Čo je systém riadenia ľudských zdrojov (HRMS)?
HRMS pomáha podnikom riadiť a automatizovať ich základné procesy HR a poskytuje možnosti riadenia talentov.
Definícia systému riadenia ľudských zdrojov (HRMS)
HRMS znamená systém riadenia ľudských zdrojov – často označovaný ako softvér na riadenie ľudského kapitálu (HCM). Spoločnosti používajú systém HRMS na digitalizáciu, automatizáciu a centralizáciu kľúčových procesov HR, ako je ukladanie údajov o zamestnancoch, správa benefitov, čas a dochádzka a zúčtovanie miezd a platov. HRMS okrem toho poskytuje možnosti riadenia talentov, ako sú nábor, privítanie, riadenie výkonu, plánovanie cieľov, vzdelávanie a školenie, kompenzácie a plánovanie nástupníctva.
Moderné HRMS pomáha nahradiť tradičné pracovné náročné tabuľkové a papierové procesy automatizáciou opakujúcich sa a časovo náročných manuálnych procesov. To umožňuje členom HR tímu znížiť ľudské chyby a zamerať sa na vyššiu hodnotu a v konečnom dôsledku aj na viac prospešnú prácu.
Dejiny systémov riadenia ľudských zdrojov
V 70. rokoch digitalizovali väčšie spoločnosti niektoré zo svojich základných procesov, najmä funkcie náročné na dáta a náchylné na chyby, ako sú mzdy a účtovníctvo, ale tieto včasné systémy riadenia ľudských zdrojov boli obmedzené. Do deväťdesiatych rokov 20. storočia výkonnejšia mainframe výpočtová technika a rast internetu umožnili podnikom digitalizovať a automatizovať širšiu škálu základných personálnych funkcií, ako je správa záznamov, správa benefitov a náborové pracovné postupy.
V súčasnosti, s rastom inteligentných technológií a cloudovou konektivitou, HR procesy už nie sú obmedzené na transakčné dáta. Moderný systém HRMS môže zhromažďovať a integrovať údaje na úpravu štruktúr vykazovania v reálnom čase na základe regionálnych odchýlok v infraštruktúre, zákonoch a dodržiavaní právnych predpisov. Tieto systémy tiež automatizujú pracovný postup a využívajú umelú inteligenciu (AI) na vytváranie inteligentnejších a efektívnejších procesov.
HRMS, HRIS a HCM – zmysluplné akronymy
Systémy riadenia ľudských zdrojov (HRMS), informačné systémy o ľudských zdrojoch (HRIS) a riadenie ľudského kapitálu (HCM) sú pojmy HR, ktoré sa často používajú zameniteľne, ale majú niekoľko kľúčových rozdielov.
Systém HRIS je zvyčajne postavený na databáze informácií o zamestnancoch a používa sa na podporu hlavných procesov HR, ktoré sú lineárnejšie a kvantitatívnejšie v štruktúre, ako je spracovanie miezd alebo riadenie času a dochádzky.
Pre porovnanie, HRMS je všestrannejší systém, ktorý obsahuje všetky štruktúry správy dát HRIS, ale zahŕňa aj kvalitatívnejšiu a komplexnejšiu funkcionalitu a talent manažment. Najlepšie riešenia HRMS používajú inteligentné technológie, ako je AI, strojové učenie a cloudové pripojenie, ktoré pomáhajú personalizovať a inteligentne automatizovať funkcie.
HCM je zastrešujúci pojem, ktorý sa používa na opis širokého súboru postupov a softvéru, ktorý organizácia používa na riadenie svojej pracovnej sily – od náboru až po odchod do dôchodku. Systém HCM sa často označuje ako systém riadenia ľudských zdrojov (HRMS) a zahŕňa softvér HRIS. Vďaka technologickému pokroku a konektivite sú podniky teraz schopné získať jasný komplexný obraz o pracovnej sile zo všetkých uhlov pohľadu. To pomohlo spoločnostiam realizovať merateľnú hodnotu uprednostňovania skúseností zamestnancov a využívania prístupu založeného na prvom rade ľudí na podporu funkčnosti administrácie HR, ktorá ju obklopuje. Tento holistickejší prístup predstavuje zmenu v určovaní priorít a riadení procesov HR.
Prečo je dnes HRMS softvér taký dôležitý?
Podniky dlhé roky zvažujú využitie nových technológií a spôsobov, ako lepšie automatizovať svoje HR procesy. Keď pandémia zasiahla, priniesla so sebou masívne a nevídané zmeny pracovnej sily. Ľudské tímy boli nútené - veľmi náhle - začať využívať nové technológie na podporu a riadenie novej vzdialenej a distribuovanej pracovnej sily.
Spočiatku boli mnohé z týchto prechodov problematické, ale teraz, po viac ako roku, sa lídri HR stali tvorivejšími a prispôsobivejšími vo svojich postupoch.Článok SHRM nám hovorí, že sa to nakoniec ukázalo ako dobrá vec. Vďaka tomu, že sa celá ich pracovná sila stala odľahlou – takmer zo dňa na deň – sa HR tímy stali „prvými respondentmi“ podnikateľského sveta a mnoho ďalších oddelení a vedúcich tímov sa ujalo vedenia. V dôsledku pandémie sa mnohé spoločnosti zrazu dozvedeli, aké zlaté bane majú na svojich personálnych oddeleniach a aké informácie by im mohli pomôcť pri rozhodovaní a stratégiách v celom podniku.
V súčasnosti je HRMS softvér neoceniteľný v pomoci podnikom organizovať, pochopiť a zefektívniť tento rýchlo sa meniaci svet práce. Riešenia HRMS kladú komplexné HR procesy na jedno miesto, čo podnikom poskytuje centralizované ukladanie dát zamestnancov, možnosti automatizácie a integrovanú AI a pokročilú analytiku. Okrem toho sofistikované a používateľsky prívetivé schopnosti riadenia talentov pomáhajú zabezpečiť, aby podniky prijímali, rozvíjali a udržovali si najlepšie talenty vo svojom odvetví.
Kto používa HRMS softvér?
Mnohé z oblastí uvedených nižšie boli tradične dosť siloed – spätná väzba alebo nové údaje v jednej by to nutne nepriniesli druhému. Moderné HRMS nielen optimalizuje a zlepšuje procesy pre každého z týchto profesionálov, ale tiež zabezpečuje, že údaje, ktoré zhromažďujú, a spätná väzba, ktoré poskytujú, sa zdieľajú – a je schopný informovať širšie telo analytiky ľudí.
HR profesionáli: Pre HR tímy sa užitočnosť HRMS rozširuje od základných úprav a prístupu k zamestnaneckým dátam – to všetko až po komplexné vykazovanie založené na dátach a automatizáciu sofistikovaných úloh riadenia talentov.
Náboroví pracovníci: Nástroje HRMS poskytujú náborovým pracovníkom centralizovaný portál, z ktorého sa môžu zverejňovať žiadosti o nábor, pestovať a získavať kandidátov a získavať prístup k funkciám privítania a prispôsobovať ich.
Manažéri: Dokonca aj z mobilných zariadení môžu manažéri používať softvér HRMS na dohľad nad štruktúrou tímu, sledovanie času a absencií, schvaľovanie žiadostí o dovolenku a pracovné voľno a sledovanie výkonu zamestnancov, aby zistili, či potrebujú podporu alebo spätnú väzbu, aby im pomohli dosiahnuť svoje ciele.
Zamestnanci: Jeden používateľsky prívetivý portál umožňuje zamestnancom upravovať svoje osobné údaje, zobrazovať organizačné schémy, zadávať žiadosti o čas a dovolenku, zobrazovať priradenia výučby a dokonca spravovať svoje osobné kariérne ciele a plány rozvoja.
Kandidáti: Dnešní kandidáti majú vyhradené HRMS portály, ktoré im pomôžu vyhľadávať a uchádzať sa o prácu, sledovať stav žiadosti a prijímať digitálne ponuky s elektronickými podpismi.
Softvérové komponenty HRMS
HRMS softvér môže poskytnúť jasnosť a zjednodušenie. Spojenie údajov o zamestnancoch na jednom mieste nielenže uľahčuje podnikanie, ale poskytuje aj prehľad a analýzu z rôznych zdrojov a oddelení s cieľom poskytovať stále presnejšie a použiteľné odporúčania a reporty.
Tu sú rôzne prvky riešenia HRMS:
HRIS: Hlavné HR a zúčtovanie miezd a platov
Samoobslužné služby zamestnancov: Nástroje HRIS pomáhajú zamestnancom aj vedúcim tímov odstraňovať neporiadok v súvislosti so staršími a papierovými administratívnymi úlohami v oblasti ľudských zdrojov. Samoobslužné funkcie podporujúce mobilné zariadenia pomáhajú zvyšovať produktivitu a transparentnosť pracovnej sily v nespočetných oblastiach, ako je správa údajov o zamestnancoch, výkazníctvo a analýza, čas a dochádzka a mzdy.
Riadenie výhod: S nárastom hybridných modelov pracovísk sa podniky viac ako kedykoľvek predtým snažia držať krok s mnohými požiadavkami na výhody v Spojených štátoch. Automatizovaná správa benefitov môže vykopať HR tímy z tejto hory papierovania a uvoľniť ich, aby im poskytovali kvalifikované rady a usmernenia, ktoré zamestnanci oceňujú v týchto kľúčových oblastiach svojho života. Samoobslužné zamestnanecké portály šetrné k mobilom ďalej umožňujú pracovníkom, aby pozorne sledovali výhody pre seba a svoje rodiny.
Časový manažment: Únik miezd je výsledkom nepresných časových postupov zamestnancov a manažérov a môže stáť podniky až 2,5 % ich celkových mzdových nákladov. Aj keď niekedy zámerné, často je to spôsobené chybami zo zastaraných systémov a nepresnými manuálnymi postupmi. Našťastie je to však jedna z oblastí, ktorým je možné predísť, a dá sa výrazne zmierniť používaním inteligentných HR softvérových riešení. Nástroje HRMS sú vysoko prispôsobiteľné a možno ich synchronizovať so sviatkami, nárastom a ďalšími obchodnými pravidlami. Automatické výpočty času a mzdy sú integrované do mzdových funkcií a zamestnanci majú samoobslužný prístup, ktorý im pomôže získať úplný prehľad o ich udržiavaní času.
Riadenie talentov
Nábor a onboarding: RIEŠENIA HRMS môžu pomôcť zamestnávateľom optimalizovať proces náboru, aby sa uistili, že dokážu nájsť a prilákať špičkové talenty. To zahŕňa lepšiu podporu globálneho získavania talentov a riadenia vzťahov kandidátov. Podporuje tiež komplexnejšie sledovaniežiadateľov a zjednodušené procesy na podporu plánovania nástupníctva. Pre novo prijatých pracovníkov môžu nástroje na privítanie systému HRMS poskytovať portál pre nových zamestnancov vrátane bezpapierových a automatizovanýchpracovných postupov pre novo prijatých pracovníkov a pútavejšieho a personalizovanejšieho procesu školenia a privítania.
Riadenie výkonnosti a odmeňovania: Riadenie výkonnosti môže byť náročné a od podnikov sa vyžaduje, aby vyvážili kvalitatívne aj kvantitatívne údaje a zároveň zostali objektívne. Nástroje HRMS môžu pomôcť riadiť ciele a kontroly zamestnancov a poskytovať nepretržitý manažment výkonu spolu s riadeným plánovaním akcií. Riadenie kompenzácie môže byť aj zložitou ponukou vyžadujúcou posúdenie viacerých faktorov v podniku aj mimo neho. Softvér HRMS môže účinne podporovať plánovanie a návrh kompenzácií.
Vzdelávanie a profesionálny rozvoj: Rast a kariérny rast sú kľúčovou súčasťou zamestnaneckej praxe. Nástroje HRMS využívajú inteligentnú technológiu na poskytovanie prispôsobenejšieho a pútavejšieho vzdelávania – prepojenie ľudí, informácií a odborníkov v rámci celého podniku aj mimo neho. Zamestnancom to pomáha lepšie štruktúrovať svoj čas a ciele plánovania kariéry. Povinné vzdelávanie a školenie zamerané na dodržiavanie predpisov možno jednoducho naplánovať a dlhodobejšie ciele, ako je rozvoj líderstva a plánovanie nástupníctva, možno začleniť do ich kalendárov spôsobom, ktorý najlepšie vyhovuje ich jedinečným potrebám a záväzkom.
Riadenie výkonnosti predaja: Ako vám môže povedať ktorýkoľvek obchodný líder, jeho predajné tímy sú vo svojom najlepšom stave, keď tam predávajú a rozvíjajú potenciálnych zákazníkov. HRMS pomáha podnikom zefektívniť a centrálne riadiť otázky súvisiace s predajom , ako sú provízie, územia a kvóty , a dokonca aj výkonnosť agentov.
Analýza a plánovanie pracovnej sily: Prehľady založené na údajoch sú kľúčom k zladeniu HR s celkovou podnikovou stratégiou. Vďaka metrikám a KPI, vykazovaniu, prediktívnemu modelovaniu pracovnej sily a analytike využívajúcej AI môžu lídri HR lepšie podporovať strategické a prevádzkové plánovanie , ako aj rozpočtovanie a riadenie výkonu
Manažment zamestnaneckých skúseností : S väčším zameraním na zamestnanecké skúsenosti musia podniky hľadať inovatívne spôsoby, ako lepšie pochopiť, prečo zamestnanci cítia spôsob, akým pracujú so svojimi skúsenosťami v práci, začínajúc ako kandidát do dňa odchodu a všetko medzi tým. Hlasy zamestnancov (VoE) technológie a nástroje na zhromažďovanie týchto informácií zahŕňajú 360-stupňové hodnotenia spätnej väzby, prieskumy, behaviorálnu a sentimentálnu analýzu a ďalšie. Pomocou týchto analýz môžu organizácie prispôsobiť skúsenosti každého zamestnanca počas celého svojho životného cyklu a zvýšiť tak angažovanosť a produktivitu.
Systémy HRM a ďalšie kroky k digitálnej transformácii v oblasti ľudských zdrojov
Digitálna transformácia ľudských zdrojov a akákoľvek významná prevádzková zmena vždy pokryje určité počiatočné tlmenie a zotrvačnosť, ako aj určité nevyhnutné riziko. Najlepší spôsob, ako sa pripraviť na operačnú zmenu, je začať zdieľať a komunikovať o cieľoch a cieľoch projektu. Keď existujú otvorené komunikačné linky medzi vedúcimi tímov, vedúcimi pracovníkmi a personálnymi špecialistami, môžete začať rozkladať steny. Efektívne stratégie riadenia zmien a plánovania môžu pomôcť lepšie pripraviť tímy na včasné zabezpečenie nákupu.
Nižšie uvedený zoznam zdôrazňuje niektoré dôležité položky kontrolného zoznamu, keď sa pustíte do digitálnej transformácie HR.
Integrita údajov: Skôr než začnete proces migrácie údajov, uistite sa, že máte správne zdroje a zvyšujete kvalifikáciu alebo rekvalifikáciu svojho IT talentu, aby ste zaistili, že môžete splniť túto úlohu a minimalizovať ľudské chyby.
Náklady a úsilie: Kvantifikovať požiadavky na projekt vo všetkých dotknutých oblastiach podniku vrátane implementácie a integrácie. Identifikácia realistických rozpočtov a časových harmonogramov na zaistenie úspešného nasadenia.
Súčasné a budúce potreby: od začiatku úzko spolupracujte s vedúcimi oddelení a tímov, aby ste sa uistili, že rozumiete ich konkrétnym cieľom, požiadavkám a výzvam. Zabezpečte, aby vaše HRMS bolo možné škálovať tak, aby spĺňalo meniace sa potreby všetkých účastníkov.
Súlad: Definujte regulačné, zamestnanecké a iné právne požiadavky a potvrďte, že váš nový systém podporuje tieto potreby vo všetkých regiónoch.
Pripravenosť pri spustení: Včasne sa zapojte do tímu ĽZ, aby ste mohli rozvíjať harmonogramy školení a ciele. Nastavte mesačné míľniky, aby ste zabezpečili, že všetci vaši správcovia, manažéri a zamestnanci sú riadne vyškolení a pripravení využiť plnú hodnotu nového systému HRM.