Ce este aprovizionarea? Un ghid cuprinzător

Funcția de achiziție este adesea considerată ca fiind de la sine înțeleasă - până când ceva o împiedică. Responsabil pentru menținerea în mișcare a roților unei companii, achiziția asigură faptul că materialele și materialele potrivite sunt la îndemână atunci când este necesar. Operațional în focalizare, achizițiile nu au fost considerate, de obicei, o disciplină strategică – până acum.

Limitarea costurilor continuă să fie o prioritate, în special având în vedere inflația și creșterea costurilor de aprovizionare. Cu toate acestea, controlul costurilor este doar una dintre presiunile care afectează în prezent achizițiile publice. Comprimate între amenințarea cu deficitul de aprovizionare și cheltuielile legate de stocarea stocurilor suplimentare, achizițiile publice trebuie să sprijine într-un fel reziliența lanțului de aprovizionare, chiar și atunci când evenimentele climatice sau alte perturbări împiedică livrarea. Necesitatea de a achiziționa bunuri sustenabile și de a respecta cerințele de reglementare în expansiune înseamnă că companiile trebuie să adauge un nivel suplimentar de colectare și control al datelor la procesele lor de aprovizionare. Se adaugă presiuni geopolitice și risc la ecuație - cu deficitul material rezultat - și achizițiile sunt brusc la ochiul furtunii.

În prezent, rolul de responsabil cu achizițiile publice (UPB) nu mai este o funcție de back-office preocupată în principal de reducerea costurilor și de respectarea acestora.

Definiție aprovizionare

Achiziția este o funcție vitală de afaceri, responsabilă pentru asigurarea tuturor bunurilor și serviciilor necesare unei organizații. Pentru companiile de producție, disponibilitatea aprovizionării este deosebit de critică, deoarece este imposibil să creați produse finite fără materialele necesare. Departamentele de achiziții trebuie să colaboreze cu părțile interesate interne pentru a colecta previziunile și cerințele lor și apoi să se aprovizioneze cu cei mai buni furnizori la cel mai bun cost.

Datorită sulurilor de papirus care înregistrează detaliile de aprovizionare și transport, funcția de achiziție poate fi urmărită înapoi la construcția piramidelor. De-a lungul timpului, achizițiile au suferit numeroase transformări - evoluând de la o simplă sarcină de păstrare a evidențelor la o disciplină care necesită gândire și negociere strategică.

În timpul Revoluției Industriale, achizițiile au câștigat importanță ca operațiuni de producție în plină dezvoltare necesare pentru a procura, achiziționa și transporta materiale. La mijlocul secolului al XX-lea, când economia era în plină expansiune, oportunitățile și licitațiile competitive au ajutat la redefinirea practicii. Indivizii au fost instruiți în diferite aspecte ale managementului lanțului de aprovizionare, obținând statutul profesional. Achizițiile au devenit considerate mai degrabă o funcție de management decât una administrativă.

Astăzi, achizițiile publice trec din nou printr-o transformare dramatică – probabil la fel de semnificativă ca oricare dintre schimbările din trecut.

De ce este aprovizionarea atât de importantă în afaceri astăzi?

Ceea ce a fost o funcție de management back-office este acum etapa centrală - un partener strategic în deciziile complexe de strategie C-suite.

Achizițiile controlează, de asemenea, o mare parte din costurile unei companii—între 40% și 80% conform unor estimări—deci este esențial din punct de vedere bugetar. Însă practicile de achiziții eficiente îmbunătățesc, de asemenea, evaluarea riscurilor, supravegherea furnizorilor și potențialul de creare de valoare în cadrul lanțului de aprovizionare.

Iată câteva modalități cheie în care aprovizionarea este importantă în afaceri:

• Economii de costuri: Achizițiile reprezintă prima linie de apărare pentru reducerea costurilor și stabilizarea fluxului de numerar într-o afacere, afectând marjele de profit și profitul. Sourcing de produse competitive și negocieri contractuale pot oferi economii semnificative de costuri. În plus, raționalizarea proceselor de achiziție poate avea un impact real asupra rezultatelor financiare.
• Calitate: Achiziționarea materiilor prime potrivite la momentul potrivit este esențială pentru fabricarea de produse de înaltă calitate. Calitatea cuprinde fiecare aspect al procesului de aprovizionare, deoarece alegerea materialelor și furnizorilor are un impact direct asupra calității produselor și serviciilor. Prioritizarea calității este esențială pentru reducerea riscurilor legate de reputație, producție și preocupări juridice.
• Alinierea obiectivelor: sourcing-ul strategic aliniază achizițiile de aprovizionare cu obiectivele unei companii. De exemplu, dacă creșterea agilității și rezilienței este o valoare de bază a afacerii dumneavoastră, instrumentele pentru îndeplinirea acestor obiective trebuie integrate în procesul dvs. de aprovizionare. O analiză detaliată a pieței, precum și cerințele dvs. interne vă pot ajuta să identificați furnizorii cei mai bine poziționați pentru a vă satisface nevoile.
• Reducerea riscurilor: Riscul poate apărea la fiecare etapă a procesului de aprovizionare – de la analiza inexactă a nevoilor până la problemele legate de livrarea furnizorilor. Riscul suplimentar provine din reacții ineficiente la obligațiile de conformitate, standarde etice neclare, incidente legate de vreme, perturbări globale și provocări similare. Procesele de aprovizionare bazate pe tehnologie de astăzi pot oferi vizibilitatea necesară pentru identificarea, evaluarea și reducerea proactivă a riscurilor.
• Sustenabilitate și etică: Echipa de achiziții trebuie să se alinieze la valorile companiei lor în ceea ce privește impactul asupra mediului, aprovizionarea etică, angajamentele de mediu, sociale și de guvernare (ESG) și multe altele pentru a asigura conformitatea și a proteja împotriva riscurilor, daunelor reputaționale și cheltuielilor inutile. Gestionarea sustenabilă a aprovizionării și a conformității este o responsabilitate cheie a funcției de aprovizionare.

Gestiunea riscurilor de aprovizionare este primordială

Explorați rezultatele unui nou studiu despre gestionarea riscurilor și reziliența în funcțiile de aprovizionare.

Află mai multe

Tipuri de gestiune aprovizionare

Există patru tipuri principale de achiziții:

1. Achiziții directe: Aceasta include achiziționarea de orice element care sprijină în mod direct producția de bunuri pe care o companie le vinde, inclusiv materii prime, componente, piese, servicii și articole angro. Toate acestea au un impact asupra veniturilor, creșterii și reputației, astfel încât relațiile cu furnizorii sunt esențiale în aprovizionarea directă.
2. Aprovizionare indirectă: Orice element care nu este direct legat de producție, inclusiv materiale, bunuri și servicii pentru uz intern și operațiuni comerciale zilnice, face obiectul achizițiilor indirecte. Acestea includ articole precum materiale consumabile de birou, utilități și cheltuieli de deplasare.
3. Achiziția de bunuri: atât aprovizionarea directă, cât și cea indirectă pot face obiectul achiziției de bunuri, care include achiziționarea oricărui obiect tangibil, finit sau neterminat – totul, de la echipamente la materii prime și până la scaune de birou.
4. Achizițiile de servicii: servicii profesionale, bazate pe persoane, cum ar fi consultanță, agenții, firme de avocatură, servicii externalizate IT, servicii de securitate, livrarea de software ca serviciu (SaaS) și repararea facilităților, toate intră în domeniul achizițiilor de servicii. Acestea sunt necesare pentru un flux de lucru eficient și pentru a completa orice lacune de forță de muncă.

12 etape în procesul de aprovizionare

Deși procesul de aprovizionare poate varia de la o companie la alta, acesta include, în general, următoarele 12 etape:

1. Identificarea nevoilor: Prima etapă a oricărui proces de aprovizionare este identificarea materialelor, produselor, software-ului sau serviciilor specifice necesare din cauza lipsei de personal, a proiectelor noi sau a cerințelor operaționale periodice. Această etapă include planificarea și prognozarea cererii.

2. Furnizori sursă: Cercetarea și evaluarea celor mai buni furnizori potențiali pentru nevoile dumneavoastră de afaceri au loc din timp în procesul de aprovizionare. Dezvoltarea de furnizori alternativi poate ajuta la gestionarea riscurilor oferindu-vă opțiuni în caz de lipsuri sau întreruperi.

3. Transmiterea unui referat de necesitate: transmiterea unei cereri de aprovizionare cu specificații precum preț, cadru de timp și cantitate pentru revizuire internă și aprobare declanșează procesul de aprovizionare.

4. Evaluarea și selectarea furnizorilor: Alegerea celui mai bun furnizor printr-un proces de ofertare competitiv, cum ar fi prezentarea unei cereri de propunere (RFP), cerere de ofertă de preț (RFQ), licitații electronice sau „trei oferte și o achiziție” implică evaluarea furnizorilor privind costurile, precum și calitatea, reputația, fiabilitatea, viteza și sustenabilitatea.

5. Negociați prețul și condițiile: după ce a fost selectat un furnizor, echipa de aprovizionare negociază diverse condiții de achiziție, inclusiv prețul, cantitatea, calendarele de livrare și condițiile de plată.

6. Creați o comandă fermă: După ce un furnizor a fost ales și condițiile au fost finalizate, compania emite o comandă fermă oficială furnizorului respectiv, detaliind bunurile, serviciile și condițiile exacte incluse în comandă.

7. Primiți bunuri și verificați calitatea: Când bunurile au fost primite, următorul pas este să vă asigurați că calitatea și cantitatea lor corespund cu ceea ce a fost comandat prin inspectarea cu atenție a acestora pentru daune sau erori.

8. Prelucrați factura și îndepliniți condițiile de plată: La confirmarea unei livrări de bunuri care a trecut de cantitatea și verificarea calității, factura furnizorului poate fi prelucrată prin contabilitate furnizori (AP) pentru a asigura plata la timp. În funcție de condițiile contractului, se pot aplica reduceri la plata anticipată și se pot utiliza o varietate de metode de plată.

9. Stabilirea și gestionarea unor relații bune cu furnizorii: este strategic ca echipa de aprovizionare să construiască relații continue pozitive cu furnizorii. Beneficiile includ o mai bună performanță a furnizorilor, condiții, reduceri, colaborare și fiabilitate.

10. Gestionați contractele: gestiunea contractelor de aprovizionare acoperă monitorizarea contractelor, asigurarea conformității și renegocierea termenilor, după cum este necesar. Este important să identificați și să abordați potențialele probleme, să vă asigurați că economiile negociate sunt realizate și să vă atingeți profitul.

11. Gestionare riscuri: O parte din ceea ce face echipa de aprovizionare atât de integrată într-o organizație este rolul lor în gestiunea riscurilor. Este esențial să se anticipeze și să se gestioneze eventualele probleme, cum ar fi deficitele, perturbările lanțului de aprovizionare și măsurile de punere în aplicare pentru a le atenua. Menținerea pe partea de sus a reglementărilor și cerințelor - și observarea oricărei amenințări de neconformitate - este, de asemenea, o componentă esențială a gestionării riscurilor.

12. Revizuire și analiză: această etapă finală din procesul de aprovizionare este în curs. Revizuirea și analizarea KPI-urilor de aprovizionare pentru a identifica discrepanțele și pentru a descoperi noi oportunități de economisire și reducere a riscurilor joacă un rol cheie în succesul afacerii.

Acești 12 pași sunt considerați de obicei ca fiind ciclul de viață al aprovizionării – pe măsură ce sarcinile se suprapun, iar procesul este continuu. Un ciclu de existență de aprovizionare reușit necesită integrarea cu alte domenii de activitate cheie, precum bugetare, prognoză și gestiunea lanțului de aprovizionare.

Aprovizionare vs. aprovizionare și alte workflow-uri aferente

Multe organizații utilizează interschimbabil termenii „aprovizionare”, „aprovizionare”, „aprovizionare” și „gestiune lanț de aprovizionare”, dar nu sunt același lucru. Iată cum diferă:

Aprovizionare vs. aprovizionare: aprovizionarea face parte din procesul de aprovizionare care se concentrează pe tranzacții. Aceasta include negocierea, comandarea produselor, primirea de bunuri și servicii și transmiterea plăților. În timp ce achizițiile reprezintă o parte esențială a aprovizionării, procesul global de aprovizionare este mult mai amplu.

Aprovizionare vs. sourcing: sourcing-ul este o parte esențială din faza inițială a procesului global de aprovizionare, acoperind identificarea nevoilor, găsirea furnizorilor, emiterea cererilor de achiziție, evaluarea și selectarea furnizorilor și negocierea prețurilor și a condițiilor. Etapa de sourcing este locul în care pot fi create relații puternice cu furnizorii.

Aprovizionare vs. gestiunea lanțului de aprovizionare: aprovizionarea face parte din procesul general de gestiune a lanțului de aprovizionare care se concentrează pe achiziționarea bunurilor și serviciilor necesare pentru fabricarea produselor și întreținerea operațiunilor interne. Aprovizionarea interacționează dinamic cu alte segmente ale lanțului logistic, precum logistica, gestiunea stocurilor și planificarea cererii.

Gestionarea sustenabilă a achizițiilor

Achizițiile sustenabile, care integrează criteriile ESG în practicile de aprovizionare și în procesul decizional, nu este doar o tendință de aprovizionare; este o considerație critică.

Provocările legate de achizițiile publice sustenabile includ complexitatea și transparența lanțului de aprovizionare, măsurarea performanței, asigurarea conformității cu standardele și consolidarea capacității. Este deja greu să se aprovizioneze cu materiale cu intensitate scăzută a emisiilor, cum ar fi oțelul verde și aluminiul și plasticul reciclat și va deveni mai greu. În plus, clienții doresc din ce în ce mai mult să cumpere de la branduri care pot dovedi fidele lor bona fides sustenabile, ceea ce face ca aprovizionarea sustenabilă să fie integrată pentru afaceri.

Preluați doar un aspect al achizițiilor sustenabile – reducerea emisiilor lanțului logistic. Procesul poate dura ani de zile, astfel încât începerea tranziției va permite întreprinderilor să fie mai competitive și mai reziliente în viitor.

Iată câteva exemple de aprovizionare sustenabilă:

• Aprovizionarea ecologică sau achizițiile ecologice: aprovizionarea ecologică implică achiziționarea strategică de produse și servicii cu un impact mai mic asupra mediului. Achizițiile publice ecologice includ eliminarea materialelor plastice de unică folosință și a altor articole de unică folosință, încorporarea materiilor prime reciclate sau cu ciclu ascendent și adoptarea de tehnologii sau combustibili curați. Achizițiile ecologice pot reduce costurile de producție, pot contribui la inițiativele de responsabilitate socială a companiei dvs. și chiar pot crește vânzările prin atragerea consumatorilor conștienți de mediu.
• Materiale cu sursă etică: Aprovizionarea sustenabilă se bazează pe aprovizionarea etică. Aceasta înseamnă achiziționarea de produse de la companii care garantează un salariu de trai, oferă condiții bune de muncă, nu se angajează în munca copiilor, aduc contribuții pozitive la comunitățile din care fac parte și îndeplinesc alte standarde etice.
• Reducerea amprentei de carbon și a consumului de energie: Reducerea emisiilor de carbon și a consumului de energie al companiei dvs. nu înseamnă doar reducerea emisiilor create direct din operațiunile dvs. zilnice din fabrici și transporturi; este, de asemenea, vorba despre reducerea emisiilor de-a lungul lanțului dvs. de aprovizionare.

AI în aprovizionare: automatizare și analize mai inteligente

AI-ul pentru aprovizionare poate automatiza și optimiza sarcini complexe, precum analiza cheltuielilor, gestiunea contractelor, sourcing-ul strategic și gestiunea conformității. De asemenea, poate sprijini analizele mai inteligente și luarea deciziilor; vă poate ajuta să identificați oportunitățile, economiile potențiale de costuri și anomaliile și să simplificați identificarea noilor furnizori, contribuind în același timp la eliminarea fraudelor de aprovizionare și la reducerea erorilor.

AI-ul poate fi, de asemenea, utilizat pentru a crea valoare comercială prin deconstruirea a ceea ce afacerea are nevoie cu adevărat, provocarea proceselor stabilite, utilizarea cunoștințelor din noi puncte de referință și proiectarea lanțului logistic în moduri noi și diferite.

AI-ul generativ are, de asemenea, un potențial imens pentru achiziții. Capacitatea sa de a automatiza sarcinile, de a oferi analize și de a îmbunătăți transparența sprijină eficiența, productivitatea și o mai bună selecție și gestiune a furnizorilor. AI-ul generativ poate ajuta, de asemenea, la reducerea riscului și la reducerea cheltuielilor.

Utilizarea AI pentru a sprijini aprovizionarea în luarea unor decizii mai bune, identificarea de noi oportunități, automatizarea sarcinilor și îmbunătățirea eficienței operaționale înseamnă că echipa dvs. de aprovizionare se poate concentra pe domeniile în care expertiza lor umană este cea mai valoroasă.

AI în aprovizionare: un ghid cuprinzător

AI-ul oferă noi oportunități incitante și transformă procesele și practicile stabilite de mult timp în aprovizionare.

Citește ghidul

Ce să căutați în software-ul de aprovizionare

Atunci când selectați software-ul de aprovizionare, prioritizați instrumentele care nu numai că digitalizează și optimizează procesele dvs. de aprovizionare, ci și îmbunătățesc luarea deciziilor strategice. Software-ul ideal ar trebui să se bucure de o infrastructură robustă bazată pe cloud și capacități de inteligență artificială, simplificând sarcinile complexe de aprovizionare. Caracteristicile esențiale includ integrarea fără întreruperi cu sistemele financiare și de lanț logistic existente, interfețe ușor de utilizat și funcții analitice cuprinzătoare pentru o analiză aprofundată a cheltuielilor.

Optați pentru soluții care oferă analize și rapoarte în timp real, facilitând gestiunea proactivă a activităților de aprovizionare. Asigurați-vă că software-ul este scalabil, capabil să evolueze odată cu afacerea dvs. și contribuie activ la traiectoria de creștere a companiei dvs.

Întrebări frecvente