Analýza výdavkov: Konečná príručka

V dnešnom svete závratnej konkurencie a bleskovej zmeny môžete mať len chvíle na to, aby ste sa chopili príležitosti alebo odhalili riziko, ktoré by mohlo byť pre vašu spoločnosť výmenníkom hier. Ak chcete rýchlo začať a robiť rýchle obchodné rozhodnutia, potrebujete sebavedomie – musíte mať pocit, že máte spoľahlivý intel, ktorý vás podporí a poskytne vám jasný prehľad o vašej situácii. Tu prichádza proces analýzy výdavkov a analytické nástroje a metodiky výdavkov, ktoré ich podporujú.

Analýza výdavkov nielenže poskytuje kľúčové informácie o vašich minulých výdavkoch, ale poskytuje aj základ pre analytické nástroje na prognózovanie vzorcov výdavkov a vytváranie strategických prognóz pre budúce plánovanie.

Podľa nedávnej správy skupiny The Economist Group asi tretina respondentov C-suite uviedla, že analytika výdavkov je pre nadchádzajúci rok najvyššou prioritou. Výkonné nástroje na analýzu výdavkov, najmä tie, ktoré zahŕňajú funkcie riadené umelou inteligenciou, sú rozhodujúce pre navigáciu v moderných zložitostiach a umožňujú vám optimalizovať vaše obchodné operácie a operácie obstarávania.

Systematickým posudzovaním a analýzou nesúrodých množín údajov vám riešenia a postupy na analýzu výdavkov môžu pomôcť odhaliť neefektívnosť, rokovať zo silnejšej pozície a budovať lepšie vzťahy s vašimi dodávateľmi.

Čo je analýza výdavkov?

Analýza výdavkov je proces zberu, čistenia, klasifikácie a analýzy komplexných informácií o výdavkoch založený na údajoch. Jeho cieľom je pomôcť vám splniť kľúčové ciele, ako sú nižšie obstarávacie náklady, vyššia efektivita a vyššia zhoda. Vo svojom jadre rieši niektoré otázky, ktoré vám pomôžu lepšie pochopiť a optimalizovať vaše výdavky:

• Na čo míňame peniaze?
• Koľko sme zaplatili?
• Od koho kupujeme?
• Existuje lepší spôsob, ako to urobiť?

Historicky bola analýza výdavkov pracovne náročným a manuálnym procesom. Tímy pre obstarávanie sa museli posúvať cez nesúrodé zdroje údajov a tabuľky, pričom často chýbali príležitosti alebo riziká. Našťastie dnešné nástroje na analýzu výdavkov s podporou umelej inteligencie tieto úlohy automatizujú a poskytujú analýzy údajov na požiadanie. To zjednodušuje integráciu a štandardizáciu dát z viacerých zdrojov a uľahčuje analýzu informácií v reálnom čase, čo vám pomôže robiť rozhodnutia založené na inteligencii, ktoré zlepšujú obchodné výsledky.

Proces analýzy výdavkov

Zatiaľ čo proces analýzy výdavkov sa môže líšiť tak, aby odrážal jedinečné potreby a výzvy spoločnosti, je to štruktúrovaný a systematický podnik, ktorý sa spolieha na prístup k neustále aktualizovaným výkazom a súborom údajov, ako aj na spoľahlivú analýzu. Takto funguje typický proces:

Zaznamenávanie údajov o priamych, nepriamych a servisných výdavkoch

To zahŕňa zaznamenávanie dát z rôznych systémov vo vašom podniku vrátane systémov ERP, účtovníctva dodávateľov, platforiem elektronického obstarávania, systémov riadenia výdavkov a obchodných jednotiek. Musia sa zhromaždiť informácie o priamych výdavkoch (ako sú suroviny na výrobu) a nepriamych výdavkoch (kancelárske potreby a služby), aby sa poskytol úplný obraz o výdavkoch organizácie.

Vyčistiť, zrušiť dupe a rozšíriť údaje

Po zhromaždení dát ich môžete vyčistiť a štandardizovať, aby boli užitočné. To zahŕňa zjednotenie formátov, odstránenie duplicít a spracovanie všetkých prázdnych polí. Potom môžete informácie rozšíriť o ďalšie údajové body, ako sú čísla skóre kreditu pre každého dodávateľa.

Kategorizovať všetky údaje o výdavkoch

Po vyčistení musíte svoje údaje kategorizovať do štandardných kategórií výdavkov. Tento krok zahŕňa vytvorenie logickej taxonómie, ktorá zoskupuje podobné typy výdavkov, čo uľahčuje analýzu a správu. Správa kategórií môže zahŕňať kategórie priamych výdavkov, ako sú suroviny a kategórie nepriamych výdavkov, ako sú IT služby.

Zlúčiť s externými údajmi

Integrácia externých údajov s internými údajmi o výdavkoch poskytuje komplexnejšiu analýzu. Moderné softvérové riešenia tento proces vylepšujú tým, že umožňujú prispôsobeným zlúčeniam dát a reportom prinášať zistenia, ktoré by s manuálnymi systémami z minulosti neboli možné.

Transformovať nespracované údaje na použiteľné analýzy

Pomocou analýzy a prediktívneho modelovania môžete rýchlo a presnejšie identifikovať trendy, predpovedať budúce výdavky a odhaliť príležitosti na úsporu nákladov.

Identifikácia rizík a príležitostí na úsporu nákladov

Potom môžete analyzovať svoje transformované údaje, aby ste identifikovali potenciálne riziká, ako sú závislosti dodávateľov alebo problémy so súladom. Tento proces tiež odhaľuje príležitosti na zníženie nákladov zdôraznením oblastí neefektívnosti alebo nadmerného vynakladania prostriedkov.

Použiť analýzy na posilnenie postavenia koncových používateľov

Dáta sú vedomosti a poznanie je moc. Prispôsobené informácie a reporty, ktoré sú dnes k dispozícii, môžu poskytnúť niekoľko prehľadov, ktoré sa menia. V konečnom dôsledku však ľudia musia prevziať zodpovednosť za to, aby na nich konali. V tomto poslednom dôležitom kroku je nevyhnutné zabezpečiť, aby ste zdieľali (so správnymi tímami) svoje zistenia a prístup ku kritickej inteligencii.

Výhody analýzy výdavkov pri obstarávaní a v celom podniku

Vďaka zvýšenej viditeľnosti a inteligencii analýza výdavkov uľahčuje vášmu obstarávaciemu tímu realizovať niektoré z nasledujúcich výhod:

• Nižšie náklady: Analýza výdavkov zdôrazňuje príležitosti na úspory a potenciálne riziká, čo vám pomôže vyjednať lepšie podmienky, konsolidovať nákupy a prejsť na nákladovo efektívnejších dodávateľov.
• Lepšie riadenie rizík: Analýza výdavkov vám pomôže identifikovať preplatky alebo vzory, ktoré by mohli naznačovať potenciálne zraniteľnosti dodávateľského reťazca.
• Lepšie strategické získavanie zdrojov: Podrobné informácie o trendoch vo výdavkoch vám umožňujú prijímať rýchlejšie rozhodnutia, rokovať zo silnejšej pozície a lepšie zosúladiť procesy strategického stanovenia zdrojov odberu s vašimi cieľmi a cieľmi naprieč podnikmi.
• Zjednodušené procesy obstarávania: Analýza výdavkov vám pomáha identifikovať neefektívnosť a problematické miesta. Tieto zistenia môžu viesť k zlepšeniam procesov, rýchlejším dobám cyklov, zníženiu mzdových nákladov a celkovej lepšej výkonnosti obstarávania.
• Rozšírené riadenie vzťahov s dodávateľmi (SRM): Prehľad o výkone SRM a dodávateľa môžete použiť na rozvoj silnejších partnerstiev a zabezpečenie toho, aby vaši dodávatelia spĺňali štandardy a očakávania, ktoré ste si stanovili.
• Optimalizované riadenie zmlúv: Pridanie analýzy do procesu správy zmlúv vám pomôže vidieť nad rámec jemnej tlače a odhaliť výzvy a príležitosti. Tieto informácie vám umožňujú vyjednávať o najlepších prebiehajúcich podmienkach a podmienkach predĺženia počas celého životného cyklu zmluvy.
• Schopnosť porovnávať výkon: Analýza výdavkov umožňuje vašej organizácii porovnávať výkon interne a v porovnaní s odvetvovými štandardmi, identifikuje osvedčené postupy, stanovuje ciele a podporuje neustále zlepšovanie.

Príklad analýzy výdavkov

Integráciou riešení na analýzu výdavkov optimalizovala značka powerhouse oblečenie American Eagle Outfitters svoju viditeľnosť výdavkov a súlad vo viacerých kategóriách obstarávania. To umožnilo rýchly prístup k podrobným údajom o výdavkoch, čo spoločnosti pomohlo udržať vysokú úroveň súladu s jej politikami obstarávania. Najmä americkí výrobcovia Eagle Outfitters dôsledne dosiahli 80 % cieľ v oblasti plnenia požiadaviek na objednávku, čo sa premietlo do podstatných úspor.

Okrem toho integrácia viacerých zdrojových systémov uľahčila analýzu výdavkov v reálnom čase, čo umožnilo americkým outfitterom identifikovať príležitosti na znižovanie nákladov a konať. Toto strategické využitie integrovaných riešení na analýzu výdavkov posilnilo vzťahy s dodávateľmi spoločnosti American Eagle Outfitters a zvýšilo jeho celkovú efektívnosť obstarávania.

Čo je maverick utrácať?

Maverick výdavky, tiež známe ako nečestné výdavky, sa stáva, keď vaši zamestnanci uskutočňujú nákupy, ktoré obchádzajú vaše pravidlá obstarávania. S ľahkosťou online nákupu môže dokonca aj B2B tovar a služby získať čoraz viac ktokoľvek s internetovým pripojením. Tento druh výdavkov môže viesť k mnohým problémom a rizikám vrátane vyšších nákladov, straty viditeľnosti, nespoľahlivej kvality a potenciálnych problémov s dodržiavaním predpisov, ak sa kupujúci nepridržiava právnych alebo regulačných požiadaviek. To môže tiež poškodiť vaše vzťahy s preferovanými dodávateľmi, ktorí nemusia oceniť, že sú zničení.

Nastavením svojich riešení na analýzu výdavkov zistíte trendy spojené s maverickými výdavkami – a vzdelávaním svojich tímov o rizikách tohto postupu – môžete sa chrániť pred problémami, ktoré spôsobuje.

Metriky a KPI analýzy výdavkov

Najlepšie riešenie na analýzu výdavkov vám môže pomôcť monitorovať rôzne metriky a odsúhlasené kľúčové ukazovatele výkonu (KPI) prostredníctvom dashboardov a výkazov v reálnom čase. Takéto metriky vám poskytujú okno na celkové výdavky a výkon naprieč dodávateľmi, kategóriami, procesmi stanovenia zdroja odberu, stanovením cien a ďalšie. Tu je niekoľko bežných KPI používaných v analýze výdavkov:

• Úspory: Toto základné, základné KPI meria zníženie výdavkov dosiahnuté zlepšenými stratégiami obstarávania, lepšími rokovaniami s dodávateľmi a efektívnejšími procesmi. Sledovaním úspor nákladov môžete vyčísliť finančné výhody vášho úsilia o správu výdavkov.
• Výdavky v správe: Toto KPI odkazuje na celkové výdavky, ktoré aktívne spravuje obstarávací tím. Pomáha vám pochopiť, koľko vašich výdavkov sa riadi a optimalizuje. Vyššie úrovne výdavkov v rámci riadenia naznačujú lepší dohľad a účinnejšie postupy obstarávania. Metrika zaisťuje, že všetky výdavky sú viditeľné a účtované, čím sa znižuje riziko maverických výdavkov.
• Výkon dodávateľa: Môžete porovnať metriky, ako sú včasné sadzby dodávok, miery chýb a súlad so zmluvnými podmienkami, aby ste posúdili spoľahlivosť dodávateľa. Pravidelné monitorovanie nastavuje viditeľný a dohodnutý pruh a podporuje silnejšie vzťahy s dodávateľmi.
• Prevádzkové KPI: Prevádzkové KPI merajú efektívnosť procesov obstarávania. Môžu zahŕňať metriky, ako je čas cyklu na spracovanie objednávok, presnosť plnenia zákazky a efektívnosť spracovania faktúr. Zlepšenie prevádzkových KPI vedie k zjednodušenejším procesom obstarávania a zníženiu prevádzkových nákladov.
• Platobné podmienky: Často nedostatočne využívaný nástroj, analýza platieb skúma podmienky, za ktorých sa platby uskutočňujú dodávateľom. To znamená posúdiť veci, ako sú priemerné platobné dni, prijaté zľavy na predčasné platby a súlad s dohodnutými platobnými podmienkami.
• KPI zamestnanca: KPI zamestnanca merajú výkon a produktivitu pracovníkov v oblasti obstarávania. Môžu zahŕňať metriky, ako je počet spracovaných objednávok na zamestnanca, presnosť umiestnení objednávok a úroveň súladu s pravidlami obstarávania. Sledovanie KPI zamestnancov vám môže pomôcť identifikovať potreby školení, zlepšiť celkový výkon tímu a zvýšiť efektivitu a efektívnosť funkcie obstarávania.

Čo hľadať v analytickom softvéri výdavkov

Cloudové riešenia na analýzu výdavkov s podporou umelej inteligencie sú nevyhnutné pre každú vážnu stratégiu obstarávania a dodávateľského reťazca. Bez ohľadu na to, v akej fáze sa nachádzate na svojej ceste digitálnej transformácie, každý krok, ktorý podniknete na zlepšenie integrácie, viditeľnosti a presnosti údajov, sa oplatí krátkodobo aj dlhodobo. Pozrite sa na nasledujúce ako niektoré z kľúčových funkcií, ktoré by ste mali očakávať vo svojom softvéri na analýzu výdavkov:

• Komplexná integrácia údajov: Softvér by sa mal integrovať s existujúcimi finančnými systémami, systémami ERP a systémami dodávateľského reťazca na konsolidáciu všetkých údajov o výdavkoch na jednom mieste.
• Dashboardy a výkazníctvo v reálnom čase: Vyhľadajte prispôsobiteľné dashboardy v reálnom čase, ktoré poskytujú rýchly prehľad o kľúčových metrikách výdavkov a procesoch pracovných postupov.
• Rozšírené analytické funkcie a schopnosti umelej inteligencie: softvér by mal využívať umelú inteligenciu na transformáciu prvotných dát na použiteľné analýzy a predpovedanie budúcich trendov výdavkov.
• Užívateľsky prívetivé rozhranie: Uistite sa, že máte intuitívne, ľahko navigovateľné rozhranie, ktoré vyžaduje minimálne školenie a funguje na stolných aj mobilných zariadeniach.
• Škálovateľnosť a flexibilita: Vyberte softvér, ktorý sa môže škálovať s vašou organizáciou, integrovať s novými systémami a prispôsobiť sa meniacim sa potrebám obstarávania.
• Robustné funkcie zabezpečenia a súladu: Softvér musí zahŕňať prísne bezpečnostné opatrenia a dodržiavať príslušné predpisy na ochranu citlivých údajov.
• Prispôsobiteľné vykazovanie a analýza: Vyberte softvér, ktorý umožňuje vytváranie výkazov na mieru a podrobnú analýzu údajov prispôsobenú špecifickým potrebám.

Čítať viac