Pri implementácii nového ERP softvéru firmy často trávia veľa času identifikovaním svojich požiadaviek, ale relatívne málo zostavujú tím, ktorý bude riadiť implementáciu. Napriek tomu je projektový tím ERP bez pochybností najväčším faktorom úspechu, ktorý môže urobiť rozdiel medzi implementáciou v cieli a projektom, ktorý ide bokom.

Deceptívne jednoduchý, tu je vzorec pre úspešnú implementáciu: správny ľudia, so správnymi zručnosťami, podľa správnych krokov. Uistite sa, že plánovanie ERP začínate spoločne s výberovým procesom tímu. Týchto osem krokov vám pomôže štruktúrovať váš projektový tím, vytvoriť plán a zaviesť správne opatrenia.

Vzorec pre úspešnú implementáciu: správni ľudia, so správnymi zručnosťami, podľa správnych krokov.

1. Uznajte, že to nie je IT projekt

Pretože ERP systémy sú založené na informačných technológiách, ľudia často predpokladajú, že implementácie ERP sú IT projekty. Nie je to tak. ERP systém je chrbtovou kosťou celej prevádzky vašej spoločnosti, takže potrebujete angažovanosť a záväzok z každého oddelenia. Bez dostatočnej organizačnej podpory bude implementácia riadená IT pravdepodobne viesť k drahým oneskoreniam, odporu voči používateľom, nespokojnosti alebo dokonca k priamemu zlyhaniu.

Vaše IT oddelenie sa postará o inštaláciu hardvéru a softvéru (ak je nový systém nainštalovaný v mieste prevádzky). IT budú tiež zodpovedné za kompatibilitu a integráciu s inými systémami a zariadeniami závislými od údajov – v rámci podniku aj pripojenými k nemu. Zodpovednosť za definovanie nových obchodných procesov, ktoré budú riadiť konfiguráciu systému, však spadá priamo na plecia používateľov systému.

2. Zabezpečenie výkonného záväzku

Zatiaľ čo vaše CIO alebo CTO nepochybne schválili implementačný projekt, ich zapojenie sa tam nekončí; podpísanie investície do ERP je len začiatok. Vedúci pracovníci musia pochopiť vplyv veľkého implementačného projektu ERP, byť ochotní urobiť potrebné kompromisy, aby ľudia mohli venovať čas a energiu projektu a poskytnúť viditeľné dôkazy o ich podpore.

Výkonní pracovníci by mali vyjadriť svoj záväzok na prvých úvodných stretnutiach. Mali by zostať zapojení, sledovať pokrok tímu a ponúkať povzbudenie, keď a kde je to vhodné. Musia tiež slúžiť ako konečný orgán, keď vzniknú konflikty alebo problémy, ktoré nie je možné vyriešiť bez zapojenia výkonnej moci.

V každom projekte nastanú časy, keď iné priority zasahujú do projektových záväzkov. Požiadavky zákazníkov, školenia alebo konkurenčné projekty môžu členov tímu jednoducho stiahnuť. Zamestnanci budú tvrdo tlačení odolávať týmto rozptýleniam bez viditeľného výkonného záväzku a „povolenia“ zostať sústredení.

3. Vyberte si správneho vedúceho projektového tímu

Efektívny projektový tím pod vedením inteligentného a špecializovaného projektového lídra je potrebný na podporu úspešného dokončenia projektu ERP, načas a v súlade s rozpočtom. Vedúci tímu by mal pochádzať z prevádzkovej stránky podniku a byť osobou, na ktorú sa väčšina ľudí obráti, keď majú otázku alebo problém, niekto, kto pozná podnikanie spoločnosti, vnútornú politiku a ako veci fungujú vo vašej organizácii. Vedúci projektu by mohol byť vedúcim oddelenia, ale v mnohých prípadoch nebude. Ak je to možné, čo najskôr túto osobu identifikujte, aby sa umožnila účasť na výberovom konaní.

Vedúci tímu musí byť – alebo sa stať – zdatným pri používaní softvéru na riadenie projektov na sledovanie úloh, harmonogramu a nákladov. Predchádzajúce skúsenosti s riadením projektov sú užitočné, ale nie sú potrebné; k dispozícii je množstvo zdrojov na školenie určeného jednotlivca v technikách a nástrojoch riadenia projektov.

4. Získajte správnych ľudí vo svojom implementačnom tíme ERP

Štruktúra vášho implementačného tímu by mala odrážať vašu organizáciu. Členovia projektového tímu by mali zastupovať všetky hlavné funkčné oddelenia, najmä tie, ktoré sú primárnymi používateľmi a príjemcami systému. Oddelenia môžu zahŕňať strojárstvo, predaj a služby zákazníkom, obstarávanie, financie a účtovníctvo, IT, fyzickú prevádzku a údržbu, ľudské zdroje alebo iné v závislosti od toho, ako je váš podnik organizovaný a od šírky dosahu vášho systému.

Tím zodpovedá za plánovanie a organizovanie projektu a mal by sa pravidelne stretávať, aby skontroloval priebeh projektu a riešil prípadné problémy, ktoré sa vyskytnú. Každý člen tímu bude niesť zodpovednosť za koordináciu aktivít vo svojej funkčnej oblasti, pričom často vytvára a vedie jednotlivé tímy úloh na plnenie rôznych úloh. Členovia budú projektovému tímu podávať správy o vykonávaní a plnení týchto úloh.

Vo väčšine prípadov sa projektový tím stretne každý týždeň – alebo častejšie počas kritických alebo vysoko aktívnych období. Hoci sa od najvyšších vedúcich pracovníkov neočakáva, že sa zúčastnia tímových stretnutí, mali by byť informovaní o všetkých implementačných aktivitách a rozhodnutiach prostredníctvom pravidelného vykazovania vedúcim tímu. Dôrazne sa odporúča aj celofiremné vykazovanie stavu, ktoré pomáha udržať nadšenie a vysoký záujem.

5. Dodržiavanie štruktúrovaného a inkluzívneho procesu plánovania implementácie

Plánovanie sa musí začať skôr, keď je projekt prvýkrát navrhnutý alebo identifikovaný. Plán projektu sa bude priebežne aktualizovať, keď budú k dispozícii nové informácie, ale mal by byť „zamknutý“ na začiatku každej fázy. Hoci po tomto bode môžu byť potrebné ďalšie zmeny, malo by sa zabrániť zmenám v strednom procese, ak je to vôbec možné. "Rozsah creep", tendencia pokračovať v pridávaní alebo zmene cieľov projektu, je pravdepodobne najväčšou hrozbou pre úspešné dokončenie projektu. Dobré nápady sa pravdepodobne objavia počas procesu, ale aj zdanlivo malé zmeny môžu spomaliť alebo vykoľajiť váš projekt. Odložte tieto myšlienky bokom na druhú fázu.

Zapojte (budúcu) používateľskú komunitu do procesu včasného plánovania. Prečo je to také dôležité? Sú hlavným zdrojom informácií pre „tak, ako je“ popis podniku a jeho procesov. Budete to potrebovať v časti definície požiadaviek vašej požiadavky ERP na návrhy (RFP). Budete chcieť, aby boli zapojené do výberového procesu, aby vám mohli povedať, či systém skutočne spĺňa ich potreby v kontexte ich každodenných procesov. Najdôležitejšie je, že včasné a nepretržité zapojenie sa do procesu špecifikácií a výberu pomôže prekonať akýkoľvek odpor voči zmenám, ktorý je často prítomný medzi používateľskou komunitou, keď je na nich niečo nové.

Tieto a ďalšie ERP implementácie a plánovanie osvedčených postupov vám môžu pomôcť získať čo najviac z vašej investície.

Zapojte (budúcu) používateľskú komunitu do procesu včasného plánovania.

6. Sledujte svoj plán projektu

Použitie nástrojov riadenia projektov na plánovanie a sledovanie projektu a jeho priebehu. Existuje mnoho relatívne lacných softvérových balíkov na riadenie projektov, z ktorých si môžete vybrať. Softvér pomôže stanoviť plán, identifikovať potreby zdrojov a odhaliť potenciálne konflikty. Po načítaní celého plánu projektu vám pomôže sledovať každú úlohu a celkový pokrok v porovnaní s plánom, ako aj identifikovať vplyv akéhokoľvek sklzu – oneskorenia spôsobené oneskoreným dokončením úloh, ktoré môžu ovplyvniť iné časové osi. Nástroje budú tiež sledovať výdavky v porovnaní s rozpočtom a budú informovať vrcholový manažment o potrebách financovania a zdrojov.

Keďže sú identifikované odchýlky od plánu projektu, projektový tím ich musí rýchlo riešiť. Malé sklzy sa stávajú veľkými problémami, ak nie sú vyriešené, kým sú ešte malé. Každý vedúci tímu úloh by mal na týždennom stretnutí informovať zvyšnú časť projektového tímu o aktuálnom stave aktívnych projektov. Projektový tím potom môže zistiť, ako vrátiť akúkoľvek oneskorenú alebo prerušenú úlohu späť podľa plánu. Plán je prvoradý – nenechávajte žiadny plánovaný sklz činnosti, pretože budú ďalšie vplyvy po prúde. (Je v poriadku vybudovať trochu vankúša do kritických úloh a fáz plánu. Mohli by ste zvážiť prijatie niektorých zásad riadenia projektov z kritického reťazca Eli Goldratt vrátane spôsobov, ako tieto nárazníky zefektívniť.)

7. Uistite sa, že používatelia „vlastnia“ systém

Tento bod sa opakuje: úspech vašej implementácie spočíva v tom, že užívateľská komunita cíti pocit vlastníctva systému. Ak sú používatelia súčasťou procesu od začiatku, budú cítiť väčší zmysel pre zodpovednosť za jeho úspech – keďže to bola ich predstava, aspoň čiastočne, vybrať si tento konkrétny systém a nakonfigurovať ho tak, ako ste.

Pri každej implementácii nastanú momenty, kedy sa objavia časy ťažké alebo neočakávané prekážky. Ak používatelia nemajú pocit, že je to ich systém, je ľahké obviňovať niekoho iného – vedúcich pracovníkov, manažérov, IT alebo samotný systém – namiesto toho, aby problém kopali a opravovali. Kľúčom k získaniu zodpovednosti je včasné zapojenie do plánovania projektov a stanovovania cieľov.

"Čo je v tom pre mňa?" Pri získavaní tohto zmyslu pre vlastníctvo je dôležitý aj faktor. Každý používateľ musí vidieť výhody nového systému – či už ide o jednoduché používanie, pohodlie, väčšiu vieru v presnosť informácií, schopnosť dosiahnuť viac a mať väčší vplyv na organizáciu alebo zníženie stresu, nadčasov a frustrácie. Niektoré z týchto „mäkkých“ výhod sú dôležité pri motivovaní používateľov k osvojeniu si systému a jeho úspechu. Vzdelávanie a odborná príprava sú kľúčom k tomu, aby používatelia pochopili, ako systém zlepší ich pracovný život a pracovný výkon.

Úspech vašej implementácie spočíva v tom, že užívateľská komunita cíti pocit vlastníctva systému.

8. Zmerajte úspech svojho projektového tímu ERP

Konečným meradlom efektivity projektového tímu je samozrejme úspešná implementácia, dokončená načas a na rozpočet. Rovnako dôležité sú však aj prechodné opatrenia. Plán projektu sa skladá z niekoľkých vzájomne závislých úloh, ktoré sú stanovené na časovej osi, so zdrojmi priradenými ku každej úlohe. Povinnosťou tímu po schválení plánu je riadiť dokončenie všetkých úloh podľa plánu.

Jednotlivé úlohy, keď sú dokončené, slúžia ako míľniky. Každý týždeň by mali jednotliví manažéri úloh podávať správy o priebehu úloh vrátane využitia času a zdrojov, ako aj o akýchkoľvek výzvach, konfliktoch alebo problémoch, ktoré sa majú riešiť, aby projektový tím ako celok mohol rozhodnúť o nápravných opatreniach alebo prerozdelení zdrojov potrebných na udržanie úloh v cieli. Úspešné dokončenie všetkých úloh počas cesty funguje ako meranie pre výkon vedúcich úloh, ako aj pre väčší projektový tím.

Dosiahnutie očakávaní návratnosti investícií v rámci ERP je tiež meradlom úspešnosti tímu, najmä ak boli tieto očakávania návratnosti realisticky časovo postupné, aby sa preukázal pokrok alebo neustále zlepšovanie.

A nakoniec, komunikácia projektového tímu, zatiaľ čo menej priame opatrenie, je ďalším ukazovateľom úspechu. Ako dobre tím informoval o stave projektu spoločnosti ako celku a o reťazci manažérom oddelení a vedúcich pracovníkov spoločnosti? Silná komunikácia je základnou zložkou úspešného projektu.

Súhrn

Implementácia ERP vyžaduje celopodnikovú účasť a podporu. Jadrom realizácie je projektový tím aj napriek tomu, že samotnú realizáciu v skutočnosti „nerobia“. Primárnou úlohou tímu je plánovať a riadiť projekt, získať podporu a udržať podnik motivovaný a napredovať smerom k dosiahnutiu všetkých plánovaných úloh a aktivít – až do úspešného dokončenia projektu.