Čo je obstarávanie? Komplexná príručka
Obstarávanie je proces získavania, nákupu, prijímania a kontroly všetkých tovarov a služieb, ktoré vaša firma potrebuje prevádzkovať – všetko od surovín až po softvér až po kancelárske potreby.
Funkcia obstarávania sa často považuje za samozrejmosť – až kým jej niečo neprekáža. Obstarávanie je zodpovedné za udržiavanie pohybu kolies spoločnosti a zabezpečuje, že v prípade potreby sú k dispozícii správne materiály a dodávky. Obstarávanie, ktoré je operatívne, sa doteraz zvyčajne nepovažovalo za strategickú disciplínu.
Obmedzenie nákladov je aj naďalej prioritou, najmä vzhľadom na infláciu a rastúce náklady na dodávky. Kontrola nákladov je však len jedným z tlakov, ktoré dnes majú vplyv na verejné obstarávanie. Obstarávanie musí nejako podporovať odolnosť dodávateľského reťazca, a to aj vtedy, keď klimatické udalosti alebo iné narušenia bránia dodávaniu. Potreba obstarávať udržateľný tovar a dodržiavať rozširujúce sa regulačné požiadavky znamená, že spoločnosti musia do procesov získavania zdrojov pridať ďalšiu vrstvu zberu a kontroly údajov. Pridajte geopolitické tlaky a riziko do rovnice – s následnou materiálnou nedostatočnosťou – a obstarávanie je zrazu v oku búrky.
V súčasnosti už funkcia hlavného úradníka pre obstarávanie (CPO) nie je funkciou obslužných úradov, ktorá sa zaoberá najmä znižovaním nákladov a dodržiavaním predpisov.
Definícia obstarania
Obstarávanie je životne dôležitá obchodná funkcia zodpovedná za zabezpečenie všetkých tovarov a služieb, ktoré organizácia potrebuje. Pre výrobné spoločnosti je dostupnosť dodávok mimoriadne dôležitá, pretože nie je možné vytvárať hotové výrobky bez potrebných materiálov. Oddelenia obstarávania musia spolupracovať s internými účastníkmi, aby zhromaždili svoje prognózy a požiadavky, a potom získavať najlepších dodávateľov za najlepšiu cenu.
Vďaka papyrusovým zvitkom, ktoré zaznamenávajú dodacie a prepravné detaily, je možné sledovať funkciu odberu späť k výstavbe pyramíd. Postupne sa obstarávanie podrobilo početným zmenám – vyvíja sa z jednoduchej úlohy vedenia záznamov na disciplínu, ktorá si vyžaduje strategické myslenie a rokovanie.
Počas priemyselnej revolúcie získavalo obstarávanie význam, keďže na získavanie, nákup a prepravu materiálov bolo potrebné hromadiť výrobné operácie. V polovici 20. storočia, keď sa ekonomika rozrastala, príležitosti a súťažné ponukové konanie pomohli nanovo definovať prax. Jednotlivci boli vyškolení v rôznych aspektoch riadenia dodávateľského reťazca a získali profesionálne postavenie. Obstarávanie sa považovalo skôr za riadiacu funkciu než za administratívnu funkciu.
V súčasnosti verejné obstarávanie opäť prechádza dramatickou transformáciou – pravdepodobne rovnako významnou ako ktorýkoľvek z presunov v minulosti.
Prečo je obstarávanie také dôležité v podnikaní?
Riadiaca funkcia back-office je teraz stredobodom záujmu – strategický partner pri komplexných rozhodnutiach o stratégii C-suite.
Obstarávanie kontroluje aj veľkú časť nákladov spoločnosti – 40 % až 80 % podľa niektorých odhadov – preto je nevyhnutné z hľadiska rozpočtu. Účinné postupy obstarávania však takisto zlepšujú hodnotenie rizík, dohľad nad dodávateľmi a potenciál tvorby hodnoty v rámci dodávateľského reťazca.
Tu je niekoľko kľúčových spôsobov, ako je obstarávanie dôležité v podnikaní:
Úspora nákladov: Obstarávanie je prvou obrannou líniou na zníženie nákladov a stabilizáciu peňažného toku v podniku, čo ovplyvňuje ziskové marže a spodnú líniu. Konkurenčné zabezpečovanie produktov a zmluvné rokovania môžu priniesť značné úspory nákladov. Okrem toho zefektívnenie nákupných procesov môže mať skutočný vplyv na finančné výsledky.
Kvalita: Obstarávanie správnych surovín v správnom čase je rozhodujúce pre výrobu vysoko kvalitných výrobkov. Kvalita zahŕňa všetky aspekty procesu obstarávania, pretože výber materiálov a dodávateľov priamo ovplyvňuje kvalitu výrobkov a služieb. Prioritizácia kvality je kľúčom k zmierneniu rizík súvisiacich s povesťou, výrobou a právnymi problémami.
Zosúladenie cieľov: Strategické stanovenie zdroja odberu zosúlaďuje nákupy obstarávania s cieľmi spoločnosti. Ak je napríklad zvýšenie agility a odolnosti základnou hodnotou vášho podniku, nástroje na splnenie týchto cieľov by mali byť začlenené do vášho procesu obstarávania. Podrobná analýza trhu, ako aj vašich interných požiadaviek môže pomôcť identifikovať dodávateľov s najlepšou pozíciou, aby vyhovovali vašim potrebám.
Zmiernenie rizika: Riziko môže nastať v každom kroku procesu obstarávania - od nepresnej analýzy potrieb až po problémy s dodávkou dodávateľom. Ďalšie riziko vyplýva z neúčinných reakcií na povinnosti dodržiavania predpisov, nejasných etických noriem, incidentov súvisiacich s počasím, globálnych narušení a podobných výziev. Dnešné technologicky poháňané procesy obstarávania môžu poskytnúť prehľad potrebný na proaktívnu identifikáciu, hodnotenie a kompenzáciu rizík.
Udržateľnosť a etika: Obstarávací tím musí byť v súlade s hodnotami svojej spoločnosti, pokiaľ ide o vplyv na životné prostredie, etické zdroje, environmentálne, sociálne a riadiace (ESG) záväzky, a viac na zabezpečenie dodržiavania a ochrany pred rizikom, poškodením dobrého mena a zbytočnými výdavkami. Riadenie udržateľného stanovenia zdrojov a dodržiavania predpisov je kľúčovou zodpovednosťou funkcie obstarávania.
Typy riadenia obstarávania
Existujú štyri hlavné typy obstarávania:
- Priame obstarávanie: zahŕňa obstarávanie všetkého, čo priamo podporuje výrobu tovaru, ktorý spoločnosť predáva, vrátane surovín, komponentov, dielov, služieb a veľkoobchodných položiek. To všetko má vplyv na výnosy, rast a povesť, takže dodávateľské vzťahy sú rozhodujúce pri priamom obstarávaní.
- Nepriame obstarávanie: Všetko, čo priamo nesúvisí s výrobou, vrátane materiálov, tovaru a služieb na interné použitie a každodenné obchodné operácie, patrí do nepriameho obstarávania. Patria sem položky, ako sú kancelárske potreby, komunálne služby a cestovné náklady.
- Obstarávanie tovaru: Priame aj nepriame obstarávanie môže spadať do obstarávania tovaru, čo zahŕňa obstaranie akéhokoľvek hmotného objektu, či už dokončeného alebo nedokončeného – všetko od vybavenia po suroviny až po kancelárske stoličky.
- Obstarávanie služieb: Profesionálne služby založené na ľuďoch, ako sú poradenské spoločnosti, agentúry, právnické firmy, externe zabezpečované IT, bezpečnostné služby, poskytovanie softvéru ako služby (SaaS) a opravy zariadení patria do obstarávania služieb. Sú potrebné pre efektívny pracovný postup a vyplnenie akýchkoľvek nedostatkov pracovnej sily.
12 krokov v procese obstarávania
Zatiaľ čo proces obstarávania sa môže v jednotlivých spoločnostiach líšiť, vo všeobecnosti zahŕňa nasledujúcich 12 krokov:
1. Identifikácia potrieb: Prvým krokom procesu obstarávania je identifikácia konkrétnych materiálov, produktov, softvéru alebo služieb potrebných z dôvodu nedostatku, nových projektov alebo pravidelných prevádzkových požiadaviek. Táto fáza zahŕňa plánovanie a prognózovanie potrieb.
2. Zdrojoví dodávatelia: Výskum a posúdenie najlepších potenciálnych dodávateľov podľa vašich obchodných potrieb sa uskutočňuje na začiatku procesu obstarávania. Rozvoj alternatívnych dodávateľov môže pomôcť s riadením rizík tým, že vám poskytne možnosti v prípade nedostatočného krytia alebo prerušenia.
3. Odoslanie požiadavky na objednávku: Odoslanie požiadavky na objednávku so špecifikáciami, ako je cena, časový rámec a množstvo na internú kontrolu a schválenie, spustí proces nákupu.
4. Vyhodnotenie a výber dodávateľov: Výber najlepšieho dodávateľa prostredníctvom konkurenčného procesu predkladania ponúk, ako je predloženie žiadosti o ponuku (RFP), dopyt (RFQ), elektronické aukcie alebo „tri ponuky a nákup“ zahŕňa posúdenie dodávateľov z hľadiska nákladov, ako aj kvality, reputácie, spoľahlivosti, rýchlosti a udržateľnosti.
5. Dohodnite si cenu a podmienky: Po výbere dodávateľa vyjednáva obstarávací tím rôzne nákupné podmienky vrátane ceny, množstva, dodacích lehôt a platobných podmienok.
6. Vytvorenie objednávky (PO): Po výbere dodávateľa a dokončení podmienok spoločnosť vystaví tomuto dodávateľovi formálnu objednávku s podrobnosťami o presnom tovare, službách a podmienkach zahrnutých v objednávke.
7. Príjem tovaru a kontrola kvality: Keď bol tovar prijatý, ďalším krokom je zabezpečiť, aby jeho kvalita a množstvo zodpovedali tomu, čo bolo objednané, starostlivou kontrolou, či nedošlo k poškodeniu alebo chybám.
8. Spracovanie faktúry a splnenie platobných podmienok: Po potvrdení, že dodávka tovaru prešla kontrolou množstva a kvality, môže byť faktúra dodávateľa spracovaná prostredníctvom účtovníctva dodávateľov (ÚD), aby sa zabezpečila včasná platba. V závislosti od zmluvných podmienok sa môžu uplatňovať zľavy pri predčasnom splatení a môžu sa použiť rôzne spôsoby platby.
9. Vytváranie a riadenie dobrých dodávateľských vzťahov: Pre tím obstarávania je strategické budovať pozitívne pokračujúce vzťahy s dodávateľmi. Medzi výhody patrí lepší výkon dodávateľov, podmienky, zľavy, spolupráca a spoľahlivosť.
10. Správa zmlúv: Správa zmlúv o obstarávaní pokrýva monitorovanie zmlúv, zaistenie súladu a podľa potreby opätovné prerokovanie podmienok. Je dôležité identifikovať a riešiť potenciálne problémy, zabezpečiť, aby sa dojednané úspory realizovali – a dosiahnuť vaše rozhodujúce výsledky.
11. Riadenie rizík: súčasť toho, čo robí tím obstarávania tak integrálnym pre organizáciu, je jeho rola v riadení rizík. Je nevyhnutné predvídať a riešiť potenciálne problémy, ako sú nedostatok, prerušenia dodávateľského reťazca a vykonávacie opatrenia na ich zmiernenie. Nevyhnutnou súčasťou riadenia rizika je aj udržanie sa nad regulačnými požiadavkami a požiadavkami a odhalenie akejkoľvek hrozby nesúladu.
12. Kontrola a analýza: Tento posledný krok v procese obstarávania prebieha. Preskúmanie a analýza KPI obstarávania na identifikáciu nedostatkov a odhalenie nových príležitostí na úspory a zníženie rizika zohráva kľúčovú úlohu v úspechu podniku.
Týchto 12 krokov sa bežne považuje za životný cyklus obstarávania – pretože úlohy sa prekrývajú a proces je nepretržitý. Úspešný životný cyklus obstarávania si vyžaduje integráciu s inými kľúčovými obchodnými oblasťami, ako je rozpočtovanie, prognózovanie a riadenie dodávateľského reťazca.
Obstarávanie verzus nákup a iné súvisiace workflow
Mnohé organizácie používajú pojmy „obstarávanie“, „nákup“, „získavanie“ a „riadenie dodávateľského reťazca“ zameniteľne, ale nie sú to isté. Takto sa líšia:
Obstarávanie verzus nákup Nákup je súčasťou procesu obstarávania, ktorý sa zameriava na transakcie. Zahŕňa rokovanie, objednávanie produktov, prijímanie tovaru a služieb a odosielanie platieb. Zatiaľ čo nákup je kľúčovou súčasťou obstarávania, celkový proces obstarávania je oveľa širší.
Obstarávanie verzus stanovenie zdroja odberu je základnou časťou celkového procesu obstarávania v počiatočnej fáze, ktorá zahŕňa identifikáciu potrieb, vyhľadávanie dodávateľov, vydávanie požiadaviek na nákup, hodnotenie a výber dodávateľov a rokovanie o cenách a podmienkach. Fáza stanovenia zdroja odberu je miesto, kde je možné vytvoriť silné dodávateľské vzťahy.
Obstarávanie verzus riadenie dodávateľského reťazca Obstarávanie je súčasťou celkového procesu riadenia dodávateľského reťazca, ktorý sa zameriava na nadobudnutie tovaru a služieb potrebných na výrobu produktov a údržbu interných operácií. Obstarávanie dynamicky interaguje s inými segmentmi logistického reťazca, ako je logistika, riadenie zásob a plánovanie dopytu.
Udržateľné riadenie obstarávania
Trvalo udržateľné obstarávanie, ktoré integruje kritériá ESG do postupov obstarávania a rozhodovania, nie je len trendom obstarávania, ale je to kritická pozornosť.
K výzvam udržateľného obstarávania patrí komplexnosť a transparentnosť dodávateľského reťazca, meranie výkonnosti, zabezpečenie súladu s normami a budovanie kapacít. Už teraz je ťažké získavať materiály s nízkou intenzitou emisií, ako je zelená oceľ a recyklovaný hliník a plast, a to bude len ťažšie. Zákazníci chcú navyše čoraz viac nakupovať od značiek, ktoré dokážu dokázať svoje udržateľné bona fides, čo robí udržateľné obstarávanie neoddeliteľnou súčasťou podnikania.
Zohľadnite len jeden aspekt udržateľného obstarávania – zníženie emisií v dodávateľskom reťazci. Tento proces môže trvať roky, preto sa v rámci začatia prechodu vytvoria podniky, ktoré budú v budúcnosti konkurencieschopnejšie a odolnejšie.
Tu je niekoľko príkladov udržateľného obstarávania:
Ekologické obstarávanie alebo ekologické obstarávanie: Zelené obstarávanie zahŕňa strategický nákup výrobkov a služieb s menším vplyvom na životné prostredie. Zelené obstarávanie zahŕňa elimináciu jednorazových plastov a iných jednorazových položiek vrátane recyklovaných alebo vysokocyklických surovín a prijatie čistej technológie alebo paliva. Ekologické obstarávanie môže znížiť výrobné náklady, prispieť k iniciatívam podnikovej sociálnej zodpovednosti vašej spoločnosti a dokonca zvýšiť predaj tým, že osloví spotrebiteľov uvedomelých na životné prostredie.
Materiály na báze etického pôvodu: Udržateľné obstarávanie závisí od etického získavania zdrojov. To znamená nákup produktov od spoločností, ktoré zaručujú životnú mzdu, ponúkajú dobré pracovné podmienky, nevenujú sa detskej práci, pozitívne prispievajú do komunít, ktorých sú súčasťou, a spĺňajú iné etické normy.
Znížená uhlíková stopa a spotreba energie: Zníženie emisií uhlíka a spotreby energie vašej spoločnosti nie je len o znižovaní emisií, ktoré vznikajú priamo z vašej každodennej prevádzky z tovární a dopravy, ale aj o znižovaní emisií v celom dodávateľskom reťazci.
AI v obstarávaní: Inteligentnejšia automatizácia a prehľady
AI v obstarávaní môže automatizovať a zefektívniť komplexné úlohy, ako je analýza výdavkov, správa zmlúv, strategické stanovenie zdroja odberu a správa súladu. Môže tiež podporovať inteligentnejšiu analýzu a rozhodovanie, pomôcť vám nájsť príležitosti, potenciálne úspory nákladov a anomálie a uľahčiť identifikáciu nových dodávateľov a zároveň pomôcť eliminovať podvody v oblasti obstarávania a znižovať chyby.
AI môže byť tiež použitá na vytvorenie obchodnej hodnoty dekonštrukciou toho, čo podnik skutočne potrebuje, spochybňovaním zavedených procesov, využívaním poznatkov z nových referenčných bodov a navrhovaním dodávateľského reťazca novými a rôznymi spôsobmi.
Generatívna AI má tiež obrovský potenciál pre obstarávanie. Jeho schopnosť automatizovať úlohy, poskytovať prehľady a zlepšovať transparentnosť podporuje efektivitu, produktivitu a lepší výber a riadenie dodávateľov. Generatívna AI môže tiež pomôcť zmierniť riziko a znížiť výdavky.
Použitie umelej inteligencie na podporu obstarávania pri prijímaní lepších rozhodnutí, identifikovaní nových príležitostí, automatizácii úloh a zlepšovaní prevádzkovej efektívnosti znamená, že váš tím obstarávania sa môže zamerať na to, kde sú jeho odborné znalosti najcennejšie.
Čo hľadať v softvéri obstarávania
Pri výbere softvéru obstarávania uprednostňujte nástroje, ktoré nielen digitalizujú a zefektívňujú vaše procesy obstarávania, ale tiež zlepšujú vaše strategické rozhodovanie. Ideálny softvér by sa mal pochváliť robustnou cloudovou infraštruktúrou a schopnosťami umelej inteligencie, čím by sa zjednodušili zložité úlohy obstarávania. Medzi základné prvky patrí bezproblémová integrácia s existujúcimi systémami finančného a dodávateľského reťazca, používateľsky prívetivé rozhrania a komplexná analýza pre hĺbkovú analýzu výdavkov.
Rozhodnite sa pre riešenia, ktoré poskytujú prehľady a výkazníctvo v reálnom čase a uľahčujú proaktívne riadenie aktivít obstarávania. Zabezpečte, aby bol softvér škálovateľný, schopný vyvíjať sa s vaším podnikaním a aktívne prispieval k rastu vašej spoločnosti.
Vykonajte ďalší krok
Preskúmajte riešenia na spustenie digitálnej transformácie vašich komplexných procesov obstarávania.
Strategické riadenie výdavkov vo všetkých kategóriách
Pohonte svoju transformáciu súborom riešení, ktoré poskytujú lepší prehľad,
kontrola a úspory.
Nápady nenájdete nikde inde
Zaregistrujte sa na dávku business intelligence doručenú priamo do vašej schránky.