Čo je to automatizácia procesov?
Automatizácia procesov je definovaná ako použitie softvéru a technológií na automatizáciu podnikových procesov a funkcií na dosiahnutie definovaných organizačných cieľov.
Prehľad automatizácie procesov
Čo udržuje dnešných obchodných lídrov v noci? V prvom rade je to fakt, že konkurencia je silnejšia ako kedykoľvek predtým. Ďalšou obavou je rýchlosť blesku, pri ktorej sa požiadavky zákazníkov a trhu posúvajú a vyvíjajú. Aby mohli podniky konkurovať a prosperovať, musia sa chopiť všetkých možných výhod, aby sa stali nielen konkurencieschopnejšími a ziskovejšími, ale aby zvýšili svoju odolnosť a agilitu. Tu prichádza automatizácia procesov.
Podniky sa čoraz viac obracajú na automatizáciu procesov ako na silný nástroj v ich boji za zvýšenie konkurencieschopnosti a ziskovosti. Podľa nedávneho prieskumu svetových lídrov priemyslu spoločnosti Gartner totiž 80 % respondentov uviedlo automatizáciu ako jednu zo svojich hlavných obchodných priorít a taktiky úspechu.
Definícia automatizácie procesov
Automatizácia procesov je definovaná ako používanie softvéru a technológií na automatizáciu podnikových procesov a funkcií v záujme dosiahnutia definovaných organizačných cieľov, ako je výroba produktu, prijatie a privítanie zamestnanca alebo poskytovanie služieb zákazníkom.
Automatizácia podnikových procesov (BPA) a digitálna transformácia
Business Process Automation bola spočiatku jedným aspektom väčšej zastrešujúcej oblasti riadenia podnikových procesov (BPM). BPA sa zamerala na zlepšenie produktivity back-endu prevzatím časovo náročných a opakujúcich sa úloh. Dnes však BPA už nie je len zložkou BPM, stala sa hnacou silou za ňou a ústredným základným kameňom akejkoľvek cesty digitálnej transformácie. Digitálna transformácia – poháňaná technológiami ako ai a strojové učenie – znamená, že rozsah a škálovateľnosť modernej automatizácie podnikových procesov je takmer bezhraničná. Moderné riešenia BPA je teraz možné integrovať do backendových aj frontendových aplikácií, čo zjednoduší procesy od dodávateľských reťazcov po HR, financie, služby zákazníkom a ďalšie.
Fázy automatizácie obchodných procesov
Príklady automatizácie obchodných procesov
Ad-hoc alebo jednorazové aktivity alebo úlohy nie sú ideálnymi kandidátmi na automatizáciu procesov. Táto technológia je vhodnejšia pre opakujúce sa úlohy s formalizovanými krokmi, sekvenciami a pravidlami. Automatizácia zabezpečuje, aby sa obchodný proces vykonával vždy správne – zapojením správnych ľudí, v správnom poradí, s ohľadom na správne informácie a v stanovenom časovom rámci. Plánovaný a modelovaný obchodný proces je prvým krokom k zlepšeniu efektívnosti znížením nadbytočných úloh a aktivít. Zatiaľ čo priority automatizácie procesov sa budú líšiť v závislosti od podniku a podnikania, nižšie sú uvedené niektoré oblasti, ktoré často profitujú z automatizácie procesov.
Nábor pracovníkov. Nástroje na automatizáciu procesov môžu pomôcť zjednodušiť rôzne náborové aktivity vrátane schopnosti rýchlo a efektívne odovzdávať informácie a referencie a rýchlo spracovať posúdenia, odmietnutia alebo následné akcie, aby ste mohli nájsť a rozložiť najlepší talent.
Privítanie a školenie zamestnancov. Od spracovania záznamov po dodržiavanie predpisov a školenia môže automatizácia procesov pomôcť zjednodušiť úlohy náboru a privítania. To vedie k rýchlejšiemu rozvoju angažovaného a produktívneho zamestnanca.
Platobné a mzdové procesy. V posledných rokoch došlo k veľkému nárastu počtu pracovníkov na koncertoch a vzdialených zamestnancov pracujúcich vo viacerých regiónoch. Automatizované procesy môžu pomôcť podnikom zefektívniť pravidelné mzdové aktivity, ako aj platby dodávateľov a externých dodávateľov.
Rozvrhovanie pracovnej sily. Je to problém riadiť plánovanie zamestnancov – najmä na viacerých miestach a oddeleniach. Schopnosť synchronizovať žiadosti o pracovné voľno a služobné cesty naprieč oddeleniami znamená, že sa pokryjú neprítomnosti a tímy ĽZ a mzdové tímy môžu lepšie automatizovať úlohy správcu.
Jednoduchšia a konzistentnejšia fakturácia. Hoci by generovanie faktúr malo byť v ideálnom prípade úlohou účtovných oddelení, nie vždy je to tak. Automatizované fakturačné procesy môžu pomôcť zmierniť chyby, zmeny v účtovníctve a dokonca aj právne riziká.
Zákaznícka skúsenosť. V konkurenčnom prostredí je pre vašich zákazníkov jednoduchšie ako kedykoľvek predtým odskákať, ak sa u nich vyskytnú problémy a oneskorenia. Automatizácia procesov pomáha vytvárať personalizovanejšie skúsenosti zákazníkov a presúvať zákazníkov rýchlo a presne procesnými tokmi.
Úlohy súvisiace s dodržiavaním predpisov a reguláciou. Je nevyhnutné, aby rôzne obchodné procesy dodržiavali požiadavky súladu a regulačné požiadavky. Automatizácia procesov rieši protokolové súbory a zanecháva viditeľný dátový záznam, čo uľahčuje monitorovanie a kontrolu týchto aktivít v reálnom čase. Napríklad pred tým, ako budú mať posádky údržby prístup k prácam elektrární, manažéri môžu potvrdiť, že všetky potenciálne nebezpečné systémy úspešne dokončili a zaprotokolovali potrebné bezpečnostné protokoly vypnutia
Základné technológie automatizácie podnikových procesov
Robotické riešenia automatizácie procesov a automatizácie pracovných postupov sú centrom akejkoľvek digitálnej automatizačnej transformácie.
Robotická automatizácia procesov (RPA)
RPA neodkazuje na fyzické roboty, ako by ste mohli vidieť na montážnej linke. Nástroje a boty RPA sú skôr integrované do podnikových systémov za účelom automatizácie a zjednodušenia rôznych úloh a interakcií. RPA je primárnou zložkou BPA. Popisuje softvér a boty, ktoré sú naprogramované na emuláciu a kopírovanie ľudských akcií na dokončenie opakujúcich sa podnikových úloh. Softvérové roboty RPA môžu navigovať systémy, čítať a zadávať údaje a vykonávať širokú škálu úloh založených na pravidlách.
Automatizácia workflow
Automatizácia workflow sa často používa zameniteľne s RPA, ale nie je presná. Automatizácia workflow môže byť definovaná ako vykonávanie toku úloh, dokumentov a informácií medzi pracovnými aktivitami nezávisle v súlade s definovanými obchodnými pravidlami a odkazuje na konkrétne úlohy v rámci celého workflow.
Niektoré techniky a pojmy používané v automatizácii procesov
Automatizácia procesov môže byť jednoduchá a môže zahŕňať len niekoľko základných úloh, alebo môže byť súčasťou väčšej cesty IPA a hyperautomatizácie. Nižšie sú uvedené niektoré z techník a technológií, ktoré idú do najlepších výsledkov automatizácie procesov:
Hyperautomatizácia Hyperautomatizácia nie je samotná technológia, ale skôr strategická iniciatíva, ktorú sa organizácia zaväzuje čo najrýchlejšie identifikovať, preverovať a automatizovať čo najviac podnikových a IT procesov. Na tento účel sa hyperautomatizácia opiera o integráciu a orchestráciu viacerých technológií, nástrojov a platforiem, vrátane AI/strojového učenia, RPA, moderných ERP systémov a vývojových nástrojov s nízkym kódom/žiadnym kódom.
Inteligentná automatizácia procesov (IPA) McKinsey definuje IPA ako „vznikajúcu sadu nových technológií, ktorá kombinuje základný proces redizajnu s robotickou automatizáciou procesov a strojovým učením“. Rozširuje podnikové procesy pomocou umelej inteligencie a nástrojov novej generácie, ktoré pomáhajú automatizovať a zjednodušovať opakujúce sa, opakovateľné a rutinné úlohy. To znamená, že NÁSTROJ IPA môže nielen napodobňovať ľudské činnosti a úlohy – môže sa ich vlastne naučiť robiť. Umelá inteligencia a kognitívne technológie umožňujú začleniť rozhodovacie schopnosti do automatizácie založenej na pravidlách, čo vedie k lepšiemu výkonu ľudských pracovníkov, zvýšeniu rýchlosti, zníženiu rizika a lepšiemu cestovaniu zákazníkov.
Nízkokódová/bezkódová automatizácia Low code/no-code (LCNC) sa vzťahuje na aplikačné a integračné nástroje, ktoré sú vybavené funkciou presunu myšou, vizuálnym nástrojom a množstvom vopred pripraveného obsahu. Lcnc nástroje umožňujú niekomu s malými alebo žiadnymi programovacími alebo kódovacími zručnosťami automatizovať procesy na základe ich rozsiahlej relevantnej odbornosti. Technológie automatizácie LCNC sú však tiež vybavené robustnými zábranami, aby sa zabezpečilo, že IT tímy môžu mať zastrešujúce riadenie a zabezpečiť, aby sa všetky nové automatizované procesy alebo aplikácie dobre integrovali do systému – spĺňali najprísnejšie štandardy bezpečnosti a súladu.
Veľké dáta Dáta nie sú kvôli svojmu objemu kategorizované ako „veľké“. Big Data je definovaný súborom kritérií, ktoré sa týkajú, áno, jeho objemu, ale aj zložitosti a rýchlosti. Štruktúrované údaje sú lineárne vo formáte – napríklad to, čo by ste videli v tabuľkovom hárku. Všetko sa hodí do stĺpika alebo do radu. Na druhej strane, neštruktúrované údaje môžu pozostávať z menej kvantifikovateľných informácií, ako sú spätná väzba od zákazníkov, e-maily, videá alebo obrázky. Big Data je možné integrovať a priamo použiť v automatizácii obchodných procesov na základe definovaných obchodných pravidiel alebo využitím funkcií umelej inteligencie (AI) a strojového učenia. Tieto integrované údaje sa potom môžu použiť na usmernenie rozhodovania, urýchlenie procesov a poskytnutie úľavy od opakujúcich sa úloh a hodnotení.
Umelá inteligencia Rpa technológie sú navrhnuté tak, aby čo najlepšie pracovali so štruktúrovanými dátami, ale veľa vašich najcennejších prehľadov a intelov sa uchováva v rámci pološtruktúrovaných a neštruktúrovaných údajov (v naskenovaných obrázkoch, webových stránkach, PDF dokumentoch a oveľa viac). Technológie umelej inteligencie dokážu tieto údaje spracovať a skonvertovať do štruktúrovaného formátu, ktorému bude RPA schopná porozumieť a používať ich.
Spracovanie prirodzeného jazyka (NLP) Najlepšie chatboty s NLPom sa učia z informačného obsahu ľudskej reči, ale tiež sa učia interpretovať kontext a tón. V oblasti automatizácie procesov môžu nástroje NLP pomôcť lepšie usmerňovať interakcie a odpovedať na štandardné otázky interne aj od zákazníkov.
Strojové učenie Big Data poskytuje veľké objemy dát, od ktorých technológie strojového učenia závisia, aby im pomohli pri rozhodovaní. Keď je strojové učenie (a algoritmy, ktoré ho napájajú) integrované s RPA, AI a inými nástrojmi, ako je NLP, prináša schopnosť rozpoznať trendy a vzory, plus učiť sa od dát aj od ľudských používateľov. Vďaka tomu je automatizácia procesov ešte presnejšia a užitočnejšia.
Inteligentné ERP systémy Už roky sa podniky spoliehajú na ERP systémy, aby riadili a koordinovali svoje každodenné a finančné úlohy. Dnešné ERP však rástli v kapacitách (s umelou inteligenciou a technológiami strojového učenia), aby priniesli inteligenciu a podporu takmer do každej oblasti podnikania a jeho prevádzky. Mnohé automatizačné funkcie sú už súčasťou moderných ERP systémov.
Výhody automatizácie podnikových procesov
Najväčšie hnacie sily automatizácie procesov súvisia so zrejmými výhodami, ktoré vyplývajú zo zvýšenej rýchlosti a efektivity, a s väčšou príležitosťou na agilitu a inováciu. Tieto výhody zahŕňajú:
Agilnejšie a odolnejšie podnikateľské štruktúry celkovo
Efektívnejšia prevádzka vrátane rýchlejších časov cyklov a rýchlostí, ktoré sú vhodné pre prvý čas
Zlepšenie súladu vďaka viditeľnejším dátovým trasám a monitorovaniu
Znížené zaťaženie pomalými manuálnymi procesmi, vytvorenie väčšej slobody inovovať a rásť
Spolupráca v reálnom čase v organizácii, budovanie tímovej práce a úspech alebo spokojnosť zamestnancov
Zlepšená kvalita služieb zákazníkom a časy odozvy
Automatizácia procesov: Ďalšie kroky na vašej ceste k digitálnej transformácii
Dosiahnutie komplexnej automatizácie procesov je základným pilierom každej úspešnej cesty digitálnej transformácie. McKinsey nedávno uskutočnila prieskum vedúcich predstaviteľov priemyslu, ktorí úspešne splnili svoje ciele v oblasti automatizácie obchodných procesov. Zistili, že v podstate v každom prípade majú tieto úspechy spoločné tri strategické zložky:
- Automatizácia musí byť prijatá ako strategická priorita v celej organizácii, nielen riešená v silách ako spôsob riešenia niekoľkých izolovaných procesov.
- Automatizácia procesov by sa mala zamerať na to, aby technológia fungovala pre ľudí, a nie naopak
- Trh je v súčasnosti mimoriadne nepredvídateľný, takže zameranie na škálovateľnosť je nevyhnutné pre trvalý úspech automatizácie procesov.
Tak ako všetky cesty podnikovej transformácie, ani to nemusí byť všetko naraz. Najdôležitejším prvým krokom je byť pripravený riadiť zmeny a komunikovať jasne definované ciele a míľniky v rámci celej pracovnej sily.
Začnite svoju cestu automatizácie procesov
Získajte viac informácií o inteligentných technológiách pre komplexnú automatizáciu.
Nápady nenájdete nikde inde
Zaregistruj sa na dávku business intelligence doručenej priamo do vašej schránky.