Čo je systém sledovania žiadateľov (ATS)?
ATS je softvérová aplikácia pre ľudské zdroje (HR), ktorá pomáha organizáciám riadiť náborové a náborové úlohy digitálne.
Prehľad systému sledovania uchádzačov
Systém sledovania uchádzačov (ATS) je softvérová aplikácia pre ľudské zdroje (HR), ktorá pomáha organizáciám digitálne riadiť náborové a náborové úlohy. Slúži ako centrálna databáza pre informácie o pracovných miestach a uchádzačoch, kde sa spravujú žiadosti o nábor, inzercia a žiadosti a žiadatelia sa kontrolujú a vyberajú.
ATS podporuje vykonávanie bežných úloh, ako je vytváranie popisov pracovných miest, zverejňovanie pracovných pozícií na pracovných portáloch a na pracovných portáloch, skenovanie životopisov, plánovanie pohovorov, zhromažďovanie spätnej väzby, vykonávanie kontrol na pozadí a generovanie listov s ponukami s elektronickými podpismi.
Systém spravuje skúsenosti aj pre uchádzačov o zamestnanie. To zahŕňa vyhľadávanie pracovných miest, podávanie žiadostí online a kontrolu stavu žiadosti, ako aj generovanie oznámení pre žiadateľov.
Čo robí systém sledovania žiadateľa?
ATS funguje ako databáza pre uchádzačov o zamestnanie, ktorá automatizuje a spravuje pracovné postupy spojené s procesom náboru. Umožňuje náborovým manažérom a náborovým pracovníkom znížiť objem prijatých résumés, aby sa mohli sústrediť na najkvalifikovanejších uchádzačov.
Vďaka možnosti naprogramovať obchodné pravidlá do ATS môžu spoločnosti zabezpečiť, aby dodržiavali osvedčené postupy prijímania zamestnancov a zároveň zabezpečili, že uchádzači o osobné údaje odošlú.
Kto používa systém sledovania žiadateľov?
Spoločnosti všetkých veľkostí a odvetví používajú systémy sledovania uchádzačov na organizovanie, vyhľadávanie a komunikáciu so žiadateľmi o zamestnanie a riadenie procesu podávania žiadostí o zamestnanie. Zatiaľ čo v minulosti bola doménou väčších spoločností Fortune 500 kvôli súvisiacim nákladom a požiadavkám na infraštruktúru, v súčasnosti môžu menšie organizácie využiť úsporu nákladov na ponuku softvéru ako služby (SaaS) v cloude.
Prečo je ATS dôležité?
ATS urýchľuje proces prijímania do zamestnania. Prechodom z offline a papierových procesov na automatizovaný digitálny proces sa zjednodušujú náborové a náborové úlohy, čím sa uvoľňuje čas a dodržiavajú sa spravodlivé a najlepšie postupy prijímania zamestnancov.
Tu je niekoľko príkladov, ako môže systém sledovania žiadateľov priniesť prospech organizácii:
Viac uchádzačov: ATS umožňuje uchádzačom o zamestnanie jednoduchšie vyhľadávať pracovné miesta a uchádzať sa o prácu online, čím sa zvyšuje celkový počet žiadostí.
Rýchle náborové cykly: Náboroví pracovníci môžu rýchlo prehľadávať celý kanál uchádzačov, vyberať záujemcov a investovať svoj čas do práce s vyššou hodnotou, ako sú skríningové pohovory, referencie a ponuky.
Väčšia spolupráca so zainteresovanými stranami: počas fázy pohovorov prijímanie manažérov prehodnocuje a poskytuje spätnú väzbu pre kandidátov v rámci ATS. Obchodné pravidlá je možné nakonfigurovať tak, aby automatizovali postup kandidátov prostredníctvom fázy skríningu a náboru.
Vývoj systémov sledovania žiadateľov
Pred internetom boli voľné pracovné miesta inzerované v utajovaných novinách a publikáciách v priemysle. Proces bol založený na papieroch, čo spôsobilo, že riadenie bolo časovo náročné a náročné. Žiadatelia o zamestnanie nedokázali jednoducho určiť stav žiadosti. Náboroví pracovníci a náboroví manažéri – kvôli veľkému množstvu tlačených žiadostí – nedokázali identifikovať najkvalifikovanejších uchádzačov.
S digitálnymi a online technológiami sa uchádzanie o zamestnanie stalo oveľa jednoduchšie. Globálne pracovné stránky propagovali pracovné príležitosti pre ľudí po celom svete. Nábor sa zrazu stal objemovým obchodom.
Prvé systémy sledovania žiadateľov boli vyvinuté koncom 90. rokov 20. storočia a boli umiestnené v priestoroch. Systémy sa zameriavali na spracovanie a ukladanie obrovského množstva prijatých résumentov pri súčasnom zabezpečení súladu a konzistentnosti v náborových postupoch. Náboroví pracovníci a náboroví manažéri tiež pocítili vplyv takéhoto veľkého množstva aplikácií a čoskoro sa tieto systémy vyvinuli tak, aby podporovali predbežnú kontrolu, skenovanie, analýzu, automatizované oznámenia a analýzy.
V súčasnosti sú systémy sledovania žiadateľov prevažne nasadené v cloude a ponúkané ako softvérové riešenie typu as-a-service alebo SaaS. ATS založené na cloude eliminuje vysoké náklady na implementáciu a neefektívne procesy, čím znižuje závislosť od IT.
Technológia ATS sa vyvinula na podporu moderných náborových požiadaviek, ktoré môžu zahŕňať:
Virtuálny nábor: Podpora vzdialených pracovných miest a náborových aktivít, ako sú pracovné portály, komunikácia s kandidátmi, ponuky a pohovory.
Hromadný nábor: Prilákať, premietať a najímať veľké množstvo žiadateľov rýchlo pre konkrétne odvetvia, ako je zdravotníctvo, potraviny, elektronický obchod a technológie.
Vysoké objemy uchádzačov: Obrazovka veľkých objemov žiadateľov o špecifické otvory.
Interný nábor: Identifikujte zamestnancov na podporu interného pokroku.
Rozmanitosť a začlenenie: Zabezpečenie súladu s náborovými iniciatívami spoločnosti a nezaujatými náborovými praktikami.
ATS podporuje proces náboru od zverejnenia pracovnej ponuky až po prezentáciu ponuky. Keďže náborové údaje sú osobné údaje, systémy sledovania uchádzačov tiež pomáhajú spoločnostiam dodržiavať právne predpisy o ochrane údajov, ako je GDPR.
Prípady použitia pre ATS
Náboroví pracovníci sú najaktívnejší používatelia ATS. Systém denne používajú na riadenie žiadostí o nábor, zverejňovanie pozícií, hodnotenie uchádzačov a riadenie postupu kandidátov prostredníctvom náborových a náborových fáz.
Prijímajúci manažéri používajú ATS na účasť v procese náboru. Systém im poskytuje priamy prístup k aktívnym žiadostiam o nábor na kontrolu popisov pracovných miest, žiadateľov a výrazov a zobrazenie stavu každého kandidáta. Informácie sa získavajú z ATS na prípravu a vedenie pohovorov, ako aj na uchovávanie kvantitatívnej a kvalitatívnej spätnej väzby po pohovore.
Žiadatelia o prácu používajú ATS na vyhľadávanie pracovných pozícií a podávanie žiadostí o prácu, kontrolu stavu žiadosti a prijímanie pracovných ponúk.
Následná správa pre nové zodpovedajúce pracovné miesta v modernom ATS.
Čo hľadať pri zvažovaní ATS
Systémy na sledovanie uchádzačov sa ponúkajú ako samostatné riešenia alebo môžu byť zahrnuté ako súčasť komplexnej softvérovej platformy pre nábor zamestnancov, ktorá zahŕňa funkcie riadenia vzťahov s kandidátmi (CRM).
CRM softvér sa často používa paralelne s ATS. Na rozdiel od ATS sa však tieto systémy používajú na prilákanie talentov a budovanie vzťahov so žiadateľmi, ktorí prešli na štatút kandidáta. Systémy riadenia vzťahov s kandidátmi sa zameriavajú na zapojenie kandidátov a vytváranie celkovo pozitívnych skúseností s náborom.
Niektoré organizácie uprednostňujú jednoduchosť samostatnej žiadosti ATS o správu údajov kandidátov. Táto možnosť však predstavuje určité obmedzenia. Tieto systémy síce postačujú na spracovanie aktívnych kandidátov, ale neposkytujú schopnosti potrebné na angažovanie a rozvíjanie pasívnych talentov.
Náborový softvér, ktorý zahŕňa funkcie ATS a CRM, poskytuje najväčšiu flexibilitu a efektivitu počas celej cesty medzi aplikátormi. Kombinované výhody zahŕňajú:
Prístup na webové lokality pre pokročilú kariéru
Prispôsobené vstupné stránky
E-mailové marketingové kampane
Väčšie skupiny talentovaných
Väčší záujem a angažovanosť uchádzačov zo užšieho výberu
Rýchlejšie cykly prijímania
Väčšia spolupráca s internými účastníkmi
Komplexné náborové riešenie znižuje náklady a eliminuje komplexnosť paralelného riadenia viacerých systémov.
Ďalšie úvahy zahŕňajú:
Škálovateľnosť: Prijímacie potreby organizácie budú kolísať, takže softvér musí byť agilný a škálovateľný.
Integrácia: vopred určiť, ako sa bude technológia integrovať s iným náborovým softvérom, ako aj s celkovou technologickou infraštruktúrou ľudských zdrojov. Tieto integrácie podporia elimináciu manuálnych procesov údajov a schopnosť kombinovať dáta náboru s údajmi o zamestnancoch.
Požiadavky používateľov: Zvážte všetkých používateľov – žiadateľov, náborových referentov, náborových manažérov a zabezpečte, aby ATS bolo schopné poskytnúť efektívne a pozitívne skúsenosti pre každého.
Aké sú možnosti komplexnej náborovej platformy, ktorá zahŕňa ATS a CRM?
Tu je prehľad kombinovaných funkcií a funkcií, ktoré môžete využiť pomocou komplexného náborového riešenia:
Zverejnenie pozície
Vytvorte popisy práce, ktoré zdôrazňujú preferované kompetencie.
Identifikácia rodovej zaujatosti a mzdových referenčných hodnôt pomocou automatizovaných kontrol.
Vytvorte webovú stránku značky zamestnávateľ pre uchádzačov o zamestnanie.
Vytvárajte a spravujte inzercie na webových stránkach pre kariéry a na pracovných portáloch.
Použite konfigurovateľné aplikácie na žiadosť (mobilné použitie, rýchle použitie, viacstupňové).
Prehodnocujú sa uchádzači
Vyhľadávajte externé a interné aplikácie pomocou jednej databázy.
Nakonfigurujte otázky previerky pred aplikáciou pre každé účtovanie.
Automatizácia ukladania a analýzy dát résumé vrátane syntaktickej analýzy.
Príjem automatických oznámení a výstrah prispôsobených pre každú rolu.
Zabezpečiť bezpečný prístup pre agentúry tretích strán.
Generujte výkazy a analýzy v reálnom čase v celom procese náboru.
Kandidáti na pohovory
Naplánujte pohovory a sledujte postup.
Zhromažďujte spätnú väzbu a automaticky konsolidujte hodnotenia kandidátov.
Poskytuje bezpečný prístup na portál kandidátov pre aktuálne informácie a stav.
Prijímanie a privítanie
Získajte prístup k značkovým šablónam a formulárom s vopred vyplnenými údajmi.
Generujte a prezentujte listy s možnosťami elektronického podpisu pre rýchlejší obrat.
Automatizujte proces privítania.
Kedy by mala organizácia implementovať ATS?
Implementáciu ATS by mali zvážiť organizácie, ktoré rýchlo rastú a majú ambiciózne ciele náboru, ktoré korelujú s celkovou obchodnou stratégiou. Medzi ďalšie požiadavky by mohlo patriť zacielenie na špecializovaný súbor zručností alebo rolu, ktorá je veľmi žiadaná, podpora masového náboru alebo riešenie významných nedostatkov v oblasti ľudských zdrojov, kde by centralizovaný dátový model a automatizované pracovné postupy ušetrili čas a peniaze. Tieto nedostatky by mohli byť:
Náborové práce sú sledované v tabuľkovom hárku.
Rovnaká inzercia sa musí odoslať manuálne na viaceré pracovné portály.
Čas sa venuje preskúmaniu veľkého objemu nerelevantných aplikácií.
Spätnú väzbu a rozhodnutia od náborového tímu je ťažké získať.
Interné zdroje nie sú k dispozícii na vytvorenie, údržbu alebo zlepšenie existujúceho pracovného portálu.
Meranie hodnoty náboru je zložité a nekonzistentné.
Kedy by som mal aktualizovať svoje ATS?
Mnohé organizácie sa rozhodnú inovovať z existujúcej ATS na komplexnú náborovú softvérovú platformu vrátane možností interakcie kandidátov v CRM.
Zastarané ATS môže mať za následok tieto neefektívnosti HR:
Rovnaká žiadosť o zamestnanie sa podáva pri každom otvorení pracovného miesta.
V rámci náborového procesu sa vyskytuje veľká miera výpadku.
Rozvíjanie a angažovanosť kandidátov je ťažké a neefektívne.
Prítomnosť nevedomej zaujatosti nie je známa.
Konkrétne stratégie prijímania zamestnancov, ako napríklad hromadné prijímanie zamestnancov, vnútorný postup a virtuálny nábor, sú ťažké, ak nie nemožné.
Systémy na sledovanie uchádzačov, najmä ak sú integrované do komplexných náborových riešení, poskytujú modernú, bezpečnú platformu pre HR na prilákanie, identifikáciu, zapojenie a najímanie tých najlepších kandidátov. ATS eliminuje časovo náročné manuálne procesy, takže náborové úsilie sa môže dokonale synchronizovať s predpokladaným rastom spoločnosti.