Čo je HRIS?
HRIS znamená informačný systém ľudských zdrojov. Spoločnosti používajú systém HRIS na riadenie a automatizáciu hlavných procesov HR, ako sú mzdy, sledovanie času a správa zamestnaneckých výhod.
Prehľad informačného systému ľudských zdrojov
Systémy HRIS – alebo informačné systémy pre ľudské zdroje – boli jedným z prvých komerčných softvérových riešení, ktoré boli vyvinuté v 80. rokoch 20. storočia. Prečo? HR bolo – a zostáva aj dnes – jedným z najťažších oddelení v akejkoľvek organizácii. Personál ľudských zdrojov je zaťažený nielen obrovským množstvom administratívy a vedenia záznamov, ale sú aj správcami niektorých najvzácnejších a najzraniteľnejších informácií o svojej pracovnej sile a žiadateľoch.
Technológia sa odvtedy určite veľa vyvinula. Moderné riešenia HRIS môžu automatizovať pracovné postupy, integrovať spätnú väzbu a upravovať štruktúry výkazníctva v reálnom čase na základe zmien v obchodných pravidlách alebo dodržiavania predpisov. A vďaka poskytovaniu užívateľských skúseností a flexibilnej funkčnosti sú moderné systémy HRIS rovnako efektívne a užívateľsky prívetivé, ako sú výkonné a agile.T
Najlepší HRIS softvér je dodávaný v cloude, ktorý poskytuje ešte širšiu škálu výhod vrátane väčšieho ukladania dát, silnejšej bezpečnosti a plynulejšej integrácie s doplnkovými aplikáciami, ako sú mzdy, sledovanie uchádzačov a iné HR systémy.
Definícia informačného systému ľudských zdrojov (HRIS)
HRIS predstavuje informačný systém ľudských zdrojov, softvérové riešenie, ktoré pomáha spoločnostiam riadiť a automatizovať základné procesy HR a podporuje správu výhod, čas a dochádzku, mzdy a ďalšie pracovné postupy, ako aj uchovávanie údajov o zamestnancoch, ako sú osobné, demografické a kompenzačné informácie.
HRIS vs. HRMS vs. HCM
HCM je všeobecný pojem, ktorý zahŕňa postupy, pravidlá, procesy a softvér, ktorý organizácia používa na riadenie svojej pracovnej sily, od prijatia do dôchodku. Balík HCM sa často označuje ako systém riadenia ľudských zdrojov (HRMS) a zahŕňa softvér HRIS.
Informačný systém ľudských zdrojov (HRIS) používa databázu zamestnancov na podporu základných procesov HR, ktoré sú lineárnejšie a kvantitatívnejšie, ako napríklad spracovanie miezd alebo riadenie času a dochádzky. V porovnaní s tým HRMS označuje zastrešujúcejšie softvérové riešenie, ktoré obsahuje HRIS, ale zahŕňa aj kvalitatívnejšiu a komplexnejšiu funkcionalitu, ktorá sa podieľa na manažmente talentov.
Napríklad systém HRIS môže pomôcť automatizovať a zefektívniť procesy, ako je evidencia času zamestnancov, a keď sú tieto údaje integrované do systému HRMS – údaje o čase je možné analyzovať, aby sa zlepšila produktivita a plánovanie – a na druhej strane, aby sa pomohlo efektívnejšie automatizovať úlohy v rámci systému HRIS.
Vedieť, ktoré z týchto softvérových riešení je najlepšie pre vás nie je v skutočnosti tak mätúce, ako to môže znieť. Jednoducho ide o to, aby ste sa neochvejne pozreli na to, kde sa vaša spoločnosť nachádza a kde by ste chceli byť v dlhodobejšom horizonte. A potom si vyberte HR riešenia, ktoré vám môžu slúžiť dnes a zveľaďovať sa s vami zajtra.
HCM je všeobecný pojem, ktorý zahŕňa postupy, pravidlá, procesy a softvér, ktorý organizácia používa na riadenie svojej pracovnej sily, od prijatia do dôchodku. Balík HCM sa často označuje ako systém riadenia ľudských zdrojov (HRMS) a zahŕňa softvér HRIS.
Čo robia HR informačné systémy?
Najlepšie cloudové riešenia HRIS podporujú rôzne HR procesy a interakcie. Technológia poskytuje inteligentnú automatizáciu pracovných postupov v rámci celého podniku vrátane:
Administrácia výhod
Automatizovaná správa benefitov
Schopnosti samoobsluhy pre zamestnancov na prístup, úpravu a získavanie informácií o výhodách
Čas a dochádzka
Presná správa neprítomnosti zamestnancov
Zvýšenie administratívnej efektivity pomocou časových profilov na určenie sviatkov, pracovných plánov a poistného zamestnancov.
Automatické výpočty času a platu podľa profilu zamestnanca
Digitalizáciou procesov času a prítomnosti môžu organizácie automatizovať a zjednodušiť globálne sledovanie času zamestnancov a dodržiavať predpisy o dodržiavaní predpisov.
Integrovaná lokalizácia
Prispôsobenie sa obchodným praktikám a zákonom špecifickým pre jednotlivé krajiny s automatickými právnymi a regulačnými zmenami
Komplexný inventár požiadaviek na globalizáciu a lokalizáciu pre jednotlivé štáty
Samoobslužné služby pre zamestnancov
Samoobslužné schopnosti, ktoré zvyšujú produktivitu pracovnej sily
Integrované HR dáta na jednej platforme
Sledovateľné kľúčové personálne informácie na základe požiadaviek špecifických pre danú krajinu
Poskytnite zamestnancom personalizovanú stránku profilu, kde môžu spravovať a zobrazovať výhody, požiadať o pracovné voľno a ďalšie
Organizačné štruktúry
Analýza pre prehľad o celej pracovnej sile v reálnom čase
Identifikácia kritických pozícií a rýchle vykonanie úprav pracovnej sily na odstránenie nedostatkov
Vizualizácia organizačných štruktúr
Pomocou nástrojov modelovania a integrovanej analýzy môžu manažéri vizualizovať organizačné štruktúry na zlepšenie náboru, nástupníctva, vzdelávania a plánovania pracovnej sily.
Výhody cloudového systému HRIS
Okrem základnej funkčnosti moderného systému HRIS sú cloudové systémy ľahšie integrované s vašimi existujúcimi systémami. Sú škálovateľné a môžu byť ľahšie rozšírené o nové inovácie a bezpečnostné prvky.
Nižšie sú uvedené len niektoré z bežných výhod integrovaného cloudového systému HRIS:
Robí HR admin rýchlejšie a presnejšie. Pokiaľ ide o živobytie ľudí, nie je tu žiadny priestor na chybu. Vďaka svojej schopnosti automatizovať a zefektívniť administrátorské úlohy môže HRIS softvér oslobodiť HR tímy od oneskorení a nepresností spôsobených manuálnymi a papierovými systémami.
Zlepšuje zamestnaneckú skúsenosť. Zamestnávatelia niekedy zabúdajú, aké dôležité je pre ich tímy vidieť stav svojich dávok, platieb a pracovného voľna. Nástroje HRIS umožňujú zamestnancom priamy prístup k ich osobným údajom, tvorbu reportov a vystavovanie žiadostí – to všetko bez nepríjemností a času potrebného na to, aby prešli personálnym oddelením.
Zlepšuje efektivitu. Riešenia HRIS ponúkajú širokú škálu samoobslužných nástrojov, ktoré výrazne minimalizujú potrebu e-mailových a papierových formulárov a schvaľovacích procesov. Plány, pracovné postupy, žiadosti o pracovné voľno a ďalšie možnosti je možné automatizovať a spravovať v reálnom čase a za chodu.
Podporuje úsilie ododržiavanie predpisov. S nárastom práce na diaľku a kultúrnym posunom smerom k väčšej citlivosti a súdnym sporom si podniky musia byť istí, že sú na pravej strane globálnych pracovných a zamestnaneckých predpisov. Cloud HRIS pomáha zabezpečiť, aby všetky HR aktivity spadali pod hranice dodržiavania predpisov a pomáhali podporovať ich pracovné sily.
Udržuje veci v bezpečí. V súboroch HR sú niektoré z najcitlivejších a najcennejších údajov vo vašej spoločnosti – vrátane zdravotných a finančných záznamov a detailov zamestnancov. V minulosti, keď boli tieto dáta uložené v notebookoch alebo nezabezpečených databázach, existovalo stále súčasné riziko kompromisu. Dnešné integrované systémy HRIS majú zabudované pokročilé bezpečnostné protokoly, ktoré pomáhajú minimalizovať riziká v oblasti kybernetickej bezpečnosti.
Ako cloudová integrácia HRIS podporuje základné procesy HR
Zatiaľ čo systémy HRIS pomáhajú centralizovať a zefektívniť HR procesy a administráciu, existuje mnoho ďalších základných funkcií, ktoré prebiehajú súčasne, ako sú nábor, školenia a plánovanie. A nemusíte byť HR špecialista, aby ste zistili, aké užitočné môže byť, aby všetky tieto základné funkcie boli zjednotené a centralizované. Keď však organizácie pracujú so staršími systémami a odpojenými softvérovými aplikáciami HR, sú nútené používať manuálne procesy na vyhľadávanie nástrojov a informácií naprieč organizačnými silami.
Najlepšie cloudové HRIS systémy umožňujú nielen integráciu s vaším jadrovým ERP, ale sú pre ne postavené. Napríklad cloudový ERP systém riadi širokú škálu každodenných obchodných aktivít a je postavený tak, aby integroval množstvo nesúrodých podnikových procesov. Zjednotením údajov medzi podnikmi poskytujú ERP jediný zdroj pravdy a zabezpečujú spoľahlivú integritu údajov. Takže keď sú vaše základné HR procesy a HRIS integrované s rýchlosťou a analytickou kapacitou moderného ERP s AI - získate to najlepšie z oboch svetov.
Príklady systému HRIS v akcii
Len pred niekoľkými rokmi to boli väčšinou najväčšie organizácie, ktoré využívali HRIS riešenia. S rastúcou popularitou integrovaných cloudových systémov je však čoraz viac realizovateľné, aby menšie a rastúce organizácie využívali výhody a efektivitu systému HRIS.
Tu je niekoľko príkladov spoločností, ktoré uspeli s riešeniami SAP SuccessFactors na zjednodušenie procesov HR.
Growmark slúži poľnohospodárskym podnikom v Spojených štátoch a Kanade už viac ako 20 rokov – s rôznorodou a široko platenou pracovnou silou. Používali riešenia SAP SuccessFactors na integráciu a automatizáciu procesov počas celého životného cyklu zamestnancov. Vďaka tomu dokáže GROWMARK prevádzkovať efektívne HR procesy a prilákať a rozvíjať talenty, ktoré potrebuje na to, aby pomohol svojim zákazníkom uspieť.
Spoločnosť Kmart Group revolucionizovala nakupovanie v Austrálii, na Novom Zélande a v Ázii tým, že ponúkala široký výber produktov za zvýhodnené ceny. Keď spoločnosť potrebovala znovu vytvoriť svoj HR systém, obrátila sa na riešenia SAP SuccessFactors, aby transformovala zamestnanecké skúsenosti a zmenila budúcnosť práce vo viac ako 500 obchodoch Kmart, Target a Catch.
Preskúmajte HRIS softvér ešte dnes
Moderné podniky hľadajú jednotné, globálne, základné HR riešenie – riešenie, ktoré ponúka užívateľskú skúsenosť na úrovni spotrebiteľov a podporuje analýzu a automatizáciu dát v reálnom čase. Keďže sa pracovná sila stáva viac distribuovanou, softvér HRIS sa musí spolu s nimi globalizovať tak, aby poskytoval hĺbkovú lokalizáciu a súlad vo viacerých krajinách. A ako sa obchodné modely menia a vyvíjajú, spoločnosti požadujú agilitu a jednoduchosť poskytovanú širokou škálou skutočne relevantných a výkonných predstavieb, ktoré im pomáhajú spoľahlivo a rýchlo implementovať nové procesy a aplikácie.