Preskočiť na obsah
Obchodné stretnutie na kontrolu riadenia workflow

Riadenie workflow: Príručka začiatočníka k automatizácii workflow a riadeniu
podnikových procesov

 

Táto webová stránka bola pre vás strojovo preložená. Spoločnosť SAP neposkytuje žiadne záruku v súvislosti so správnosťou alebo úplnosťou strojového prekladu. Originálnu anglickú webstránku nájdete pomocou mapy sveta v pravom hornom rohu tejto stránky.

Ako obchodný termín sa správa pracovných postupov skutočne objavila v 80. rokoch 20. storočia, a to hneď popri počiatočnom uvedení e-mailov, stolných počítačov a digitalizovaných podnikových systémov. Ľudia si veľmi rýchlo uvedomili, ako by tieto nové technológie mohli pomôcť znížiť chyby a zjednodušiť opakujúce sa úlohy. Inteligentný softvér s cloudovým pripojením a digitalizované systémy riadenia pracovných tokov v súčasnosti podporujú svojich ľudských partnerov pri dosahovaní čoraz vyššej efektivity a agility, skrátenia časov cyklov a miery chybovosti a lepšieho dodržiavania predpisov. 

Čo je pracovný postup?

Workflow je možné definovať ako postupnosť prepojených aktivít alebo úloh, ktoré sa dokončia pre dosiahnutie konkrétneho výsledku. Štruktúrovaný pracovný postup sleduje jednoznačnú cestu, ktorá môže byť sekvenčná alebo paralelná, aby spĺňala špecifické závislosti alebo požiadavky. Cesta bude mať často definované variácie, jedinečné pre každý požadovaný obchodný výsledok. 

 

Existujú tri typy workflow: 

  1. Úplne manuálne: Napríklad manuálny pracovný postup by mohol byť papierový s bodkou a manuálne napísanými poznámkami a podpismi, fyzicky odovzdaný popri kancelárii alebo na výrobnej ploche.
  2. Poloautomatizované: V čiastočne automatizovanom pracovnom postupe sú časti procesu automatizované. Spomeňte si na e-mailový reťazec s pripojenými súbormi, komentármi v tele e-mailu a zmenami pripojených súborov vždy, keď je to vhodné pre spracovateľa aktuálnej úlohy.
  3. Plne digitalizované alebo automatizované: Automatizované pracovné postupy prebiehajú vo vyhradenej podnikovej aplikácii štruktúrovaným a definovaným spôsobom podľa definovaných podnikových pravidiel.

Riadenie workflow alebo riadenie podnikových procesov: Aký je rozdiel?

Workflow je špecifickejší samostatný reťazec krokov a úloh. Naproti tomu je obchodný proces širším pojmom pre súbor úloh, pracovných postupov, aktivít a smerníc, kde niektoré úlohy môžu byť automatizované, zatiaľ čo iné aktivity nemusia. 

 

Napríklad, myslieť na jednoduchý pracovný postup schvaľovania nákupu - s jedným alebo viacerými definovanými variantmi môže obchodné pravidlo stanoviť, že objednávka potrebuje schválenie z druhého oddelenia, ak hodnota nákupu prekročí určitú čiastku. Tento workflow je súčasťou rozsiahlejšieho podnikového procesu pre nákup tovaru a služieb v rámci organizácie a zahŕňal by pokyny pre výber dodávateľov, obstarávanie atď. 

 

Nižšie sú uvedené niektoré bežné príklady workflow: 

  • Schválenie objednávky  
  • Autorizácia žiadosti o dovolenku 
  • Spracovanie platby faktúry 
  • Prijatie zamestnanca 
  • Vyžiadanie náhradného dielu 
  • Odoslanie faktúry zákazníkovi 
placeholder

Podporuje zlepšovanie procesov.

Zjednodušte a zrýchlite transformáciu podnikových procesov už dnes. 

Prečo je softvér na riadenie workflow taký dôležitý?

Správa workflow je proces digitalizácie diskrétnych procesov a riadenia výstupov. Softvér na správu workflow vám umožňuje vytvárať, spúšťať a spravovať tieto workflow. Tu sú niektoré z kľúčových prínosov a výstupov, ktoré možno očakávať od vyhradených softvérových riešení: 

 

  • Vyššia efektivita: Zvýšte svoju mieru automatizácie, aby ste dosiahli rýchlejšie a lepšie výsledky a zároveň uľahčili veci všetkým zúčastneným. Napríklad pri plne digitalizovanom pracovnom postupe môžu podnikoví účastníci jednoducho pristupovať, revidovať a spracovávať jasne definované digitálne úlohy, pracovať odkiaľkoľvek – v kancelárii, doma alebo na cestách. 
  • Zlepšená agilita: Prispôsobenie štandardných pracovných postupov meniacim sa prevádzkovým potrebám, vytváranie inovácií procesov na podporu nových obchodných modelov a fixácia porušených procesov pre väčšiu odolnosť a agilitu. 
  • Silnejšia zhoda: Vďaka jasným povinnostiam a kontrolným záznamom založeným na údajoch dokážete monitorovať a spravovať výstupy procesov a lepšie zabezpečovať súlad s politikami a nariadeniami. 

Systémy riadenia workflow a ich fungovanie

Systémy riadenia workflow umožňujú používateľovi definovať rôzne workflow pre rôzne typy úloh alebo procesov. Napríklad vo výrobnom nastavení môže byť návrh dokumentu automaticky presmerovaný z návrhára na technického riaditeľa a nakoniec na výrobného inžiniera. V každej fáze workflow je za konkrétnu úlohu zodpovedný jeden jednotlivec alebo skupina. Po dokončení úlohy systémy riadenia workflow zabezpečia, aby jednotlivci zodpovední za ďalšiu úlohu boli upozornení a dostali údaje potrebné na vykonanie fázy procesu. 

 

Workflow môžu mať aj zložitejšie závislosti. Napríklad, ak sa má dokument preložiť do viacerých jazykov, správca prekladu by mohol vybrať jazyky a každý výber by sa potom aktivoval ako formulár pracovného príkazu pre iného prekladateľa. Nasledujúca úloha v procese sa aktivuje až po tom, ako všetci prekladatelia dokončia svoje príslušné úlohy. To pomáha sledovať log-džamy a udržať väčšie tímy v cieli. 

placeholder

Softvér na riadenie workflow, ako je tu uvedený, vám môže pomôcť spravovať procesy a definovať variácie vo vašom procese.

Príklady systémov riadenia workflow v akcii

Každý podnik bude mať svoje jedinečné potreby. Nižšie je len niekoľko príkladov, ako sa môžu implementovať moderné systémy riadenia pracovných postupov: 

 

  • Optimalizácia existujúcich podnikových aplikácií: Mnohé podnikové aplikácie prichádzajú s integrovanými nástrojmi a šablónami workflow na definovanie a vytváranie podnikových procesov, ktoré ešte nie sú v systéme mapované. Keď sú potrebné zmeny pracovných postupov, správcovia nemusia začínať od začiatku – môžu využiť existujúce funkcie systému na vytváranie zmien. Aj tie najlepšie moderné softvérové nástroje prichádzajú s doplnkovými funkciami automatizácie, ktoré majú už zabudované nástroje umelej inteligencie (AI) a procesnej automatizácie
  • Používanie paralelných rozšírení aplikácií: Mnohé spoločnosti uprednostňujú zachovanie „čistého jadra“, čo znamená, že uprednostňujú spúšťanie svojich softvérových aplikácií s čo najmenším počtom modifikácií. To znamená, že akékoľvek nové pracovné postupy a inovácie procesov môžu využívať údaje z existujúcich systémov, ale sú vytvorené mimo existujúcich podnikových aplikácií. Tieto rozšírenia aplikácií „vedľa seba“, na rozdiel od rozšírení aplikácií „v aplikácii“, sa zvyčajne vytvárajú a spúšťajú v cloude.  
  • Organizovanie procesov naprieč oddeleniami: Cloudové systémy riadenia pracovných postupov sú tiež preferovanou možnosťou pre medziodvetvové orchestrácie. Ide o podnikové procesy, ktoré sa vzťahujú na rôzne aplikácie, systémy a služby. Patria sem hybridné infraštruktúry, kde vaše požiadavky na automatizáciu vyžadujú pripojenie viacerých odpojených workflow spustených v rôznych aplikáciách a lokáciách. Pracuje aj s procesmi, kde chcete sprístupniť určitý pracovný postup externým účastníkom procesu, ako sú partneri a dodávatelia, a potom pomocou výsledku tohto workflow interne iniciujete ďalší krok. 
  • Uľahčenie prispôsobenia pracovných postupov odborníkom:  Pri procesoch oddelení, ktoré zahŕňajú len jednoduché žiadosti alebo schvaľovacie formuláre, možno niektoré automatizované obchodné procesy riešiť pomocou vývojových platforiem s nízkym kódom/bez kódu (LCNC). To znamená, že presunutie myšou a zjednodušené vizuálne funkcie umožňujú podnikovým používateľom rýchlo vytvoriť jednoduché aplikácie workflow prispôsobené špecifickým potrebám ich tímov. 

Technológie riadenia workflow

Technológie workflow umožňujú štandardizované procesy s jasnými zodpovednosťami a spájajú rôzne úlohy v rámci definovanej cesty. Inteligentná kombinácia s jednou alebo viacerými novými technológiami automatizácie zvyšuje úroveň automatizácie v rámci priebehu procesu, čo umožňuje rýchlejšie a lepšie výstupy procesov. Okrem toho umožňuje inovatívne nové procesy, pomáha vytvárať hodnotu alebo poskytuje lepšie skúsenosti. Tu je niekoľko príkladov pokročilých technológií, ktoré sa používajú v modernom softvéri workflow: 

 

  • Big Data: Technológie Big Data a lepší prehľad o týchto údajoch sprístupňujú na použitie obrovské množstvo informácií, ktoré je možné integrovať a priamo využiť v podnikových procesoch. Tu je príklad pracovného postupu: pozrite si schvaľovací proces kapitálových výdavkov (CAPEX), ktorý je poloautomatizovaný – finančné výkazy sa odosielajú tam a späť medzi zúčastnenými kontrolórmi a schvaľovateľmi e-mailom pred prijatím investičného rozhodnutia. Na základe relevantných zdrojov dát môže systém workflow automaticky generovať potrebné výkazy a automaticky ich sprístupniť správnym osobám v definovanom bode procesu. Okrem toho, na základe definovaných obchodných pravidiel alebo využitím umelej inteligencie (AI) a funkcií strojového učenia (pozri nižšie) sa môžu integrované dáta použiť na usmerňovanie rozhodovania, urýchlenie procesu a odbremenenie rozhodujúcich činiteľov od rutinných úloh alebo hodnotení. 
  • Umelá inteligencia: Technológie AI, ako je strojové učenie, spracovanie prirodzeného jazyka (NLP), počítačové videnie a automatizácia robotických procesov (RPA), môžu pomôcť automatizovať procesné kroky, ktoré mohli byť predtým vykonávané len manuálne alebo poloautomatizovane ľuďmi. 
  • Strojové učenie: Strojové učenie sa môže použiť tam, kde krok procesu vyžaduje komplexnú analýzu údajov na zisťovanie vzorov alebo vytváranie predpovedí a odporúčaní. Zamyslite sa nad katerom na športových podujatiach, kde môže byť objednávka doplnenia na nealkoholických nápojoch veľmi závislá od predpovede počasia. 
  • Spracovanie prirodzeného jazyka (NLP): NLP umožňuje chatbotom alebo digitálnym hlasovým asistentom automatizovať určité interakcie v rámci procesu alebo plne automatizovať jednoduché pracovné postupy. Zamyslite sa nad automatickými odpoveďami na bežné dopyty veľkého objemu, ako je status objednávok alebo faktúr. 
  • Počítačové videnie: Počítačové videnie dokáže extrahovať komplexné, kontextové informácie z obrázkov, ktoré sa potom dajú použiť na automatizáciu alebo informovanie iných procesov. Príkladom sú prevádzkovatelia prenosovej a distribučnej sústavy, ktorí analyzujú satelitné snímky na účely monitorovania pohybu na povrchu s cieľom informovať o svojich procesoch údržby a automaticky spustiť posádky služieb v prípade udalostí, ktoré by mohli ohroziť ich infraštruktúru. Prípadne počítačová vízia môže vytvoriť plán prediktívnej údržby, kde sa automatická vizuálna kontrola používa na spúšťanie servisných požiadaviek len v prípade potreby, a nie v pevnom časovom pláne. 
  • Robotická automatizácia procesov (RPA): RPA vykonáva opakujúce sa manuálne úlohy v rámci priebehu procesu napodobňovaním interakcií používateľov so systémami. Typickým prípadom použitia je preklenutie medzier v integrácii kopírovaním a vkladaním dát z tabuľkových hárkov alebo iných dokumentov, ako sú napríklad e-maily dodávateľov, do podnikového systému, ktorý nielen urýchľuje túto úlohu, ale tiež zvyšuje presnosť dát. 
placeholder

Softvér na riadenie workflow zobrazujúci stav a kľúčové metriky v procese predaja.

Trendy riadenia a automatizácie podnikových pracovných postupov

Hyperautomatizácia a inteligentná automatizácia

Toto sú výrazy, ktoré počúvame stále viac a viac každý deň. V skutočnosti spoločnosť Gartner v nedávnom prieskume poukázala na to, že viac ako 85 % vedúcich pracovníkov „buď zvýši alebo udrží investície svojej organizácie do hyperautomatizácie počas nasledujúcich 12 mesiacov a viac ako 56 % už má štyri alebo viac súbežných iniciatív v oblasti hyperautomatizácie.“  

 

Moderné riešenia na riadenie a automatizáciu pracovných postupov riešia tento trend kombináciou mnohých alebo všetkých vyššie uvedených technológií do jedného riešenia. Tento prístup sa nielenže vyhýba výzvam, ktoré so sebou prináša mozaika rôznych technológií od rôznych predajcov, ale výrazne zjednodušuje aj automatizáciu. Používatelia môžu získať prístup ku všetkým možnostiam a využívať ich vždy, keď je to potrebné, z jedného projektu bez toho, aby sa museli učiť a prepínať medzi rôznymi vývojovými nástrojmi. 

 

Toto je ďalší trend, ktorý mení infraštruktúru riadenia workflow. Občiansky vývojár je človek, ktorý je silným používateľom komplexných softvérových systémov a je spokojný s technológiami, ale má málo alebo nemá žiadne programovacie alebo kódovacie schopnosti. Vizuálne nástroje a preťahovanie vopred pripraveného obsahu robia z nízkokódových/bezkódových riešení pre tvorcov občanov hrádzu. LCNC im umožňuje vytvárať a prispôsobovať pracovné postupy a procesy na základe ich rozsiahlych odborných znalostí o predmetoch napriek neschopnosti písať kód.  

A LCNC prináša obrovskú hodnotu aj profesionálnym vývojárom. Môžu používať rovnakú jednoduchosť presunu a pádu na dokončenie štandardných úloh oveľa rýchlejšie ako kedykoľvek predtým. Pomocou profesionálnych nástrojov na aplikáciu LCNC môžu vývojári vytvoriť zložitejšie pracovné postupy a automatizáciu a zabezpečiť, aby bol tento vlastný obsah pripravený na okamžité používanie dostupnejší.  

placeholder

Systémy
riadenia workflow

Získajte ďalšie informácie o inteligentných riešeniach, ktoré vám pomôžu zjednodušiť pracovné postupy

Správa workflow - často kladené otázky

Proces workflow je definovaný rad alebo postupnosť aktivít definovaných na dosiahnutie konkrétnych výstupov.

Rôzne softvérové nástroje workflow riešia rôzne požiadavky. Plne odporúčané riešenia riadenia workflow poskytujú vývojárom nástroje na stanovenie kódu potrebné na rýchle vytvorenie aplikácií workflow alebo rozšírenie existujúcich pracovných postupov mimo podnikových aplikácií. Podnikové aplikácie prichádzajú s vlastným modelovacím prostredím, ktoré poskytuje vývojárom a administrátorom IT nástroje na modelovanie, konfigurovanie a administráciu workflow v rámci aplikácie.

 

Riešenia na správu workflow aj integrované prostredia modelovania stále viac pridávajú funkcie, ktoré odborníkom na spracovanie oddelení, ktorí nemajú technickú odbornosť, umožňujú prevziať zodpovednosť za správu workflow. A platformy s nízkym kódom alebo bez kódu sú navrhnuté pre používateľov s výkonným odvetvím na vytváranie aplikácií jednoduchých pracovných postupov na webové a mobilné použitie bez potreby kódovania.

Väčšina organizácií nasadzuje viaceré technológie automatizácie na podporu rôznych procesov a rôznych požiadaviek. Balíky odvetvových a odvetvových aplikácií poskytujú osvedčené postupy na zaistenie efektívneho a spoľahlivého fungovania veľkých základných procesov, ktoré sa nachádzajú vo väčšine organizácií. Riešenia na riadenie workflow a ďalšie pokročilé technológie automatizácie, ako sú funkcie automatizácie robotických procesov alebo strojového učenia, pomáhajú organizáciám odstrániť konkrétne medzery v automatizácii alebo vytvárať procesy, ktoré im pomôžu rozlišovať na trhu.

 

Platformy s nízkym kódom/bez kódu pomáhajú občanom, ako aj profesionálnym vývojárom rýchlo riešiť jednoduché požiadavky na automatizáciu.

 

Strategický prístup k automatizácii procesov si vyžaduje schopnosť plynule kombinovať viaceré technológie automatizácie, aby sa predišlo výzvam, ako je kompatibilita a integrácia, ktoré sú vytvorené mozaikou rôznych možností automatizácie od rôznych dodávateľov.

Projekty na zlepšenie procesov často riešia problémy, ako sú prerušené alebo zastarané procesy, automatizácia manuálnej alebo polomanuálnej práce, zníženie počtu nepotrebných krokov procesu alebo zníženie zbytočných oneskorení. Ciele optimalizácie zahŕňajú vyššiu efektivitu, produktivitu, kvalitu a dodržiavanie predpisov alebo zníženie nákladov, plytvanie, dodatočnú prácu a časy cyklov. Tieto projekty sa väčšinou snažia riešiť osobitné prevádzkové výzvy a zamerať sa na rýchly čas potrebný na dosiahnutie hodnoty.

 

Projekty transformácie procesov sa snažia inovovať, aby priniesli novú hodnotu. Zmena obchodných modelov alebo vznik nových technológií sú častými výzvami, ktoré si vyžadujú transformačné projekty. Cieľom transformácie je často komplexná automatizácia procesov alebo bezproblémová skúsenosť zákazníka vo všetkých dotykových bodoch. Tieto projekty sa väčšinou snažia riešiť kritické procesy vysokej hodnoty alebo objemu alebo podnikové funkcie pre zákazníkov.

SAP Insights Newsletter

placeholder
Prihlásiť sa na odber dnes

Získajte kľúčové postrehy prihlásením sa na odber nášho newslettera.

Ďalšie čítanie

Na začiatok