Čo je systém riadenia miezd?

Systém riadenia zúčtovania miezd a platov sa používa na výpočet miezd zamestnanca, odpracovaných hodín, zrážok a zrážok dane za výplatné obdobie. Často je úzko integrovaný so systémami času a dochádzky, aby sa zabezpečila presná odmena za odpracované hodiny.

Organizácia môže spravovať zúčtovanie miezd a platov manuálne, používať špecializovaný softvér alebo túto funkciu outsourcovať na poskytovateľa tretej strany. Systém riadenia miezd je hlavnou zložkou riadenia ľudského kapitálu (HCM).

Prečo je riadenie miezd dôležité?

Systém riadenia miezd môže pomôcť spoločnostiam znížiť zložitosť, efektívne riadiť riziká a škálovať. Okrem toho, pokročilý mzdový softvér poskytuje ľuďom príležitosť generovať dôležité výkazy, zhromažďovať prehľad o trendoch a integrovať dáta so systémami naprieč oddeleniami.

Presné riadenie miezd je kľúčové pre oddelenia, ako sú ľudské zdroje (HR). Ľudské zdroje a mzdy potrebujú prístup k informáciám o mzde, výhodách a zamestnaneckom postavení, aby sa presne udržiavali záznamy spoločnosti a zabezpečil súlad s daňovými predpismi a pracovnými zákonmi.

Nesprávne dodržiavanie predpisov môže byť drahé. V roku 2023 IRS vyhodnotila americkým zamestnávateľom občianskoprávne sankcie vo výške 8,5 miliardy dolárov za nesprávny výpočet alebo chýbajúce platby a v roku 2021 viedla kampaň a žaloba „meno a hanba“ k miliónom libier v pokutách a nápravných nákladoch pre stovky britských zamestnávateľov. Aj drobné chyby môžu viesť k verejným rozpakom, strate dôveryhodnosti a nízkej morálke, a preto je dôležité, aby firmy správne spravovali mzdy.

Aké sú niektoré spôsoby riadenia miezd?

Podniky všetkých veľkostí musia spravovať a udržiavať presné zúčtovanie miezd, aby platili zamestnancom načas a zostali v súlade. Existujú rôzne možnosti, rovnako ako výhody a nevýhody ku každému z nich. Tu sú tri hlavné spôsoby riadenia miezd:

1.     Manuálna správa zúčtovania miezd a platov

Tento typ riadenia zúčtovania miezd a platov zahŕňa manuálne zadávanie miezd, zrážok a daní zo zúčtovania do tabuľkovej kalkulácie alebo jednoduchého účtovného softvéru. Malé podniky a startupy môžu byť v pokušení využiť manuálnu správu miezd na úsporu nákladov. Táto metóda je však časovo náročná a potenciálne zraniteľná z hľadiska bezpečnostných hrozieb, straty dát a ľudskej chyby.

2.     Softvér na správu miezd

Tento typ špecializovaného softvéru sa nachádza na počítači alebo v cloude a môže pomôcť spoločnosti organizovať a zefektívniť automatizáciu miezd. Softvér na správu miezd je čoraz viac spravovaný v cloude, vo všeobecnosti účtuje poplatok a je založený na predplatnom. Môže pomôcť organizáciám vyhnúť sa nákladným chybám zúčtovania miezd a platov, udržať si prehľad o aktualizáciách súladu s predpismi v rôznych regiónoch, keď sa operácie rozširujú do nových geografických oblastí, a udržiavať údaje o zamestnancoch organizované a bezpečné.

3.     Outsourcing miezd

Spoločnosti, ktoré nemajú túžbu alebo zdroje na interné spustenie správy miezd, si môžu na riadenie tohto procesu najať externého poskytovateľa služieb. Hoci spoločnosť, ktorá je treťou stranou, môže odstrániť časť administratívnej záťaže, môže to byť drahé a vyžaduje si to, aby sa vzdala nejakej priamej kontroly procesu.

Aké sú fázy procesu riadenia miezd?

Zúčtovanie miezd a platov definovalo kroky, ktoré musia organizácie dodržiavať, aby sa zabezpečilo správne a efektívne fungovanie systému podľa plánu. Koniec koncov, jeden chybný krok môže mať za následok oneskorený výplatný šek alebo pokutu. Tu sú tri hlavné fázy riadenia zúčtovania miezd a platov:

1. Fáza predbežného zúčtovania miezd a platov

Zahŕňa zhromažďovanie základných údajov o zamestnancoch, ako je stav zamestnania, hodinové a nadčasové sadzby, mzda, informácie o sledovaní času, akékoľvek bonusy, nadčasy alebo provízie, platené pracovné voľno alebo dovolenka a zrážky. Organizácie tiež musia zabezpečiť, aby ich mzdový systém bol nastavený s najnovšími údajmi, pracovnými pravidlami a nariadeniami o dodržiavaní predpisov.

2. Fáza výpočtov

Zahŕňa výpočet hrubej mzdy a následné uplatnenie zrážok na získanie čistej mzdy zamestnanca alebo čerpania mzdy domov. Je dôležité získať všetky potrebné interné schválenia, aby sa finančné prostriedky rozobrali načas a plánovali zúčtovanie miezd a platov.

3. Fáza po zúčtovaní miezd a platov

Zahŕňa rozdeľovanie platieb zamestnancom, vytváranie príspevkov na sociálne poistenie a dôchodok, vedenie presných finančných záznamov a podávanie požadovaných formulárov a správ u vládnych agentúr. V závislosti od toho, kde sa spoločnosť nachádza, budú zamestnávatelia musieť viesť evidenciu zamestnancov stanovený počet rokov. IRS napríklad uvádza, že americké podniky by mali viesť záznamy o daniach z zamestnanosti najmenej štyri roky. Interné tímy by tiež mali pravidelne preskúmavať interné procesy, aby sa zabezpečila presnosť a riešili všetky oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť.

Aké sú funkcie systému riadenia miezd?

Moderný systém zúčtovania miezd a platov, ktorý sa nachádza hlbšie do detailov riadenia miezd, môže pomôcť firmám s nasledujúcimi spôsobmi:

• Výpočet miezd zamestnancov: Automatizácia a výpočet hrubej mzdy, zrážok a čistej mzdy a zabezpečenie súladu s daňovými povinnosťami a pracovnými zákonmi. Dane a zrážky zahŕňajú miestne, štátne, provinčné, regionálne, federálne alebo štátne dane, čiastky dávok dôchodkového alebo zdravotného poistenia a akékoľvek iné zrážky z hrubej mzdy.
• Spracovanie daní zo mzdy: Výpočet a postúpenie zrážok štátnym úradom.
• Dodržiavanie požiadaviek na evidenciu miezd a platov: Vykonáva údržbu štvrťročných a ročných daňových výkazov a formulárov na konci roka pre zamestnancov a zmluvných pracovníkov.
• Poskytnutie mzdových výkazov zamestnancom: Poskytnite zamestnancom rozpis ich zárobkov a zrážok za výplatné obdobie a od začiatku roka cez papierové alebo elektronické výkazy. Niektoré mzdové systémy tiež umožňujú zamestnancom prihlásiť sa do e-mailových alebo textových správ o svojich mzdových výkazoch.

Aké sú výhody používania cloudového systému správy miezd a platov?

Mzdové systémy podporujú vyššiu efektivitu a pomáhajú podnikom šetriť na časovo náročných personálnych úlohách. S cloudovým mzdovým softvérom a jeho prístupom ku každému rozhraniu majú mzdové tímy na dosah ruky responzívne a výkonné nástroje. Mzdové účtovníctvo sa čoraz viac uznáva aj ako strategická funkcia. Ako sa uvádza vo Forbese, mzdové systémy s podporou umelej inteligencie pomáhajú organizáciám zlepšovať transparentnosť, znižovať chyby a poskytovať personalizovanejšie skúsenosti zamestnancov – menia mzdové účtovníctvo na hnaciu silu dôvery a transformácie.

• Presné výpočty: Automatizácia výpočtov pomáha firmám vyhnúť sa chybám pri spracovaní zúčtovania miezd a platov, zabezpečiť včasnú a presnú platbu.
• Pomoc pri dodržiavaní predpisov: Keď sa prijmú nové zákony alebo zmenia existujúce zákony, softvér na riadenie miezd má oveľa lepšiu pozíciu na začlenenie týchto zmien do nariadení, čím sa zabezpečí, že podniky zostanú pred kritickými termínmi a vyhnú sa sankciám. Pre spoločnosti, ktoré pôsobia vo viacerých regiónoch a krajinách, zahŕňa rozšírené cloudové zúčtovanie miezd a platov globálne možnosti lokalizácie, aby boli v súlade.
• Prístup k daňovým formulárom: Zamestnanci majú jednoduchý prístup k svojim daňovým formulárom samostatne, čím sa znižuje zaťaženie ľudských zdrojov.
• Flexibilné možnosti platby: Zamestnanci si môžu vybrať, či chcú byť platení priamym vkladom alebo šekom, alebo prostredníctvom inej možnosti poskytovanej spoločnosťou.
• Detailné vedenie záznamov: Tímy môžu konsolidovať detaily zúčtovania miezd a platov na základe údajov v reálnom čase a generovať prispôsobené výkazy pomocou tlačidla. Využitie analýzy mzdových dát na rozpoznanie trendov a vzorov pomáha HR a vedúcim pracovníkom spoločnosti robiť lepšie obchodné rozhodnutia.
• Samoobslužné služby zamestnancov: Zamestnanci majú prístup k svojim mzdovým výkazom s rozpisom platieb a zrážok, čím sa zvyšuje transparentnosť.
• Znížené chyby v zúčtovaní miezd a platov: Softvérové zúčtovanie miezd a platov eliminuje potrebu manuálneho zadávania a výpočtov údajov a sprievodnú možnosť chýb.
• Automatické výstrahy: Správcovia miezd môžu aktivovať výstrahy v softvéri, aby upozornili na potenciálne problémy a nastavili pripomenutia dôležitých dátumov, termínov a aktualizácií súladu.

Vývoj zúčtovania miezd a platov

Mzdové účtovníctvo bolo dlho vnímané ako back-office funkcia – nevyhnutná, ale často prehliadaná. Dnes sa toto vnímanie mení. Ako bolo zdôraznené v nedávnom článku Forbes, prezident SAP SuccessFactors Dan Beck, mzdové účtovníctvo sa stáva strategickou hnacou silou dôvery, transparentnosti a transformácie pracovnej sily.

“Payroll nie je len o výpočtoch; je to záväzok voči vašim ľuďom,” píše Beck. “Keď je to presné, včasné a transparentné, buduje dôveru, posilňuje vašu kultúru a udržuje angažovanosť zamestnancov.”

AI túto zmenu urýchľuje. Inteligentné mzdové systémy pomáhajú organizáciám pohybovať sa nad rámec transakcií a poskytovať zmysluplné skúsenosti zamestnancov od personalizovaných mzdových výkazov až po odhaľovanie podvodov a strategické prehľady pracovnej sily. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll napríklad používa AI na:

• Zvýšte transparentnosť platieb pomocou funkcií ako Explain My Pay, ktoré zjednodušujú komplexné údaje o výplatách.
• Zvýšte efektivitu a znížte chyby identifikáciou anomálií predtým, ako ovplyvnia previerky.
• Zisťovanie podvodov a zabezpečenie súladu prostredníctvom analýzy vzorcov v reálnom čase.
• Odhaľovanie strategických prehľadov o kompenzáciách a nákladoch na pracovnú silu na informovanie o plánovaní a rozpočtovaní.

Ako si vybrať systém riadenia miezd

Pokiaľ ide o výber správneho systému riadenia miezd, je nevyhnutné, aby podnikatelia pred výberom systému zhodnotili svoje potreby a želania. Akonáhle určia, čo môžu minúť a ich nevyhnutné funkcie, môžu sa venovať nasledujúcim otázkam:

1. Aká je úroveň reputácie a skúseností poskytovateľa?

Pozrite si recenzie webových stránok, prečítajte si skúsenosti zákazníkov a prípadové štúdie a pozrite sa na klady a nevýhody poskytovateľa. Zaregistrujte sa aj na živú ukážku alebo bezplatnú skúšobnú verziu na testovanie softvéru pred prijatím záväzku.

2. Ako bezpečný je systém?

Zistite, či poskytovateľ používa šifrovanie, či je v súlade s predpismi o ochrane údajov a ponúka prispôsobiteľný prístup používateľov. Získajte aj informácie o procesoch zálohovania a obnovenia dát.

3. Podporuje poskytovateľ krajiny a územia, v ktorých sa uskutočňuje podnikanie?

Zistite úroveň lokalizácie poskytovanej pre miesta, kde firma pôsobí alebo plánuje rozšírenie. To zahŕňa jazyk, menu, dátum a podporu časového pásma a siaha oveľa ďalej do konkrétnych polí, výpočtov a zostáv, ktoré sa môžu v každej krajine líšiť.

4. Pomáha poskytovateľ spoločnostiam dodržiavať meniace sa predpisy?

Stanovte, či dodávateľ monitoruje zákonné nariadenia, ktoré ovplyvňujú zúčtovanie miezd a platov, a poskytuje včasné aktualizácie, aby pomohol s dodržiavaním predpisov. Tiež zistite, či poskytovateľ podporuje požadované výkazy potrebné na podanie s rôznymi agentúrami a pre ktoré krajiny a oblasti.

5. Integruje sa softvér s inými systémami?

Vyhľadajte poskytovateľa, ktorý ponúka integráciu s existujúcimi systémami, ako je softvér HCM, aby boli kľúčové informácie konzistentné, vyhli sa duplicitnému zadávaniu údajov a zabránili potenciálnym chybám. Mzdový systém, ktorý poskytuje prístup k API, môže organizáciám umožniť prispôsobiť si platformu a spojiť sa s inými nástrojmi, ale to tiež prichádza s potrebou zabezpečiť, aby tieto integrácie zostali aktuálne s akýmikoľvek zmenami vykonanými vo všetkých pripojených systémoch.

6. Aké sú možnosti podávania správ?

Zistite, aké typy výkazov môže poskytovateľ generovať, napríklad analýzu dôchodkového príspevku alebo daňovú povinnosť zo mzdy. Tiež skontrolujte, či existujú analytické funkcie, ktoré pomáhajú pri prognózovaní a rozhodovaní.

7. Zmestia sa rozpočty nákladov alebo očakávaný rast?

Určte počet potrebných licenčných miest a celkové náklady od počiatočných až po opakované poplatky. Zistite, či sa platforma môže zmenšiť s rastúcou veľkosťou a komplexnosťou podniku. Vyrovnať tieto náklady s možnými nákladmi na nesprávne zúčtovanie miezd a platov alebo nedodržanie právnych predpisov.

Prípady použitia správy zúčtovania miezd a platov podľa odvetví

Tu sú príklady firiem v troch odvetviach, ktoré implementovali cloudové systémy a úspešne zlepšili svoje personálne a mzdové operácie.

Nehnuteľnosti

Po rozšírení zo 450 na 670 zamestnancov počas dvoch rokov potrebovala jedna z najväčších austrálskych majetkových skupín lepšiu podporu tímu a prevádzkovú efektivitu. Zistite, ako konsolidovaná platforma HR so zúčtovaním miezd a platov integrovaná do jadra pomohla tejto organizácii s presnosťou, rýchlosťou a súladom. Prečítajte si príbeh skupiny GPT.

Šport a zábava

Veľká športová a zábavná spoločnosť chcela zlepšiť skúsenosti zamestnancov a rozhodovanie na pracovisku. Získajte informácie o tom, ako jednotný zdroj údajov pomohol tejto organizácii automatizovať procesy HR, skrátiť čas spracovania privítania, zjednodušiť mzdové operácie a robiť informovanejšie rozhodnutia pracovníkov. Prečítajte si príbeh Sharks Sports & Entertainment.

Spotrebný priemysel

Jedna z najväčších potravinárskych spoločností na svete potrebovala modernizovať svoje procesy, aby zlepšila skúsenosti a kultúru zamestnancov. Zistite, ako cloudový systém riadenia miezd pomohol tejto organizácii poskytnúť pracovníkom na Blízkom východe smartfón prístup k samoobslužným nástrojom a iným údajom. Načítanie príbehu BRF.

Preskúmajte systémy riadenia miezd

Podniky všetkých veľkostí zamerané na rast môžu ťažiť z rafinovaných procesov a lepšieho riadenia miezd. Toto je užitočný kontrolný zoznam ľudských zdrojov a miezd pre spoločnosti, ktorý zabezpečí, že ich organizácia bude vybavená na podporu svojich obchodných cieľov, riešenie budúcich výziev a uspokojenie potrieb zamestnancov.

Zistite, ako môže SAP SuccessFactors Employee Central Payroll pomôcť spoločnostiam zjednodušiť procesy zúčtovania miezd a platov pre ich globálnu pracovnú silu. Dôverne včas, bezpečne a efektívne vedie mzdové účtovníctvo, ktoré je v súlade s predpismi platnými pre jednotlivé krajiny a regiónmi.