Riadenie pracovného postupu: Príručka pre začiatočníka pre automatizáciu pracovných postupov a riadenie podnikových procesov
Prehľad riadenia workflow
Ako obchodný pojem sa v 80. rokoch 20. storočia objavilo riadenie pracovného postupu, hneď vedľa skorého uvedenia e-mailov, stolných počítačov a digitalizovaných podnikových systémov. Ľudia si veľmi rýchlo uvedomili, ako by tieto nové technológie mohli pomôcť znížiť chyby a zefektívniť opakujúce sa úlohy. Inteligentný softvér prepojený s cloudom a digitalizované systémy riadenia pracovných postupov v súčasnosti podporujú svojich ľudských partnerov pri dosahovaní čoraz vyššej efektivity a agility, skracovaní časov cyklov a chybovosti a lepšom dodržiavaní predpisov.
Čo je pracovný postup?
Workflow môže byť definovaný ako postupnosť prepojených aktivít alebo úloh, ktoré sú dokončené na dosiahnutie konkrétneho výsledku. Štruktúrovaný workflow nasleduje po odlišnej ceste, ktorá môže byť sekvenčná alebo paralelná, aby spĺňala špecifické závislosti alebo požiadavky. Často cesta bude mať definované variácie, jedinečné pre každý požadovaný obchodný výsledok.
Existujú tri typy workflow:
- Plne manuálny: Manuálny pracovný postup, napríklad, by mohol byť založený na papieri s vreckom a ručne napísané poznámky a podpisy, fyzicky odovzdané v kancelárii alebo v oblasti výroby.
- Poloautomatizované: V čiastočne automatizovanom pracovnom postupe sú časti procesu automatizované. Zamyslite sa nad reťazcom e-mailov s pripojenými súbormi, komentármi v tele e-mailu a zmenami priložených súborov, ktoré boli odovzdané vždy, keď je to vhodné pre spracovateľa aktuálnej úlohy.
- Plne digitalizované alebo automatizované: Automatizované pracovné postupy prebiehajú vo vyhradenej podnikovej aplikácii štruktúrovaným a definovaným spôsobom podľa definovaných obchodných pravidiel.
Riadenie pracovných postupov alebo riadenie podnikových procesov: Aký je rozdiel?
Workflow je špecifickejší, samostatnejší reťazec krokov a úloh. Naopak, obchodný proces je širší pojem pre súbor úloh, pracovných postupov, aktivít a usmernení, kde niektoré úlohy môžu byť automatizované, zatiaľ čo iné činnosti nemusia byť.
Napríklad pri jednoduchom pracovnom postupe schvaľovania nákupu - pri jednom alebo viacerých definovaných variantoch môže obchodné pravidlo stanoviť, že objednávka potrebuje schválenie od druhého oddelenia, ak hodnota nákupu prekročí určitú čiastku. Tento workflow je súčasťou väčšieho obchodného procesu, ako nakupovať tovar a služby v rámci organizácie, a zahŕňa pokyny pre výber dodávateľov, obstarávanie atď.
Nižšie sú uvedené niektoré bežné príklady workflow:
Schválenie objednávky
Autorizácia žiadosti o dovolenku
Spracovanie platby faktúry
Prijatie zamestnanca do zamestnania
Žiadosť o náhradný diel
Odoslanie faktúry odberateľovi
Prečo je softvér na riadenie pracovných postupov taký dôležitý?
Workflow management je proces digitalizácie diskrétnych procesov a riadenia výstupov. Softvér na správu workflow vám umožňuje vytvárať, spúšťať a spravovať tieto pracovné postupy. Tu sú niektoré z kľúčových výhod a výsledkov, ktoré možno očakávať od špecializovaných softvérových riešení:
Vyššia efektivita: Zvýšte rýchlosť automatizácie, aby ste dosiahli rýchlejšie a lepšie výsledky a zároveň uľahčili prácu všetkým zúčastneným. Napríklad s plne digitalizovaným pracovným postupom môžu podnikoví účastníci jednoducho pristupovať, kontrolovať a spracovávať jasne definované digitálne úlohy, pracovať odkiaľkoľvek – v kancelárii, doma alebo na cestách.
Zlepšená agilita: Prispôsobte štandardné pracovné postupy tak, aby vyhovovali meniacim sa prevádzkovým potrebám, vytvárajte inovácie procesov na podporu nových obchodných modelov a opravte prerušené procesy, aby ste dosiahli väčšiu odolnosť a agilitu.
Silnejší súlad: S jasnejšími zodpovednosťami a kontrolnými záznamami založenými na údajoch môžete monitorovať a riadiť výstupy procesov a lepšie zabezpečiť súlad so smernicami a nariadeniami.
Systémy riadenia workflow a ako fungujú
Systémy riadenia workflow umožňujú používateľovi definovať rôzne workflow pre rôzne typy úloh alebo procesov. Napríklad vo výrobnom prostredí môže byť konštrukčný dokument automaticky presmerovaný z návrhára na technického riaditeľa a nakoniec k výrobnému technikovi. V každej fáze pracovného postupu je za konkrétnu úlohu zodpovedný jeden jednotlivec alebo skupina. Po dokončení úlohy sa systémy riadenia workflow uistia, že jednotlivci zodpovední za ďalšiu úlohu budú upozornení a dostanú dáta, ktoré potrebujú na vykonanie fázy procesu.
Workflow môžu mať aj zložitejšie závislosti. Napríklad, ak sa má dokument preložiť do viacerých jazykov, správca prekladu by mohol vybrať jazyky a každý výber by sa potom aktivoval ako formulár pracovného príkazu pre iného prekladateľa. Ďalšia úloha v procese sa aktivuje až vtedy, keď všetci prekladatelia splnia svoje príslušné úlohy. To pomáha sledovať log-jams a udržať väčšie tímy v cieli.
Softvér na správu workflow, ako je uvedené tu, vám môže pomôcť riadiť procesy a definovať odchýlky vo vašom procese.
Príklady systémov riadenia pracovných postupov v akcii
Každý podnik bude mať svoje vlastné jedinečné potreby. Nižšie je len niekoľko príkladov toho, ako môžu byť implementované moderné systémy riadenia pracovného postupu:
Optimalizácia existujúcich podnikových aplikácií: Mnohé podnikové aplikácie majú zabudované nástroje a šablóny pracovných postupov na definovanie a vytváranie podnikových procesov, ktoré ešte nie sú mapované v systéme. Keď sú potrebné zmeny pracovných postupov, správcovia nemusia začínať od začiatku – na vytváranie zmien môžu využiť existujúce funkcie systému. Tiež najlepšie moderné softvérové nástroje sa dodávajú s ďalšími funkciami automatizácie, ktoré majú už zabudovanú umelú inteligenciu (AI) a nástroje na automatizáciu procesov.
Používanie rozšírenia aplikácií vedľa seba: Mnohé spoločnosti uprednostňujú zachovanie „čistého jadra“, čo znamená, že uprednostňujú spúšťanie softvérových aplikácií s čo najmenším počtom modifikácií. To znamená, že všetky nové pracovné postupy a inovácie procesov môžu využívať údaje z existujúcich systémov, ale sú zostavené mimo existujúcich podnikových aplikácií. Tieto tzv. rozšírenia aplikácií „vedľa seba“, na rozdiel od „in-app“ rozšírení aplikácií, sú zvyčajne zostavené a spustené v cloude.
Organizovanie procesov naprieč oddeleniami: Cloudové systémy riadenia workflow sú tiež preferovanou možnosťou pre orchestrácie naprieč odvetviami. Ide o obchodné procesy, ktoré zahŕňajú rôzne aplikácie, systémy a služby. Patria sem hybridné infraštruktúry, kde vaše požiadavky na automatizáciu vyžadujú pripojenie viacerých odpojených workflow spustených v rôznych aplikáciách a umiestneniach. Pracuje tiež s procesmi, kde chcete externým účastníkom procesu, ako sú partneri a dodávatelia, sprístupniť určitý pracovný postup, a potom pomocou výsledku tohto workflow interne iniciovať ďalší krok.
Zjednodušenie prispôsobovania pracovných postupov odborníkmi na danú oblasť: Pri procesoch oddelení, ktoré zahŕňajú len jednoduché formuláre žiadosti alebo schválenia, je možné niektoré automatizované obchodné procesy riešiť vývojovými platformami s nízkym kódom/bez kódu (LCNC). To znamená, že presunutie myšou a zjednodušené vizuálne funkcie umožňujú podnikovým používateľom rýchlo vytvárať ľahké aplikácie pracovných postupov prispôsobené špecifickým potrebám ich tímov.
Technológie riadenia pracovných postupov
Technológie workflow umožňujú štandardizované procesy s jasnou zodpovednosťou a spájajú rôzne úlohy v rámci definovanej cesty. Inteligentná kombinácia s jednou alebo viacerými novými technológiami automatizácie zvyšuje úroveň automatizácie v rámci priebehu procesu, čo umožňuje rýchlejšie a lepšie výsledky procesu. Okrem toho umožňuje inovatívne nové procesy, ktoré pomáhajú vytvárať hodnotu alebo prinášať lepšie skúsenosti. Tu je niekoľko príkladov pokročilých technológií, ktoré sa používajú v modernom pracovnom softvéri:
Big Data: Technológie Big Data a lepší prehľad o týchto dátach sprístupňujú obrovské množstvo informácií na použitie, ktoré je možné integrovať a priamo použiť v podnikových procesoch. Tu je príklad pracovného postupu: premýšľajte o schvaľovacom procese kapitálových výdavkov (CAPEX), ktorý je poloautomatizovaný – finančné výkazy sa odosielajú tam a späť medzi zúčastnenými posudzovateľmi a schvaľovateľmi e-mailom pred prijatím investičného rozhodnutia. Na základe príslušných zdrojov dát môže systém workflow automaticky vygenerovať potrebné výkazy a automaticky ich sprístupniť správnym ľuďom v definovanom bode procesu. Navyše, na základe definovaných obchodných pravidiel alebo využívaním umelej inteligencie (AI) a funkcií strojového učenia (pozri nižšie) sa môžu integrované údaje použiť na usmernenie rozhodovania, urýchlenie procesu a odbremenenie rozhodujúcich činiteľov od bežných úloh alebo hodnotení.
Umelá inteligencia: AI technológie ako strojové učenie, spracovanie prirodzeného jazyka (NLP), počítačové videnie a robotická automatizácia procesov (RPA) môžu pomôcť automatizovať procesné kroky, ktoré predtým mohli ľudia vykonávať iba manuálnym alebo poloautomatizovaným spôsobom.
Strojové učenie: Strojové učenie sa môže použiť tam, kde krok procesu vyžaduje komplexnú analýzu dát na zistenie vzorov alebo vypracovanie predikcií a odporúčaní. Myslite na katerera na športových podujatiach, kde môže byť poradie doplňovania na nealkoholických nápojoch vo veľkej miere závislé od predpovede počasia.
Spracovanie prirodzeného jazyka (NLP): NLP umožňuje chatbotom alebo digitálnym hlasovým asistentom automatizovať určité interakcie v rámci procesu alebo plne automatizovať jednoduché pracovné postupy. Zamyslite sa nad automatickými odpoveďami na rutinné dopyty veľkého objemu, ako je stav objednávok alebo faktúr.
Počítačové videnie: Počítačové videnie môže extrahovať komplexné, kontextové informácie z obrázkov, ktoré potom môžu byť použité na automatizáciu alebo informovanie iných procesov. Jedným z príkladov sú prevádzkovatelia elektrickej siete, ktorí analyzujú satelitné snímky na monitorovanie povrchových pohybov s cieľom informovať svoje procesy údržby a automaticky spustiť servisné posádky v prípade udalostí, ktoré by mohli ohroziť ich infraštruktúru. Prípadne môže počítačové videnie vytvoriť prediktívny plán údržby, v ktorom sa automatizovaná vizuálna kontrola používa na spustenie servisných požiadaviek len v prípade potreby, a nie na základe pevne stanoveného časového harmonogramu.
Robotická automatizácia procesov (RPA): RPA vykonáva opakujúce sa manuálne úlohy v rámci tokov procesov napodobňovaním používateľských interakcií so systémami. Typickým prípadom použitia je preklenutie medzier v integrácii kopírovaním a vkladaním údajov z tabuľkových hárkov alebo iných dokumentov, ako sú e-maily dodávateľov, do podnikového systému, ktorý nielen urýchľuje túto úlohu, ale tiež zvyšuje presnosť dát.
Softvér na správu workflow, ktorý zobrazuje stav a kľúčové metriky v procese predaja.
Manažment podnikových pracovných postupov a trendy v oblasti automatizácie
Hyperautomatizácia a inteligentná automatizácia
Toto sú termíny, ktoré každý deň počúvame stále viac. V skutočnosti spoločnosť Gartner v nedávnom prieskume poukazuje na to, že viac ako 85 % vedúcich pracovníkov „počas nasledujúcich 12 mesiacov buď zvýši alebo udrží investície do hyperautomatizácie svojej organizácie a viac ako 56 % už má štyri alebo viac súbežných hyperautomatizačných iniciatív.“
Moderné riešenia riadenia pracovných postupov a automatizácie riešia tento trend kombináciou mnohých alebo všetkých vyššie uvedených technológií do jediného riešenia. Tento prístup sa nielenže vyhýba výzvam, ktoré prináša spleť rôznych technológií od rôznych dodávateľov – výrazne zjednodušuje aj automatizačné úsilie. Používatelia môžu získať prístup k všetkým funkciám a využívať ich vždy, keď je to potrebné, v rámci jedného projektu bez toho, aby sa museli učiť a prepínať medzi rôznymi nástrojmi vývoja.
Automatizácia s nízkym kódom/bez kódu (LCNC)
Toto je ďalší trend, ktorý mení infraštruktúru riadenia workflow. Občiansky vývojár je človek, ktorý je silným užívateľom komplexných softvérových systémov a je pohodlný s technológiou, ale má málo alebo nemá žiadne programovacie alebo kódovacie zručnosti. Vizuálne nástroje a presúvanie vopred vytvoreného obsahu robia z nízkokódových/bezkódových riešení herný menič pre občanov. LCNC im umožňuje vytvárať a prispôsobovať pracovné postupy a procesy na základe ich rozsiahlej odbornosti v danej oblasti napriek neschopnosti písať kód.
A LCNC pridáva obrovskú hodnotu aj pre profesionálnych vývojárov. Môžu použiť rovnakú jednoduchosť drag and drop na dokončenie štandardných úloh oveľa rýchlejšie ako kedykoľvek predtým. Pomocou profesionálnych aplikačných nástrojov LCNC môžu vývojári vytvoriť zložitejšie pracovné postupy a automatizáciu a uľahčiť dostupnosť tohto vlastného obsahu pripraveného na použitie.
Často kladené otázky k správe workflow
Preskúmať riešenie SAP Build Process Automation
Získajte viac informácií o inteligentných riešeniach, ktoré vám pomôžu zjednodušiť pracovné postupy
Podpora zlepšovania procesov
Zjednodušte a urýchlite transformáciu podnikových procesov už dnes.