Tipy na hodnotenie SOFTVÉRU ERP
Ste pripravení inovovať svoj erp systém? S touto 5-stupňovou metodológiou hodnotenia ERP softvéru je to najlepšie riešenie pre potreby vašej organizácie.
Prehľad
Na výber sú doslova stovky ERP systémov so širokou škálou možností, silných stránok, slabín, použiteľnosti a ceny. Zatiaľ čo výber systémov sa môže zdať skľučujúci, systematický proces porovnávania ERP systémov môže viesť váš tím k dobrému rozhodnutiu v primeranom čase.
Tu načrtnutá časovo testovaná metodológia vám môže pomôcť nulu v riešení, ktoré najlepšie vyhovuje špecifickým potrebám vašej spoločnosti. Táto metodika môže znieť ako základná – ale spoločnosti, ktoré uskutočňujú proces výberu dodávateľov ERP bez toho, aby nasledovali tieto logické kroky, často narážajú na oneskorenia, dodatočné náklady a zbytočné prispôsobovanie. Na druhej strane spoločnosti, ktoré uplatňujú osvedčené postupy hodnotenia ERP, majú zvyčajne hladšie výberové procesy a následné implementácie. Vďaka tomu si môžu skôr vychutnať výhody moderného ERP systému a efektívnejšie konkurovať v digitálnom svete.
Päťstupňová metodika hodnotenia systémov ERP
Keď sa firma rozhodla nahradiť svoj starý ERP systém, prvým krokom je zostaviť projektový tím, ktorý bude riadiť proces porovnávania, výberu a implementácie ERP softvéru. Tím začína svoju prácu vypracovaním počiatočného plánu, ktorý je v tejto fáze skutočne skôr všeobecnou stratégiou.
Proces výberu dodávateľov ERP je možné načrtnúť v týchto piatich krokoch:
Diagram znázorňujúci päť hlavných krokov v procese hodnotenia ERP
1. Definícia požiadaviek ERP
Budete musieť povedať potenciálnym poskytovateľom ERP o vašej organizácii a jej potrebách, aby správne nakonfigurovali, zabalili a ocenili vhodné riešenie. Začnite identifikáciou kľúčových online zdrojov, ako sú ukážky produktov a blogy, ktoré rozprávajú príbeh vašej spoločnosti.
Opíšte svoj podnik a jeho procesy všeobecným spôsobom, a nie vytvárajte dlhé zoznamy konkrétnych požiadaviek a procesov. Povedzte potenciálnym poskytovateľom o veľkosti vášho podnikania, objeme aktivít a transakcií, zložitosti rôznych procesov a akýchkoľvek jedinečných funkciách alebo faktoroch. Zamerajte sa na procesy a požiadavky, ktoré dávajú vášmu podniku konkurenčnú výhodu. To sú veci, ktoré budú odlíšiť budúce systémy od seba a kde sa podrobne pozriete na to, ako dobre môže byť každý systém nakonfigurovaný tak, aby podporoval tieto jedinečné procesy a funkcie.
Načrtnite veci, ktoré sa vám na vašom aktuálnom systéme páčia – budete chcieť, aby váš nový systém zvládol aspoň aj s nimi. Zahrňte veci, ktoré váš existujúci systém nerobí (alebo sa nedarí). Upozornite na všetky vlastné aplikácie, funkcie alebo modifikácie, ktoré je potrebné riešiť štandardnou funkcionalitou alebo jednoduchým prispôsobením (nie modifikáciou) v novom systéme. Inými slovami, zamerajte sa na veci, ktoré sú jedinečné pre vaše podnikanie a predpokladajte, že rutinné veci sa budú starať o seba. (Tento predpoklad overíte v ukážkach a záverečných posúdeniach bližšie k bodu rozhodnutia).
Zamerajte sa na veci, ktoré sú jedinečné pre vaše podnikanie a predpokladajte, že rutinné veci sa o seba postarajú.
Kľúčové tipy na definovanie požiadaviek ERP
Nespoliehajte sa na kontrolné zoznamy systémových požiadaviek ERP . Kontrolné zoznamy, staré štandardné odvetvové postupy, robia málo na odlíšenie riešení od seba a naozaj vám nepomáhajú urobiť dobrý výber. Väčšina položiek na týchto zoznamoch sú funkcie a vlastnosti, ktoré do určitej miery poskytuje každý systém, a konkurenční poskytovatelia sú ochotní skontrolovať „áno“ pri najliberálnejšej interpretácii funkčnosti svojho systému.
Získajte správnych ľudí vo svojom projektovom tíme. Špecifikácia požiadaviek je tvrdá práca. Potrebuje členov tímu, ktorí sú venovaní organizácii, dobre poznajú spoločnosť a majú čas venovať sa projektu. Vyhnite sa pokušeniu zabaliť tím s nadšenými, ale neskúsenými ľuďmi.
Uistite sa, že váš RFP obsahuje tieto informácie:
Popis vášho podniku a jeho procesov
Čo váš súčasný systém robí dobre
Čo to nerobí tak dobre, ako by ste chceli
Čo ešte chcete, aby nový systém urobil (zoradené podľa dôležitosti)
2. ERP RFP
Ďalší krok zahŕňa vystavenie pozvánok na odpoveď na vybranú skupinu dodávateľov. Počet pozvánok, ktoré by ste mali zaslať, sa bude líšiť – pamätajte však, že budete musieť vykonať podrobnú recenziu pre každý, ktorý distribuujete. Skúsenosti ukázali, že čím menší je počet potenciálnych poskytovateľov a podrobnejšie informácie, tým lepšie sú odpovede. Najlepšie je identifikovať tucet (alebo menej) najlepších kandidátov pre váš krátky zoznam.
Skúsenosti ukázali, že čím menší je počet potenciálnych poskytovateľov a podrobnejšie informácie, tým lepšie sú odpovede.
V odpovedi by dodávatelia ERP mali navrhnúť systém, ktorý poskytuje potrebné funkcie a funkcie, aby spĺňali požiadavky, ktoré ste identifikovali. Návrhy budú obsahovať aj informácie o ich spoločnostiach, produktoch, skúsenostiach v podnikaní, zdrojoch, ktoré sa zaviažu k vašej implementácii, a ďalšie informácie určené na získanie vašej dôvery (a tým aj vášho podnikania).
Ako teda identifikujete tucet (alebo menej) kandidátov, na ktorých chcete zamerať svoje výberové úsilie? Ako môžete rozdeliť zoznam zo stoviek dodávateľov ERP len na niekoľko? Začnite s odvetvovými publikáciami, ktoré obsahujú „úspešné príbehy ERP“. (Všimnite si, že tieto publikácie vám pravdepodobne nebudú hovoriť o ťažkostiach alebo zlyhaniach, preto uveďte tieto informácie do perspektívy). Použite svoje odvetvové kontakty – napríklad asociácie a obchodné skupiny - na identifikáciu ďalších odborníkov, ktorí mohli mať nedávne skúsenosti s výberom a implementáciou ERP.
Existuje tiež mnoho online adresárov, výberových nástrojov a služieb výberu systému, ktoré vám môžu pomôcť identifikovať softvér, ktorý má funkcie, ktoré potrebujete a / alebo má skúsenosti vo vašom odvetví.
Ak potrebujete personalizované poradenstvo, môžete sa skontaktovať s poradenskou pobočkou vašej firmy alebo nájsť nezávislý poradenský zdroj vo vašej lokálnej oblasti alebo vo vašom odvetví. Uistite sa, že si overili svoje súvislosti a pridruženia, aby ste sa uistili, že sú skutočne nezávislí a nie sú spojení s jedným alebo viacerými poskytovateľmi ERP.
Môžete sa rozhodnúť zahrnúť určitých dodávateľov systému ERP, ktorí sú zaujímaví z iných dôvodov. Možno jeden alebo viac vašich väčších a dôležitejších zákazníkov používa ERP systém a povzbudil vás používať rovnaký systém. Alebo vaša spoločnosť je možno súčasťou väčšieho podniku alebo odvetvovej skupiny, ktorá „štandardizovala“ na danej platforme ERP. Získajte návrh od odporúčaného poskytovateľa a dajte všetkým návrhom spravodlivé a nezaujaté hodnotenie pri rozhodovaní.
Kľúčové tipy pre vaše ERP RFP
Zaisťuje, aby všetky zúčastnené strany identifikovali svoje požiadavky. Váš RFP by mal obsahovať vstupy od všetkých zainteresovaných strán - v opačnom prípade riskujete, že si vyberiete ERP systém, ktorý bude slúžiť len niektorým funkciám vášho podniku, čo bude vyžadovať, aby iné oblasti investovali do samostatných systémov. Vyhodnotenie systémov, ktoré pracujú pre celý podnik, a použitie implementačného plánu na poskytnutie prioritných modulov ako prvé.
Venujte pozornosť klasifikácii požiadaviek. Často je RFP rozdelená do funkčných oblastí so sekciami, ktoré má každé oddelenie dokončiť. Každá oblasť – či už ide o personalistiku alebo prevádzku – zvyčajne poskytuje skvelé funkcie hodnotenia pracovných miest pre svoju obchodnú jednotku, ale ich priority nemusia byť v súlade s celkovými obchodnými cieľmi. Je na vašom tíme pre hodnotenie projektu, aby prispôsobil priority zo širšej perspektívy. Ktoré požiadavky sú životne dôležité, dôležité alebo jednoducho milé?
Skontrolujte dostupnosť skutočných funkcií. Softvérové spoločnosti majú skvelé marketingové oddelenia, niektoré predávajú produkty, ktoré neboli vyvinuté a testované úplne. Výskum funkcií „prichádza v budúcej verzii“ v porovnaní s tými, ktoré dnes používajú odkazy. Je úplne v poriadku zvážiť funkcie vo vývoji - ale nestavte svoj projekt na nadchádzajúce funkcie, ak sú nevyhnutné pre úspešný projekt.
Vyhodnoťte svoje procesy. Procesy zabudované do zabaleného softvéru ERP sa považujú za „osvedčené postupy“. Skúsení ERP konzultanti a implementátori vám povedia, že je takmer vždy lepšie zmeniť postup tak, aby vyhovoval softvéru (rozpoznáva aspekt „osvedčených postupov“), ako zmeniť softvér tak, aby vyhovoval existujúcemu postupu. Toto rozhodnutie je však vaše. Pamätajte si však, že nové procesy môžu viesť k vylepšeniam a výhodám, ktoré získate z nového systému. Nezabudnite tiež, že všetok moderný ERP softvér je prispôsobiteľný, takže máte značnú flexibilitu pri zmene rozloženia a toku obrazovky, postupov, charakteristík údajov a spracovania a ďalšie – bez úpravy kódu.
Zvážte návratnosť investícií ERP. Väčšina spoločností vyžaduje analýzu návratnosti investícií erp (ROI) ako predpoklad pre autorizáciu a financovanie akéhokoľvek veľkého projektu. Ako naznačuje názov, ide o sumarizáciu nákladov spojených s nákupom a implementáciou nového systému plus rozdiely v prevádzkových nákladoch v porovnaní s nákladmi existujúceho systému. ROI zvažuje okrem priamych úspor nákladov aj výhody, vrátane lepšieho výkonu, lepšieho zákazníckeho servisu a produktivity pracoviska.
3. Prvé vyhodnotenie ERP
Hodnotenie prebieha v dvoch fázach. V tejto prvej fáze sa hodnotia všetky návrhy, aby sa zistilo, ako dobre vyhovujú vášmu prostrediu a požiadavkám, ako je uvedené vo vašom RFP. (Táto fáza nezahŕňa porovnanie dodávateľov – tento krok spadá do druhej fázy hodnotenia).
Cieľom v tomto bode je odstrániť tie, ktoré nespĺňajú vaše kritériá a hodnotiť tie, ktoré sa zdajú byť v súlade s účtom. Výsledkom je krátky zoznam najlepších návrhov. Tieto, a len tieto, budú podrobené podrobnému hodnoteniu, ktoré povedie až do konečného výberu.
Ak máte veľa odpovedí na preskúmanie, detaily budú mať tendenciu rozmazať, čo sťažuje zapamätanie si, ktoré odpovede RFP sú obzvlášť silné (alebo slabé) a v ktorých oblastiach. Numerická hodnotiaca stupnica vám pomôže zachovať všetko priamo a zdokumentovať svoj rozhodovací proces.
Tu je niekoľko ďalších tipov, ktoré vám pomôžu počas tohto kroku dokumentácie:
Nastavte formulár alebo tabuľkový hárok tak, aby mohli posudzovatelia hodnotiť každý návrh v súlade s hlavnými kritériami, ktoré ste zadali vo svojej žiadosti o cenovú ponuku. Každý posudzovateľ môže každému hodnotiacemu kritériu priradiť číselný stupeň (stupnica môže byť jedna až desať, jedna až päť, jedna až tri alebo akákoľvek úroveň granularity, ktorú považujete za vhodnú). Môžete mať toľko alebo len málo recenzentov, ako si prajete.
Nechajte miesto pre poznámky a akékoľvek otázky týkajúce sa odpovede pre následné spracovanie. Možno budete chcieť požiadať o objasnenie v tejto fáze alebo počkať na podrobné hodnotenie návrhov z užšieho výberu. Každému kritériu priraďte váhu na základe toho, aká kritická je funkcia alebo proces pre váš podnik.
Vynásobte skóre dané každým posudzovateľom váhou pre každé kritérium a vypočítajte celkové skóre pre každého dodávateľa. Najčastejšie sa nájdu viacerí, ktorí sa radia v blízkosti vrcholu stupnice, zhluk odpovedí o niečo ďalej v rebríčku a niekoľko, ktorí nerobia rez. Teraz by ste mali mať svoj krátky zoznam finalistov – ideálne troch až piatich kandidátov – na záverečné hodnotenie.
Kurzy sú dobré, že budete môcť identifikovať najlepších kandidátov, ale ak to nie je tak jasné, vráťte sa k jednotlivým hodnoteniam a diskutujte s tímom.
Kľúčové tipy pre vaše predbežné posúdenia ERP
Zaobchádzajte s každým potenciálnym poskytovateľom rovnako. Neprijímajte žiadne živé ukážky, špeciálne osobné stretnutia alebo návštevy na mieste, pokiaľ nie ste ochotní ponúknuť rovnaký prístup všetkým dodávateľom – je dôležité zachovať rovnaké podmienky. Jednou z bežných techník je usporiadať vo vašom zariadení „konferenciu uchádzačov“, ktorá ukáže všetkých potenciálnych poskytovateľov a odpovie na ich otázky (pred všetkými).
Pamätajte, že návrh je predajný doklad. Odpovede budú obsahovať požadované informácie a ďalšie. Predpokladajme, že každá pohľadávka je pravdivá; väčšinu, ak nie všetky, môžete overiť počas procesu hodnotenia. Ale pochopte, že spisovatelia návrhov budú odpovedať na vaše otázky spôsobom, ktorý dáva svoje výrobky do najpriaznivejšieho svetla.
Hľadajte odľahlé hodnoty. Venujte osobitnú pozornosť všetkým kritériám, pri ktorých hodnotenia vykazujú veľké rozdiely. Ak jeden recenzent hodnotí návrh veľmi vysoko pre jedno kritérium a druhý recenzent ho hodnotí veľmi nízko, stojí za to diskutovať. Pýtajte sa na oboch recenzentov konštruktívnym, neohrozujúcim spôsobom, aby zistili, čo si každý myslel. Pravdepodobne si jeden alebo obaja všimli niečo, čo ostatní recenzenti zmeškali alebo nepovažovali za dôležité. V dôsledku týchto diskusií možno budete chcieť upraviť hodnotenia pre konkrétne kritérium – a to by mohlo zmeniť celkové hodnotenie.
4. Porovnanie ERP a detailné vyhodnotenie
Po identifikácii troch až piatich finalistov je čas začať pracovať na overovaní ich nárokov a overovaní referencií.
Ako spustiť hodnotenia ERP
Spojte sa s každým z potenciálnych poskytovateľov a dajte im dobrú správu: urobili krátky zoznam! (Je v poriadku povedať im, koľko je ďalších finalistov a dokonca im dať vedieť, proti ktorým spoločnostiam súťažia, ak sa vám to páči).
V niektorých prípadoch ich môžete požiadať aj o spresnenie svojich návrhov.
Porozprávajte sa (alebo navštívte) existujúcich používateľov systému, najlepšie vo vašom odvetví (alebo na podobnom trhu) a v blízkosti veľkosti vašej spoločnosti.
Zabezpečte referencie, ak ich dodávatelia ešte neposkytli. (Predajcovia môžu váhať s poskytnutím referencií z dôvodu obáv týkajúcich sa hospodárskej súťaže. Mali by ste však trvať na tom. Ubezpečte ich, že podpíšete a budete dodržiavať dohody o mlčanlivosti).
Ako spravovať ukážky systému ERP
Toto je tiež čas pozvať kandidátov z užšieho výberu na vykonanie podrobných ukážok ich systémov – ale tieto ukážky musíte ovládať.
Poskytnite každému kandidátovi skript alebo zoznam funkcií, ktoré chcete vidieť v dostatočnom predstihu pred plánovanou ukážkou. Všetci potenciálni poskytovatelia by mali získať rovnaký zoznam.
Umožnite im ukázať všetky špeciálne funkcie, ktoré chcú zvýrazniť, až keď vám ukážu funkcie a procesy uvedené v RFP.
Uistite sa, že váš skript alebo zoznam obsahuje jedinečné požiadavky identifikované v prvom kroku. ERP systémy zvládajú bežné procesy úplne rovnakým spôsobom; práve výnimky z bežných procesov predstavujú výzvu. (Napríklad možnosť zadávať zákazky pre materiály, ktoré nie sú v zásobe; požiadavka na predaj skupín alebo materiálov v balíkoch, sadách alebo sadách; alebo podpora procesu jedinečného porovnávania faktúr).
Počas ukážky budete chcieť zistiť, ako je možné softvér nastaviť a prispôsobiť tak, aby podporoval vaše jedinečné procesy a postupy. To znamená, že ostaňte otvorený do tej miery, že by ste mohli objaviť niektoré osvedčené postupy v tých štandardných funkciách, ktoré by zlepšili prevádzku a výsledky vo vašej spoločnosti.
V ideálnom prípade bude demonštrátor schopný ukázať funkciu systému pomocou vlastných dát. Nie vždy je to možné, ale keď je, poskytne vám to oveľa lepšiu ukážku toho, ako by systém fungoval vo vašom prostredí.
Kľúčové tipy pre podrobné posúdenie ERP
Nebuďte oslnení demonštráciami. Profesionáli, ktorí predvádzajú softvér, sú zvyčajne veľmi skúsení a majú skvelé osobnosti. Ich cieľom je vyhrať vás a predať ich softvér. Nenechajte sa rozptýliť osobou alebo predajom, bez ohľadu na to, ako zábavné. Zamerajte sa na to, ako podnikové procesy spĺňajú vaše potreby.
Vyťažte maximum z referenčných návštev na mieste. Starostlivo vyberte, koho plánujete navštíviť. Krátko zavolajte svojmu hostiteľovi, aby ste sa uistili, že implementovali softvér a zrealizovali prisľúbené výhody. Dohodnite sa na tom, čo vám ukážu a ľuďom, s ktorými sa počas návštevy stretnete. Akonáhle na mieste, starostlivo posúdiť, či je ich úspech opakovateľný vo vašom prostredí. Položte si aj ťažké otázky: „Aké boli vaše najväčšie prekvapenia?“ A "Ak by ste to mali robiť znova, čo by ste robili inak?"
Aj naďalej klásť otázky. Povzbuďte svoj výberový tím, aby kládol otázky, ak len na objasnenie odpovedí. Urobte to v rámci preskúmania RFP, ako aj počas demonštrácií, čím sa výrazne zníži šanca na budúce prekvapenia. Teraz je čas objaviť akékoľvek odpovede, ktoré sa vám nepáčia – predtým, než začnú rokovania. Tiež majte na pamäti, že dostanete svoje odpovede zadarmo v tejto fáze, takže sa naučte čo najviac. Akonáhle začnete produkt implementovať, možno budete musieť počkať na podporu alebo dokonca zaplatiť za odpovede na vaše otázky.
5. Výber ERP a zmluva
Po dokončení podrobných hodnotení pravdepodobne zistíte, že máte dvoch alebo troch dodávateľov, ktorí spĺňajú vaše kritériá. Vyberte ten, ktorý podľa vás najlepšie vyhovuje vašim súčasným a budúcim potrebám, ale ostatné nezavrhnite. Namiesto toho im dajte vedieť, že sú fit, ale nie je to vaša prvá voľba; to necháva dvere otvorené v prípade, že vaše rokovania s najvyšším kandidátom nefungujú podľa plánu.
Teraz môžete začať rokovať o detailoch zmluvy s hlavným kandidátom. Väčšina spoločností vie, ako má tento krok „fungovať“. Ale ako každý ďalší krok v procese hodnotenia a výberu ERP, môžete sa tu stretnúť s niekoľkými prekvapeniami.
Moc je na vašej strane v rokovaniach. Najlepšie je však považovať poskytovateľa za partnera v budúcom úspechu vašej spoločnosti, nie za protivníka pri rokovaniach. Zamerať sa na spravodlivú dohodu, ktorá poskytne obom stranám stimuly na efektívne zavedenie a efektívne fungovanie systému.
Mal by sa prediskutovať a zdokumentovať každý aspekt implementácie systému a prebiehajúcej podpory, pričom by sa mala podrobne uviesť cena, kto je zodpovedný a v niektorých prípadoch aj potrebný čas. Zmluva má mnoho aspektov, vrátane (ale nielen):
Počiatočný nákup, prenájom alebo licencia na hardvér a softvér
Implementácia hardvéru a softvéru (s uvedením, čo sa „implementuje“)
Náklady a načasovanie pilotného projektu konferenčnej miestnosti (pred alebo po zaplatení softvéru)
Počiatočné a priebežné náklady na odbornú prípravu
Nepretržitá podpora údržby hardvéru a softvéru (a na akej úrovni)
Konverzia a integrácia dát do iných systémov
Vytváranie sietí a bezpečnosť
Prispôsobenia (iniciálne a s budúcimi verziami)
Kľúčové tipy pre konečný výber softvéru ERP
Pred rokovaniami neoznamujte svoj konečný výber. Na konci fázy podrobného hodnotenia môže tím chcieť vyhlásiť „víťaza“. Informovanie vedúceho kandidáta, že sú „zvolení“, však nie je v najlepšom záujme spoločnosti. Nie je nezvyčajné, že v rokovacom procese sú prekvapenia a možno budete musieť znovu navštíviť svoj výber.
Dlhodobý plán. Ak chcete začať, dôkladne skontrolujte dlhodobé náklady, aby boli vaše odhady správne a aby ste nenarušili čísla návratnosti investícií erp. Niektorí poskytovatelia poskytujú viac bezplatných služieb na dlhšie obdobie a niektorí môžu externe poskytovať svoju dlhodobú podporu firme, ktorá bude platiť za každú podporu. Niektorí poskytovatelia majú limit na to, koľko zvýšia ročné sadzby za údržbu alebo predplatné, a mnohí nie. Iní predávajú nízke predplatné softvéru ako služby (SaaS) a po niekoľkých rokoch ho začnú výrazne zvyšovať. Niektorí poskytovatelia poskytujú ročnú aktualizáciu, ale žiadnu významnú podporu v procese aktualizácie. Položte otázky a získajte odpovede písomne, aby ste sa uistili, že plne chápete svoje dlhodobé náklady.
Zaberie dedinu (alebo aspoň tím)
Najdôležitejším faktorom úspešnosti procesu hodnotenia ERP systému je projektový tím. Tento tím by mal byť založený veľmi skoro a mal by byť hnacou silou vo vývoji, distribúcii a hodnotení RFP a výbere nového ERP systému.
Podľa našich skúseností, keď sú tímy uprostred podrobného vyšetrovania a hodnotenia, sa často preberajú skratky. Ak však váš projektový tím postupuje podľa týchto piatich krokov a venuje pozornosť získaným ponaučeniam, bude schopný nájsť optimálne riešenie, ktoré splní požiadavky vašej spoločnosti teraz aj do budúcnosti.
Preskúmajte cloudový softvér ERP
SAP S/4HANA Cloud je moderný systém ERP s integrovanou AI a strojovým učením.