Výhody sledovania času zamestnancov
Cloudový softvér na sledovanie času zamestnancov umožňuje presné sledovanie a riadenie pracovnej doby zamestnancov, zlepšuje produktivitu, zjednodušuje mzdové procesy a poskytuje cenné informácie o prideľovaní zdrojov a riadení projektov.
Prehľad sledovania času zamestnanca
Čas sú peniaze. Keďže bežné mzdové náklady predstavujú až tretinu výnosov vašej spoločnosti, presné sledovanie času zamestnancov je jednou z najkritickejších podnikových funkcií. A zatiaľ čo moderný svet práce je teraz ešte zložitejší, časovo závislé mzdové modely určite nie sú ničím novým. Pracovníkom sa vypláca ich denná mzda už tisíce rokov a starí Babylončania dokonca vytvorili súbor odporúčaných miezd, podľa ktorého tesár dostával toľko a toľko zrniek striebra denne, krajčír zas dostal toľko a toľko, a tak ďalej. Dokonca aj vtedy bola nevyhnutná transparentnosť, čo sa týka času a mzdy.
S príchodom priemyselnej revolúcie a vzostupom centralizovaných pracovísk začali firmy vnímať význam štandardizácie pracovného času a dbať na to, aby pracovníci boli tam, kde mali byť po celý deň.V roku 1880 hodinár Willard Bundy vynašiel prvé hodiny na meranie času zamestnancov so systémom označovania kariet, ktorý sa stále používa. A aj keď technológia sledovania času od tých čias pokročila o celé svetelné roky, stále predstavuje výzvu pre každú spoločnosť. Našťastie, dnešný softvér na sledovanie času na báze cloudu rieši tento problém, pretože prináša presnosť a flexibilitu a analyzuje hodnotné údaje o pracovnej sile na podporu lepšej ziskovosti.
Čo je sledovanie času a prečo je to horúca téma práve teraz?
V roku 2022 Gallup uskutočnil rozsiahly prieskum s viac ako 140 000 zamestnancami. Okrem mnohých ďalších prieskumov na pracovisku vo viacerých krajinách, výsledky potvrdili, čo všetci hovorili: Práca na diaľku je tu, aby zostali. V skutočnosti jedna zo štatistík spoločnosti Gallup ukázala, že v roku 2019 pracovalo výlučne na mieste viac ako 60 % zamestnancov. Zatiaľ čo do roku 2022 tento počet klesol len na 19 % – dokonca aj po tom, ako sa obmedzenia COVID vo veľkej miere zrušili.
Pre oddelenia HR to znamenalo bleskurýchly prechod na úplne nové spôsoby práce. Napríklad: pracovníci na diaľku majú tendenciu byť viac geograficky rozptýlení. Protokoly riadenia času sa tak enormne komplikujú. Každý štát, každá provincia alebo každá krajina môže mať odlišné predpisy týkajúce sa pracovného voľna, materskej dovolenky, dávok, povolených nadčasov a ďalších možností.
Moderné podniky sa tiež ocitli v časoch rýchlych prevádzkových zmien a komplexnejších očakávaní zákazníkov. Spoločnosti vedia, že ak chcú byť v tejto ekonomike konkurencieschopné, musia využívať údaje Big Data a podnikové technológie podporujúce umelú inteligenciu. Cloudové riešenia na sledovanie času sa integrujú s inými základnými podnikovými systémami a umožňujú vám zaznamenávať, vykazovať, analyzovať a prispôsobovať všetky aktivity využívania času vašich zamestnancov. To vám umožňuje vopred odhaľovať príležitosti a riziká. Poskytuje vám to prehľad, vďaka ktorému dokážete v reálnom čase predvídať zmeny pracovných postupov a odhaľovať neefektívnosť a riziká pre dodržiavanie súladu s nariadeniami.
Ako fungujú cloudové systémy na sledovanie času?
Najlepšie systémy na sledovanie času sú flexibilné a používateľsky prívetivé voči zamestnávateľom aj zamestnancom. Môžu sa dať prispôsobiť tak, aby čo najviac vyhovovali pravidlám a parametrom pre jednotlivcov alebo roly. Fungujú na jednotnej platforme a v cloude sa dokážu spojiť s inými HR a podnikovými softvérovými systémami, aby mohli profitovať z rôznych relevantných zdrojov údajov. Cloudové systémy tiež reagujú na udalosti a akcie tak, ako prichádzajú, a poskytujú agilitu potrebnú na zabezpečenie minútovej presnosti a relevantnosti.
Tu je niekoľko ďalších kľúčových charakteristík najlepších systémov na sledovanie času:
Jednotná platforma je centralizovaná a integrovaná. V minulosti sa mzdové náklady často zhromažďovali v konkrétnych oblastiach alebo oddeleniach a boli spravované v starších softvérových aplikáciách – alebo dokonca v tabuľkových hárkoch. To sťažovalo analýzu údajov mzdového účtovníctva a porovnávanie mzdových nákladov s produktivitou a hodinami strávenými na rôznych úlohách. Jednotná a centralizovaná platforma integruje sledovanie času so softvérom mzdového účtovníctva a inými HR a podnikovými systémami, aby mohla poskytovať presné fiškálne informácie v reálnom čase a prispieť tak k vytváraniu prehľadov na základe robustnejších štatistických údajov.
Prispôsobené rozhranie zlepšuje použiteľnosť a relevantnosť. Sčasovým sledovaním, ktoré je jednou z najpoužívanejších samoobslužných aplikácií, musia vaše tímy nájsť jeho jednoduché použitie – a mať prístup zo zariadení, nech sú kdekoľvek. Keď sú systémy sledovania času ťažkopádne a nie intuitívne, dokonca aj tí najsvedomitejší zamestnanci sa môžu stať vzrušení alebo odkladať – gesstimulujúci po skutočnosti a vstúpiť do niekoľkodňovej práce všetko naraz. Systémy na sledovanie času založené na cloude tomu pomáhajú predchádzať vďaka zjednodušenému a užívateľsky prívetivému rozhraniu na zadávanie času, ktoré je špecifické pre rolu a personalizované. Prispôsobené cloudové systémy sledovania času môžu navyše zamestnancom aj zamestnávateľom poskytnúť prístup k výkazníctvu na požiadanie, výstrahám, plánom a ďalším relevantným štatistikám.
Integrovaná analýza a vytváranie zostáv podporujú viaceré scenáre. Je dosť ťažké, aby aj personálni experti zostali nad zložitým dodržiavaním a pracovnými predpismi. Od zamestnancov by sa určite nemalo očakávať, že to zvládnu a udržia to všetko v poriadku. Pomocou cloudových systémov na sledovanie času je možné nastaviť pravidlá pre každého zamestnanca (alebo rolu) napríklad na získanie automatických upozornení na príliš veľa nadčasov alebo prepočítanie hodín z dôvodu náhlych zmien plánu. Integrované analytické nástroje a nástroje vykazovania môžu tiež využiť AI a rôzne množiny údajov na extrapoláciu skutočných a potenciálnych scenárov na pracovisku, čím poskytujú použiteľné a relevantné informácie a odpovedajú na rôzne zamestnanecké alebo manažérske otázky tak, ako sú položené.
Umožnite prevádzkovým lídrom a zainteresovaným stranám porozumieť finančným dôsledkom a potenciálnym rizikám rozhodnutí týkajúcich sa nadčasov, produktivity a dodržiavania predpisov.
Sledovanie času pre zamestnancov: Riziká, že sa to pokazí
Súdne spory zamestnancov sa v posledných rokoch zvýšili na nevídané úrovne. V roku 2021 dochádza khromadnému zaznamenávaniu výplat za súdne spory na pracoviskách v rámci skupinovej akcie v USA, v Spojených štátoch amerických a v mnohých ďalších krajinách s podobnými vzormi. Forbes poukazuje na to, že „na základe veľkého objemu a štatistických čísel dosiahli pracovníci najväčší úspech pri zabezpečovaní certifikácie mzdových a hodinových tried a kolektívnych žalôb v roku 2021.“
Hlavnou funkciou sledovania času zamestnancov je evidencia odpracovaných hodín. V záujme spokojnosti zamestnancov a riadenia rizika pre podnik však softvér na sledovanie času musí dokázať v reálnom čase rozpoznať a vykázať, kedy odpracované hodiny, voľno, prestávky a iné súvisiace udalosti zamestnancov predstavujú riziko pre dodržiavanie súladu s nariadeniami. A v záujme dosahovania efektivity musia byť vaše systémy sledovania času schopné presne podporovať túto funkciu v každej oblasti a krajine, v ktorej vaša spoločnosť podniká.
Ďalšie riziko prichádza vo forme skutočnej peňažnej straty z nepresného časomieru. Spoločnosti každoročne prichádzajú o krádeže času zamestnancov v miliardách dolárov – či už úmyselné alebo neúmyselné. Poďme na to: je to nepríjemná téma. Nikto nechce priznať, že ich zamestnanci môžu hrať rýchlo a uvoľnene s hodinami. Z tohto dôvodu, keď veľké organizácie uťahujú opasky a zameriavajú sa na opatrenia na znižovanie nákladov, niekedy prehliadajú milióny, ktoré môžu stratiť v dôsledku krádeže času.
Ako môže zlepšené sledovanie času a dochádzky pomôcť vášmu podniku?
Moderné organizácie sa ocitajú v časoch enormnej zmeny a bezprecedentnej konkurencie. Ak chcú uspieť, musia sa usilovať o komplexnú viditeľnosť v celej svojej prevádzke. Musia zaznamenávať a analyzovať údaje, eliminovať dátové silá a hľadať spôsoby, ako sa stať agilnejšími a odolnejšími. Keďže väčšina organizácií vynakladá 15 až 30 % svojich príjmov na mzdy, riadenie času je kľúčovým prvkom optimalizácie pracovnej sily a zlepšenej sledovateľnosti.
Cloudové riešenia na sledovanie času pridávajú hodnotu niektorým z nasledujúcich merateľných spôsobov:
Centralizovaný prehľad o pracovných procesoch naprieč podnikmi. Koľko času je primerané prideliť konkrétnym úlohám? Ktoré operácie sú najviac a najmenej náročné z hľadiska práce? Sú naše pracovné postupy na určitom mieste produktívnejšie ako inde? Vytváraním prispôsobených zostáv a používaním pokročilej analytiky môžu podniky pomocou využívania údajov sledovania času získať presnejšie odpovede na tieto otázky a tiež prehľad o tom, ako to v budúcnosti optimalizovať.
Zvýšená zodpovednosť. Okrem zníženia straty v dôsledku krádeže času môže z celkovej obchodnej činnosti profitovať aj zvýšená zodpovednosť zamestnávateľov aj zamestnancov. Napríklad vo väčšine organizácií môže veľa pracovníkov robiť svoju prácu na diaľku, ale vždy budú niektoré, ktoré budú musieť prísť na fyzické miesto. S nárastom hybridnej a vzdialenej práce sa mnohé organizácie stretli s výzvami spôsobenými týmto vnímaným „nespravodlivým“ rozdielom. Transparentné a dôkladné systémy na sledovanie času môžu pomôcť zlepšiť morálku tým, že poskytnú vašim tímom informácie o tom, že každý je rovnako zodpovedný za svoje časové využitie – či už na mieste alebo mimo nej.
Zjednodušte riadenie času, aby ste podporili plány rotácie, zaznamenávanie času na prelome dní, automatické a hromadné schválenia, výstrahy, automatické prepočty a integrované vykazovanie.
Odolnosť a agilita. Špičkové organizácie sú schopné rýchlo sa orientovať a reagovať na zmenu a pohyby na trhu. Nový výrobný proces, inovatívny obchodný model, pripravovaná fúzia alebo partnerstvo – všetky tieto iniciatívy závisia od presnej analýzy a solídneho plánovania. Sledovanie času v cloude poskytuje aktuálne informácie o človekohodinách podľa úlohy, oblasti a projektu. To prináša vedúcim pracovníkom istotu potrebnú na rýchle prijímanie rozhodnutí v súvislosti s konkurencieschopnými cenovými ponukami a rozpočtami.
·Rýchlosť a účinnosť. Úlohy spojené s meraním času a schvaľovaním patria tradične medzi časovo najnáročnejšie v každom podniku. Príklad: vo väčšine organizácií musia byť odpracované hodiny pred odoslaním oddeleniu mzdového účtovníctva schválené – často najprv vedúcim tímu a potom vedúcim oddelenia. Ak má jedna osoba z nejakého dôvodu špeciálne oprávnenie na nadčasy navyše, potom je potrebné tento jeden prípad izolovať, vysvetliť, a tak ďalej, do čoho je potom zapojené množstvo pracovníkov a rol, či už vzdialených alebo priamo na pracovisku. Cloudové systémy na sledovanie času umožňujú, aby vedľa seba existovali rôzne pravidlá a výnimky založené na rolách, ktoré je pritom možné sledovať a spravovať z centrálneho bodu. A keď sú všetky neobvyklé prípady zahrnuté a zohľadnené, znamená to, že vedúci oddelení môžu automatizovať a autorizovať hromadné schvaľovanie a predísť tak strate času (a frustrácii).
Udržanie a spokojnosť zamestnancov. Keď sa zamestnanci cítia preťažení, je samozrejmé, že to môže viesť k nespokojnosti a vyhoreniu. Nedostatočná vyťaženosť alebo práca pod úrovňou vlastných možností je však tiež značným zdrojom frustrácie zamestnancov, a to ani nespomíname, že je to aj premrhaná príležitosť pre zamestnávateľov. Cloudový softvér na sledovanie času dokáže centrálne zlučovať údaje a vstupy, aby poskytoval prehľady operačných oblastí alebo celej pracovnej sily z vtáčej perspektívy. To umožňuje tímom HR a manažérom analyzovať konkrétne množiny údajov, aby zistili, kde sa vyskytujú úzke miesta, nepravidelnosti alebo neefektívnosť. Vyzbrojené týmito poznatkami môžu organizácie zabezpečiť, aby preťažené tímy získali potrebnú podporu a aby talentovaní zamestnanci neboli prehliadaní a mohli byť povyšovaní.
Ste pripravení na cloudové riešenia na sledovanie času?
Digitálna transformácia zmenila spôsob, akým žijeme a podnikáme. Poskytuje organizáciám možnosť vidieť rohy, optimalizovať svoje zdroje a lepšie pochopiť údaje, ktoré ich operácie generujú. Zatiaľ čo riešenia sledovania času zamestnancov sa postupom času vyvíjali, ostali tiež jedným z najpodstatnejších komponentov všetkých organizácií. Prečo? Pretože odrážajú skutočnosť, že ľudia – so svojimi rôznymi zručnosťami a talentom – zostávajú najcennejším a najpodstatnejším prínosom, aký môže mať akákoľvek organizácia.
Keď nastal čas integrovať riešenia na sledovanie času založené na cloude do vašej organizácie, nezabudnite zachovať tento prístup na prvom mieste. Zaistite, aby ste na začiatku mali k dispozícii dobré plány komunikácie a riadenia zmien. Uistite sa, že máte k dispozícii komplexný plán a projektový plán a nezabudnite osláviť všetky malé úspechy na ceste k cieľom transformácie HR.