Pochopenie migrácie ERP

ERP je ako centrálny nervový systém podniku. Riešenia ERP poskytujú organizáciám prehľad o tom, čo sa deje vo všetkých hlavných oblastiach podnikania, vrátane financií, dodávateľského reťazca, služieb zákazníkom a ľudských zdrojov. To pomáha spoločníkom spravovať viacero vzájomne prepojených procesov v rámci jedného integrovaného systému.

Migrácia ERP je potrebná, keď sa starý systém ERP stane zastaraným, už nebude držať krok s potrebami zákazníka alebo obmedzí schopnosť podniku uspokojovať konkurenčné požiadavky. Bez ohľadu na to, migrácia údajov je kritická a potenciálne bolestivá súčasť uvedenia nového systému ERP do prevádzky.

V tomto článku preskúmame:

• Ako sa pripraviť na migráciu ERP

• Prečo je cloud ERP na vzostupe

• Výzvy a nástrahy migrácie ERP

• Osvedčené postupy pre bezproblémovú migráciu údajov

Príprava na migráciu ERP

Migrácia dát môže byť dôkladná práca. Presun informácií súvisiacich so zákazníkmi, produktmi a dodávateľmi z viacerých formátov do jedného systému prináša inherentné riziko pre integritu dát ERP. Presnosť je nevyhnutná, aby sa zabránilo oneskoreniam, zmätkom a strate údajov na linke.

Podniky s jasným chápaním svojich cieľov, stratégie a potrieb sa dostávajú do najlepšej pozície pre presný a včasný prenos údajov. Tu je niekoľko spôsobov, ako sa pripraviť:

Vytvorenie obchodného prípadu

Zvukový obchodný prípad začína vyhlásením o probléme. Organizácie by mali vyhodnotiť IT infraštruktúru, aplikácie a údaje, s ktorými v súčasnosti pracujú, a zaznamenať všetky nedostatky. Uveďte, ako tieto obmedzenia ovplyvňujú prevádzku, výkonnosť zamestnancov a vzťahy so zákazníkmi.

Potom stručne uveďte, ako bude nový ERP riešiť tieto problémy. Jasne zistite očakávanú návratnosť investícií, náklady, obmedzenia zdrojov a potenciálne riziká. Výhody ERP závisia od nového systému začínajúceho najlepšími dátami. Organizácie by mali byť jasné o čase, energii a potrebných investíciách.

Vyvíja solídnu stratégiu migrácie údajov.

Úspešná migrácia ERP je zakorenená v presne definovaných cieľoch. Návrh hrubých podrobností o projekte s rozpočtom, realistickým časovým plánom a rozsahom. Vyberte kľúčové merania výkonu, ktoré chcete skontrolovať, pretože projekt pokračuje.

Začnite plánovať včas, aby ste nasmerovali zdroje a umožnili implementačným tímom ERP delegovať ďalšie práce, aby mohli v prípade potreby sústrediť svoju energiu na migráciu dát. Skorý odkup na všetkých úrovniach organizácie dostane každého na rovnakú stránku a pomáha brániť sa pred narušeniami alebo nezhodami neskôr.

Vyberte partnera implementácie ERP

Akonáhle podnik definuje ciele a požiadavky, môže starostlivo vyhodnotiť svoje možnosti ERP. Výskum dodávateľov pre skúsenosti z odvetvia, kompatibilitu s aktuálnymi technológiami a preukázateľnú prax pri dosahovaní definovaných cieľov.

Skontrolujte prípadové štúdie dodávateľa, aby ste zistili, ako sú v súlade s konkrétnymi obchodnými potrebami. Dobrá spôsobilosť bude oboznámená s najnovšími normami súladu s údajmi a priemyselnými predpismi.

Prečo podniky migrujú do cloudového systému ERP

Tradičné lokálne ERP systémy žijú na serveroch vlastnených a spravovaných IT tímom podniku. Vyžadujú fyzický priestor, pravidelnú údržbu a prenos dát, keď starý hardvér nevyhnutne beží svoj priebeh. Je to dôvod, prečo dnes viac organizácií migruje do cloudových riešení ERP. Tieto služby založené na predplatnom ponúkajú viditeľnosť a kontrolu popredných podnikov, ktoré chcú bez veľkých kapitálových investícií alebo nepretržitej údržby.

Výhody cloudového systému ERP v porovnaní s lokálnym systémom ERP zahŕňajú:

• Cena: Cloudový ERP softvér sa dodáva cez internet, takže nie je potrebný hardvér, ktorý si vyžaduje každodennú pozornosť už vyťažených IT oddelení. Opravy, inovácie a údržbu pokrýva poskytovateľ ERP za paušálny poplatok.

• Škálovateľnosť: Podniky môžu pridávať ukladanie dát, keď rastú, a nové funkcie na diaľku podľa potreby. Vopred vytvorené integrácie ERP sa pripájajú k podnikovým aplikáciám pomocou generatívnej umelej inteligencie, ktorá pomáha automatizovať procesy a podporovať zákazníkov.

• Flexibilita: Cloudové riešenia ERP sa rýchlo prispôsobia novým obchodným modelom a meniacim sa predpisom. Organizácie môžu nájsť príležitosti na inovácie prepojením jednorazových dát a konsolidáciou, štandardizáciou a integráciou aplikácií.

• Analýzy: Moderné cloudové systémy umožňujú lídrom robiť lepšie a rýchlejšie rozhodnutia. Nástroje umelej inteligencie zvyšujú prehľady skryté vo veľkých komplexných množinách údajov, aby pomohli zistiť trendy a predvídať zmeny.

• Zabezpečenie: Cloudové riešenia ERP pomáhajú znížiť riziko a zvýšiť transparentnosť dodržiavania predpisov. Bezpečnostné tímy dodávateľov ERP môžu vykonávať kritické aktualizácie, riešiť problémy a reagovať na kybernetické útoky na diaľku bez nákladnej návštevy lokality.

Spoločné výzvy s migráciou dát ERP

Migrácia ERP je viac ako len presúvanie súborov. Kontinuita pracovných postupov podniku a schopnosť rýchlo nájsť informácie závisí od presného prenosu všetkých relevantných dát ERP.

To je veľa premenných, s ktorými sa treba vyrovnať. Tieto zložitosti však možno prekonať, najmä ak si podniky uvedomujú problémy, ktoré najčastejšie navštevujú tímy:

• Kvalita údajov: Nadbytočný, starý, nepotrebný alebo zastaraný obsah po prúde, čo spôsobuje problémy a obmedzuje prehľady

• Obmedzenia zdrojov: Odkrytie dát ERP zachytených v informačných zásobách si vyžaduje čas, odborné znalosti a zameranie, potom ich extrahujte, vyčistite a pripravte na migráciu

• Staršie komplikácie ERP: Čím je starší systém prispôsobenejší, tým dlhšia a zložitejšia je migrácia ERP.

• Dodržiavanie predpisov a bezpečnosť: Migrácia údajov z viacerých zdrojov bezpečne preberá poznatky o vyvíjajúcich sa kybernetických hrozbách a informovanosť o regulačných usmerneniach

• Riadenie zmien: Starší systém môže mnohým zamestnancom pripadať ako druhá povaha – vyrovnanie ich pracovného zaťaženia s učením sa nového systému môže spôsobiť stres

Najlepšie postupy migrácie dát ERP

Presné dáta ERP podporujú procesy zamestnancov, systémy logistického reťazca, interakcie so službami zákazníkom a ešte oveľa viac. Podniky musia prenášať údaje s ohľadom na detaily nízkej úrovne a stratégie na vysokej úrovni.

Aby ste sa uistili, že presunuté údaje sú optimalizované pre nový systém ERP, postupujte podľa týchto tipov:

Posúdiť existujúce údaje

Rôzne oddelenia v rámci jednej organizácie dokážu spracovať rovnakú časť údajov odlišne. To môže viesť k nekonzistenciám, duplikáciám alebo nepresnostiam, ktoré sa zobrazia neskôr v nesprávnom čase.

Keďže nový ERP bude jediným zdrojom pravdy podniku, je múdre byť selektívny s presne tým, čo migruje. Kopírovanie všetkých posledných bitov údajov môže neskôr spôsobiť zmätok alebo chyby. Dôkladné posúdenie údajov oddelením zabezpečí, aby zbytočné informácie neupchávali novú databázu.

Starostlivo mapovať dátové polia

Koncept, v ktorom budú údaje prúdiť, pomáha organizáciám zistiť nekonzistencie a umožniť automatický prenos. Aby sa tam dostali, firmy by mali mapovať dáta zo zdrojových platforiem a riešení k štruktúre svojho nového ERP systému.

Poskytnite implementačným tímom ERP čas, aby pochopili, čo vidia, označte problémy podľa potreby a konvertujte údaje do formátov, ktoré lepšie vyhovujú novému systému.

Stanovenie správy údajov

Je dôležité, aby sa organizácia pred premiestnením rozhodla, kto vlastní aké údaje. Úmyselne priradiť roly pre zakaždým, keď by mali byť zahrnuté konkrétne typy údajov, ako k nim dôjde a kto je za ne zodpovedný.

Vymenujte jednu osobu, ktorá bude dohliadať na dodržiavanie predpisov. To pomôže zabezpečiť, aby celé úsilie o migráciu ERP bolo neustále v súlade s najnovšími nariadeniami.

Zavedenie prísneho procesu overovania

Aby bolo možné presne interpretovať a vykonávať výsledky testov, je dobré včas overiť testovaciu metodológiu.

Otestujte, akonáhle sa prenesú prvé dáta, a pravidelne znovu overte výsledky, keď sa presunie viac údajov. Tento prístup umožňuje podnikom učiť sa, široko uplatňovať prehľady a vyhnúť sa problémom, keď sa zrýchľuje tempo.

Podpora spoločného uvedenia na trh

Aby migrácia ERP uspela, musia byť zapojení odborníci na IT, koncoví používatelia a zainteresované strany. Ak chcete budovať buy-in, najlepšie je spoločne vypracovať stratégiu, jasne včas informovať o prioritách a byť v ústrety tomu, ako zmena ovplyvní každého.

Pravidelne informuje vedúcich pracovníkov, oddelenia, zákazníkov a zamestnancov o stave projektu a o tom, ako dokončený produkt zlepší ich skúsenosti.

Kontrolný zoznam migrácie ERP: 7 kľúčových stratégií

Rovnako ako každý celofiremný projekt, aj pri najlepšom plánovaní sa objavia neočakávané problémy. Prilepte sa k týmto stratégiám, aby ste sa vyrovnali s čkanie a riadili riziká:

1. Vykonanie dôkladného posúdenia, v ktorom sa vymedzia jasné ciele

Jasne chápu požiadavky na údaje úmyselným zhromažďovaním vstupov v celej organizácii, od manažmentu až po koncových používateľov. Zistite, čo spôsobuje frustráciu, spomaľuje procesy alebo potláča inovácie. Potom vytvorte zoznam merateľných cieľov na riešenie týchto konkrétnych problematických bodov.

2. Zapojte sa do spolupráce so skúsenými konzultantmi

Keď má organizácia zdokumentované jasné ciele, konzultant môže pomôcť určiť ich priority a preskúmať ďalšie problémy, ktoré podnik môže zvážiť. Informovaná, outsiderská perspektíva môže tiež objasniť, ako vyzerá úspech, a to tak na konci migrácie ERP, ako aj na ďalšie roky.

3. Zapojiť zainteresované strany včas a často

Migrácia ERP je celopodniková snaha, ktorej sa bude dariť pri jasnej komunikácii, a tak vopred nastaviť očakávania. Nech každé dotknuté oddelenie, partner a zákazník vedia, ako a kedy ich zmena ovplyvní, aby sa ľudia mohli pripraviť a nikto nie je prekvapený.

4. Dokumentácia komplexného plánu projektu migrácie ERP

Vytvorte podrobný zoznam úloh pre každý krok, ktorý začína končiť, s pripojenými kľúčovými míľnikmi a dátumami. Buďte si istí, čo je potrebné na dokončenie každého kroku a sledovať, koľko času potrebujú, keď idete.

5. Prijatie stratégie clean core pre čistenie a prípravu kmeňových dát

Podniky, ktoré sa vyhýbajú úpravám základných funkcií svojho ERP systému, majú tendenciu obísť budúcu zložitosť a problémy s výkonom. Aktivujte clean core, aby ste minimalizovali riziká, rýchlo profitovali z aktualizácií a jednoducho sa integrovali s novými technológiami.

6. Zjednodušte svoju cloudovú migráciu pomocou postupného prístupu

Migrácia ERP by sa mala vykonávať postupne. Pracujte prostredníctvom kľúčových systémov alebo procesov podľa oddelenia, zamestnanca alebo miesta. Proaktívne sa zaoberajte problémami, učte sa a pokračujte ďalej. Trvá to trochu dlhšie, ale metodika je nevyhnutnosťou pre komplexné alebo vysoko rizikové projekty.

7. Otestujte sa dôsledne a ponúknite školenie

Potvrďte, že nové ERP presne ťahá za nové dáta tak, že najskôr otestujete malé množstvá. Manuálne skontrolujte každú aplikáciu, opravte problémy a potvrďte, že nové a staré systémy ERP sú zarovnané. Potom pridajte ďalšie údaje a prípady použitia a zároveň poskytnite koncovým používateľom možnosť trénovať a dosiahnuť certifikácie.

Kto by mal byť súčasťou môjho migračného tímu ERP?

Stratégia migrácie údajov je len taká dobrá ako ľudia, ktorí spolupracujú na jej realizácii. Každý úspech nového ERP systému závisí od toho, či tím od začiatku formuje projekt a uvidí ho až do konca.

Tu je niekoľko navrhovaných rolí na priradenie a ich zameranie:

• Zadávateľ vedenia, ktorý vystupuje ako bodová osoba s vedením, včas zablokuje náskok vedenia a pomáha pri riešení problémov pri ich riešení.

• Projektový manažér pre riadenie návštevnosti s dôrazom na harmonogram a rozpočet

• Správca IT alebo správca systému, aby sa uistil, že všetky aktuálne systémy riadené údajmi sú kompatibilné a pripravené na migráciu

• Obchodný analytik, ktorý pomáha objasniť obchodný prípad migrácie ERP a osvetliť jej krátkodobé a dlhodobé vplyvy

• Vedúci z rôznych oblastí na zaistenie zahrnutia všetkých relevantných údajov z kľúčových oblastí podnikania vrátane financií, predaja, operácií a HR

• Riadenie zmien vedie k tomu, že zamestnancom pomôže pripraviť sa na nové funkcie systému ERP

• Špecialista na migráciu dát, ktorý pomáha mapovať, zhromažďovať, čistiť a pripravovať dáta na bezproblémový prenos

• Vedie k zabezpečeniu a testovaniu kvality, aby kontroloval procesy v každej fáze a zabezpečil integritu prenášaných údajov v súlade s potrebami nového systému ERP

• Dodávateľ alebo poradca ERP na vedenie organizácie v procese s novou perspektívou a dlhodobými cieľmi

Často kladené otázky