčšej citlivosti a súdnym sporom si podniky musia byť istí, že sú na pravej strane globálnych pracovných a pracovných predpisov. Cloud HRIS pomáha zabezpečiť, aby všetky aktivity ĽZ spadali do rámca dodržiavania predpisov, a pomáha podporovať ich pracovnú silu.
• Udržiava veci v bezpečí: V súboroch HR sú niektoré z najcitlivejších a najcennejších údajov vo vašej spoločnosti vrátane lekárskych a finančných záznamov a podrobností zamestnancov. V minulosti, keď sa tieto údaje ukladali do notebookov alebo nezabezpečených databáz, hrozilo stále súčasné riziko kompromisu. Dnešné integrované systémy HRIS disponujú pokročilými bezpečnostnými protokolmi, ktoré pomáhajú minimalizovať riziká kybernetickej bezpečnosti.

Ako cloudová integrácia systému HRIS podporuje základné HR procesy

Zatiaľ čo systémy HRIS pomáhajú centralizovať a zefektívniť HR procesy a administráciu, existuje mnoho ďalších základných funkcií, ktoré prebiehajú súčasne, ako je nábor, školenie a plánovanie. A nemusíte byť špecialistom na ľudské zdroje, aby ste zistili, aké užitočné môže byť zjednotenie a centralizácia všetkých týchto základných funkcií. Keď však organizácie pracujú so staršími systémami a odpojenými softvérovými aplikáciami HR, sú nútené používať manuálne procesy na vyhľadávanie nástrojov a informácií naprieč organizačnými silami.

Najlepšie cloudové systémy HRIS nielenže umožňujú integráciu s vaším základným ERP, ale sú preň vytvorené. Napríklad cloudový ERP systém riadi širokú škálu každodenných obchodných aktivít a je navrhnutý tak, aby integroval množstvo rôznorodých podnikových procesov. Zjednotením medzipodnikových údajov poskytujú ERP jediný zdroj pravdy a zabezpečujú spoľahlivú integritu údajov. Takže keď sú vaše základné HR procesy a systém HRIS integrované s rýchlosťou a analytickou kapacitou moderného ERP s podporou umelej inteligencie, získate to najlepšie z oboch svetov.

Príklady systému HRIS v akcii

Len pred pár rokmi to boli väčšinou najväčšie organizácie, ktoré využívali riešenia HRIS. S rastúcou popularitou integrovaných cloudových systémov je však čoraz viac možné, aby menšie a rastúce organizácie využívali výhody a efektivitu systému HRIS.

Tu je niekoľko príkladov spoločností, ktoré zjednodušili HR procesy pomocou systému HRIS:

• Spoločnosť Sun Community, jedna z najväčších spoločností na svete v oblasti investícií do nehnuteľností, transformovala svoje HR operácie so systémom SAP SuccessFactors na podporu viac ako 3 800 zamestnancov v 670+ nehnuteľnostiach. Spoločnosť zefektívnila onboarding, zlepšila súlad a vytvorila prepojenejšiu a motivovanejšiu pracovnú silu.
• Volkswagen, globálny líder v automobilovom priemysle, harmonizoval svoje personálne procesy naprieč celým územím na jednotnú platformu. Viac ako 40 štátov je teraz podporovaných pomocou lokalizovaného jadra HR a dodržiavania predpisov.

Preskúmajte HRIS softvér ešte dnes

Moderné podniky hľadajú jednotné, globálne, základné HR riešenie, ktoré ponúka používateľskú skúsenosť na úrovni spotrebiteľa a podporuje analýzu a automatizáciu dát v reálnom čase. S rastúcou distribúciou pracovnej sily sa softvér HRIS musí globalizovať spolu s nimi poskytnutím rozsiahlej lokalizácie a súladu vo viacerých krajinách. A keďže sa obchodné modely menia a vyvíjajú, spoločnosti požadujú agilitu a jednoduchosť, ktorú poskytuje široká škála skutočne relevantných a výkonných predsavzatí, čo im pomáha spoľahlivo a rýchlo implementovať nové procesy a aplikácie.

Často kladené otázky systému HRIS