S neustálym kolísaním na globálnych dodávateľských trhoch – a rýchlo sa meniacimi obchodnými požiadavkami – obstarávanie sa stalo neuveriteľne zložitým. Spoločnosti potrebujú lepší spôsob, ako proaktívne riadiť svoju zásobovaciu základňu a optimalizovať svoje nákupné výdavky. Práve tu svieti manažment kategórií – a prečo sa dnes stáva kritickým osvedčeným postupom pre toľko podnikov.

Definícia správy kategórií

Správa kategórií je proces obstarávania tovarov a služieb ich zoskupením do kategórií na základe podobných charakteristík - ako je typ, hodnota, dodávateľ, riziko, miesto alebo oddelenie. Tento proces uľahčuje pochopenie a kontrolu celkových nákladov na vlastníctvo pre každú kategóriu a maximalizáciu úspor a hodnoty pre každý nákup. So správou kategórií môžu spoločnosti tiež zefektívniť proces obstarávania, posilniť vzťahy s dodávateľmi, zlepšiť analýzu výdavkov, zmierniť riziko atď.

Vývoj riadenia kategórií

Manažment kategórií bol vyvinutý v 80. rokoch 20. storočia a bol historicky manuálnym snažením, s odpojenými a časovo náročnými krokmi vykonávanými v izolovaných tabuľkách, dokumentoch a prezentáciách. Čas strávený manuálnym zhromažďovaním údajov – a ich analýzou a vykazovaním – znamenal, že obstarávacie tímy mali menej času vynaložiť na stratégiu a realizáciu hodnoty.

Rýchly posun vpred k dnešnému dňu: softvér pre správu kategórií môže automatizovať a urýchliť mnohé kroky v tomto procese. Pomáha manažérom kategórií analyzovať veľké množstvá dát a zefektívniť vývoj, realizáciu a monitorovanie stratégií kategórií, aby sa mohli stať oveľa efektívnejšími a strategickejšími vo svojich každodenných úlohách. Moderné riešenia ponúkajú analýzy kategórií, pokyny pre procesy, šablóny, odporúčania založené na umelej inteligencii a ďalšie, ktoré manažérom pomáhajú plniť a často prekračovať ciele správy výdavkov.

Správa kategórií vs. strategické stanovenie zdroja odberu

Pojmy správa kategórií a strategické stanovenie zdroja odberu sa niekedy používajú zameniteľne, ale nie sú to isté. Strategické stanovenie zdroja odberu je proces obstarávania zameraný na výber správnych dodávateľov a rokovanie o najlepších cenách, aby sa splnili krátkodobé organizačné ciele. Primárnym cieľom strategického získavania zdrojov je zníženie nákladov. Správa kategórií na druhej strane segmentuje nákupy do kategórií, aby manažérom pomohla identifikovať príležitosti na úsporu peňazí a zlepšenie kvality, výkonu dodávateľa a efektívnosti. Správa kategórií je nepretržitý proces vykonávaný v dlhodobom horizonte a často zahŕňa strategické stanovenie zdroja odberu ako prvý krok.

Top 6 výhod manažmentu kategórií

Vďaka menšiemu počtu prepúšťania a jednoduchším rokovaniam s dodávateľmi ponúka obstarávanie vedené podľa kategórií celý rad rôznych výhod, ktoré môžu pomôcť nákupným tímom viesť prísnejšie lode a identifikovať nové príležitosti:

1. Vylepšené analýzy. Vďaka kategorizovaným výdavkom a jednotnému kontaktnému miestu pre všetkých súvisiacich dodávateľov môžu spoločnosti získať väčší prehľad o nákladoch, výkonnosti dodávateľov a potenciálnych problémoch logistického reťazca. Hlboká znalosť zmlúv, cien a trendov na trhu sa navyše môže použiť na prijímanie lepších a ziskovejších rozhodnutí o obstarávaní.
2. Zvýšené úspory. Na základe svojich odborných znalostí a prehľadov kategórií, ktoré umožnili kategorizácia, môžu manažéri vyjednať lepšie ceny a zlepšiť výkon, aby znížili náklady. A keďže manažéri nakupujú dlhodobo, môžu využiť úspory z rozsahu na ďalšie šetrenie peňazí.
3. Znížená expozícia riziku. S dôkladným pochopením každého dodávateľa a efektívnymi dlhodobými pracovnými vzťahmi môžu tímy kategórií zaujať proaktívnejší prístup k riadeniu dodávateľov a znížiť riziko zaobchádzania s neznámymi alebo nočnými dodávateľmi.
4. Väčšia efektívnosť obstarávania. Vďaka časovo testovaným, digitalizovaným a automatizovaným procesom môžu tímy rýchlejšie reagovať na zmeny na trhu a uvoľniť čas na činnosti s pridanou hodnotou.
5. Lepšie dodržiavanie záväzkov ESG a SR. Zosúladenie, transparentnosť a monitorovanie cieľov kategórie uľahčujú spoločnostiam dodržiavanie záväzkov v oblasti environmentálnej a sociálnej zodpovednosti.
6. Zvýšené výdavky pod správou. Prostredníctvom inteligentnej automatizácie môže obstarávanie spravovať vyšší počet kategórií a v konečnom dôsledku zvyšovať výdavky pod správou.

Typy kategórií obstarávania

Zoskupenia kategórií sa môžu líšiť od obchodných po obchodné v závislosti od odvetvia, výdavkových politík a konkrétneho trhu. Vo všeobecnosti sa každá kategória obstarania skladá zo skupiny produktov alebo služieb, ktoré majú podobné atribúty - ako je typ, dodávateľ, hodnota, miesto alebo oddelenie. Bežnými kategóriami sú napríklad HR, technológie, údržba a cestovanie.

Je tiež bežné rozdeliť priame a nepriame výdavky do svojich vlastných kategórií. Priame výdavky sú za položky potrebné pre základné obchodné produkty a služby, ako sú suroviny a obalové materiály. Naopak, nepriame výdavky sú určené na tovary a služby, ktoré podporujú každodenné obchodné operácie, ako sú kancelárske potreby. Zoskupenie nepriamych výdavkov, ktoré sú často spravované v silách v rámci celého podniku, môže pomôcť štandardizovať a znížiť nepriame nákupné náklady.

Niektoré spoločnosti sa obracajú na globálny štandard, ako je Kódex štandardných produktov a služieb OSN (UNSPSC), ktorý vám poskytne usmernenie na určenie ich kategórií, ale väčšina vytvorí svoju vlastnú taxonómiu interných výdavkov. Bez ohľadu na presné zloženie kategórií, úspešné riadenie kategórií zahŕňa použitie štandardného rámca pre segmentáciu tovarov a služieb potrebných na prevádzku podniku.

3 kľúčové kroky v procese správy kategórií

Hoci sa proces môže v jednotlivých organizáciách líšiť, správa kategórií zvyčajne zahŕňa tri kroky:

1. Definujte profily kategórií. Na začiatok tímy analyzujú aktuálne výdavky a zvažujú celý rad faktorov – od rizík a predpisov až po priamu obchodnú logiku – na identifikáciu kategórií. Výsledkom je konsolidovaná taxonómia kategórie pre nákup, ktorú je možné použiť v celej organizácii.
2. načrtnúť a naplánovať stratégiu. V tomto kroku tímy hodnotia svoje kategórie na základe cien, výkonu dodávateľa, prognóz ponuky a dopytu a ďalších faktorov a identifikujú príležitosti na optimalizáciu výdavkov a zvýšenie hodnoty. Na základe týchto informácií vytvárajú hlavnú stratégiu na dosiahnutie cieľov každej kategórie, rozdelených do konkrétnych taktík a fáz.
3. Realizácia stratégie a monitorovanie výstupov. Napokon je stratégia spustená a výsledky, dodávatelia, obchodné potreby a trhy sú priebežne monitorované, takže tímy môžu podľa potreby rýchlo reagovať na zmeny a optimalizovať stratégie kategórií.

Čo hľadať v softvéri na správu kategórií

Softvér na správu kategórií je navrhnutý tak, aby centralizoval, digitalizoval a zefektívňoval procesy pre všetky stratégie kategórií a poskytoval použiteľné analýzy na ich zdokonaľovanie a zlepšovanie. Na dosiahnutie tohto cieľa najlepšie riešenia obsahujú minimálne nasledujúce schopnosti:

• Automatizácia. Inteligentne automatizované procesy na vytváranie profilov výdavkov kategórií a vývoj a vykonávanie stratégií.
• Postupné usmernenie. Systémové odporúčania, riadené procesy a šablóny osvedčených postupov, nástroje a rámce.
• Monitorovanie a analýza v reálnom čase. Schopnosť monitorovať a analyzovať informácie o trhu, kategórie, ceny, výkonnosť dodávateľov, výsledky a ďalšie informácie v reálnom čase.
• Realizácia stratégie. Nástroje na jednoduchú konverziu stratégií, plánov a iniciatív na projekty alebo udalosti stanovenia zdroja odberu.
• Integrácia. Bezproblémová integrácia s riešeniami od stanovenia zdroja odberu po platbu a inými riešeniami riadenia dodávateľov.
• AI. Vstavaná analýza príležitostí a odporúčania založené na údajoch o výdavkoch a ďalších faktoroch s podporou umelej inteligencie, ako aj plán na integráciu s veľkými jazykovými modelmi, ako je ChatGPT na pomoc pri vytváraní stratégie.

Osvedčené postupy pre efektívnu stratégiu správy kategórií

Vypracovanie stratégie víťaznej kategórie je možné dosiahnuť rýchlejšie pomocou týchto osvedčených postupov:

• Vytvorenie vyhradeného manažéra kategórií a tímu. Vzhľadom na to, že veľké kategórie a strategické oblasti výdavkov vyžadujú čas a špecializáciu, špecializovaný tím zložený z kvalifikovaných účastníkov z relevantných oddelení prispieva k efektívnejšiemu procesu. Manažér kategórie je zodpovedný za dohľad a pochopenie trhu, predpisov a trendov stanovenia cien pre celú kategóriu, ako aj za vypracovanie krátkodobých, strednodobých a dlhodobých plánov.
• Vytvorte konzistentnú taxonómiu v celej organizácii. Je to kľúčový krok pre získanie lepšieho prehľadu a prehľadu o výdavkoch. Niektoré organizácie budú používať univerzálne štandardy ako UNSPC ako sprievodcu, ale častejšie si firmy vytvoria vlastné interné kategórie, ktoré sú lepšie zosúladené s ich jedinečnými cieľmi alebo potrebami odvetvia.
• Použite automatizované riešenia na centralizáciu údajov o výdavkoch. Vďaka jednému miestu na sledovanie a monitorovanie údajov je jednoduchšie nájsť a nahlásiť dôležité informácie a posilniť postupy riadenia.
• Technológia riadenia kategórie prístrojov. Pomocou technológie, ako je umelá inteligencia pri obstarávaní, môžu tímy jednoduchšie identifikovať vzory, automaticky kategorizovať výdavky, organizovať dodávateľov podľa kategórií, nastaviť porovnávacie testy, robiť odporúčania, automatizovať úlohy a ďalšie.
• Zapojte účastníkov a zapojte sa do slučky. S analytickými nástrojmi a softvérom na komunikáciu o výhrach a príležitostiach je jednoduchšie získať nákup účastníkov a zosúladiť ich s cieľmi organizácie.
• Vytvárajte dynamické vzťahy s dodávateľmi. Zameriavajte sa skôr na celkovú hodnotu, než len na náklady, a otvorene spolupracujte na vytváraní dobrých pracovných vzťahov.
• Zahrnúť údaje tretích strán. Vytvorte mechanizmus na používanie relevantných externých dátových bodov od poskytovateľov tretej strany na doplnenie stratégie vašej kategórie.
• Neustále zdokonaľujte proces životného cyklu kategórie. Zlepšite internú a externú analýzu údajov zhromažďovaním informácií špecifických pre kategóriu, zlepšením stratégie a vykonávaním pravidelných revízií.