Čo je to správa kategórií? Komplexná príručka.
Riadenie kategórií je prístup k obstarávaniu, kde sú podobné produkty a služby zoskupené do kategórií – konsolidovať výdavky a maximalizovať úspory.
S neustálym výkyvom na globálnych dodávateľských trhoch – a rýchlo sa meniacimi obchodnými požiadavkami – sa obstarávanie stalo neuveriteľne zložitým. Spoločnosti potrebujú lepší spôsob, ako proaktívne riadiť svoju zásobovaciu základňu a optimalizovať svoje nákupné výdavky. To je miesto, kde vedenie kategórie svieti – a prečo sa to stáva kritickým najlepším postupom pre toľko podnikov dnes.
Definícia správy kategórií
Správa kategórií je proces obstarávania tovarov a služieb ich zoskupením do kategórií na základe podobných atribútov – ako je typ, hodnota, dodávateľ, riziko, lokácia alebo oddelenie. Tento proces uľahčuje pochopenie a kontrolu celkových nákladov na vlastníctvo pre každú kategóriu a maximalizuje úspory a hodnotu pre každý nákup. Pomocou správy kategórií môžu spoločnosti tiež zefektívniť proces obstarávania, posilniť vzťahy s dodávateľmi, zlepšiť analýzu výdavkov, zmierniť riziko atď.
„Firmy, ktoré plne optimalizujú riadenie kategórií, by mohli okrem zníženia rizík potenciálne dosiahnuť až 114m amerických dolárov v úsporách a viac ako 500 % návratnosti investícií.“ – Budúci nákup
Vývoj riadenia kategórií
Manažment kategórie bol vyvinutý v 80. rokoch 20. storočia a historicky bol manuálnym úsilím, s odpojenými a časovo náročnými krokmi vykonanými v izolovaných tabuľkách, dokumentoch a prezentáciách. Čas strávený manuálnym zhromažďovaním údajov a ich analýzou a vykazovaním znamenal, že tímy obstarávania mali menej času na realizáciu stratégie a hodnoty.
Rýchlejšie k dnešnému dňu: softvér pre správu kategórií môže automatizovať a urýchliť mnoho krokov v tomto procese. Pomáha manažérom kategórií analyzovať veľké množstvá dát a zjednodušuje vývoj, realizáciu a monitorovanie stratégií kategórií, aby sa mohli stať oveľa efektívnejšími a strategickejšími vo svojich každodenných úlohách. Moderné riešenia ponúkajú prehľady kategórií, poradenstvo pri procesoch, šablóny, odporúčania založené na AI a ďalšie, ktoré manažérom pomáhajú plniť a často prekračovať ich ciele riadenia výdavkov.
Správa kategórií vs. strategické stanovenie zdroja odberu
Riadenie kategórií pojmov a strategické získavanie zdrojov sa niekedy používajú zameniteľne, ale nie sú to isté. Strategické stanovenie zdroja odberu je proces obstarávania zameraný na výber správnych dodávateľov a rokovanie o najlepších cenách, aby sa splnili krátkodobé organizačné ciele. Primárnym cieľom strategického stanovenia zdroja odberu je zníženie nákladov. Správa kategórií naopak segmentuje nákupy do kategórií, aby pomohla manažérom identifikovať príležitosti na úsporu peňazí a zlepšiť kvalitu, výkon dodávateľov a efektívnosť. Riadenie kategórií je nepretržitý proces vykonávaný z dlhodobého hľadiska a často zahŕňa strategické získavanie zdrojov ako skorý krok.
6 najlepších výhod správy kategórie
Čiastočne vďaka menšiemu počtu prepustených pracovníkov a jednoduchším rokovaniam s dodávateľmi ponúka kategorizované obstarávanie množstvo jednoznačných výhod, ktoré môžu pomôcť nákupným tímom prevádzkovať pevnejšiu loď a identifikovať nové príležitosti:
1. Vylepšené analýzy. S kategorizovanými výdavkami a jediným kontaktným miestom pre všetkých súvisiacich dodávateľov môžu spoločnosti získať väčší prehľad o nákladoch, výkonnosti dodávateľov a potenciálnych problémoch logistického reťazca. Okrem toho je možné využiť hlbokú znalosť zmlúv, cien a trendov na trhu na prijímanie lepších a výnosnejších rozhodnutí o obstarávaní.
2. Zvýšené úspory. Vychádzajúc zo svojich odborných znalostí a štatistík, ktoré umožňujú kategorizácie, môžu manažéri vyjednať lepšie ceny a zlepšiť výkon s cieľom znížiť náklady. A keďže manažéri nakupujú dlhodobo, môžu využiť úspory z rozsahu na ďalšiu úsporu peňazí.
3. Znížená expozícia voči riziku. S dôkladným pochopením každého dodávateľa a efektívnymi dlhodobejšími pracovnými vzťahmi môžu tímy kategórií zaujať proaktívnejší prístup k riadeniu dodávateľov a znížiť riziko jednania s neznámymi alebo príležitostnými dodávateľmi.
4. Vyššia efektívnosť obstarávania. Vďaka časom testovaným, digitalizovaným a automatizovaným procesom môžu tímy rýchlejšie reagovať na zmeny na trhu a uvoľniť čas na činnosti s pridanou hodnotou.
5. Lepšie dodržiavanie záväzkov ESG a SR. Zosúladenie cieľov kategórie, transparentnosť a monitorovanie uľahčujú podnikom dodržiavanie záväzkov v oblasti environmentálnej a sociálnej zodpovednosti.
6. Zvýšené výdavky pod správou. Prostredníctvom inteligentnej automatizácie môže obstarávanie riadiť vyšší počet kategórií a v konečnom dôsledku zvýšiť výdavky pod správou.
Typy kategórií obstarania
Zoskupenia kategórií sa môžu líšiť od podniku k podniku v závislosti od ich odvetvia, politiky výdavkov a konkrétneho trhu. Všeobecne sa každá kategória obstarávania skladá zo skupiny produktov alebo služieb, ktoré majú podobné atribúty - ako je typ, dodávateľ, hodnota, miesto alebo oddelenie. Ľudské zdroje, technológie, údržba a cestovanie sú napríklad bežnými kategóriami.
Je tiež bežné rozdeliť priame výdavky (položky potrebné pre hlavné obchodné produkty a služby, ako sú suroviny a obalové materiály) a nepriame výdavky (tovar a služby, ktoré podporujú každodenné obchodné operácie, ako sú kancelárske potreby) do vlastných kategórií. Zoskupenie nepriamych výdavkov, ktoré sa často spravujú v rámci celého podniku, môže pomôcť štandardizovať a znížiť nepriame náklady na nákup.
Niektoré spoločnosti sa obracajú na globálny štandard, ako je Kódex štandardných produktov a služieb Organizácie Spojených národov (UNSPSC), aby usmerňovali pri určovaní svojich kategórií, ale väčšina z nich vytvorí svoju vlastnú vnútornú taxonómiu výdavkov. Bez ohľadu na presné zostavenie kategórií, úspešné riadenie kategórií zahŕňa uplatňovanie štandardného rámca pre segmentáciu tovarov a služieb potrebných na podnikanie.
3 kľúčové kroky v procese správy kategórií
Hoci sa proces môže v jednotlivých organizáciách líšiť, správa kategórií zvyčajne zahŕňa tri kroky:
- Definovanie profilov kategórií. Na úvod tímy analyzujú aktuálne výdavky a zvážia celý rad faktorov – od rizík a predpisov až po priamu obchodnú logiku – na identifikáciu kategórií. Výsledkom je konsolidovaná taxonómia kategórie pre nákup, ktorú je možné použiť v celej organizácii.
- Prehľad a plánovanie stratégie. V tomto kroku tímy vyhodnocujú svoje kategórie na základe stanovenia cien, výkonu dodávateľa, prognóz ponuky a dopytu a ďalších faktorov - a identifikujú príležitosti na optimalizáciu výdavkov a zvýšenie hodnoty. Na základe týchto informácií vytvárajú hlavnú stratégiu na dosiahnutie cieľov každej kategórie, rozdelenú do konkrétnych taktík a fáz.
- Realizácia stratégie a monitorovanie výstupov. A napokon, stratégia je spustená a výsledky, dodávatelia, obchodné potreby a trhy sú neustále monitorované, takže tímy môžu rýchlo reagovať na zmeny a optimalizovať stratégie kategórií podľa potreby.
Čo hľadať v softvéri na správu kategórií
Softvér na správu kategórií je navrhnutý tak, aby centralizoval, digitalizoval a zjednodušoval procesy pre stratégie všetkých kategórií a poskytoval použiteľné poznatky na ich zdokonalenie a zlepšenie. Aby ste to dosiahli, najlepšie riešenia obsahujú minimálne nasledujúce možnosti:
Automatizácia. Inteligentne automatizované procesy na vytváranie profilov výdavkov kategórie a vývoj a realizáciu stratégií.
Postupné usmernenie. Systémové odporúčania, riadené procesy a šablóny, nástroje a rámce osvedčených postupov.
Monitorovanie a analýza v reálnom čase. Schopnosť monitorovať a analyzovať informácie o trhu, kategórie, ceny, výkon dodávateľa, výsledky a ďalšie informácie v reálnom čase.
Realizácia stratégie. Nástroje na jednoduchú konverziu stratégií, plánov a iniciatív na projekty alebo udalosti stanovenia zdroja odberu.
Integrácia. Bezproblémová integrácia s riešeniami riadenia od stanovenia zdroja odberu po platbu a ďalšími riešeniami riadenia dodávateľov.
AI. Vstavaná analýza príležitostí s podporou umelej inteligencie a odporúčania založené na údajoch o výdavkoch a ďalších faktoroch – ako aj plán integrácie s veľkými jazykovými modelmi, ako je ChatGPT, ktoré pomáhajú pri vytváraní stratégie.
Osvedčené postupy pre efektívnu stratégiu riadenia kategórií
Vypracovanie stratégie víťazných kategórií je možné dosiahnuť rýchlejšie pomocou nasledujúcich osvedčených postupov:
Vytvorte vyhradeného manažéra kategórií a tím. Keďže veľké kategórie a strategické oblasti výdavkov si vyžadujú čas a špecializáciu, špecializovaný tím zložený z znalých účastníkov z príslušných oddelení prispieva k efektívnejšiemu procesu. Category Manager zodpovedá za dohľad a pochopenie trhu, predpisov a cenových trendov pre celú kategóriu, ako aj za vývoj krátkodobých, strednodobých a dlhodobých plánov.
Vytvorenie konzistentnej taxonómie v celej organizácii. Je to kľúčový krok na získanie lepšieho prehľadu a prehľadu o výdavkoch. Niektoré organizácie budú používať univerzálne normy, ako napríklad UNSPC ako návod, ale častejšie si spoločnosti vytvoria vlastné interné kategórie, ktoré sú lepšie prispôsobené ich jedinečným cieľom alebo potrebám odvetvia.
Použite automatizované riešenia na centralizáciu dát výdavkov. Na jednom mieste na sledovanie a monitorovanie údajov je jednoduchšie nájsť a nahlásiť dôležité prehľady a posilniť postupy riadenia.
Technológia riadenia kategórie kombajnov. Pomocou technológií, ako je AI, môžu tímy ľahšie lokalizovať vzory, automaticky kategorizovať výdavky, organizovať dodávateľov podľa kategórie, nastavovať referenčné hodnoty, dávať odporúčania, automatizovať úlohy a ďalšie.
Udržujte účastníkov zapojených a zapojte sa do slučky. S analytickými nástrojmi a softvérom na oznamovanie výhier a príležitostí je jednoduchšie získať účasť účastníkov a zosúladiť ich s organizačnými cieľmi.
Vytváranie dynamických dodávateľských vzťahov. Zamerať sa na celkovú hodnotu – a nielen náklady – a otvorene spolupracovať na vytváraní dobrých pracovných vzťahov.
Zahrnutie dát tretej strany. Vytvorte mechanizmus na používanie príslušných externých údajových bodov od poskytovateľov tretích strán na doplnenie stratégie vašej kategórie.
Priebežne zdokonaľuje proces životného cyklu kategórie. Zlepšenie internej a externej analýzy údajov zhromažďovaním informácií špecifických pre jednotlivé kategórie, rozšírením stratégie a vykonávaním pravidelných kontrol.
Vykonajte ďalší krok
Preskúmajte riešenia na odomknutie vyššej hodnoty prostredníctvom inteligentnejšej správy kategórií.
Vyhnite sa bežným chybám v riadení kategórií
Tento dokument skúma tri chyby, ktoré môže obstarávanie ľahko urobiť, pokiaľ ide o riadenie kategórií – a ako ich náprava môže viesť k významným prínosom, najmä v neistých časoch.