Finančná uzávierka je proces dlho spojený so zdĺhavými, chybovo náchylnými úlohami, podporený intenzívnym tlakom, aby sa knihy čo najrýchlejšie uzavreli čo najrýchlejšie. A zatiaľ čo rozhodujúce obchodné rozhodnutia často visia v rovnováhe, finančné výkazy a správy, na ktorých sa spoliehajú, sú len také dobré ako ich presnosť a spoľahlivosť.

Spoločnosti stredného trhu dnes čelia intenzívnej konkurencii a musia byť schopné rýchlo otvárať a prispôsobovať svoje obchodné modely. Efektívne a spoľahlivé finančné blízke procesy pomáhajú prinášať dôveru a rýchlosť podnikovému plánovaniu a rozhodovaniu a pomáhajú investorom a akcionárom rozpoznať dobrú vec, keď to vidia.

Čo je finančná uzávierka?

Finančná uzávierka sa vzťahuje na opakujúci sa proces kontroly a odsúhlasenia, ktorý vedie k dodaniu účtovných závierok a výkazov potrebných na podrobné zobrazenie fiškálnej situácie spoločnosti. Inými slovami, finančná uzávierka je súčtom všetkých činností finančného riadenia, ktoré sa účtovné tímy zaväzujú „zatvoriť knihy“ v konkrétnom časovom období, ako je mesiac, štvrťrok alebo fiškálny rok. Konečným cieľom účtovnej uzávierky je poskytovať podrobné a komplexné výkazy vrátane:

• Súvaha alebo výkaz o finančnej situácii
• Výkaz ziskov a strát alebo výkaz ziskov a strát
• Výkaz peňažných tokov

Aký je rozdiel medzi „finančnou uzávierkou“ a „uzavretím kníh“?

Dokonca aj ľudia, ktorí poznajú rozdiel medzi týmito dvoma pojmami, ich často používajú trochu zameniteľne. Z prevádzkového hľadiska však existuje rozdiel medzi finančnou uzávierkou a uzavretím kníh – a tým, ktorý sa stáva čoraz dôležitejším, keďže stredne veľké spoločnosti sa snažia lepšie integrovať svoje účtovné procesy do jedného cloudového systému, ako je napríklad softvér na plánovanie podnikových zdrojov (ERP).

Tu je definícia týchto kľúčových pojmov:

• Finančná uzávierka je zastrešujúci pojem, ktorý sa vzťahuje na všetky účtovné procesy, ktoré idú do uzavretia kníh – vrátane aktu skutočného uzavretia kníh. Výsledkom sú finančné výkazy a výkazy, ktoré zainteresovaným stranám a vedúcim pracovníkom poskytujú presný prehľad o fiškálnej situácii spoločnosti. K tomu dochádza pravidelne, čo môže byť mesačne, štvrťročne, ročne alebo inak.
• Uzavretie kníh je krok v procese finančnej uzávierky, keď sú hlavná kniha alebo „knihy“ vyrovnané a uzavreté pre dané obdobie. Po tomto kroku sa vytvoria finančné výkazy na zobrazenie fiškálnej situácie spoločnosti v danom čase.

Kľúčové kroky v procese finančnej uzávierky

V podstate existuje päť krokov v procese finančnej uzávierky: zaznamenávať, analyzovať, zavrieť, konsolidovať a vykazovať. Keď sa stanoví konečný termín, zostatok všetkých účtovných závierok musí byť vyrovnaný, aby bolo možné knihy uzavrieť a proces sa začal znova pre nasledujúce fiškálne obdobie.

Záznam, analýza, konsolidácia

• Vytvorenie finančných transakcií zahŕňa zaznamenávanie majetku, záväzkov, vlastného imania, výnosov a výdavkov z celého podniku za dané fiškálne obdobie.
• Vykonanie finančného účtovníctva zahŕňa ďalšie úlohy, ako sú analýza a odsúhlasenie účtov, realizácia výnosov, výpočet odpisov a účtovníctvo časového rozlíšenia.

Zatvoriť

• Uzavretie entity je bod, v ktorom ste prestali zaznamenávať a odsúhlasovať transakcie a ste pripravení odsúhlasiť a zatvoriť knihy.
• Podniková uzávierka sa uskutoční po uzavretí účtovných kníh a zahŕňa ďalšie kroky potrebné na finančnú konsolidáciu naprieč divíziami a právnickými osobami vrátane priradenia k spoločnej účtovej osnove, pre určitý prepočet na spoločnú menu, eliminácie nad rámec účtovného okruhu a výpočet investícií. S rastom stredne veľkých podnikov budú musieť niektoré z týchto činností automatizovať a integrovať a získať rýchlejší prístup k kontrolám kontroly a overovania.

Správa

• Vykonanie finančného výkazníctva je posledným krokom v procese finančnej uzávierky. Keďže vykazovanie sa stáva zložitejším a náročnejším, finančné tímy pociťujú tlak na rýchlejšie a flexibilnejšie vykazovanie. Rozhrania mobilných zariadení a výkonné systémy finančného riadenia sú ideálnou odpoveďou na prevádzku personalizovaných reportov v reálnom čase kdekoľvek a kedykoľvek.

Softvér pre finančné uzávierky ERP vám môže zobraziť snímku zostávajúcich úloh na dokončenie na uzavretie kníh.

Prvých 5 finančných výziev

Mnohé stredne veľké spoločnosti čelia čoraz zložitejším globálnym účtovným výzvam, ale musia sa spoliehať na menšie tímy, aby veci zvládli. Pre nich je rozhodujúce zefektívniť a automatizovať ich účtovné postupy a čeliť týmto výzvam.

Tu sú hlavné výzvy pre finančné tímy:

1. Nedostatok štruktúry a SOP účtovníctva: Proces finančnej uzávierky je „účtovníctvo 101“ pre lídrov finančných tímov. V stredne veľkých podnikoch to často znamená, že pár seniorov – ktorí podrobne poznajú proces finančnej uzávierky – nepociťuje potrebu zaviesť formálnejšie, detailnejšie štandardné prevádzkové postupy (SOP). Keďže podniky rastú zložitejšie, potrebujú silné SOP, ale môže byť výzvou získať odkúpenie prísnejších prevádzkových postupov, takže všetky navrhované nové finančné systémy alebo riešenia musia byť schopné rýchlo preukázať výhody a jednoduché používanie.
2. Časový tlak v mesačnej uzávierke: Od C-balíka po akcionárov závisia dôležité strategické rozhodnutia – dokonca aj zavesené – od príbehu, ktorý musia rozprávať správy o finančnej uzávierke. Takže rýchlosť sa stáva motivátorom. Niekedy je to dobré, keď to vedie k vyššej efektivite a časovému manažmentu. Ale príliš často to vedie k pochybným skratkám alebo silám, kde najrýchlejší ľudia dostanú za úlohu zatvoriť knihy namiesto toho, aby si našli čas na šírenie a automatizáciu týchto úloh v celom tíme a pomohli zabezpečiť lepšie pochopenie štandardných procesov finančnej uzávierky v rámci celého podniku.
3. Nepresné a oneskorené finančné údaje: Všetko, čo je potrebné, sú nepresné alebo neúplné údaje z jednej oblasti podniku na narušenie celej finančnej uzávierky. Každé oddelenie vytvára faktúry, výdavky a objednávky, ale v mnohých spoločnostiach – najmä v stredne veľkých podnikoch, ktoré rýchlo rástli – chýba procedurálna konzistentnosť vo finančnom výkazníctve. Frantické žiadosti o veci na konci mesiaca vedú k frustrácii a chybám. Mnohé podniky sú ohrozené nedostatkom nástrojov a riešení na podporu konzistentného a nepretržitého účtovníctva a výkazníctva oddelení – po celý mesiac.
4. Silos a slabá integrácia finančných dát: Spolu s nepresnými a oneskorenými údajmi oddelení, finančné tímy tiež zápasia s umlčanými a nesúrodými systémami vykazovania v celom podniku, často s rôznymi metadátami alebo dátovými štruktúrami pre názvy a počty účtov, názvy a počet produktov, zákazníkov, divízie atď. To znamená, že účtovníci musia nielen zosúladiť a mať zmysel pre nesúrodé informácie, ale často sa musia uchýliť aj k manuálnym procesom náchylným na chyby, aby sa zabezpečilo, že údaje budú v konzistentnej štruktúre.
5. Nedostatok automatizovaného účtovníctva: S rastom spoločností na stredne veľkých trhoch rastie aj zložitosť ich účtovných kníh, nehovoriac o potrebe presadzovať čoraz náročnejšiu bezpečnosť spoločností a minulosť štandardov správy a riadenia. Keď sa pridržiavate už zavedených procesov, mnohé podniky sa pokúšajú pripojiť k týmto dodatočným položkám tak, ako manuálne vykonávali úlohy. Nielenže to zvyšuje riziko chýb, ale obmedzuje aj škálovateľnosť a integráciu údajov. Bez sily systémov riadenia podniku ERP s podporou umelej inteligencie (AI) dosiahne stredne veľký podnik kritickú účtovnú masu, nad ktorú už nemôžu rásť pomocou manuálnych procesov.

Osvedčené postupy pre hladšie finančné výkazníctvo a účtovnú uzávierku

Správy a postrehy, ktoré prináša proces finančnej uzávierky, sú jedny z najdôležitejších pre rast a prevádzku vášho podniku – napriek ich zložitosti a detailom patria často k najobavnejším podnikovým aktivitám. Ale štandardizáciou postupov, vývojom dobrých komunikačných stratégií a využívaním výkonných účtovných softvérových riešení môžu podniky rozvíjať tento proces oveľa jednoduchšie a oveľa efektívnejšie.

• Identifikácia neefektívnosti a procesov účtovníctva náchylných na chyby. Pri digitalizácii a modernizácii svojich účtovných postupov mnohé z najlepších stredne veľkých podnikov budujú pracovnú skupinu zástupcov z rôznych oddelení. Finančný tím im dáva súbor rizík a problémov, ktoré treba hľadať, a tieto zistenia sú potom konglomerované a hodnotené, aby získali dobrý pocit z toho, kde sú príležitosti na zlepšenie.
  
  Tento proces zvyčajne znepokojuje prekážky a oneskorenia, ale tiež upozorňuje na nespočetné množstvo aktivít, ktoré sa stále vykonávajú na samostatných manuálnych tabuľkách. Tento proces stanovuje fázu vývoja SOP a zavádzania prepojenejších a automatizovanejších účtovných nástrojov.
• Vyvíja osvedčené postupy riadenia zmien na vytváranie a zavádzanie SOP. Zatiaľ čo účtovný tím je v konečnom dôsledku zodpovedný za hladkú finančnú uzávierku, je závislý na každom oddelení, aby to urobil – od nákladov na akvizíciu C-suite až po výdavky na obed tímu predaja. Ak sa očakáva, že oddelenia budú dodávať s rýchlosťou a presnosťou, potom je povinnosťou spoločnosti zabezpečiť, aby všetci v podniku spievali z toho istého pesničkového hárka.
  
  V najlepších stredne veľkých podnikoch to často začína dobrou stratégiou riadenia zmien, ktorá pomáha informovať o dôležitosti štandardizácie úloh a cementovania protokolov o tom, kto čo vlastní a kedy a ako musia plniť a predkladať svoje finančné úlohy. A keďže SOP sa vytvárajú a zavádzajú, je to ideálny čas na zavedenie a podporu používania inteligentných nástrojov finančného riadenia, ako je napríklad riešenie ERP.
• Implementuje a podporuje proces kontinuálneho účtovníctva. „Nepretržité účtovníctvo“ len znamená, že namiesto všetkých oddelení prebiehajúcich v panike 29 ^{. dňa} v každom mesiaci sa vytvoria pracovné postupy na rovnomerné rozdelenie finančných blízkych úloh počas vykazovaného obdobia.
  
  Používanie nástrojov automatizovaného financovania môže výrazne pomôcť zefektívniť tento proces s vecami, ako sú mobilné aplikácie a šablóny – a to všetko prostredníctvom cloudu na zhromažďovanie a integráciu denných dát medzi oddeleniami v reálnom čase. To pomáha vyhnúť sa panike na konci mesiaca a tiež umožňuje tímom včas odhaliť (a opraviť) chyby. A napokon, keď sa knihy uchovávajú v aktuálnom stave, podniky môžu počas mesiaca vykonávať „mäkkú uzávierku“, aby sa predišlo šokom alebo spotovým príležitostiam.
• Automatizujte a digitalizujte finančnú uzávierku. So systémom ERP s podporou umelej inteligencie, ktorý poskytuje cloudové finančné riešenia, môžu stredne veľké podniky prerozdeliť drahocenný čas. Namiesto toho, aby finančné tímy strávili hodiny vykonávaním manuálnych úloh a vnímaním chaotických údajov, môžu venovať viac času strategickým a kvalifikovaným činnostiam, ktoré pomáhajú ich spoločnostiam rásť a rýchlo sa pohybovať na rýchlo sa meniacom trhu.
  
  Cloudové systémy poskytujú dashboardy v reálnom čase, ktoré umožňujú vedúcim pracovníkom prispôsobovať výkazy a získavať podrobné informácie kedykoľvek počas mesiaca – zo svojho zariadenia, pracoviska alebo kdekoľvek. Taktiež poskytuje účtovnému tímu otvorený prístup k informáciám v celom podniku pomocou nástrojov, ktoré automaticky integrujú a štandardizujú nesúrodé množiny údajov a poskytujú im základňu príkazov na agregáciu a analýzu údajov z celého podniku.
• Dajte sa dokopy po každej finančnej uzávierke. To je obzvlášť dôležité pre stredne veľké podniky, ktoré rastú a rýchlo presúvajú svoje obchodné modely– najmä keď sa pokúšajú implementovať a upevňovať nové digitálne nástroje a SOP. Všetky procedurálne výzvy a epiphanie, ktoré pokračovali počas poslednej uzávierky, nikdy nebudú sviežiť v mysli tímu ako deň alebo dva po tom, čo to bolo hotové.
  
  Mnoho podnikov využíva túto chvíľku po krátkom nádychu na vytvorenie pravidelných finančných blízkych debrífingových stretnutí, na ktorých môžu tímy odísť mimo prevádzky, možno sa pohostiť, a na chvíľu analyzovať a podeliť sa o svoje nápady na zlepšenie a zefektívnenie procesu.

Automatizácia a zoznamy úloh pomáhajú zlepšiť proces finančnej uzávierky, ako je vidieť tu v tomto zozname schválení.

Začíname so softvérom finančnej uzávierky

Legenda tvrdí, že počas návštevy NASA prišiel prezident Kennedy na janitora pracujúceho do večera. Keď sa ho Kennedy opýtal, prečo tam je tak neskoro, muž odpovedal: „Pretože pomáham dať človeka na mesiac.“ Zatiaľ čo ten starý príbeh sa dnes môže zdať trochu korny, jeho posolstvo napriek tomu zostáva mimoriadne silné.

Aby boli stredne veľké podniky agilné a odolné na dnešných rýchlo sa rozvíjajúcich a konkurencieschopných globálnych trhoch, musia sa snažiť vštepiť – vo všetkých svojich tímoch – zmysel pre spoločný účel a pochopenie cieľov spoločnosti. A to sa nemôže ľahko stať uprostred vnútorných zásobníkov, neefektívnych procesov a manuálnych pracovných postupov náchylných na chyby. Digitálna finančná transformácia nemusí prebiehať zo dňa na deň. Začať s najlepšími nástrojmi cloudovej finančnej uzávierky môže byť jednoduchšie, ako si myslíte. Obráťte sa na svojho dodávateľa softvéru, aby ste sa dozvedeli viac o možnostiach a riešeniach, ktoré sú prispôsobené pre vaše jedinečné obchodné potreby.