Proces výberu ERP

Na výber sú doslova stovky ERP systémov so širokou škálou možností, silných stránok, slabých stránok, použiteľnosti a ceny. Aj keď sa výber systémov môže zdať skľučujúci, systematický proces porovnávania ERP systému môže viesť váš tím k dobrému rozhodnutiu v primeranom čase.

Časovo testovaná metodológia, ktorá je tu načrtnutá, vám môže pomôcť vynulovať riešenie, ktoré najlepšie vyhovuje špecifickým potrebám vašej spoločnosti. Táto metodológia môže znieť ako základná – ale spoločnosti, ktoré vykonávajú proces výberu dodávateľov ERP bez toho, aby dodržiavali tieto logické kroky, často narážajú na oneskorenia, dodatočné náklady a zbytočné prispôsobenie. Na druhej strane, spoločnosti, ktoré používajú osvedčené postupy hodnotenia ERP, majú zvyčajne plynulejšie výberové procesy a následné implementácie. Vďaka tomu môžu skôr využívať výhody moderného ERP systému a účinnejšie konkurovať v digitálnom svete.

Päťkroková metodológia pre hodnotenie ERP systémov

Keď sa spoločnosť rozhodne nahradiť svoj starý systém ERP, budete musieť zostaviť projektový tím, ktorý bude riadiť proces porovnávania, výberu a implementácie softvéru ERP. Tím začína svoju prácu vypracovaním počiatočného plánu – ktorý je v tejto fáze skutočne skôr všeobecnou stratégiou.

Proces výberu dodávateľa ERP je možné popísať v týchto piatich krokoch:

1. Definícia požiadaviek ERP
2. Žiadosť o návrhy (RFP)
3. Vyhodnotenie prvého rezu
4. Porovnanie ERP a detailné vyhodnotenie
5. Konečné rozhodnutie: Výber ERP a zmluva

1. Definícia požiadaviek ERP

Budete musieť povedať svojim potenciálnym poskytovateľom ERP o vašej organizácii a jej potrebách, aby správne nakonfigurovali, zabalili a ocenili vhodné riešenie. Začnite identifikáciou kľúčových online zdrojov, ako sú ukážky produktov a blogy, ktoré rozprávajú príbeh vašej spoločnosti.

Popíšte svoj podnik a jeho procesy všeobecným spôsobom namiesto vytvárania dlhých zoznamov konkrétnych požiadaviek a procesov. Povedzte potenciálnym poskytovateľom o veľkosti vášho podnikania, objeme aktivít a transakcií, zložitosti rôznych procesov a akýchkoľvek jedinečných vlastnostiach alebo faktoroch. Zamerajte sa na procesy a požiadavky, ktoré vášmu podniku poskytujú jeho konkurenčnú výhodu. To sú veci, ktoré budú navzájom odlíšiť perspektívne systémy a kde budete pozorne sledovať, ako dobre môže byť každý systém nakonfigurovaný tak, aby podporoval tieto jedinečné procesy a funkcie.

Načrtnite veci, ktoré sa vám páčia na vašom súčasnom systéme – budete chcieť, aby ich aspoň zvládol aj váš nový systém. Zahrňte veci, ktoré váš existujúci systém nerobí (alebo nerobí dobre). Poukazujte na akékoľvek vlastné aplikácie, funkcie alebo modifikácie, ktoré je potrebné riešiť štandardnou funkcionalitou alebo jednoduchým prispôsobením (nie modifikáciou) v novom systéme. Inými slovami, zamerať sa na veci, ktoré sú jedinečné pre vaše podnikanie a predpokladať, že rutinné veci sa budú starať sami o seba. (Tento predpoklad overíte v demonštráciách a záverečných posúdeniach bližšie k bodu rozhodnutia).

Kľúčové tipy na definovanie požiadaviek ERP

Kontrolné zoznamy požiadaviek ERP používajte opatrne. Zatiaľ čo kontrolné zoznamy sú už dlho štandardným odvetvovým nástrojom, často nepoukazujú na zmysluplné rozdiely medzi riešeniami. Mnohé položky v týchto zoznamoch sú základnými funkciami, ktoré takmer každý systém ponúka, čo vedie väčšinu dodávateľov k jednoduchej kontrole „áno“, aj keď sa schopnosti značne líšia. Namiesto toho, aby ste sa spoliehali na všeobecné kontrolné zoznamy, prispôsobte ich tak, aby odrážali jedinečné potreby vášho podniku. Prispôsobené kontrolné zoznamy vám pomôžu efektívnejšie porovnávať dodávateľov a zamerať sa na to, čo je pre vašu organizáciu skutočne dôležité.

Získajte správnych ľudí vo svojom projektovom tíme. Špecifikácia požiadaviek je tvrdá práca. Potrebuje členov tímu, ktorí sa venujú organizácii, dobre poznajú spoločnosť a majú čas venovať sa projektu. Vyhnite sa pokušeniu zabaliť tím s nadšenými, ale neskúsenými ľuďmi.

Uistite sa, že váš RFP obsahuje tieto informácie:

• Popis vášho podnikania a jeho procesov
• Čo váš súčasný systém robí dobre
• Čo to nerobí tak dobre, ako by ste chceli
• Čo ešte chcete, aby nový systém urobil (zoradený podľa dôležitosti)

2. ERP RFP

Ďalší krok zahŕňa vystavenie pozvánok na odpoveď pre vybranú skupinu dodávateľov. Počet pozvánok, ktoré by ste mali poslať, sa bude líšiť – ale pamätajte, že budete musieť vykonať podrobnú kontrolu pre každú z vás distribuovaných. Skúsenosti ukázali, že čím menší je počet potenciálnych poskytovateľov a podrobnejšie informácie, tým lepšie sú odpovede. Najlepšie je identifikovať tucet (alebo menej) najlepších kandidátov na váš krátky zoznam.

Dodávatelia ERP by mali v odpovedi navrhnúť systém, ktorý poskytuje potrebné funkcie a funkcie na splnenie požiadaviek, ktoré ste identifikovali. Návrhy budú obsahovať aj informácie o ich spoločnostiach, produktoch, skúsenostiach v podnikaní, zdrojoch, ktoré sa zaviažu k vašej implementácii, a ďalšie informácie určené na získanie vašej dôvery (a teda aj vášho podnikania).

Ako teda identifikujete tucet (alebo menej) kandidátov, na ktorých by ste svoje výberové snahy zamerali? Ako si pripravíte zoznam od stoviek dodávateľov ERP len na pár? Začnite s odvetvovými publikáciami, ktoré obsahujú príbehy o úspechu ERP. (Všimnite si, že tieto publikácie vám pravdepodobne nepovedia o ťažkostiach alebo zlyhaniach, preto dajte tieto informácie do úvahy). Použite svoje kontakty v odvetví – napríklad asociácie a obchodné skupiny – na identifikáciu ďalších odborníkov, ktorí mohli mať nedávne skúsenosti s výberom a implementáciou ERP.

Existuje tiež mnoho online adresárov, výberových nástrojov a služieb výberu systému, ktoré vám pomôžu identifikovať softvér, ktorý má funkcie, ktoré potrebujete a / alebo má skúsenosti vo vašom odvetví.

Pre personalizované poradenstvo môžete uzavrieť zmluvu s poradenskou pobočkou svojej firmy pre zákazníkov alebo nájsť nezávislý poradenský zdroj vo vašej lokálnej oblasti a/alebo vo vašom odvetví. Uistite sa, že si overte ich minulosť a pridružené vzťahy, aby ste sa uistili, že sú skutočne nezávislé a nie sú spojené s jedným alebo viacerými poskytovateľmi ERP.

Môžete sa rozhodnúť zahrnúť určitých dodávateľov systémov ERP, ktorí sú zaujímaví z iných dôvodov. Možno jeden alebo viac vašich väčších a dôležitejších zákazníkov používa ERP systém a povzbudil vás, aby ste používali rovnaký systém. Alebo je vaša spoločnosť súčasťou väčšieho podniku alebo odvetvovej skupiny, ktorá „štandardizovala“ na danej platforme ERP. Získajte návrh od odporúčaného poskytovateľa a pri rozhodovaní dajte všetkým návrhom spravodlivé a nezaujaté hodnotenie.

Kľúčové tipy pre vaše ERP RFP

Zabezpečiť, aby všetky zainteresované strany identifikovali svoje požiadavky. Váš RFP by mal zahŕňať vstup od všetkých zainteresovaných strán. V opačnom prípade riskujete, že si vyberiete systém ERP, ktorý bude slúžiť len niektorým vašim podnikovým funkciám, čo si vyžaduje, aby iné oblasti investovali do samostatných systémov. Vyhodnocujte systémy, ktoré fungujú pre celý podnik a najskôr použite plán implementácie na dodanie prioritných modulov.

Venujte pozornosť klasifikácii požiadaviek. Často sa RFP rozdeľuje na funkčné oblasti s časťami, ktoré majú byť dokončené pre každé oddelenie. Každá oblasť – či už HR alebo prevádzka – zvyčajne ponúka skvelé funkcie klasifikácie práce pre svoju podnikovú jednotku, ale ich priority nemusia byť v súlade s celkovými obchodnými cieľmi. Je na vašom tíme pre hodnotenie projektu, aby upravil priority zo širšej perspektívy. Ktoré požiadavky sú životne dôležité, dôležité alebo jednoducho pekné?

Skontrolujte skutočnú dostupnosť funkcií. Softvérové spoločnosti majú skvelé marketingové oddelenia; niektoré predávajú produkty, ktoré neboli vyvinuté a testované úplne. Urobte výskum funkcií „prichádzajúcich v budúcom vydaní“ v porovnaní s tými, ktoré dnes používajú odkazy. Je úplne v poriadku zvážiť funkcie vo vývoji – ale nestavte svoj projekt na nadchádzajúce funkcie, ak sú nevyhnutné pre úspešný projekt.

Vyhodnoťte svoje procesy. Procesy zabudované do zabaleného softvéru ERP sa považujú za „osvedčené postupy“. Skúsení ERP konzultanti a implementátori vám povedia, že je takmer vždy lepšie zmeniť postup tak, aby vyhovoval softvéru (rozpoznanie aspektu „best Practices“), ako zmeniť softvér tak, aby vyhovoval existujúcej procedúre. Toto rozhodnutie je však vaše. Ale nezabudnite, že nové procesy môžu poháňať zlepšenia a výhody, ktoré získate z nového systému. Nezabúdajte tiež, že všetok moderný ERP softvér je prispôsobiteľný, takže máte značnú flexibilitu pri zmene rozloženia a toku obrazovky, postupov, charakteristík a spracovania údajov a ďalšie možnosti – bez zmeny kódu.

Zvážte návratnosť investícií do ERP. Väčšina firiem požaduje analýzu návratnosti investícií ERP (ROI) ako predpoklad pre autorizáciu a financovanie akéhokoľvek významného projektu. Ako naznačuje názov, ide o súčet nákladov súvisiacich s nákupom a implementáciou nového systému plus rozdiely prevádzkových nákladov v porovnaní s rozdielmi existujúceho systému. Návratnosť investícií zohľadňuje okrem priamych úspor nákladov aj výhody, vrátane zlepšenia výkonu, lepších služieb zákazníkom a produktivity na pracovisku.

3. Prvé hodnotenie ERP

Hodnotenie prebieha v dvoch fázach. V tejto prvej fáze sa hodnotia všetky návrhy, aby sa zistilo, ako dobre zodpovedajú vášmu prostrediu a požiadavkám, ako je uvedené vo vašom RFP. (Táto fáza nezahŕňa porovnanie dodávateľov - tento krok spadá do druhej fázy hodnotenia).

Cieľom je v tejto chvíli odstrániť tie, ktoré nespĺňajú vaše kritériá, a zoradiť tie, ktoré sa zdajú byť vhodné pre účet. Výsledkom je krátky zoznam najlepších návrhov. Tieto a len tieto budú podrobené podrobnému hodnoteniu, ktoré povedie až ku konečnému výberu.

Ak máte veľa odpovedí na preskúmanie, detaily budú mať tendenciu rozmazať, takže je ťažké zapamätať si, ktoré odpovede RFP sú obzvlášť silné (alebo slabé) a v ktorých oblastiach. Číselná hodnotiaca stupnica vám môže pomôcť udržať si všetko rovno a zdokumentovať váš rozhodovací proces.

Tu je niekoľko ďalších tipov, ktoré vám pomôžu počas tohto kroku dokumentácie:

• Nastavte formulár alebo tabuľkový hárok usporiadaný tak, aby kontrolóri mohli hodnotiť každý návrh v súlade s hlavnými kritériami, ktoré ste zadali vo svojom RFP. Každému hodnotiacemu priradíte číselný stupeň (stupnica môže byť jedna až desať, jedna až päť, jedna až tri alebo akákoľvek úroveň granularity, ktorú považujete za vhodnú) každému hodnotiacemu kritériu. Môžete mať toľko alebo čo len málo recenzentov, ako si prajete.
• Nechajte miesto pre poznámky a otázky týkajúce sa odpovede na následné aktivity. Možno budete chcieť v tejto fáze požiadať o objasnenie alebo počkať na podrobné vyhodnotenie návrhov z užšieho výberu. Každému kritériu priraďte váhu na základe toho, aká kritická je funkcia alebo proces pre váš podnik.
• Vynásobte skóre udelené každým posudzovateľom významnosťou pre každé kritérium a vypočítajte celkové skóre pre každého dodávateľa. Najčastejšie bude niekoľko, ktorí sa umiestnia v blízkosti hornej časti stupnice, zoskupenie odpovedí trochu ďalej v rebríčkoch a niekoľko, ktorí rez nerobia. Teraz by ste mali mať svoj krátky zoznam finalistov – ideálne troch až piatich kandidátov – na záverečné hodnotenie.
• Kurzy sú dobré, že budete schopní identifikovať najlepších kandidátov, ale ak to nie je tak jasné, vráťte sa k jednotlivým hodnoteniam a prediskutujte s tímom.

Kľúčové tipy pre predbežné posúdenia ERP

Zaobchádzajte s každým potenciálnym poskytovateľom rovnako. Neakceptujte žiadne živé ukážky, špeciálne osobné stretnutia alebo návštevy na mieste, pokiaľ nie ste ochotný ponúknuť rovnaký prístup všetkým predajcom – je dôležité zachovať rovnaké podmienky. Jednou z bežných techník je usporiadať „konferenciu uchádzačov“ vo vašom zariadení, aby ste ukázali všetkým potenciálnym poskytovateľom a odpovedali na ich otázky (pred každým).

Nezabudnite, že návrh je predajný doklad. Odpovede budú obsahovať informácie, ktoré ste požadovali a ďalšie. Predpokladajme, že každé tvrdenie je pravdivé; väčšinu, ak nie všetky, môžete overiť počas procesu hodnotenia. Ale pochopte, že spisovatelia návrhu budú odpovedať na vaše otázky spôsobom, ktorý kladie ich výrobky do najpriaznivejšieho svetla.

Hľadajte odľahlé hodnoty. Venujte osobitnú pozornosť všetkým kritériám, kde hodnotenia vykazujú veľké rozdiely. Ak jeden recenzent ohodnotí návrh za jedno kritérium veľmi vysoko a iný posudzovateľ ho ohodnotí veľmi nízko, stojí za to diskusiu. Spýtajte sa oboch recenzentov konštruktívnym, neohrozujúcim spôsobom, aby zistili, čo si každý myslí. Pravdepodobne si jeden alebo obaja všimli niečo, čo ostatní recenzenti zmeškali alebo nepovažovali za dôležité. V dôsledku týchto diskusií možno budete chcieť upraviť hodnotenia pre konkrétne kritérium – a to by mohlo zmeniť celkové hodnotenia.

4. Porovnanie ERP a detailné vyhodnotenie

Keď identifikujete troch až piatich finalistov, je čas, aby ste sa pustili do práce s overovaním ich nárokov a overovaním referencií.

Ako spustiť hodnotenia ERP

Spojte sa s každým potenciálnym poskytovateľom a dajte im dobrú správu: urobili krátky zoznam! (Je v poriadku povedať im, koľko je ďalších finalistov a dokonca im dať vedieť, proti ktorým spoločnostiam súťažia, ak sa vám to páči).

• V niektorých prípadoch by ste ich mohli požiadať aj o spresnenie ich návrhov.
• Porozprávajte sa (alebo navštívte) existujúcich používateľov systému, najlepšie vo vašom odvetví (alebo na podobnom trhu) a blízko veľkosti vašej spoločnosti.
• Zabezpečiť referencie, ak ich dodávatelia ešte neposkytli. (Dodávatelia môžu váhať s poskytovaním referencií z dôvodu obáv z hľadiska hospodárskej súťaže. Ale mali by ste trvať. Ubezpečte ich, že podpíšete a budete dodržiavať dohody o mlčanlivosti).

Ako spravovať ukážky systému ERP

Toto je tiež čas pozvať kandidátov z užšieho výberu, aby vykonali podrobné ukážky svojich systémov – ale musíte kontrolovať tieto ukážky.

• Poskytnite každému kandidátovi skript alebo zoznam funkcií, ktoré chcete vidieť v dostatočnom predstihu pred plánovanou ukážkou. Všetci potenciálni poskytovatelia by mali dostať rovnaký zoznam.
• Umožnite im zobraziť všetky špeciálne funkcie, ktoré chcú zvýrazniť, až keď vám ukážu funkcie a procesy uvedené v žiadosti o cenovú ponuku.
• Uistite sa, že váš skript alebo zoznam obsahuje jedinečné požiadavky identifikované v prvom kroku. ERP systémy zvládajú normálne procesy oveľa rovnakým spôsobom; sú to výnimky z bežných procesov, ktoré predstavujú výzvu. (Napríklad možnosť zadávania zákaziek pre materiály, ktoré nie sú v zásobe; požiadavka na predaj skupín alebo materiálov v balíkoch, zostavách alebo sadách; alebo podpora jedinečného procesu párovania faktúr).
• Počas demonštrácie budete chcieť vidieť, ako je možné nastaviť softvér a prispôsobiť ho tak, aby podporovali vaše jedinečné procesy a postupy. To znamená, že zostaňte otvorení do tej miery, že by ste mohli objaviť niektoré osvedčené postupy v tých štandardných funkciách, ktoré by zlepšili operácie a výsledky vo vašej spoločnosti.
• V ideálnom prípade bude demonštrátor schopný zobraziť funkciu systému pomocou vlastných dát. Nie vždy je to možné, ale keď to tak bude, dá vám oveľa lepšiu ukážku, ako by systém fungoval vo vašom prostredí.

Kľúčové tipy pre podrobné hodnotenie ERP

Nedajte sa oslniť demonštráciami. Odborníci, ktorí predvádzajú softvér, sú typicky veľmi skúsení a majú veľké osobnosti. Ich cieľom je vyhrať vás a predať ich softvér. Nenechajte sa rozptýliť osobou alebo predajným ihriskom, bez ohľadu na to, ako zábavné. Zamerajte sa na to, ako obchodné procesy spĺňajú vaše potreby.

Vyťažte maximum z referenčných návštev lokality. Pozorne vyberte, koho plánujete navštíviť. Zavolajte svojmu hostiteľovi, aby ste sa uistili, že implementovali softvér a uvedomili si sľúbené výhody. Dohodnite sa na tom, čo vám a ľuďom, s ktorými sa počas návštevy stretnete, ukážu. Raz na mieste, starostlivo posúdiť, či je ich úspech replikovateľný vo vašom prostredí. Pýtajte sa aj tvrdé otázky: „Aké boli vaše najväčšie prekvapenia?“ A „Ak by si to musel urobiť znova, čo by si urobil inak?“

Pokračujte v kladení otázok. Povzbuďte svoj výberový tím, aby kládol otázky, len aby objasnil odpovede. Urobte to v revízii RFP, ako aj počas demonštrácií; to výrazne zníži šancu na budúce prekvapenia. Teraz je čas nájsť akékoľvek odpovede, ktoré sa vám nepáčia – pred začatím rokovaní. Tiež majte na pamäti, že dostanete svoje odpovede zadarmo v tejto fáze, takže sa naučte čo najviac. Akonáhle začnete implementovať produkt, možno budete musieť počkať na podporu alebo dokonca zaplatiť za odpovede na vaše otázky.

5. Výber ERP a zmluva

Keď dokončíte podrobné vyhodnotenia, pravdepodobne zistíte, že máte dvoch alebo troch dodávateľov, ktorí spĺňajú vaše kritériá. Vyberte si ten, ktorý podľa vás najlepšie spĺňa vaše súčasné a budúce potreby – ostatné však neodmietajte. Namiesto toho, dajte im vedieť, že sú vhodné, ale nie je to vaša prvá voľba; to necháva dvere otvorené v prípade, že vaše rokovania s najvyšším kandidátom nebudú fungovať podľa plánu.

Teraz môžete začať rokovať o detailoch zmluvy s najlepším kandidátom. Väčšina firiem vie, ako tento krok „má fungovať“. Ale ako každý ďalší krok v procese vyhodnocovania a výberu ERP, aj tu by ste sa mohli stretnúť s niektorými prekvapeniami.

Právomoc je na vašej strane v rokovaniach. Najlepšie je však považovať poskytovateľa za partnera v budúcom úspechu vašej spoločnosti, nie za protivníka pri rokovaniach. Cieľom spravodlivej dohody, ktorá obom stranám poskytne stimuly na efektívne zavedenie a efektívne fungovanie systému.

Každý aspekt implementácie systému a priebežná podpora by sa mali prediskutovať a zdokumentovať – podrobnosti o cene, zodpovednom a v niektorých prípadoch aj o požadovanom čase. Existuje mnoho aspektov zmluvy, vrátane (ale nie výlučne):

• Počiatočný nákup, lízing alebo licencia na hardvér a softvér
• Implementácia hardvéru a softvéru (s uvedením toho, čo sa „vykonáva“)
• Náklady a načasovanie pilotov konferenčnej miestnosti (pred alebo po zaplatení softvéru)
• Náklady na počiatočnú a priebežnú odbornú prípravu
• Prebiehajúca podpora údržby hardvéru a softvéru (a na akej úrovni)
• Konverzia dát a integrácia do iných systémov
• Vytváranie sietí a bezpečnosť
• Prispôsobenia (iniciálne a s budúcimi vydaniami)

Kľúčové tipy pre váš konečný výber softvéru ERP

Neoznamujte svoj konečný výber pred rokovaniami. Na konci fázy podrobného hodnotenia môže tím chcieť vyhlásiť „víťaza“. Informovanie vedúceho kandidáta, že sú „vybraným“, však nie je v najlepšom záujme spoločnosti. Nie je nezvyčajné, že v rokovacom procese sú prekvapenia a možno budete musieť znovu navštíviť svoj výber.

Dlhodobo plánovať. V zhone, aby ste mohli začať, sa uistite, že ste starostlivo preskúmali dlhodobé náklady, aby boli vaše odhady správne a aby ste neskreslili čísla návratnosti investícií do ERP. Niektorí poskytovatelia poskytujú viac bezplatných služieb na dlhšie obdobie a niektorí môžu externe poskytovať svoju dlhodobú podporu firme poskytujúcej individuálnu podporu. Niektorí poskytovatelia majú strop na to, koľko zvýšia ročnú údržbu alebo sadzby predplatného, a mnohí nie. Iní predávajú predplatné nízkeho software-as-a-service (SaaS) a po niekoľkých rokoch ho začínajú výrazne zvyšovať. Niektorí poskytovatelia poskytujú ročnú aktualizáciu, ale žiadnu významnú podporu v procese aktualizácie. Položte otázky a získajte písomné odpovede, aby ste sa uistili, že plne rozumiete svojim dlhodobým nákladom.

Zaberá dedinu (alebo aspoň tím)

Najdôležitejším faktorom úspechu procesu hodnotenia ERP systému je projektový tím. Tento tím by mal byť založený veľmi skoro a mal by byť hnacou silou vo vývoji, distribúcii a hodnotení RFP a výbere nového systému ERP.

Podľa našich skúseností, keď sú tímy uprostred podrobného skúmania a hodnotenia, často sa robia skratky. Ak však váš projektový tím dodrží týchto päť krokov a venuje pozornosť nadobudnutým ponaučeniam, bude schopný nájsť optimálne riešenie, ktoré by spĺňalo požiadavky vašej spoločnosti teraz aj do budúcnosti.

Čítať viac v tejto sérii