Presunutie nad rámec transakčných metód obstarania

Obstarávanie sa vyvinulo od transakčného nákupu a vedenia záznamov až po viacstrannú riadiacu disciplínu. Dnes si vyžaduje taktické, analytické a medziľudské zručnosti. Obstarávanie zostáva procesom výskumu, získavania zdrojov, nákupu, prijímania, kontroly a schvaľovania platieb za všetok tovar a služby, ktoré podnik potrebuje na svoju činnosť. Od surovín a strojov až po poradenské poplatky a konferenčné stoly sa táto dôležitá skupina zapája.

Okrem priorít na obmedzenie nákladov zohráva obstarávanie čoraz väčšiu úlohu v stratégii príjmov organizácie. Tento zaneprázdnený tím má zároveň pridané príležitosti a tlaky globálneho dodávateľského reťazca na navigáciu spolu s očakávaniami zákazníkov o rýchlosti a transparentnosti. To podnieti podniky, aby hľadali nové spôsoby zjednodušenia procesov a ochrany firemných údajov.

Definícia a výhody spoločného obstarávania

Kolaboratívne obstarávanie znamená strategickú koordináciu a integráciu aktivít obstarávania naprieč internými oddeleniami, dodávateľmi a externými partnermi. Tento prístup môže využiť kolektívnu kúpnu silu a pomôcť spoločnostiam znížiť náklady, zlepšiť efektívnosť, rozšíriť viditeľnosť a posilniť dodržiavanie predpisov.

Namiesto toho, aby účastníci pôsobili v zásobníkoch, zdieľajú informácie na zjednodušenie získavania zdrojov, uzatvárania zmlúv, nákupu, správy dodávateľov a platieb. V kontexte softvérových systémov plánovania podnikových zdrojov (ERP) je možné spoločné obstarávanie integrovať prostredníctvom digitálnych platforiem, ako je napríklad SAP Business Network. Tieto cloudové riešenia fungujú ako centrum na prepojenie kupujúcich a dodávateľov v reálnom čase, automatizáciu transakcií a podporu spolupráce. To má za následok menšie trenie, aj keď kupujúci, partneri a dodávatelia môžu prevádzkovať operácie na rôznych softvérových a hardvérových riešeniach.

Prečo už spoločné obstarávanie nie je voliteľné

Odborníci v oblasti obstarávania sa stláčajú medzi neistou dostupnosťou materiálov a výdavkami na skladovanie dodatočných zásob v dôsledku zvyšujúcich sa nákladov. Tímy pre obstarávanie však musia zabezpečiť, aby to všetko fungovalo a zároveň zostalo v súlade s rozpočtom. Odrazu historicky funkčná rola teraz priamo ovplyvňuje výsledky podniku. Aby uspeli, hľadajú nové nástroje a procesy, ktoré pomôžu interným tímom robiť každý deň viac bez prekročenia výdavkov.

Tradičné modely obstarávania majú problém držať krok s globálnymi výpadkami, regulačnými zmenami a rastúcimi očakávaniami zákazníkov. Vyznačujú sa manuálnymi procesmi, staršími nástrojmi a fragmentovanými komunikačnými metódami.

Dokonca aj organizácie, ktoré prevádzkujú moderné cloudové ERP systémy, môžu byť spochybnené nedostatočnou transparentnosťou procesov a časových plánov svojich dodávateľov. Výsledkom je okrem iného obmedzená možnosť efektívneho zobrazenia zásob a stavu objednávok alebo platieb.

S cieľom preklenúť túto medzeru rozširujú obstarávacie tímy po celom svete svoje ERP riešenia na bezpečné zdieľanie s dodávateľmi a automatizáciu údajov na cloudových platformách zameraných na spoločné obstarávanie a ďalšie funkcie dodávateľského reťazca. Tým sa riešia spoločné výzvy a poskytujú sa výhody, ako napríklad:

• Zvýšenie viditeľnosti umožnením všetkým stranám vidieť status každej transakcie.
• Zníženie časov cyklov automatizáciou objednávok, faktúr a platieb.
• Zlepšenie dodávateľských vzťahov prostredníctvom zdieľaných cieľov a sledovania výkonu.
• Zmierňovanie rizík prostredníctvom proaktívnej spolupráce a plánovania pre prípad nepredvídaných udalostí.

Tieto nové schopnosti umožňujú tímom prejsť z transakčných na strategické operácie, vďaka čomu je spoločné obstarávanie nielen prospešné, ale aj nevyhnutné.

Kľúčové roly, procesy a zainteresované strany v spolupráci pri obstarávaní

Pred viazaním rozpočtu na riešenie spolupráce v oblasti obstarávania, zmenou pracovných postupov alebo zapojením IT podpory je dôležité posúdiť, kto by sa do neho mal zapojiť, a navrhované načasovanie.

Budovanie obchodného prípadu pre spoluprácu v oblasti obstarávania je poháňané niekoľkými faktormi: spoločnosť uznáva svoju potrebu modernizácie, tlak na elektronickú fakturáciu pre prevádzkovú efektívnosť, daňové predpisy vyžadujúce elektronickú fakturáciu a dlhodobé úspory, ktoré je možné opätovne investovať do inej oblasti podnikania.

Diskusia a úvod sa zvyčajne uskutočňujú po tom, čo primárny projekt migrácie cloudu funguje po určitý čas hladko. Je užitočné skúmať a prezentovať pozitívne kľúčové ukazovatele výkonnosti pri stretnutiach so zainteresovanými stranami s cieľom ilustrovať hodnotu nedávnych modernizácií.

Okrem oddelenia obstarávania to môže zahŕňať:

• Financie , ktoré sledujú výdavky na obstarávanie, prognózujú rozpočtovanie, zabezpečujú finančný súlad a podporujú analýzy nákladov a výnosov.
• Právne predpisy a dodržiavanie predpisov, ktoré kontrolujú zmluvy v prípade akýchkoľvek problémov súvisiacich s plnením regulačných požiadaviek a štandardov internej politiky.
• Prevádzka a riadenie dodávateľského reťazca, ktoré koordinuje logistiku, zásoby, podrobnosti o dodávke a metódy obstarávania.
• IT a systémoví analytici, ktorí zvážia riešenie, ktoré je najvhodnejšie pre potreby spoločnosti, a dohliadajú na integráciu dát s poskytovateľom platformy obstarávania.

Nástroje spolupráce v oblasti obstarávania: Vlastnosti a ekosystém

Najnovšie nástroje spolupráce pri obstarávaní sú cloudové architektúry s podporou API, ktoré podporujú škálovateľnosť, interoperabilitu a výmenu údajov v reálnom čase. Spoločnosti, ktoré stále prevádzkujú lokálne alebo hybridné prostredia, však môžu tieto moderné nástroje využívať aj prostredníctvom middleware a konektorov.

Zatiaľ čo platformy verejného obstarávania sú relatívne nové, schopnosti, ktoré umožňujú, dostávajú pozornosť odborníkov v oblasti financií a riadenia dodávok. Napríklad SAP Business Network podporuje viac ako tri milióny podnikov na vzájomné transakcie a spoluprácu. Používatelia využívajú časovo úspornú automatizáciu procesov a oceňujú, že platforma rieši problémy s kompatibilitou a integráciou. Účastníci nastavujú svoje podnikové prostredia na odosielanie a prijímanie údajov s kýmkoľvek iným v sieti bez ohľadu na to, ktorý ERP systém používajú. Ak dodávatelia alebo dodávatelia spoločnosti ešte nie sú v sieti, pozvánky sa môžu jednoducho pripojiť – často zadarmo.

Ide o výrazné zlepšenie v porovnaní so staršími procesmi, ako je elektronická výmena údajov (EDI) a odosielanie tabuľkových hárkov tam a späť prostredníctvom e-mailu. Zatiaľ čo EDI umožňuje dodávateľom a kupujúcim elektronickú výmenu objednávok a faktúr, jeho pevná architektúra neumožňuje automatizáciu presnosti ani kontroly súladu. Tie musí vykonať manuálne odosielateľ aj príjemca, čo pridáva čas a zavádza možnosť chýb. Systémy EDI tiež nemôžu vykonávať analýzu dát obsiahnutých v dokumentoch ani vytvárať prehľadné výkazníctvo. Schopnosti spoločného obstarávania riešia mnohé z týchto problematických bodov.

Pridané funkcie, ktoré je potrebné vyhľadať v riešení spolupráce pri obstarávaní, zahŕňajú:

• Zdieľanie dokumentov: Povoľte automatizované elektronické objednávky, faktúry, platby a potvrdenia.
• Zistenie siete: Vyhľadajte nových dodávateľov, ktorí spĺňajú určité kritériá alebo hodnotenia, potreby po stanovení zdroja odberu, prijímajte ponuky atď.
• Samoobslužné portály dodávateľov: Umožniť dodávateľom spravovať profily, odpovedať na dopyty, preklopiť objednávky na faktúry a odosielať faktúry, ako aj sledovať objednávky.
• Analytické dashboardy: Poskytovanie prehľadov o výdavkoch, výkone dodávateľov a efektívnosti procesov.
• Orchestrácia workflow: Automatizujte schválenia, eskalácie a spracovanie výnimiek.
• Záruky zhody: Spárovanie objednávok a faktúr, zaistenie súladu objednávok a faktúr s parametrami a zmluvami kupujúceho, používanie schválených dodávateľov podľa štátu a splnenie zákonných požiadaviek.
• Integrácia so systémami ERP: Zaistenie konzistencie údajov a eliminácia väčšiny manuálneho zadávania v prostrediach ERP.

Platformy spoločného obstarávania umožňujú zabezpečené bezdotykové transakcie a koordináciu v reálnom čase. Sú súčasťou širšieho ekosystému, ktorý zahŕňa získavanie zdrojov, logistiku a siete informácií o aktívach – vytvárajú jednotný digitálny dodávateľský reťazec.

Spoločné kolaboratívne nástrahy pri obstarávaní, ktorým sa treba vyhnúť

Napriek mnohým výhodám platforiem spolupráce v oblasti obstarávania môže byť získanie nákupu stále náročné. Zvyčajne je to z niekoľkých dôvodov: únava transformácie, načasovanie, odolnosť dodávateľov alebo nedostatok údajov o ROI. Je to pochopiteľné vzhľadom na počet zapojených tímov, technické plánovanie a počiatočné investície.

Šikovní manažéri obstarávania však môžu tieto obavy riešiť vzdelávaním zainteresovaných strán s použitím konkrétnych problematických bodov a pozitívnych výsledkov. Medzi príklady patria:

Nedostatočná integrácia: Odpojené systémy bránia toku a viditeľnosti údajov.
Riešenie: Na zabezpečenie bezproblémovej integrácie použite natívnu platformu ERP.

Obmedzená účasť dodávateľov: Dodávatelia môžu byť pomalí pri prijímaní digitálnych platforiem..
Riešenie: Ponúknite podporu onboardingu a zvýraznite vzájomné výhody, ako sú rýchlejšie platby a znížené chyby. Môžu zistiť, že mnohí ich dodávatelia a odberatelia sú už v sieti.

Riziká spojené s bezpečnosťou a dodržiavaním predpisov: Zdieľanie údajov medzi organizáciami predstavuje zraniteľné miesta.
Riešenie: Vyberte platformu s robustným zabezpečením, kontrolnými trasami a certifikáciami zhody.

Nedostatočná viditeľnosť: Diskrétne systémy vyžadujú viackrokové manuálne procesy obstarávania.
Riešenie: Povoliť spolutvorbu zmlúv, elektronickú fakturáciu a sledovanie výkonu v zdieľanom systéme.

Dodatočné náklady: Vedúce postavenie nesmie byť naklonené vyčleneniu dodatočného rozpočtu.
Riešenie: Spustite pilotný program a poskytnite overené štatistiky návratnosti investícií na predaj ďalších investícií.

Ak vedenie stále nie je presvedčené, správy tretích strán môžu uistiť o svojich váhaniach. Podľa bielej knihy o obchodnej hodnote IDC „Obchodná hodnota SAP Business Network – pre nákupné organizácie“¹ zákazníci môžu očakávať kladné návratnosti investícií vo forme:

• Rýchlejšia rýchlosť uvedenia na trh.
• Rýchlejšie dodanie produktu a objednávky.
• Rýchlejšie privítanie nových partnerov.
• Rýchlejšie doručenie dokladu.
• Zvýšené používanie elektronických objednávok.
• Skrátenie časov cyklov schvaľovania faktúr.
• Viac faktúr spracovaných bez výnimky.

Ďalšími zdrojmi tretích strán, ktoré môžu byť užitočné, sú kalkulátor obchodnej hodnoty^{IDC 2} a biela kniha o obchodnej hodnote IDC „Obchodná hodnota siete SAP Business Network – pre predajné organizácie“^3. Po potvrdení nákupu je čas vytvoriť itinerár, ktorý má prejsť od zavedených procesov k pracovným postupom, ktoré šetria čas.

Vypracovanie itinerára spolupráce pre lídrov v oblasti obstarávania

Hoci integrácia riešenia spolupráce pri obstarávaní je v porovnaní s migráciou cloudu v celej spoločnosti menej významnou záležitosťou, na dosiahnutie optimálnych výsledkov sa odporúča vytvorenie strategického plánu. Toto cvičenie umožňuje všetkým stranám premýšľať o svojich potrebách, požiadavkách a očakávaniach. Je tiež vhodný čas na plánovanie akýchkoľvek krokov riadenia zmien alebo školení. Zamestnanci sú potom pripravení použiť nové nástroje na spoluprácu pri obstarávaní hneď, ako budú k dispozícii. Navrhované kroky na zváženie sú:

1. Posúdenie aktuálnej zrelosti: hodnotenie existujúcich procesov obstarávania, systémov a zapojenia účastníkov. S čím váš tím zápasí najviac? Ktoré kroky sú najnáchylnejšie na chybu alebo nesprávnu komunikáciu? Čo tím nechce zmeniť?
2. Definovanie cieľov spolupráce: Zosúladenie s obchodnými prioritami, ako sú úspory nákladov, agilita alebo udržateľnosť. Aké sú vaše priority? Ako si zadefinujete úspech? Rýchlejšia fakturácia? Menej chýb? Odolnejší dodávateľský reťazec?
3. Vyberte správnu platformu: Vyberte nástroje, ktoré integrujú s vaším systémom ERP a podporujú vaše potreby spolupráce. Už nejakí dodávatelia alebo dodávatelia používajú platformu obstarávania? Ak nie, uistite sa, že sa môžu ľahko pripojiť, takže adopcia je pravdepodobnejšia.
4. Zapájanie zainteresovaných strán: zapojiť do procesu obstarávanie, financie, IT a dodávateľov na začiatku procesu, aby získali svoje príspevky, odpovedali na otázky a zabezpečili nákup. Vyberte platformu obstarávania, ktorá najlepšie vyhovuje potrebám každého.
5. Pilot a iterácia: Začnite s malou skupinou dodávateľov alebo kategórií, výsledky ukazovateľov a spresnite. Ak je napríklad kľúčový dodávateľ už v sieti, ktorú vyberiete, najskôr s ním integrujte. Nastavte pracovné postupy, trénujte tím a posudzujte zlepšenia počas stanoveného obdobia, napríklad tri mesiace.
6. Mierka a optimalizácia: Ak sú výhody a návratnosť investícií presvedčivé, obráťte sa na ostatných svojich partnerov, dodávateľov a kupujúcich. Rozšíri spoluprácu na spresnenie procesov pomocou analýz na podporu neustáleho zlepšovania.

Začnite dnes skúmať spoluprácu pri obstarávaní

Dni manuálneho a siloed transakčného obstarávania sa postupne vyraďujú pomocou cloudových sietí, ktoré umožňujú podnikom obchodovať s menším trením. Tímy pre obstarávanie využívajúce tieto nové nástroje môžu ľahšie:

• Objavte nových dodávateľov a rýchlo uzavrite zmluvu
• Rýchlejšie reagovať na meniace sa okolnosti dodávateľského reťazca
• Získanie lepšieho prehľadu o všetkých krokoch procesu nákupu a predaja
• Dodržiavanie všetkých interných a externých predpisov a politík

Použitie kolaboratívnej platformy obstarávania prináša viditeľnosť, efektívnosť a súlad do vášho logistického reťazca. Správne riešenie je pripravené, keď ste a existuje mnoho dostupných možností na podporu transformácie vašej spoločnosti.