Príručka pre správu zákaziek

Čo je systém riadenia objednávok?

Správa objednávok zahŕňa každú fázu životného cyklu objednávky, od umiestnenia objednávky a kontrol zásob až po expedíciu, dodávku a vrátenie. Systém riadenia objednávok (OMS) je technológia a súbor postupov, ktoré tento proces uľahčujú.

Moderný systém OMS sa integruje s rôznymi oddeleniami a systémami, ako sú predaj, zásoby, obchod, prevádzka predajní, distribučné centrá, trhoviská, logistické spoločnosti tretích strán (3PL), účtovníctvo, marketing a služby zákazníkom, aby sa zabezpečilo presné a efektívne spracovanie objednávok. Pre veľké podniky sú mimoriadne vysoké podiely na efektívnom riadení objednávok. Tu je dôvod, prečo:

1. Očakávania zákazníkov: Dnešní zákazníci požadujú rýchlu, presnú a transparentnú dostupnosť a plnenie produktov. Oneskorenia alebo chyby môžu viesť k nespokojnosti a strate lojality.
2. Prevádzková efektivita: Automatizácia a optimalizácia pracovných postupov zákaziek znižuje náklady na prácu, skladovanie a prepravu, minimalizuje ľudské chyby a zlepšuje časy cyklov.
3. Škálovateľnosť: S rastom podnikov sa ich schopnosť zvládnuť vyššie objemy objednávok a zložitejšie siete plnenia stávajú konkurenčnou výhodou.
4. Komplexnosť pre všetky kanály:  Podniky predávajúce prostredníctvom viacerých kanálov vrátane trhovísk potrebujú centralizovanú viditeľnosť a koordináciu.
5. Dodržiavanie predpisov:  Presné vedenie záznamov a vysledovateľnosť podporujú súlad s odvetvovými štandardmi a predpismi.

Ako funguje systém riadenia zákaziek?

Pochopenie riadenia zákaziek si vyžaduje bližší pohľad na životný cyklus objednávok. Hoci sa konkrétne kroky môžu líšiť v závislosti od odvetvia a obchodného modelu, ide o základné fázy:

1. Zadanie objednávky:  Zákazníci zadávajú objednávky prostredníctvom online platforiem, systémov v predajniach, mobilných aplikácií alebo telefonických hovorov. OMS zaznamenáva a overuje detaily zákazky.
2. Spracovanie zákazky:  Systém skontroluje úrovne zásob, použije pravidlá stanovenia ceny a zľavy a potvrdí platbu. Ak položky nie sú na sklade, systém môže iniciovať spätné objednávanie alebo navrhovať alternatívy.
3. Plnenie:  Zákazky sú smerované do príslušných skladov, distribučných stredísk, pobočiek, trhovísk alebo spoločností 3PL. Príprava materiálu na odber, balenie a expedícia sa vykonávajú na základe preddefinovaných logistických workflow.
4. Expedícia a doručenie:  Objednávka je odoslaná, sledovaná v reálnom čase a doručená zákazníkovi. Oznámenia sa často odosielajú, aby boli zákazníci informovaní.
5. Vrátenie tovaru a podpora po predaji:  Dobré OMS tiež spravuje vrátené dodávky, refundácie a dopyty po službách zákazníkom, čo pomáha zlepšiť dlhodobé vzťahy so zákazníkmi.

Typy systémov riadenia objednávok

Systémy riadenia objednávok prichádzajú v rôznych typoch, z ktorých každý je navrhnutý tak, aby vyhovoval rôznym obchodným potrebám, prevádzkovým zložitostiam a úrovniam technologickej sofistikovanosti. Tu je rozčlenenie príkladov systému riadenia zákaziek:

• Návod: Tradičné a papierové, tieto systémy zahŕňajú tabuľky, telefónne objednávky, e-mailové reťazce a manuálne zadávanie údajov.
• Samostatné:  Ide o špecializované aplikácie OMS, ktoré spracovávajú príjem, spracovanie a plnenie objednávok, ale fungujú oddelene od iných podnikových systémov.
• Na báze ERP: Mnohé podnikové platformy ponúkajú možnosti správy objednávok ako súčasť väčšieho balíka.
• Platforma elektronického obchodu: Populárne platformy elektronického obchodu ponúkajú vstavané alebo doplnkové funkcie na správu objednávok.
• Distribuované:  Tieto pokročilé systémy sú postavené tak, aby zvládli omnichannel a dispergované plnenie naprieč komplexnými sieťami.
• Na báze cloudu:  Cloudové alebo cloudové systémy správy objednávok sú prístupné cez web a ponúkajú vysokú škálovateľnosť a flexibilitu.
• Na mieru: Niektoré veľké podniky vyvíjajú vlastné platformy OMS prispôsobené ich špecifickým procesom a starším systémom.

Správny systém riadenia objednávok pre organizáciu sa bude líšiť vzhľadom na jej veľkosť, zložitosť, stratégiu kanálov a ciele rastu.

dgl

{"id":"SAP1138629","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2024/10/58dccfde-de7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Zistite, ako môže SAP Order Management Services pripojené k údajom SAP ERP poskytnúť základ pre udržateľný rast a konkurenčnú výhodu.

Výhody systému riadenia objednávok

Solídne OMS zjednodušuje a automatizuje celý životný cyklus objednávok naprieč predajnými kanálmi a miestami plnenia. Investície do OMS prinášajú okamžité aj dlhodobé výhody, ako napríklad:

• Zlepšenie spokojnosti zákazníkov: Transparentná dostupnosť zásob a rýchlejšie a spoľahlivejšie dodávky vedú k lepším skúsenostiam zákazníkov.
• Znížené prevádzkové náklady: Automatizácia a optimalizácia procesov pomáhajú znižovať plytvanie, prepravné náklady a mzdové náklady.
• Lepšie rozhodovanie: Údaje a analýzy v reálnom čase podporujú strategické plánovanie.
• Zvýšené výnosy: Lepšia viditeľnosť zásob a koordinácia všetkých kanálov umožňujú rýchlejšie, presnejšie plnenie zákaziek a maximalizujú príležitosti na predaj.
• Agilita a odolnosť: Flexibilná OMS sa môže rýchlo prispôsobiť zmenám na trhu a narušeniam dodávateľského reťazca.

Celkovo OMS pomáha podnikom znižovať prevádzkové náklady, predchádzať problémom so zásobami a poskytovať rýchlejšie a spoľahlivejšie skúsenosti zákazníkov.

Výzvy v oblasti riadenia zákaziek

Správa objednávok nie je bez jej prekážok. Môže to byť komplikovaný proces, najmä s dezorganizovanými a zastaranými systémami. Niektoré spoločné výzvy zahŕňajú:

• Systémové zásobníky: Odpojené systémy môžu viesť k duplicitnému úsiliu a nekonzistentnosti údajov.
• Rozdiely v zásobách: Nedostatočná presnosť zásob vo fyzických a digitálnych kanáloch môže spôsobiť chyby plnenia a stratený predaj.
• Správa vrátených dodávok:  Spracovanie vrátených dodávok efektívne bez narušenia okrajov je komplexná úloha.
• Prognóza dopytu: Nepresné prognózy môžu viesť k nerovnováhe ponuky.
• Potreby prispôsobenia:  Podniky často vyžadujú prispôsobené pracovné postupy, ktoré ihneď použiteľné riešenia nemusia podporovať.

Riešenie týchto problémov si vyžaduje spoluprácu medzi jednotlivými funkciami, zosúladenie procesov a správnu technológiu.

Ako si vybrať správny systém riadenia objednávok

Správa objednávok nie je bez jej prekážok. Môže to byť komplikovaný proces, najmä s dezorganizovanými a zastaranými systémami. Niektoré spoločné výzvy zahŕňajú:

• Systémové zásobníky: Odpojené systémy môžu viesť k duplicitnému úsiliu a nekonzistentnosti údajov.
• Rozdiely v zásobách: Nedostatočná presnosť zásob vo fyzických a digitálnych kanáloch môže spôsobiť chyby plnenia a stratený predaj.
• Správa vrátených dodávok:  Spracovanie vrátených dodávok efektívne bez narušenia okrajov je komplexná úloha.
• Prognóza dopytu: Nepresné prognózy môžu viesť k nerovnováhe ponuky.
• Potreby prispôsobenia:  Podniky často vyžadujú prispôsobené pracovné postupy, ktoré ihneď použiteľné riešenia nemusia podporovať.

Riešenie týchto problémov si vyžaduje spoluprácu medzi jednotlivými funkciami, zosúladenie procesov a správnu technológiu.

dgl

{"id":"SAP945748","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2023/01/2a82f50e-5d7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Zistite, ako môže SAP Order Management Services pomôcť podnikom optimalizovať procesy a predaj.

Ako si vybrať správny systém riadenia objednávok

Výber OMS je rozhodujúce rozhodnutie – najmä pre veľké spoločnosti, kde musia byť pre efektivitu a rast synchronizované komplexné operácie, všepojové požiadavky a globálne dodávateľské reťazce. Správny systém OMS môže zlepšiť pracovné postupy, znížiť náklady a zvýšiť spokojnosť zákazníkov. Nesprávne môže spôsobiť prevádzkové prekážky, obmedziť škálovateľnosť a podporiť nedôveru zákazníkov.

Pri nakupovaní v rámci OMS by mali podnikatelia s rozhodovacou právomocou postupovať takto:

1. Definujte obchodné ciele

Rozumie cieľom spoločnosti, ako sú ciele v oblasti rastu a skúsenosti zákazníkov.

2. Mapovať životný cyklus objednávky

Zdokumentujte, ako zákazky prechádzajú cez podnik – od zachytenia po plnenie až po službu po predaji – a identifikujte medzery.

3. Uprednostniť základné funkcie

Vyhodnocuje OMS na základe kľúčových funkcií vrátane:

• Viditeľnosť zásob
• Pracovný postup zákazky
• Komunikácia so zákazníkmi
• Definovanie kritérií rozhodovania o príkaze
• Presnosť stanovenia zdrojov odberu a rezervácií

4. Zabezpečte integračné funkcie

Dobrý systém OMS sa musí jednoducho integrovať s ERP, systémom riadenia skladu, softvérom na riadenie vzťahov so zákazníkmi, pokladničným systémom a ďalšími základnými platformami.

5. Vyberte správny model nasadenia

Rozhodnite, aký typ OMS bude fungovať najlepšie na základe potrieb, predpisov a agility podniku.

6. Posúdenie bezpečnosti, súladu a spoľahlivosti

Uistite sa, že systém OMS spĺňa podnikové štandardy, pretože ide o údaje o zákazníkoch a informácie o platbách.

7. Vyhodnotenie dodávateľa

Zvážte technológiu aj partnera (Majú dobré recenzie a ponúkajú podporu?) na zabezpečenie hladkého uvedenia systému OMS na trh.

8. Vypočítať celkové náklady na vlastníctvo

Faktor poplatkov, náklady na implementáciu, prebiehajúce inovácie a ďalšie.

9. Otestujte systém

Pred úplným uvedením do prevádzky otestujte systém v kontrolovanom prostredí, aby ste znížili riziko.

10. Zapojiť správne zainteresované strany

Zapojte kľúčových hráčov naprieč oddeleniami pri výbere OMS, aby ste zistili, že spĺňa potreby naprieč rôznymi funkciami.

Prípady použitia správy zákaziek

Tu sú príklady spoločností, ktoré zlepšili správu zákaziek pomocou riešení SAP.

• Poskytnite konzistentný zážitok z nákupu
  Pozrite sa, ako SAP Order Management Services pomáha maloobchodníkovi HORNBACH ponúknuť bezproblémový zážitok z viacerých kanálov od online až po in-store. Pozrite si video o príbehu HORNBACH.
• Zoznámte sa s vyvíjajúcimi sa požiadavkami zákazníkov
  Preskúmajte, ako maloobchodník Canac Corporation využíva pokročilé analýzy na agilné rozhodovanie s riešeniami spoločnosti SAP. Pozrite si video o príbehu spoločnosti Canac Corporation.

Preskúmajte riešenia správy zákaziek

Investovanie do moderných, integrovaných riešení riadenia objednávok je nevyhnutné na udržanie tempa a vedúce postavenie na dnešnom konkurenčnom trhu. Centralizáciou a automatizáciou životného cyklu objednávok môžu podniky zlepšiť efektivitu, znížiť náklady a poskytnúť zákazníkom bezproblémovú skúsenosť vo veľkom rozsahu.

Správna OMS môže poskytnúť základ pre udržateľný rast a konkurenčnú výhodu. Zistite, ako SAP Order Management Services pripojené k dátam SAP ERP umožňuje organizáciám používať tieto riešenia spoľahlivejšie, efektívnejšie a s nižšími celkovými nákladmi na vlastníctvo.

Často kladené otázky