Čas pre upgrade ERP? Sprievodca nahradením starého systému ERP
Preskúmajte tipy a rady, aby ste vedeli, prečo, kedy a ako nahradiť staré ERP.
Prehľad
Ako pre vás funguje váš ERP systém? Je čas na upgrade ERP? Pravdepodobne ste tieto otázky nepoložili priamo (pokiaľ ste sa nerozprávali s obchodnými zástupcami), ale mohli ste si položiť túto otázku, ak nie explicitne. Existuje malá pochybnosť o tom, že váš systém je nejakým spôsobom lepší? Možno ste počuli nejaké moderné erp úspešné príbehy. Alebo je to možno očividnejšie – možno sú tu nové veci, ktoré musíte urobiť pre svojich zákazníkov alebo držať krok s konkurenciou, ktorú váš starý systém nedokáže zvládnuť bez veľkého času a peňazí na upgrade alebo úpravy. V každom prípade je správnou praxou neustále hodnotiť výkonnosť systému a identifikovať oblasti, v ktorých je potrebné zlepšiť, alebo nové problémy, ktoré sa môžu v dohľadnej budúcnosti stať problémami.
Existuje perfektný ERP systém?
Krátka odpoveď je “nie”. A aj keď v danom čase existoval dokonalý systém pre vaše špecifické potreby, tieto potreby sa neustále menia. Takže je dobré držať krok s vecami, vedieť, ako dobre vaše ERP podporuje vaše súčasné potreby a identifikovať trendy, ktoré môžu viesť k problémom.
Je módne odkazovať na nainštalované systémy ako na „staré ERP“, čo znamená starú technológiu a zastarané systémy. Je to nespravodlivé, pretože mnohé nainštalované systémy sú pravidelne udržiavané, neustále modernizované a plne schopné rásť a prispôsobovať sa meniacim sa potrebám a požiadavkám. To znamená, že aktualizácie ERP sú voliteľné, aj keď dôrazne podporované dodávateľmi softvéru. Je dôležité, aby ste boli informovaní o opravách a vylepšeniach, ktoré poskytuje váš poskytovateľ riešenia. Ak spozorujete problémy alebo nepriaznivé trendy, prvá vec, ktorú by ste mali urobiť, je uistiť sa, že váš systém má všetky aktualizácie a vydania, potom zistiť, či má váš dodávateľ k dispozícii ďalšie doplnky alebo rozšírenia, ktoré by mohli riešiť prípadné nedostatky, ktoré ste našli. Zistite, čo by bolo potrebné na implementáciu týchto opráv, pokiaľ ide o peniaze a úsilie, a použite tieto informácie na posúdenie nákladov na pokračovanie v súčasnom riešení (pozri „Koľko míňate na ERP?“ nižšie).
Dovoľuje vám váš aktuálny ERP softvér?
Stručne povedané, udržujte svoj starý systém ERP aktuálny. Ale tiež pozorne sledovať výkon systému. Potreby a požiadavky sa zmenia a musíte mať istotu, že váš systém skutočne podporuje potreby vašej spoločnosti a zákazníkov.
Vyššie uvedené sebahodnotenie môže pomôcť identifikovať nedostatky a oblasti, ktoré vzbudzujú obavy, vrátane:
Váš systém nedokáže splniť nové požiadavky alebo kladie limity na nové iniciatívy.
Nepodporuje nové technológie alebo požiadavky, alebo to robí len s ťažkosťami, vysokými nákladmi a oneskoreniami. Dodávateľ pomaly začleňuje nové vlastnosti a funkcie.
Funkcie sa ťažko učia a používajú a skôr brzdia ako podporujú efektivitu.
Čas odozvy je priťažujúco pomalý. Uchovávanie a získavanie informácií je nedostatočné, ťažkopádne alebo len nie až na základe dnešných stále sa rozširujúcich potrieb.
Systém je nákladný a ťažko sa udržiava a podporuje a nie je primerane podporovaný vaším dodávateľom.
Ak je váš systém skutočne starším ERP s klesajúcou podporou od dodávateľa, alebo zmenšujúcim sa fondom technickej podpory, skúsení programátori a analytici sa nepochybne stanú drahšími a ťažšie sa nájdu, keď sa systém stane zastaranejším a nespoľahlivejším.
Toto sú druhy problémov, ktoré sa môžu vyvíjať pomaly a ísť dlho nerozpoznané. Potom sa zrazu ukáže, že nedostatky systému spôsobujú vážne obchodné problémy – a je potrebné niečo urobiť.
Koľko míňate na ERP?
Mnohé spoločnosti sú prekvapené, keď robia analýzu a zistia, aké sú skutočné náklady na to, aby sa ich existujúci ERP systém udržal v prevádzke. Môže to znieť zvláštne, keď stredne veľké podniky zvyčajne veľmi pozorne sledujú výdavky v rámci svojich pravidelných riadiacich povinností. Nie je však vždy jednoduché oddeliť priame a nepriame náklady spojené s ERP.
Okrem mesačných a ročných poplatkov pre dodávateľov softvéru a dodávateľov hardvéru vzniknú priebežné náklady na služby a podporu od rôznych poskytovateľov služieb (napríklad hardvérové služby, poradenstvo alebo vytváranie sietí). Nezabudnite zahrnúť náklady na aktualizáciu vecí, ak ste zistili (alebo máte podozrenie), že na vyriešenie existujúcich alebo očakávaných problémov, ako je uvedené vyššie, môžu byť potrebné aktualizácie alebo vylepšenia.
Zvážte aj priame interné náklady na IT oddelenie vrátane platov a výhod, priestoru, verejných služieb a dodávok. Pokúste sa oddeliť tie, ktoré priamo podporujú erp. Majte na pamäti, že aspoň niektoré z týchto nákladov zostanú po inovácii a implementácii nového systému, najmä ak nahrádzate tradičný lokálny systém iným lokálnym systémom. Štruktúra nákladov pre cloudové softvéro-as-a-service (SaaS) je odlišná, ale stále budete potrebovať porovnávací bod, aby ste urobili obhájiteľné rozhodnutie, či zostanete s existujúcim systémom, spustíte upgrade ERP alebo budete pokračovať v nahradení starého systému.
Výpočet návratnosti investícií v ERP
Získajte krok za krokom návod, ako posúdiť náklady a výhody pre nové ERP.
Výpočet návratnosti investícií v ERP
Získajte krok za krokom návod, ako posúdiť náklady a výhody pre nové ERP.
Čo by stál nový systém?
Máte obavy z potenciálnych nákladov na zmenu na nový ERP systém? To je pochopiteľné. Nový ERP systém je pravdepodobne jedným z väčších výdavkov na nevýrobné zariadenia, ktoré firma v danom roku vyrobí. Napriek tomu sa väčšina spoločností domnieva, že náklady sú úplne primerané a opodstatnené, keď sa na ne pozerá v súvislosti s dostupnými výhodami a v porovnaní so sumou, ktorá sa v súčasnosti vynakladá na zachovanie súčasného systému. Nezabudnite myslieť na náklady životného cyklu – celkové náklady za určité časové obdobie, napríklad päť až sedem rokov.
Pri pohľade na náklady na získanie a implementáciu náhradného systému si uvedomte, že náklady na hardvérové a softvérové licencie sú len časťou rovnice. Do svojho hodnotenia by ste mali zahrnúť aj nasledovné:
Sieťové a periférne zariadenia, ako sú skenery čiarových kódov, vzdialené vstupné stanice, mobilné zariadenia a klientsky softvér a podpora.
Konverzia dát a zadávanie dát do nového systému, ako aj ustanovenie o archivácii a prístupe k historickým záznamom.
Pripravenosť na katastrofy vrátane záložných alebo záložných systémov, zdrojov na obnovu údajov, redundantnej konektivity a komunikácie.
Vzdelávanie a školenia pre implementačný tím ERP a všetkých budúcich používateľov. (To je kriticky dôležité. Tu neskimp.)
Vývoj a dokumentácia nových pracovných postupov.
Pomoc pri implementácii. Pravdepodobne bude do balíka zahrnutá určitá úroveň pomoci od primárneho dodávateľa systému, ale možno budete chcieť využiť ďalšiu pomoc od dodávateľov, externých konzultantov, vašej účtovnej firmy alebo iných pre niektoré alebo všetky vyššie uvedené položky.
Dodatočná záťaž pre vašich zamestnancov počas realizácie vo forme nadčasov, nábor pracovníkov na pomoc s pravidelnými povinnosťami, aby mali čas pracovať na realizácii, alebo bonusy a iné stimuly na udržanie motivácie pracovníkov.
Uvedomte si, že štruktúra nákladov pre cloudové systémy SaaS je úplne odlišná od tradičného prístupu založeného na nákupe a implementácii v mieste prevádzky. So systémom SaaS sú náklady na hardvér nízke alebo žiadne, pretože ide v podstate o situáciu predplatného. Zmluva so systémom SaaS však zvyčajne zahŕňa aj veľké náklady na údržbu a podporu, takže vaše priebežné interné náklady na IT sa výrazne znížia. Väčšina spoločností sa domnieva, že celkové náklady na systém SaaS počas piatich až siedmich rokov budú pravdepodobne nižšie ako celkové náklady na nákup a podporu vo vlastnej réžii.
Keď zvážite rozhodnutie ponechať existujúci systém alebo sa pozrieť na výmenu, zvážte obchod. S novým RIEŠENÍM ERP získate moderné používateľské rozhranie, ďalšie funkcie a funkcie a zvýšite svoju konkurenčnú výhodu, zatiaľ čo ak zachováte svoj starý systém, obmedzíte svoju schopnosť zostať agilný, produktívny a konkurencieschopný. Hoci v prvom rade nehľadáte úspory nákladov, moderné príbehy o úspechu systému ERP ukazujú, že výhody prechodu na nový systém často stoja menej a prevyšujú náklady na implementáciu inovácie.
Ako finančne zdôvodňujete nový ERP systém?
Pri rozhodovaní o tejto veľkosti väčšina spoločností vyžaduje analýzu nákladov a prínosov vo forme vyhlásenia o návratnosti investícií (ROI). Nákladová stránka je jednoduchá – zvýšte očakávané náklady, ako je uvedené vyššie. Na strane výhod môže dôjsť k priamym úsporám nákladov na IT, ale vymenovanie hlavných prínosov si vyžaduje, aby si spoločnosť uvedomila, ako systém zmení pracovisko a umožní vyšší výkon, vyššiu produktivitu a lepší zákaznícky servis.
Zlepšený výkon: Mnohé projekty systému ERP sú vo veľkej miere odôvodnené očakávaným zlepšením efektívnosti (priame zníženie práce) a úsporami nákladov (vrátane, ale nie výlučne, zníženia zásob), a to oprávnene, pretože ide o obrovské výhody návratnosti v mnohých úspešných implementáciách ERP. Uvedomte si však, že systém nevytvára tieto výhody svojou obyčajnou existenciou vo vašej spoločnosti. Systém organizuje, analyzuje a prezentuje údaje tak, aby manažéri mohli lepšie využívať ľudí a robiť lepšie rozhodnutia, čo bude generovať veľké výhody. Majte na pamäti, keď rozpočtujete na školenie používateľov a implementáciu vylepšených postupov.
Lepšie služby zákazníkom: Tieto výhody sú menej priame, ale ešte cennejšie. Tým, že budete lepšie slúžiť zákazníkom, môžete teoreticky zvýšiť predaj a zisk, zvýšiť podiel na trhu a možno dokonca zvýšiť marže, pretože dobrý zákaznícky servis pridáva hodnotu zákazníkovi bez pridania nákladov na samotný produkt. V niektorých prípadoch sa vylepšenia služieb zákazníkom stávajú požiadavkami na prežitie, pretože keď nový alebo dobrý zákazník očakáva funkcie, ako je elektronické objednávanie alebo rozšírené elektronické výkazníctvo, váš ERP systém musí dodať.
Zmeny na pracovisku: Dnešné systémy sú navrhnuté pre použiteľnosť (UX alebo užívateľský zážitok je aktuálne bzzword) pre rýchly a jednoduchý prístup k informáciám. Keďže úloha a pracovný postup každého používateľa sú jedinečné, dnešné systémy sú vysoko prispôsobené tak, aby poskytli každému používateľovi najefektívnejšie a najpohodlnejšie pracovné obrazovky a procesy. V tomto prospech sa radšej zamyslite nad vyhýbaním sa nákladom než znižovaním nákladov. Táto zvýšená efektivita pomôže súčasným zamestnancom robiť viac a zvládať vyšší objem obchodov bez nového prijatia do zamestnania. Nie je vhodné odôvodniť systém založený na zníženom počte zamestnancov – pravdepodobne sa to nestane a vyhliadky na stratu zamestnania nebudú motivovať pracovníkov, aby prijali systém a pomohli mu uspieť.
Výber ERP je len začiatok
Aj keď nasledujú tipy na hodnotenie ERP systémov, majte na pamäti, že výmena starého systému nie je jednoduchý alebo rýchly proces - ale stojí za investíciu, pretože môže priniesť značné výhody, keď je správne vybraný a implementovaný.
Otázka, ktorú má väčšina spoločností na vrchole svojho zoznamu v tomto bode procesu, je „Ako dlho bude trvať, kým sa vyberie a zavedie výmena starého systému?“ Na túto otázku neexistuje jediná odpoveď – závisí to od veľkosti a zložitosti organizácie, či už sú oba systémy (staré a nové) založené na cloude, dynamika spoločnosti a realizačného tímu, úroveň záväzku manažmentu projektu a množstvo spolupráce alebo odporu medzi užívateľskou komunitou … pomenovať len niekoľko premenných. Niektoré implementácie môžu byť dokončené za niekoľko mesiacov, iné trvá rok alebo viac. Skúsený implementačný partner vám môže pomôcť rozvinúť dosiahnuteľnú časovú os pri vypracovaní plánu projektu v počiatočných fázach plánovania implementácie.
Nemusíme vám povedať, že nahradenie strategickej informačnej základne vašej spoločnosti je nevyhnutne rušivé. Nedá sa tomu úplne vyhnúť, ale narušenie možno minimalizovať s dobre naplánovaným a riadeným úsilím pri implementácii.
Využite všetky výhody cloudového systému ERP
Podnikajte odkiaľkoľvek vďaka komplexným a modulárnym riešeniam s podporou integrovanej umelej inteligencie a analytiky.