Obstaranie verzus nákup - poznajte rozdiely

Pri porovnávaní obstarávania a nákupu je to menej o tom, ako sa líšia, a viac o tom, ako sa k sebe hodia. Obstarávanie je zastrešujúca prax; je to procedurálny a analytický rámec, ktorý podporuje vaše aktivity riadenia výdavkov. Nákup prichádza v tomto procese neskôr, keď je úplná náležitá starostlivosť a je čas skutočne iniciovať a dokončiť transakcie.

Pred dvadsiatimi rokmi sa tímy pre obstarávanie a nákup viac spoliehali na tabuľkové kalkulácie a manuálnu analýzu, pričom obmedzili typy a objem prehľadov, ktoré majú k dispozícii. Moderné technológie a softvér dnes umožňujú zainteresovaným stranám konať na základe rozsiahlejších informácií a strategických príležitostí, z ktorých má prospech celý podnik. V tomto článku sa pozrieme na obe aktivity prostredníctvom objektívu moderných postupov.

Čo je to obstarávanie?

Obstarávanie je zamerané na získavanie a získavanie tovarov a služieb na uspokojenie okamžitých aj dlhodobých obchodných potrieb. Medzi jeho hlavné ciele patrí optimalizácia dodávateľskej základne, riadenie nákladov počas životného cyklu získaného tovaru a udržiavanie pevných vzťahov s kritickými dodávateľmi. Najefektívnejšie procesy a technológie obstarávania automatizujú riadenie zákaziek a výberové konania a integrujú údaje, aby pomohli zvýšiť efektivitu, transparentnosť a súlad a zároveň podporili širšie obchodné ciele.

Základné kroky v procese obstarávania

Zatiaľ čo každá spoločnosť má jedinečné prevádzkové postupy, proces obstarávania vo všeobecnosti zahŕňa nasledujúce kroky:

• Identifikácia a overovanie potrieb: Tento proces začína dôkladným posúdením konkrétnych potrieb rôznych oddelení vo vašej spoločnosti, aby ste sa uistili, že vaše úsilie o obstarávanie je správne zosúladené s vašimi širšími obchodnými cieľmi a vašimi prevádzkovými požiadavkami.
• Prieskum a výber dodávateľov prostredníctvom strategického získavania zdrojov: Najlepšie strategické postupy získavania zdrojov sú spoľahlivé a riadené údajmi. Zahŕňajú organizované výskumné úsilie o identifikáciu potenciálnych dodávateľov a ich hodnotenie na základe vašich základných kritérií (ako je hodnota, spoľahlivosť, etika a kvalita).
• Správa kategórií: To zahŕňa usporiadanie vašich výdavkov do rôznych skupín produktov alebo služieb s cieľom minimalizovať náklady a riziká a zabezpečiť, aby ste pri každom nákupe dosiahli najlepšiu hodnotu. Využíva analýzy výdavkov na identifikáciu príležitostí na úspory a na optimalizáciu rokovaní s dodávateľmi.
• Rokovania a správa zmlúv: V tejto fáze budete rokovať o podmienkach, ktoré riadia vaše transakcie s vaším dodávateľom. Zvyčajne to zahŕňa stanovenie cien, harmonogramy dodávok, štandardy kvality a spôsoby riešenia akýchkoľvek zmien alebo prípadov na objasnenie.
• Prebiehajúce riadenie a hodnotenie vzťahov s dodávateľmi: Silný proces obstarávania nekončí podpísanou zmluvou, ale zahŕňa nepretržité hodnotenie a riadenie dodávateľských vzťahov. Okrem stanovenia noriem to zahŕňa rýchlu reakciu na akékoľvek problémy a definovanie jasných dôsledkov pre nedodržiavanie predpisov.

Čo je nákup?

Nákup je transakčnou zložkou obstarávania, ktorá je zameraná na získanie skutočných tovarov a služieb, ktoré sú nevyhnutné na to, aby veci prebiehali. Táto funkcia zahŕňa priamu interakciu s dodávateľmi pri zadávaní objednávok a správe dodávok a platieb. Najefektívnejšie nákupné tímy tiež zostanú na vrchole dodávateľov, aby sa uistili, že dostávajú najlepšie ceny a možnosti plnenia.

Základné kroky v procese nákupu

• Požiadavka na objednávku a schválenie: Cyklus začína „požiadavkou na objednávku“ interným dokladom vydaným oddelením alebo jednotlivcom, ktorý potom musia byť skontrolované a schválené určenými záujmovými skupinami, aby sa zabezpečilo, že požiadavka bude v súlade s rozpočtovými obmedzeniami a obchodnými potrebami.
• Výber dodávateľa a umiestnenie objednávky: Po schválení oddelenie nákupu požaduje a posudzuje ponuky alebo ponuky od dodávateľov, aby určilo najlepšiu zhodu z hľadiska ceny, kvality, dodacích podmienok a ďalších kritérií. Následne sa vystaví formálna objednávka, ktorá vytvorí zmluvnú dohodu, ktorá špecifikuje dohodnuté parametre a podmienky predaja.
• Príjem a odsúhlasenie tovaru/služieb: Po dodaní tovaru alebo služieb nákupné oddelenie skontroluje a overí, či všetko spĺňa špecifikácie a štandardy kvality stanovené v zmluve, a priamo spolupracuje s dodávateľom, aby vyriešil akékoľvek problémy alebo nezrovnalosti.
• Spracovanie platieb: Posledný krok zahŕňa spracovanie platby oddelením účtovníctva dodávateľov v súlade s dohodnutými podmienkami, čím sa dokončí nákupný cyklus.

Obstaranie verzus nákup: Kľúčové rozdiely

Už sme diskutovali o niektorých z veľkých obrazových spôsobov, ako obstarávanie a nákup vzájomne súvisia. Nižšie sú uvedené niektoré podrobnejšie rozdiely medzi týmito dvoma výrazmi:

• Rozsah pôsobnosti a zameranie

  • Obstarávanie zahŕňa všetko od identifikácie a overovania obchodných potrieb až po výber dodávateľov, vyjednávanie zmlúv a riadenie prebiehajúcich vzťahov. Obstarávanie sa zameriava na maximalizáciu hodnoty pre organizáciu v priebehu času, a to nielen z hľadiska úspor nákladov, ale aj na zvýšenie kvality produktov, dodávky služieb, spokojnosti zákazníkov a inovácie dodávateľov.
  • Naproti tomu nákup je viac „v momente“. Zahŕňa špecifické činnosti objednávania tovaru a služieb, ich prijímania, kontroly kvality a presnosti a spracovania platieb. Nákup sa zameriava predovšetkým na efektivitu a efektivitu nákupného procesu, pričom kladie dôraz na kontrolu nákladov, dodržiavanie rozpočtov a včasné dodanie tovaru a služieb.

• Trvanie procesu

  • Obstarávanie je prebiehajúci, cyklický proces, ktorý zahŕňa dlhodobé plánovanie a riadenie. Vyžaduje si to nepretržité posudzovanie a adaptáciu, aby sa uspokojili meniace sa potreby podnikov a trhové podmienky.
  • Nákup je na druhej strane zvyčajne kratší a špecifickejší proces. Nákupný cyklus končí po prijatí tovaru alebo služieb a zaplatení dodávateľom (hoci kontroly výkonu a analýza výdavkov môžu ovplyvniť budúce rozhodnutia o nákupe).

• Rozhodovanie

  • Obstarávanie zahŕňa prijímanie rozhodnutí a poskytovanie informácií a štatistík na informovanie o týchto rozhodnutiach. Od najvyššej úrovne až po oblasť výroby sa spoločnosti spoliehajú na inteligenciu svojich tímov pre obstarávanie, aby im pomohli rýchlo a sebavedomé rozhodnutia, ktoré sú v súlade s podnikovými nákladmi, rizikom, udržateľnosťou a cieľmi v oblasti dodržiavania predpisov.
  • Primárnym cieľom nákupných tímov je efektívne napĺňať okamžité potreby v rámci rozpočtových obmedzení a podľa "päť práv a požiadaviek; nákupu: správna kvalita, množstvo, cena, miesto a čas.

• Vzťah s dodávateľmi

  • Obstarávanie sa zameriava na budovanie dodávateľských vzťahov, ktoré časom ponúkajú konkurenčné výhody a prispievajú k vzájomnému rastu a úspechu. Toto riadenie vzťahov zahŕňa pravidelné hodnotenia, spoluprácu na zlepšeniach a spoločné rozvojové úsilie.
  • Zatiaľ čo nákup jednoznačne zahŕňa prvky riadenia dodávateľských vzťahov (SRM), zvyčajne tieto vzťahy vníma prostredníctvom transakčnejšieho objektívu zameraného na úlohy. Dôraz sa kladie na plnenie zmluvných podmienok namiesto rozvíjania hlbších strategických väzieb.

• Riadenie rizík a dodržiavanie predpisov

  • Obstarávanie zvyčajne zahŕňa širší a komplexnejší pohľad na riziká vrátane globálnych problémov, ktoré môžu spôsobiť narušenie dodávateľského reťazca, komplexného spektra otázok týkajúcich sa súladu a regulácie a zmien a udalostí na trhu vo všeobecnosti. Začlenuje komplexné posúdenia a stratégie zmierňovania rizík do procesov výberu a riadenia dodávateľov.
  • A hoci sa nákup môže prekrývať s týmito širšími problémami, zameriava sa predovšetkým na prevádzkové riziká súvisiace s dodávkou, súladom so špecifikáciami a platobnými procesmi. Cieľom je zabezpečiť, aby každodenná prevádzka bola optimalizovaná – nenarušená – nákupnými aktivitami.

Čo je softvér elektronického obstarávania a ako môže pomôcť?

Softvér elektronického obstarávania je cloudová alebo lokálne nainštalovaná platforma, ktorá uľahčuje elektronické spracovanie rôznych procesov obstarávania. To zahŕňa automatizáciu stanovenia zdroja odberu, vytváranie požiadaviek, správu objednávok, spracovanie faktúr, správu dodávateľov a ďalšie. Integráciou týchto procesov do jednotnej platformy ponúka softvér elektronického obstarávania súdržnejší a efektívnejší prístup k riadeniu úloh obstarávania. Digitálne transformuje obstarávanie na zjednodušený proces založený na údajoch, ktorý má za následok mnoho výhod pre vaše podnikanie:

• Efektívnosť nákladov: Automatizáciou bežných úloh obstarávania, ako je vystavovanie objednávok a spracovanie faktúr, môžete minimalizovať pracovne náročné aspekty obstarávania, aby ste dosiahli rýchlejšie, presnejšie výsledky a nižšie administratívne náklady. Okrem toho softvér elektronického obstarávania zvyčajne poskytuje lepšie nástroje na riadenie rozpočtu a sledovanie výdavkov, čo vám pomôže zostať v rámci finančných limitov a zároveň optimalizovať vaše výdavky.
• Optimalizácia procesov: Funkcie, ako sú elektronické objednávky, automatizované schvaľovacie pracovné postupy a integrované elektronické platby urýchľujú proces obstarávania, čím sa skracujú časy cyklov od stanovenia zdroja odberu po platbu, ako aj potenciál chýb. Zvýšená efektivita vám nielenže ušetrí čas, ale tiež zvýši produktivitu vašich tímov.
• Zlepšená viditeľnosť: konsolidáciou rôznych množín údajov (vo viacerých systémoch) do komplexného panela poskytujú riešenia elektronického obstarávania tímom hlbší pohľad na všetky úrovne dodávateľského reťazca. To umožňuje presnejšie sledovanie výdavkov a analýzu riadenú umelou inteligenciou v reálnom čase.
• Správa dodávateľov: Najlepšie systémy zahŕňajú funkcie na správu informácií o dodávateľoch, sledovanie výkonu dodávateľa a podporu lepších vzťahov s dodávateľmi. Prostredníctvom centralizovanej pripojenej platformy tieto nástroje umožňujú prístup k dátam dodávateľa na požiadanie a lepšiu komunikáciu a spoluprácu s vašimi dodávateľmi.
• Riadenie rizík: Súlad s predpismi a zmierňovanie rizík sa zlepšujú štandardizáciou procesov a zosúladením s daňovými, vládnymi nariadeniami a nariadeniami o udržateľnosti na miestnej aj globálnej úrovni. Robustné audítorské postupy a viacúrovňová viditeľnosť dodávateľského reťazca ďalej podporujú proaktívne reakcie na riziká. Okrem toho vám tieto systémy umožňujú monitorovať výkon dodávateľa a udržiavať podrobné záznamy, čo ďalej chráni váš podnik pred poškodením.
• Podpora pre strategické rozhodnutia a výber zdrojov: riešenia obstarávania založené na umelej inteligencii podporujú iniciatívy strategického výberu zdrojov vrátane plánovania požiadaviek na materiál. Poskytujú podrobné analýzy a analýzy, ktoré možno použiť na všetko od výberu správnych dodávateľov a produktov až po efektívnejšie vykonávanie obstarávacích činností.

Čítať viac