Proces výpočtu návratnosti investícií (ROI) sa zdá byť dostatočne jednoduchý: pridajte náklady, pridajte výhody a porovnajte tieto dve hodnoty. Existuje však niekoľko faktorov, ktoré je potrebné zvážiť, aby ste sa uistili, že vaše výsledky sú platné – a užitočné. Je dôležité mať úplný prehľad o nákladoch aj prínosoch, a to tak teraz, ako aj v budúcnosti, tak pre existujúci systém, ako aj pre nový systém, ktorý sa vyhodnocuje. Nasledujú odborné tipy založené na desiatkach implementácií ERP.

Príprava na analýzu návratnosti investícií do ERP

Na analýzu návratnosti investícií použite primeraný časový rámec. Aby ste zabezpečili, že vaša analýza pokryje celý životný cyklus nákladov aj prínosov, zvážte časový rámec najmenej piatich rokov.

Vyhľadajte rozdiely v nákladoch medzi starým systémom a náhradným systémom ERP. Ak to chcete urobiť, musíte vymenovať aktuálne náklady na údržbu starého systému, ako aj budúce náklady na inováciu ERP. Pamätajte na to, že kľúčovým motivátorom na zmenu systémov je pridanie nových funkcií, aby zostali konkurencieschopné – vrátane realistického odhadu nákladov na upgrade pre starý systém.

Buďte dôkladní. Uistite sa, že ste zhromaždili každý odhad nákladov: pre získanie nového systému, jeho implementáciu a efektívnu prevádzku. V mnohých prípadoch budú nové prevádzkové náklady systému nižšie ako existujúce systémové náklady. Pri výpočte návratnosti investícií do ERP zvážte aj predpokladané výhody a uvedomte si, že tieto výhody budú realizované v priebehu času.

Myslite pozitívne, ale realisticky. Ak je vaša spoločnosť založená na produktoch (napríklad distribútor alebo výrobca), môžete vidieť výrazné zníženie zásob – ale urobte svoju domácu úlohu, aby ste pochopili, aký výsledok je typický. Tiež majte na pamäti, že úspory sa neuskutočnia automaticky, ani hneď.

Prečo táto veľmi podrobná práca? Návratnosť investícií sa často vyžaduje na účely finančného plánovania. Je tiež dôležité porozumieť celkovým nákladom a prínosom projektu, aby ste odôvodnili investície do ERP a vyhodnotili výkonnosť systému podľa očakávaní po implementácii. Nižšie uvedený hárok kalkulačky návratnosti investícií ERP vám pomôže presne identifikovať vaše náklady a zároveň vám ponúka tipy a rady, aby proces bol plynulejší.

Použitie tohto pracovného hárka

Táto stránka vás prevedie sériou tabuliek, ktoré sa majú dokončiť. Každý krok poskytne informácie, ktoré pomôžu pri vypĺňaní týchto tabuliek.

Keď budete prechádzať týmto procesom, môžete na základe týchto tabuliek vytvoriť vlastné tabuľky. Vytvorili sme tiež pracovný hárok šablón ERP na prevzatie, ktorý vám pomôže.

Existujú tri hlavné kroky výpočtu návratnosti investícií inovácie ERP:

• Vypočítajte náklady
• Odhad prínosov
• Vypočítať návratnosť investícií

1. Vypočítajte náklady ERP

Ako sa nasadí váš systém ERP?

Spôsob nasadenia ERP systému významne ovplyvňuje odhady nákladov. Existuje niekoľko možností:

• On-premise (on-prem): On-premise nasadenie je tradičný spôsob implementácie starších ERP systémov už desaťročia. Hardvér a softvér sú zakúpené a nainštalované na vlastných serveroch spoločnosti a systém je udržiavaný a inovovaný spoločnosťou.
• Cloud: Pri nasadení cloudu je systém spustený cez internet s hardvérom a softvérom, ktoré zvyčajne vlastní a podporuje poskytovateľ tretej strany. Podniky si predplatia službu – licenčný model označovaný ako software-as-a-service (SaaS) ERP.
• Hybridné: V tomto modeli je možné prvky lokálneho nasadenia a cloudu skombinovať a vytvoriť hybridný cloud. To dáva spoločnosti maximálnu flexibilitu, ale vyžaduje si podstatne viac zapojenia zamestnancov IT.

Ktoré možnosti nasadenia porovnáte?

Vypočítajte náklady ERP oboch systémov

Táto časť pracovného listu je navrhnutá tak, aby vypočítala celkové náklady na vlastníctvo (TCO) pre existujúci starý systém ERP aj pre nový náhradný systém. Zvyčajne existujú štyri oblasti investícií:

• Infraštruktúra
• Softvér
• Implementácia
• Prebiehajúce personálne náklady

Pre počiatočné zdôvodnenie projektu bude potrebné tieto náklady odhadnúť (predtým, ako vyjdete na návrhy a ponuky). Mnohé alebo väčšina položiek uvedených tu môže byť zahrnutá do ponuky balíka, ale očakáva sa, že na dokončenie úlohy zaplatí ďalšie služby, školenia, hardvér a softvér.

Náklady na rast a podporu budú výrazne vyššie, ak je váš existujúci systém starý, nie je dobre podporovaný vývojárom, alebo ak ide o „down-level“, teda nie je aktuálny s opravami a vydaniami vývojárov.

Náklady na infraštruktúru ERP

Okrem počiatočných nákladov odhadnite náklady na modernizáciu a rozšírenie nad rámec pôvodného nákupu. Keďže ide o časovo orientovaný odhad – všetky náklady sa replikujú (a eskalujú) počas piatich rokov (aspoň) životného cyklu – umiestnia tieto náklady na inováciu a rozšírenie do budúcich rokov, pretože je nepravdepodobné, že budete musieť inovovať alebo expandovať počas prvého roka alebo tak.

• Počiatočný hardvér: Napríklad náklady na nákup alebo prenájom počítačov, serverov, tlačiarní. V porovnávacej tabuľke mali byť tieto výdavky už vynaložené na „starý systém“.
• Prebiehajúce modernizácie a údržba: pretrvávajúce náklady na vyššie uvedené infraštruktúry. So spoločnosťou SaaS nebudú žiadne alebo nízke náklady na údržbu infraštruktúry.
• Licencia na systémový softvér: Zahŕňa napríklad operačný systém, databázu, pomôcky.
• Inovácie a údržba systémového softvéru: priebežné náklady na vyššie uvedený systémový softvér. Očakávať žiadne alebo nízke náklady na údržbu infraštruktúry so spoločnosťou SaaS.
• Sieťové zariadenia a poplatky: Počiatočný rozpočet na sieťové zariadenia a služby.
• Používateľské zariadenia: Náklady na nákup, výmenu a údržbu rôznych počítačov, tabletov, skenerov atď.
• Poplatky za zariadenia infraštruktúry: Vypočítané náklady napríklad na priestor a služby, ktoré systém vyžaduje.

Náklady na softvér ERP – podnikové aplikácie a aplikácie na zvýšenie produktivity

Tu budete chcieť rozpočtovať náklady na inovácie a rozšírenie nad rámec počiatočného nákupu. Ročné poplatky sa môžu časom zvyšovať po pridaní ďalších používateľov alebo aplikácií v závislosti od cenovej stratégie dodávateľa.

• Počiatočné náklady na kontinuálne licenčné poplatky: počiatočné náklady vopred, najmä náklady na lokálne použitie a niektoré hosťované a hybridné možnosti licencovania. To už bolo vynaložené na starý systém.
• Priebežný ročný poplatok za trvalú licenciu: pokrýva aktualizácie a určitú úroveň podpory. Pre ERP systém je to typicky 16-20% cenníkovej ceny ročne. Pri 20 % ročne sa licencia „spätne nakupuje“ každých päť rokov.
• Ročné predplatné (SaaS): pre cloudové aplikácie použite uvedené alebo odhadované ročné náklady na predplatné.
• Ročné poplatky za údržbu (SaaS): dodatočné poplatky za podporu, ktoré budú potrebné na softvér, ktorý nie je zahrnutý inde. Väčšina poplatkov za údržbu softvéru SaaS je zahrnutá v predplatnom.

Náklady na implementáciu ERP

Ďalej musíte odhadnúť náklady na implementáciu počiatočného systému aj plánovaných modernizácií počas päťročného obdobia. Väčšina dodávateľov softvéru má počas roka jedno alebo dve hlavné vydania. Každé vydanie je v skutočnosti mini implementácia. Najprv musí projektový tím skontrolovať vydanie, aby určil celkový vplyv na aktuálny obchodný proces. Potom sa uvoľnenie načíta a otestuje. Pred spustením produktívnej prevádzky by mali byť používatelia dostatočne vyškolení na nový softvér. Potenciálne náklady, ktoré je potrebné zvážiť, zahŕňajú:

• Projektový tím zamestnancov: Koeficient v plánovanom čase (vrátane nadčasov) pre IT zamestnancov a používateľov.
• Poplatky za poradenstvo: Určte počiatočnú pomoc, ktorú môžete potrebovať nad rámec toho, čo bude dodávateľ zahŕňať.
• Konverzia, vstup a testovanie údajov: Na zadávanie, testovanie alebo akékoľvek iné základné úlohy, ktoré potrebujete, použite personál alebo temp. (Často je to v rozpočte, čo môže viesť k problémom s kvalitou údajov.)
• Vzdelávanie a školenie používateľov: Dodávateľ zahrnie niektoré úvodné školenia koncových používateľov, ale aby ste získali čo najviac z vášho systému ďalšie vzdelávanie, dôrazne sa odporúča.

Prebiehajúce personálne náklady ERP

Odhadnite „normálne“ prevádzkové náklady na udržanie vášho nového podnikového systému ERP v prevádzke. Pri zvažovaní priebežných (opakujúcich sa) nákladov buďte čo najrealistickejší a zahrňte primerané očakávanie eskalácie alebo medziročnej inflácie. Hlavné body budú kombináciou interných IT zamestnancov a času a výdavkov konzultantov, ako sú:

• Náklady na podporu infraštruktúry: pokrýva čas plánovaný na podporu nad rámec odporúčania dodávateľa. So spoločnosťou SaaS buď nevzniknú žiadne náklady na údržbu infraštruktúry, alebo minimálne náklady.
• Zálohovanie a obnova po havárii: zahrňte externe alebo interné postupy.
• Podpora siete a zariadení: Odhadovaná podpora potrebná napríklad pre sieť, PC a mobil.
• Pravidelné opravy chýb: Toto je pre IT personál, aby aplikovali prúd opráv chýb.
• Softvérové integrácie: Pri aktualizácii softvérových produktov sa očakáva pravidelná údržba.
• Prispôsobenie softvéru: Aktualizované alebo opätovne použité v cykloch vydávania softvéru.
• Podpora pre mobilné zariadenia používateľa: Úsilie potrebné na vývoj a podporu aplikácií.

Stanovte celkové náklady starého systému ERP vs. nového systému ERP

Zo štyroch vyššie uvedených tabuliek preneste súčet pre každú oblasť investície, ako aj medzisúčty nových systémových nákladov do tabuľky nižšie. Teraz budete môcť vidieť celkové úspory alebo dodatočné náklady na prechod do nového systému. Očakávajte kombináciu záporných a kladných medzisúčtov pre „5-ročný rozdiel“.

Čo robiť s týmito informáciami

• Ak je celkový „5-ročný rozdiel“ kladný, znamená to, že je drahšie udržiavať váš starý systém a potom ho nahradiť. Táto suma je priamym prínosom a je potrebné ju pridať do tabuľky 8: Zhrnutie prínosov ERP (nižšie).
• Ak je celkový „5-ročný rozdiel“ záporný, znamená to, že nový systém bude náročnejší na implementáciu, aby sa udržal váš existujúci systém. Ďalšie výhody budú zahrnuté v ďalšom oddiele.
• Celkové 5-ročné náklady Nového systému sa použijú nižšie pri výpočte návratnosti investícií ako „investícia“.

2. Odhad prínosov ERP

Ak je päťročná cena nového systému vyššia ako náklady na údržbu starého systému, potom budete potrebovať dostatočné dodatočné výhody, aby ste odôvodnili vykonanie zmeny – inak, prečo urobiť prechod?

Ak napríklad v dôsledku inovácie na nové ERP očakávate viac výnosov a vyšších marží alebo ak systém poskytne väčšiu hodnotu a vyššiu úroveň zákazníckej podpory, tieto výhody vám môžu pomôcť racionalizovať inováciu na nové ERP.

Niektoré výhody nového systému sú prirodzene trochu ťažšie oddeliť a priradiť k novému systému, ale stojí za to vynaložiť úsilie. Vo väčšine prípadov bude veľa priamych výhod, ktoré viac než len odôvodnia zavádzanie nového systému. Dokumentovanie a odhad nepriamych prínosov však pomôže pri plánovaní projektu, stanovovaní priorít a meraní výsledkov implementácie ERP v organizácii. Aj keď týmto výhodám nemôžete priradiť peňažnú hodnotu, pokračujte a uveďte ich v pracovnom hárku návratnosti a pláne projektu.

Príklady výhod ERP

Pre tento pracovný hárok boli vzorové výhody ERP usporiadané do piatich oblastí zlepšenia:

• Produktivita ľudí
• Rozhodovanie
• Financie a účtovníctvo
• Prevádzka
• Technológie pre podniky

Nižšie uvedené zoznamy sú ukážkami výhod. Budete oveľa viac, čo vy a váš tím odkryjete pri kontrole príbehov o úspechu zákazníkov, analytických reportov, obchodných požiadaviek, softvérových možností a nových technológií. Uveďte možné výhody a zaznamenajte počiatočné odhady na zlepšenie procesov a ich finančnú hodnotu.

Produktivita ľudí

• Podpora mobilných zariadení, ktoré umožňujú prácu kdekoľvek kedykoľvek.
• Zlepšenie efektivity a presnosti zadávania údajov v dôsledku nepríjemných postupov a pomalej reakcie systému spojenej so staršími systémami ERP, ktoré nie sú „užívateľsky prívetivé“.
• Skráťte čas potrebný na produktivitu pomocou moderného používateľského rozhrania (UI) založeného na rolách, ktoré skracuje čas školenia potrebný na uvedenie používateľov do prevádzky.
• Pomoc pri vytváraní kontrolovaného a spravovaného prostredia na zníženie variability pomocou štandardných procesov.

Rozhodovanie

• Konsolidujte systémy na zníženie nepresností v údajoch a elimináciu nadbytočných údajov.
• Centralizácia a správa informácií (jediný zdroj pravdy) s cieľom zefektívniť vnútropodnikovú komunikáciu a zabrániť nedorozumeniam a nedorozumeniam.
• Prístup k veľkým dátam pomocou moderných analytických nástrojov na poskytovanie prehľadov pre lepšie rozhodovanie.
• Poskytnite používateľsky prívetivé nástroje, ako sú výstrahy a dashboardy, ktoré umožňujú rýchle a presné samoobslužné dotazy.

Financie a účtovníctvo

• Zjednodušenie finančných a účtovných procesov v celej spoločnosti.
• Urýchlenie mesačných uzávierok a zlepšenie presnosti finančného výkazníctva.
• Zlepšenie pohľadávok znížením počtu dní od predaja do zaplatenia (DSO).
• Znížte stres auditov, pretože údaje sú organizované a ľahko dostupné, ako aj presné a úplné.
• Uľahčuje dodržiavanie predpisov.

Prevádzka

• Zlepšenie podnikových operácií v celej spoločnosti a modernizácia zastaraných procesov.
• Integrácia elektronického obchodu do správy zákazníkov a objednávok.
• Zníženie prevádzkových nákladov na pracovnú silu prostredníctvom lepších plánovacích systémov.
• Zvýšte spokojnosť zákazníka s pevným produktom alebo dátumom dodania v čase ponuky.
• Pomôcť obstarávaniu stať sa proaktívnym a kontrolovaným skôr než chaotickým a odkázaným na urýchlenie.
• Zníženie zásob bez zvýšenia výskytu nedostatkov, nevybavených zákaziek alebo sklamania zákazníkov prostredníctvom lepšieho plánovania a kontroly zásob.

Technológie pre podniky

• Nahradiť zastaranú infraštruktúru, ktorá drží podnik späť.
• Zlepšenie interakcie medzi rôznymi podnikovými systémami oddelenia.
• Konsolidujte samostatné staršie aplikácie a znížte používanie excelových tabuľkových hárkov a manuálnych dočasných riešení.
• Získajte prístup k novým technológiám, ako je umelá inteligencia (AI), strojové učenie a internet vecí (IoT).
• Poskytnúť cestu k škálovateľnosti s modernými systémami, ktoré sú navrhnuté tak, aby rástli s rastom podniku.
• Vynútiť zabezpečenie údajov pomocou aktuálnych systémov a ovládacích prvkov.
• Vyriešte problém hľadania podpory pre staršie systémy, ktoré už nie sú podporované dodávateľom.

Dokumentovať vylepšenia ERP

Nižšie uvedený hárok je vzorový tabuľkový hárok na dokumentovanie vašich pozorovaní a odhadov pre zlepšenia procesov a ich finančnú hodnotu. Nezabudnite vyplniť každý stĺpec vo vašej vlastnej tabuľke.

• Vytvorte hárok pre každú z piatich oblastí zlepšenia uvedených vyššie.
• Zaznamenajte procesy v rámci každého z nich, ktoré sa zlepšia.
• Odhadnúť ročné priame a nepriame sumy.
• Vypočítajte celkovú päťročnú hodnotu.
• Zadajte výhodu, aj keď sumu v dolári nie je možné určiť.

Identifikujte priame a nepriame výhody pre každé oddelenie vo vašej organizácii. Nasleduje príklad výhod v oblasti financií a účtovníctva. Túto tabuľku budete potrebovať pre každé oddelenie vo vašej organizácii.

Zhrnutie všetkých výhod ERP

Po zvážení všetkých oblastí zlepšenia pridajte súčet päťročného súčtu z každého oddelenia na určenie celkovej výhody.

Ak ste tiež zistili, že „Celkový 5-ročný rozdiel“ z tabuľky 6: Súhrn nákladov v bol kladný, potom bude jednoznačne drahšie udržiavať váš starý systém a potom ho nahradiť. Výška úspor je priamou výškou výhody a mala by sa pridať do tabuľky uvedenej nižšie v riadku 6. Ak bolo toto číslo záporné (nové systémové náklady viac ako existujúce), v riadku 6 sa umiestni nula (0).

3. Výpočet návratnosti investícií do ERP

Pre túto fázu nebudete potrebovať tabuľkový hárok.

V tomto bode by ste mali mať všetky informácie, ktoré potrebujete na výpočet návratnosti investícií do ERP pomocou tohto vzorca:

ROI = (Výhody – Investície)/Investícia

Tu nájdete informácie:

• „Investícia“ je „Celkové 5-ročné náklady nového systému“, čo je súčet z tabuľky 6: Súhrn nákladov ERP
• „Výhody“ sú „Celkové výhody ERP projektu“ z tabuľky 8: Súhrn výhod ERP

Vo väčšine prípadov bude prínos väčší ako investícia a skončíte s pomerom väčším ako 1.

Ak je napríklad päťročná výhoda 2 000 000 USD a päťročná investícia je 575 000 USD, pomer by bol ($2.000,000 – 575 000) / 575 000 $ = 2,479 a zaokrúhľovaný na 2,5.

Vynásobte tento pomer 100, aby ste získali percento návratnosti investícií, ktoré vyplýva z inovácie vášho systému ERP. V našom príklade pomer 2,5 predstavuje návratnosť investícií vo výške 250 %.

Ďalší krok

Ak sú výhody a návratnosť investícií správne, ďalším krokom je rozšíriť úsilie tak, aby zodpovedalo procesu plánovania a rozpočtovania vašej spoločnosti. Keďže softvér ovplyvňuje prevádzkové aj kapitálové rozpočty, možno budete musieť zapojiť viac účastníkov.

• Komunikuje so sponzorskými exekutívmi a členmi tímu, ktorí vytvorili odhady.
• Poskytnutie podpornej predajnej, nákladovej a inej dokumentácie.
• Vytvorenie konkrétnych prognóz predaja a nákladov podľa roka.
• Príprava dát finančnej analýzy pre celkové náklady na vlastníctvo (TCO), obdobie splácania a ďalšie výpočty.