Vaše ďalšie veľké rozhodnutie pri zvažovaní nového ERP systému? Ako sa nasadí. Existuje niekoľko prístupov, z ktorých si môžete vybrať, vrátane tradičného on-premise, cloudového nasadenia alebo hybridnej kombinácie oboch. Budete chcieť zvážiť finančné rozdiely a pozrieť sa na silné stránky a zaujímavosti každej stratégie nasadenia ERP, ako aj na akékoľvek jedinečné obmedzenia alebo výzvy.

Predtým, ako začnete uvažovať o možnostiach nasadenia ERP, pozrite sa, ako a prečo sa cloud stal životne dôležitým prostredím pre úspech podnikania v digitálnej ekonomike.

Prečo všetok záujem o nasadenie cloudu?

Všetci sledujeme s veľkým záujmom, pretože počítačové technológie sa naďalej vyvíjajú stále rastúcim tempom. Najstaršie podnikové systémy a prvé ERP systémy boli hosťované na veľkých mainframe a stredne veľkých počítačoch s "hlúpymi" terminálmi pre užívateľský vstup - potom, čo nahradili dierkovacie karty a vstup kľúča na disk, to znamená! Ďalšou „najmodernejšou“ technológiou bola klientska/serverová architektúra, v ktorej boli v nemých termináloch nahradené PC (dnes nazývané klienty), ktoré dokázali zvládnuť časť pracovného zaťaženia. Tým sa znížilo množstvo dát, ktoré museli byť uzavreté tam a späť so serverovým počítačom.

Okolo tisícročia dva významné vývojové trendy zmenili svet výpočtovej techniky a ERP: internet a cloud. Už nebolo potrebné kupovať a podporovať hardvér a softvér na spustenie vášho podnikania. Všetky alebo hlavné časti technológie by sa teraz mohli „prenajímať“ alebo zadávať externe v balíku, ktorý zahŕňal všetku údržbu a väčšinu technických operácií. Všadeprítomný internet poskytol komunikačnú infraštruktúru potrebnú na to, aby bol cloud praktický a dostupný kdekoľvek na svete.

Podniky však okamžite nemigrovali svoje ERP systémy do cloudového nasadenia. Trvalo istý čas, kým technológia a aplikácie dozreli – a spoločnosti si uvedomili, že počítač nemusí byť na mieste, aby získal spoľahlivý prístup a bezpečnosť pre aplikácie kritické pre podnikanie. Súčasťou tohto vývoja boli vývojári, ktorí sa učili, ako:

• Využite naplno cloudové nasadenie
• Primerane zapisujte alebo prepíšte aplikácie
• Obnoviť svoju infraštruktúru – technológie aj ľudské zdroje – na podporu cloudových systémov

A čo je dôležité, teraz cloudové systémy ERP poskytujú pokročilé technológie, ako je umelá inteligencia (AI) a strojové učenie na zvýšenie produktivity a služieb, prispôsobené používateľské skúsenosti na podporu osvojenia a rozsiahle funkcie a vstavané analýzy, ktoré poskytujú úplný pohľad na podnik a v konečnom dôsledku podporujú podnikovú inováciu a rast.

Model stanovenia ceny SaaS

V minulosti bola väčšina softvéru nainštalovaná vo firemných priestoroch a jedinou možnosťou licencovania bolo kúpiť si trvalú licenciu – kde je aplikácia licencovaná vopred plus ročná zmluva o údržbe pre inovácie a opravy chýb. Licencie na softvér sú najčastejšie oceňované podľa používateľov. Ročná údržba sa bežne účtuje vo výške 18 % až 20 % z aktuálne platnej cenníkovej ceny softvéru. To znamená, že licencia na softvér je v podstate „spätne kúpená“ každých päť až šesť rokov.

S lokálnym systémom ERP sa všetok hardvér a softvér nakupuje alebo prenajíma a inštaluje na mieste spoločnosti. Spoločnosť zodpovedá za údržbu, podporu a možné inovácie alebo rozšírenie hardvérového, systémového a aplikačného softvéru, ako aj priestor zariadení, komunálne služby, poistenie, zdroje pre prípad zlyhania a záložné úložisko mimo lokality.

Cloudové systémy ERP na druhej strane zvyčajne nie sú inštalované na mieste a sú podporované dodávateľom ako súčasť mesačného alebo ročného poplatku. Sú licencované na základe takzvanej software-as-a-service (SaaS). Licencie SaaS môžu byť ocenené podľa používateľa, aplikácie alebo sady aplikácií (napríklad všetky ERP) na základe veľkosti vašej spoločnosti alebo iných variácií.

Zaujímavým aspektom licencovania cloudového nasadenia je jeho škálovateľnosť. Ak je používateľ licencovaný „sedadlom“, môžete pridať alebo znížiť počet používateľov a následne zaplatiť vyššiu alebo nižšiu cenu na základe počtu nových používateľov. Ak sa zmení objem transakcie, kapacita ukladacieho priestoru alebo požiadavky na výpočtový výkon, dodávateľ je zodpovedný za modernizáciu svojich zariadení tak, aby vyhovovali zmene, čo znamená, že nebudete musieť kúpiť a nainštalovať viac serverov alebo viac ukladacieho priestoru na disku.

Najbližšou analógiou môže byť káblová televízia. Platíte za to, čo požadujete, a táto cena zahŕňa používanie a prevádzku všetkých fyzických zariadení, personálu, údržby a všetky ostatné výdavky súvisiace s káblovou službou na vašom mieste. Ak potrebujete a pridáte ďalšie kanály, zaplatíte len za to, čo ste požadovali, a nemusíte sa obávať, ako sa im darí poskytovať ďalšie kanály.

Možnosti nasadenia ERP

Existuje niekoľko možných spôsobov implementácie ERP systému:

1. Cloudový systém ERP známy aj ako SaaS ERP

V cloudovom ERP je primárnym licenčným modelom softvér as-a-service (SaaS). Poskytovateľ systému bude mať vlastné dátové centrum – alebo si môže prenajať priestor na verejnom cloude, aby mohol hostiť svoje aplikácie a systémy. Všetky hardvérové, systémové a podporné služby sú poskytované prostredníctvom internetu. Vďaka tomu je implementácia pre užívateľskú spoločnosť rýchlejšia a jednoduchšia, pretože so všetkými hardvérovými a softvérovými kúskami, ktoré sú už zavedené, môžu začať hneď v prenose dát a školení používateľov.

S touto možnosťou nasadenia cloudového systému ERP sa váš poskytovateľ softvéru postará aj o všetky inštalácie, údržbu a podporu vrátane všetkých aktualizácií a aktualizácií softvéru, ako je napríklad pridanie výpočtového výkonu alebo úložiska. Systémy, aplikácie a zdroje môžu tiež „automaticky otvárať“, zvyšovať alebo znižovať automaticky, aby spĺňali meniace sa krátkodobé potreby. To eliminuje potrebu platiť za výpočtové zdroje, ktoré môžu sedieť väčšinu času nevyužité tak, ako je to v prípade lokálnych ERP systémov.

Cloudové riešenie SaaS ERP má malé alebo žiadne počiatočné náklady („kapitálové náklady“), ale má o niečo vyššie mesačné náklady („prevádzkové náklady“) v porovnaní s typickou lokálnou inštaláciou. Pri pohľade na bežné obdobie nákladov počas životného cyklu päť až sedem rokov, celkové náklady na vlastníctvo (TCO) sú podobné, ak nie menej ako lokálna inštalácia a ponúka potenciálne lepšie služby, podporu a bezpečnosť.

Cloud ERP tiež ponúka najrýchlejšiu cestu k inováciám, vďaka čomu je ideálny pre podniky, ktoré chcú agresívne presadzovať svoju stratégiu digitálnej transformácie. Táto možnosť nasadenia umožňuje spoločnostiam podľa potreby jednoducho znova predstaviť, optimalizovať a prispôsobiť svoje obchodné procesy a využívať štandardizované osvedčené postupy, ktoré by mali podporovať moderní dodávatelia ERP.

2. Lokálne systémy ERP

On-premise je spôsob, akým väčšina spoločností historicky nasadila svoje ERP systémy. V tomto modeli nasadenia je softvér ERP nainštalovaný vo vašom dátovom centre na miestach podľa vášho výberu. Za inštaláciu a údržbu hardvéru a softvéru zodpovedá váš personál.

V súčasnosti podniky využívajú cloud computing pre jeho flexibilitu, schopnosť rozširovať sa a jednoduchosť inovácií. Aj keď pre niektoré spoločnosti, najmä v vysoko kontrolovaných odvetviach, je lokálny prístup výhodnejší z dôvodu právnych, regulačných alebo organizačných obmedzení.

3. Hybridné ERP systémy

Prvky nasadenia cloudu a on-prem ERP je možné kombinovať a vytvoriť hybridný cloud, ktorý poskytuje flexibilitu pri výbere optimálneho nasadenia pre každú aplikáciu. Systém Hybrid cloud ERP môže byť použitý ako odrazový mostík do cloudu alebo na uspokojenie odvetvových regulačných problémov a špeciálnych bezpečnostných požiadaviek, ktoré môžu v určitých situáciách diktovať potrebu aplikácií on-prem. Môžu existovať aj iné obmedzenia alebo preferencie, ktoré robia on-prem žiaduce pre určité aplikácie. Zložitosť podniku a jeho súčasného prostredia, ako aj želanie pomalšieho faktora zmeny do rozhodnutia o nasadení v hybridnom scenári.

Hybridná implementácia umožňuje aplikáciám a dátam pohybovať sa medzi možnosťami na základe zmien pracovného zaťaženia. Poskytuje cloudové výhody z tej časti systému, ktorá je na cloude. Vyžaduje si však väčšiu účasť lokálnych IT na podporu on-prem kusov, ako aj koordináciu medzi dvoma alebo viacerými systémami ERP.

4. Dvojúrovňové ERP

Skutočne variácia hybridného prístupu implementovaného z rovnakých dôvodov, dvojvrstvové nasadenie ERP – niekedy nazývané rozmiestnenie s uzlom a lúčom – využíva centrálny systém s menšími satelitnými systémami podporujúcimi vzdialené zariadenia. Rozmýšľajte o podnikovom systéme ERP ako o centrále s jednotlivými systémami ERP v dcérskych závodoch, skladoch alebo kanceláriách, pričom všetky údaje sa vracajú späť do centra. Nie je to nová myšlienka; objavila sa počas fázy distribuovaného spracovania v 90. rokoch 20. storočia, pričom spoločnosti sa rozhodli implementovať menšie, jednoduchšie a menej nákladné systémy na vzdialených miestach pri zachovaní väčšieho, schopnejšieho, korporátneho systému v centrále spoločnosti. Každý alebo všetky systémy v dvojvrstvovej sieti môžu byť on-prem alebo cloud-based, kúpené alebo licencované SaaS.

Celkové náklady na dvojvrstvové nasadenie ERP – s menej nákladnými systémami na uzloch namiesto toho istého podnikového systému všade – prinesú nižšie náklady na počiatočný nákup. Integrácia a podpora však môžu viesť k vyšším celkovým pokračujúcim nákladom, pretože rozhrania sa musia budovať a udržiavať. A rok čo rok potrvá viac IT podpory na koordináciu s viacerými dodávateľmi, ako aj na správu nekoordinovaných plánov upgradu a zmien rozhrania.

Tipy pre výberový proces

Najskôr si vyberte softvér prostredníctvom dôkladného procesu hodnotenia ERP a potom zvážte možnosti nasadenia na základe možností nasadenia softvéru a potrieb vašej spoločnosti a potenciálnej návratnosti investícií do ERP. Niektoré ERP softvér je len cloud alebo SaaS, zatiaľ čo iní dodávatelia ponúkajú cloud, on-prem a hybrid. Dostupné možnosti nasadenia môžu byť kritériom na zaradenie do užšieho zoznamu, ale nemali by byť jediným určujúcim faktorom pre výber systému.

Rýchlo rastúce spoločnosti a tie, ktoré očakávajú blížiace sa zmeny v počte používateľov (buď nahor alebo nadol), by sa mali pravdepodobne zamerať na cloudové ERP systémy pre ich škálovateľnosť a cenotvorbu na základe vášho používania. Tiež sa uistite, že všetci členovia výberového tímu rozumejú funkciám a výhodám rôznych možností nasadenia ERP.

Súhrn

Spoločnosti môžu byť spočiatku použité na nasadenie cloudového systému ERP z finančných dôvodov – ako sú malé alebo žiadne kapitálové náklady a znížené celkové náklady na životný cyklus – ale sú nadšené technickými a prevádzkovými výhodami, ktoré cloud ponúka, vrátane:

• ERP, ktoré je vždy aktuálne s najnovšími inováciami (bez dodatočných nákladov alebo úsilia)
• Prakticky neobmedzená škálovateľnosť
• Platba za vašu potrebu/základ použitia
• Rýchlejšia implementácia
• Lepšia bezpečnosť a kontrola prístupu a viac

A úplné nasadenie cloudu nie je jedinou možnosťou. Niekedy má väčší zmysel ponechať niektoré aplikácie na mieste a používať cloud pre zvyšok. Našťastie sú k dispozícii rôzne možnosti konfigurácie a nasadenia, takže si môžete vybrať nasadenie, ktoré je finančne a operatívne najzmysluplnejšie.

Prechod na nový ERP systém je významnou zmenou pre používateľov systému, IT a celú organizáciu. Je rozumné preskúmať všetky možnosti a vybrať si konfiguráciu systému, ktorá ponúka najlepší výkon za najlepšiu cenu. Potom naplánujte, ako sa budú musieť zmeniť vaše interné zdroje a štruktúra, aby ste získali čo najviac z vašej investície bez ohľadu na konfiguráciu a nasadenie.

Čítať viac v tejto sérii