Priame obstarávanie je zodpovedné za to, aby ste mali všetky „linchpin“ prísady na výrobu základných vecí, ktoré vaša spoločnosť vyrába. Nepriame obstarávanie na druhej strane zahŕňa všetko ostatné, čo je nevyhnutné na udržanie osvetlenia a hladké a efektívne fungovanie vášho podniku.

Činnosti priameho obstarávania zahŕňajú väčšie rozpočty a môžu byť riadené centrálnejšie a strategickejšie. Často sa však prehliada skutočnosť, že v mnohých podnikoch môžu nepriame náklady na obstarávanie stále tvoriť značnú časť výdavkov súvisiacich s obstarávaním. Napriek tomu je nepriame obstarávanie často decentralizované a nedôsledne riadené, s obrovským potenciálom na zlepšenie. Dnešné najlepšie technológie a postupy riadenia výdavkov vám pomôžu zaujať jednotnejší a holistickejší prístup ku všetkým procesom riadenia výdavkov, čím zaistíte, že vaše tímy, vaše údaje a systémy sú integrované hladko a dobre spolupracujú.

Čo je priame obstarávanie?

Priame obstarávanie sa vzťahuje na proces nákupu surovín, komponentov a práce, ktoré sa priamo využívajú pri výrobe tovarov alebo služieb, ktoré vaša spoločnosť predáva.

Táto aktivita výdavkov je veľmi úzko spojená s vašimi primárnymi obchodnými operáciami. Dodáva vašu výrobnú linku a ovplyvňuje kvalitu finálneho produktu, ktorý svojim zákazníkom ponúkate. Príkladom by bol výrobca automobilov, ktorý vyrába a kupuje oceľ a pneumatiky. Ďalším spôsobom, ako sa pozrieť na priame obstarávanie, je bezprostrednosť jeho blízkosti k vašim hlavným operáciám. Bez kancelárskych potrieb by výrobca automobilov mohol stále vyrábať autá. Ale bez kovu alebo gumy sa primárna prevádzka strhne na zastavenie.

Osvedčené priame postupy často využívajú riešenia a nástroje elektronického obstarávania vrátane analýzy výdavkov, strategického stanovenia zdrojov odberu a plánovania potrieb materiálu (MRP). To pomáha spoločnostiam zabezpečiť, aby mali spoľahlivých dodávateľov a efektívne systémy na riadenie týchto vzťahov, čo ideálne vedie k efektívnejším a odolnejším operáciám.

Čo je nepriame obstarávanie?

Nepriame obstarávanie zahŕňa obstaranie tovaru a služieb, ktoré sú dôležité na udržanie vašej spoločnosti v prevádzke, ale nevstupujú priamo do výroby vašich hlavných produktov alebo služieb. Táto kategória výdavkov zahŕňa údržbu, opravy a operácie (MRO), ako aj IT služby a predplatné softvéru ako služby (SaaS), marketing, nehnuteľnosti, externých odborníkov a mnoho ďalšieho.

A hoci sa definícia nepriameho obstarávania za 50 rokov naozaj nezmenila, dnešná digitálna transformácia zaznamenala výrazný posun v tom, ako podniky – aj ich zákazníci – podnikajú. Určité nepriame výdavky sú nadčasové, ako napríklad janitoriálne služby alebo kancelárske potreby. Čo sa však nesmierne posunulo, je naša závislosť na SaaS riešeniach, kybernetickej bezpečnosti a čoraz výkonnejšom a špecializovanejšom softvéri. Dnešné tímy riadenia výdavkov často míňajú menej na kancelárske potreby, reklamné služby a dokonca aj na nehnuteľnosti. To však súvisí viac s prechodom na digitalizáciu, samoobslužné marketingové nástroje a prácu na diaľku než so znížením nepriamych výdavkov vo všeobecnosti. Keďže spoločnosti a výrobcovia sa čoraz viac digitalizujú, zisťujú, že napriek menším výdavkom na niektoré „tvrdé“ obchodné výdavky vidia rastúcu potrebu iných typov nástrojov a riešení, ktoré im pomôžu rásť a konkurovať.

Priame a nepriame obstarávanie: Aké sú rozdiely?

Hlavným rozdielom medzi týmito dvoma modelmi obstarávania nie je to, ako sa uskutočňujú, ale prečo sú potrebné a na čo sú potrebné. Osvedčené postupy – od získavania až po platbu – by sa mali dôsledne uplatňovať na všetky vaše akvizičné aktivity bez ohľadu na to, či sú priame alebo nepriame.

• Kontinuita činností a strategický význam: Činnosti priameho obstarávania sú okamžite rozhodujúce pre kontinuitu činností. Prerušenie dodávok surovín môže zastaviť výrobu, ovplyvniť predaj a spodnú líniu. Nepriame obstarávanie má menší okamžitý vplyv na podnikanie; kumulatívny účinok riadenia tejto kategórie výdavkov však má tendenciu mať významný vplyv na celkové zdravie podniku.
• Veľkosť rozpočtu a dĺžka zmluvy: Priame obstarávanie často zahŕňa väčšie pridelené rozpočtové prostriedky a dlhšie trvanie zmlúv. Naproti tomu nepriame obstarávanie môže zahŕňať menšie, variabilnejšie sumy výdavkov s kratšími zmluvnými podmienkami so zameraním na prevádzkové potreby, ktoré sa môžu líšiť z roka na rok (alebo dokonca denne).
• Plánované vs. spontánne výdavky: Priame obstarávanie si vyžaduje dôsledné plánovanie a prognózovanie, aby bolo možné zosúladiť s plánmi výroby a dopytom na trhu. Pri nepriamom obstarávaní je často trochu väčší priestor na flexibilitu, pričom nákupy sa uskutočňujú podľa potreby na základe bezprostrednejších prevádzkových požiadaviek.
• Význam dodávateľských vzťahov: Riadenie dodávateľských vzťahov (SRM) pri priamom obstarávaní je zvyčajne strategickejšie, zahŕňa dlhodobé partnerstvá na zaistenie súladu, prístup k odborným znalostiam a návrhom dodávateľov a umožňuje konzistentné dodávky a kvalitu. Pri nepriamom obstarávaní sa kladie dôraz na povzbudenie ľudí, aby nakupovali od týchto schválených dodávateľov s cieľom využiť množstvové zľavy, zlepšiť kontrolu kvality a dodržiavať smernice a predpisy.
• Vedenie zásob: Riadenie zásob v priamom obstarávaní je strategická činnosť zameraná na vyrovnanie nákladov s výrobnými potrebami, aby sa zabránilo nadbytku zásob alebo zásob. Nepriame obstarávanie nemusí byť také citlivé na riziko nedostatku a prebytku v závislosti od povahy obstaraného tovaru alebo služieb.
• Organizačné nastavenie: Priame obstarávanie tradične riadi konkrétny tím pre obstarávanie s jasnými rozpočtami a KPI, zatiaľ čo nepriame obstarávanie je často menej prísne kontrolované alebo monitorované. A hoci to bolo v minulosti rozdiel medzi priamym a nepriamym, je dôležité poznamenať, že dnešní odborníci na riadenie výdavkov riadia nepriame obstarávanie prepojenejším a systematickejším spôsobom.

Spoločné výzvy pri priamom obstarávaní

Mnohé z výziev pre túto kategóriu výdavkov môžu vzniknúť mimo vašej spoločnosti. Na riešenie týchto problémov je nevyhnutné mať dobrú spoluprácu medzi vašimi tímami a dodávateľmi a zabezpečiť, aby vaše aktivity v oblasti priamych výdavkov boli založené na údajoch a centralizované.

• Nestálosť dodávateľského reťazca: Ako nám ukázalo niekoľko posledných rokov, „nikdy nepovedať nikdy“ je dobrá axióma, ktorou by sme mohli žiť v dnešnom obchodnom svete. Od poveternostných udalostí až po politické nepokoje, komplexná (a rastúca) škála globálnych udalostí môže narušiť váš dodávateľský reťazec. Je dôležitejšie ako kedykoľvek predtým, aby tímy priameho obstarávania spolupracovali s riadením logistického reťazca a využívali a analyzovali údaje o budovaní odolnosti z celého podniku.
• Kontrola kvality: Aj s najlepšími zámermi vás vaši dodávatelia môžu pustiť na kvalitnom fronte. Dobrá taktika SRM a neustále monitorovanie globálnych a regionálnych trendov na trhu vám môžu pomôcť predvídať problémy s kvalitou a podľa potreby sa otočiť.
• Kolísanie cien komodít: V závislosti od vášho sektora môžete byť obzvlášť zraniteľný pri zmenách cien a dostupnosti surovín, ktoré potrebujete pre svoju základnú výrobu. Opäť tým, že zostanete na vrchole informácií o trhu a vytvoríte si buffery do svojich rozpočtov, môžete byť viac pripravení na takéto eventuality.
• Závislosť od dodávateľa: Keď nájdete skvelého dodávateľa, je lákavé získať sebauspokojenie. Avšak, bez vlastnej viny, dodávateľský partner môže zrazu zlyhať v dodávke. Bez niektorých ďalších preverených a dostupných možností sa môžete ocitnúť na strašidelnom mieste.
• Regulačná zhoda a udržateľnosť: Vaše priame výdavky na obstarávanie sú zvyčajne väčšie a môžu zahŕňať suroviny, diaľkovú dopravu, zahraničné pracovné sily a ďalšie zložité komponenty. Tímy priameho obstarávania musia dopĺňať miestne aj globálne dodržiavanie predpisov, pokiaľ ide o environmentálne, sociálne a vládne (ESG), právne a nespočetné množstvo ďalších nariadení, ktoré zvyčajne nemajú taký významný vplyv na nepriame obstarávacie činnosti.

Spoločné výzvy pri nepriamom obstarávaní

Problémy s nepriamym obstarávaním často vznikajú vo vašej organizácii. To je zlá správa a dobrá správa. Zlé správy, ak budete naďalej tolerovať silá a zastarané nástroje a postupy. Dobrá správa, ak ste pripravení riešiť tieto problémy, pretože na rozdiel od politiky a poveternostných udalostí máte tieto problémy pod kontrolou.

• Zlá viditeľnosť výdavkov: Aj keď oddelenia dodržiavajú správne protokoly, ak tieto výdavky nie sú zachytené a integrované s vašimi ostatnými výdavkami, môžete stratiť príležitosť podrobiť ich centralizovanej kontrole. To znamená zníženú schopnosť identifikovať príležitosti na úsporu nákladov alebo eliminovať zbytočné výdavky.
• Maverick výdavky: Väčšina maverických výdavkov je dobre mienená a deje sa len v dôsledku vnímanej pomalosti prechádzania „oficiálnymi“ kanálmi alebo absencie riešení, ktoré automatizujú dodržiavanie nákupných protokolov a politík. Napriek tomu môže spôsobiť značné škody, zvýšiť náklady a zvýšiť riziko nákupov, ktoré nespĺňajú organizačné alebo regulačné požiadavky.
• Zadávače dát a rozdielne dáta: Je potrebné zhromažďovať, štandardizovať a analyzovať dáta nepriamych výdavkov a zdrojov spolu so všetkými ostatnými kritickými podnikovými dátami. Ak nemáte prísnu politiku a prax zaznamenávania a centralizácie týchto informácií, stratíte ich výhody – vrátane presnejších prognóz a znížených nákladov.
• Prebytky a prepúšťanie: Nepriame obstarávanie má často za následok nadbytočné dodávky alebo nadbytočné služby v dôsledku zlej koordinácie a plánovania. Zvýšená viditeľnosť vďaka automatizovaným riešeniam vám pomôže uvoľniť tento prebytočný kapitál, ktorý by sa mohol lepšie využiť inde v podniku.
• Firemná kultúra: Staré zvyky tvrdo umierajú. V mnohých spoločnostiach nebola do nepriameho obstarávania zavedená príliš spoločná stratégia. Integrácia nepriamych výdavkov do vašich centralizovaných procesov si vyžaduje viac ako dobrý softvér. Vyžaduje transparentnú komunikáciu a prehľadnosť, pokiaľ ide o dôležitosť viditeľnosti a silo-smashing vo vašom podniku.

Vplyv priameho a nepriameho obstarávania na riadenie výdavkov

Priame výdavky, ktoré zahŕňajú významnú časť celkových nákladov, ponúkajú príležitosti na úspory z rozsahu a množstvové zľavy, ktoré môžu účinne kontrolovať náklady na zásoby. Naopak, hoci nepriame výdavky nemajú rovnaký vplyv na náklady na predaný tovar, je čoraz dôležitejšie pre úspech podniku, pretože neefektívnosť môže zvýšiť náklady a viesť k prevádzkovým oneskoreniam a prerušeniam. Holistické riadenie výdavkov sa preto stáva nevyhnutným pri vyvážení týchto (a všetkých) kategórií výdavkov, čím sa zabezpečí, aby každá z nich čo najviac prispievala k celkovému finančnému zdraviu, rastu a prevádzkovej plynulosti vašej organizácie.

Čo hľadať v softvéri priameho / nepriameho obstarávania

Ako budete postupovať na svojej ceste digitálnej transformácie, vyberte si softvér s funkciami, ktoré zvýšia vašu schopnosť integrovať, prispôsobiť a automatizovať vaše aktivity riadenia výdavkov, vrátane:

1. Komplexné funkcie integrácie: Integrácia do systémov ERP a riadenia výdavkov zaisťuje, že údaje o obstarávaní sú v súlade s výrobnými a prevádzkovými potrebami, čo je nevyhnutné na dosiahnutie rovnováhy medzi priamym a nepriamym obstarávaním.
2. Pokročilá analýza a výkazníctvo: Vzhľadom na rozdielne zameranie a vplyvy priameho a nepriameho obstarávania sú analýzy nevyhnutné na rozlíšenie a riadenie jedinečných výziev a príležitostí každého z nich.
3. Užívateľsky prívetivé rozhranie: Akýkoľvek nástroj je len taký dobrý ako ochota a schopnosť vašich tímov ho používať. Vyhľadajte rozhranie a dashboard, ktoré sú intuitívne a jednoduché.
4. Automatizovaná správa pracovných postupov: Automatizácia zjednodušuje procesy, znižuje manuálne úlohy a zlepšuje presnosť a rýchlosť. To umožňuje vašim tímom zamerať sa na strategické záležitosti a presvedčiť sa, že manuálne úlohy sa dôsledne monitorujú.
5. Robustné nástroje riadenia dodávateľov: Bez ohľadu na to, aké služby alebo tovar dodávateľ poskytuje, štandardizované a spoľahlivé funkcie riadenia dodávateľov sú nevyhnutné pre zachovanie kvality a spoľahlivosti v priamom aj nepriamom obstarávaní.
6. Flexibilné možnosti prispôsobenia: Od výkazov po pracovné postupy a automatizované procesy, prispôsobenie pomáha zabezpečiť, aby sa vaše tímy mohli prispôsobiť jedinečným potrebám a výzvam spojeným s každým dodávateľom, dodávateľom alebo operačnou aktivitou.
7. Funkcie zabezpečenia a súladu: Pokiaľ ide o dodržiavanie predpisov a ochranu citlivých transakčných údajov, výkonné funkcie zabezpečenia riadené umelou inteligenciou nie sú nevyhnutné na ochranu vašej reputácie, vašich zákazníkov, dodávateľov a členov tímu.
8. Riešenia optimalizované pre mobilné zariadenia: Keďže vaše obstarávacie činnosti sa stávajú presnejšími a lepšie integrovanými v celom podniku, budete si istí, že vaše riešenia správy výdavkov podporujú flexibilné používanie – či už na počítači alebo na mobilnom zariadení.