Ce este Master Data Management (MDM)?

Imagine generală gestiune date de bază

Gestiunea datelor de bază este o disciplină, un proces și un set de tehnologii utilizate pentru a crea și menține o singură imagine de încredere a celor mai importante date de afaceri ale unei organizații - cum ar fi clienții, furnizorii, produsele, materialele și activele - în toate sistemele.

În organizațiile care se bazează pe multe aplicații, inclusiv pe sistemele ERP, HCM și CRM, aceleași date de bază sunt adesea create și actualizate în mai multe locuri. Gestiunea datelor de bază ajută la prevenirea duplicatelor, inconsistențelor și înregistrărilor învechite prin standardizarea datelor și alinierea acestora în sisteme, astfel încât datele de bază exacte și consistente pot fi utilizate pentru a suporta decizii mai bune, operațiuni de afaceri mai eficiente și AI de încredere.

Ce sunt datele de bază?

Semnificația datelor de bază se referă la datele de afaceri centrale care descriu entitățile cheie pe care se bazează o organizație pentru a opera – precum clienți, furnizori, produse, materiale și mijloace fixe. Aceste date sunt partajate în mai multe sisteme și procese de afaceri și se modifică relativ rar în comparație cu alte tipuri de date.

Este util să distingeți datele de bază de alte două tipuri de date comune:

• Datele tranzacționale înregistrează evenimentele și activitățile de afaceri, precum comenzile de vânzări, facturile, expedierile sau plățile. Datele tranzacționale se modifică constant și adesea fac referire la date de bază (de exemplu, o comandă de vânzări legată la un anumit client și produs).
• Datele de referință cuprind valori standardizate utilizate pentru a clasifica sau clasifica date, precum coduri de țară, monede, unități de măsură sau coduri de sector industrial. Datele de referință oferă consistență, dar nu reprezintă entități de afaceri de bază.

Deoarece datele de bază sunt utilizate în mod repetat în cadrul sistemelor și proceselor, chiar și mici inconsistențe - cum ar fi înregistrările duplicate ale clienților sau detaliile de produs neconcordante - pot duce rapid la ineficiențe operaționale, la erori de raportare și la decizii slabe. De aceea, gestionarea consistentă a datelor de bază este atât de critică.

Exemple de domenii de date de bază

Datele de bază sunt organizate de obicei în domenii pe baza tipului de entitate de afaceri centrală descrisă. În timp ce domeniile variază în funcție de industrie, următoarele sunt exemple comune:

• Date de bază client
  Include informații utilizate pentru a identifica și gestiona clienții, precum nume, detalii de contact, ierarhii de conturi, informații de facturare și condiții de plată. Datele de bază ale clienților suportă procesele de vânzări, marketing, servicii pentru clienți și conformitate.
• Date de bază produs
  Descrie produse sau servicii utilizând atribute precum identificatori de produs, categorii, specificații, determinare preț și stare ciclu de existență. Datele de bază ale produsului sunt utilizate în cadrul proceselor de lanț de aprovizionare, producție, vânzări și dezvoltare de produse.
• Date de bază furnizor
  Conține date despre furnizori și parteneri de afaceri, inclusiv nume de furnizori, contracte, certificări, condiții de plată și atribute de performanță. Datele de bază exacte ale furnizorilor sunt esențiale pentru aprovizionare, aprovizionare, gestiunea riscurilor și analiza cheltuielilor.
• Date de bază material Descrieatributele produselor fizice - precum materiile prime, produsele semifinite și produsele finite - inclusiv numărul de material, unitatea de măsură, greutatea și dimensiunile. Datele de bază consistente ale materialului sunt esențiale pentru aprovizionarea precisă, planificarea producției și execuția lanțului de aprovizionare.
• Date de bază mijloc fix
  Descrie imobilizări și imobilizări necorporale, precum echipamente, facilități, vehicule sau proprietate intelectuală. Datele de bază ale mijlocului fix includ, de obicei, atribute precum tipul de activ, proprietatea, detaliile amortizării și cerințele de întreținere.

Deoarece aceste domenii sunt partajate în mai multe sisteme și procese, gestionarea consecventă a acestora este esențială pentru asigurarea unor informații exacte și fiabile în întreaga organizație.

De ce este importantă gestiunea datelor de bază

Gestiunea datelor de bază este importantă deoarece multe procese de afaceri critice depind de datele partajate care sunt create și întreținute în mai multe sisteme. Fără o modalitate consistentă de a gestiona aceste date, organizațiile se confruntă adesea cu duplicate, informații conflictuale și vizibilitate limitată asupra entităților lor de afaceri de bază.

Atunci când datele de bază sunt fragmentate sau inconsistente, apar probleme comune, inclusiv:

• Decizie slabă cauzată de date inexacte sau incomplete utilizate în raportare, funcții analitice și planificare
• Operații ineficiente din cauza reconcilierii manuale, reprelucrării și întârzierilor în cadrul proceselor end-to-end
• Experiențe inconsistente ale clienților și furnizorilor atunci când sisteme diferite reflectă versiuni diferite ale acelorași înregistrări
• Conformitatea și expunerea la risc care rezultă din controlul limitat asupra datelor sensibile sau reglementate
• Costuri și complexitate mai mari la integrarea de noi sisteme, la sprijinirea fuziunilor și achizițiilor sau la scalarea operațiunilor
• Ieșiri AI inexacte când modelele și algoritmii sunt executați pe date de bază inconsistente, incomplete sau duplicate

Prin stabilirea unei imagini unice, de încredere a datelor comerciale centrale, gestiunea datelor de bază ajută organizațiile să îmbunătățească calitatea datelor, să alinieze informațiile între sisteme și să se asigure că datele fiabile sunt disponibile oriunde este necesar.

Aceste beneficii de gestiune a datelor de bază permit procese mai eficiente, analize mai precise și o mai mare încredere în deciziile bazate pe date.

Drept rezultat, organizațiile care implementează gestiunea datelor de bază pot realiza mai ușor:

• Precizie și consistență mai mare a datelor între sisteme
• Procese de afaceri mai eficiente, end-to-end
• Funcții analitice, raportare și ieșiri AI mai fiabile
• Guvernare, conformitate și control al riscurilor mai puternice
• Costuri de integrare mai mici și scalabilitate mai rapidă

Ce face de fapt gestiunea datelor de bază

În practică, gestiunea datelor de bază se concentrează pe îmbunătățirea calității, consistenței și posibilității de utilizare a datelor de afaceri centrale în toate sistemele. În loc să înlocuiască aplicațiile sursă, MDM lucrează împreună cu acestea pentru a se asigura că datele partajate sunt exacte, aliniate și de încredere.

La un nivel superior, gestiunea datelor de bază se concentrează pe:

• Eliminarea duplicării datelor prin identificarea și rezolvarea mai multor înregistrări care se referă la același client, produs, furnizor sau altă entitate în sisteme diferite.
• Standardizarea datelor prin aplicarea de formate, definiții și reguli de afaceri consistente, astfel încât datele să fie comparabile și utilizabile în întreaga organizație.
• Potrivirea și îmbinarea înregistrărilor pentru a combina datele aferente din mai multe surse într-o singură vizualizare completă - adesea menționată ca o înregistrare de aur.
• Validarea și aprobarea modificărilor prin procese de revizuire definite pentru a asigura acuratețea și responsabilitatea datelor.
• Punerea în aplicare a politicilor de guvernare a datelor în timpul fiecărei operațiuni de creare, actualizare și ștergere – asigurându-se că regulile de calitate a datelor, proprietatea și responsabilitatea sunt aplicate proactiv, înainte ca datele incorecte să fie introduse în sistem.
• Publicarea datelor de bază de încredere înapoi în sistemele operaționale și analitice, astfel încât toate echipele să lucreze din aceleași informații consistente.

Prin efectuarea continuă a acestor acțiuni, gestiunea datelor de bază ajută organizațiile să întrețină date de bază fiabile chiar și pe măsură ce sistemele, procesele și cerințele de afaceri se modifică.

Tipuri de gestiune date de bază

Există patru tipuri de MDM pe care organizațiile le utilizează în mod obișnuit, în funcție de modul în care datele de bază sunt arhivate, guvernate și partajate între sisteme. Fiecare abordare oferă un echilibru diferit de control, integrare și flexibilitate.

• Registru MDM
  Întreține un index centralizat de înregistrări de date de bază fără modificarea sistemelor sursă. Legă și identifică înregistrările aferente între sisteme în timp ce lasă datele originale implementate.
• Consolidare MDM
  Colectează date de bază din mai multe sisteme sursă și le consolidează într-un repository central pentru raportare, funcții analitice și utilizare în aval, în timp ce sistemele operaționale continuă să își gestioneze propriile date.
• Coexistență MDM
  Sincronizează datele de bază între sistemele sursă și un hub central. Modificările pot fi efectuate în oricare dintre locații și sunt reconciliate pentru a păstra sistemele aliniate.
• MDM centralizat
  Creează și gestionează datele de bază într-un singur sistem central care devine sistemul de înregistrare. Toate aplicațiile în aval consumă datele de bază din această sursă de autoritate.

Cum funcționează gestiunea datelor de bază

Gestiunea datelor de bază urmează o abordare structurată pentru a păstra datele comerciale de bază exacte, consistente și actualizate pe măsură ce se modifică în timp. Acest ciclu de existență MDM reflectă modul în care organizațiile gestionează continuu datele de bază în loc să le trateze ca un efort unic.

În timp ce implementările variază, majoritatea organizațiilor se bazează pe un cadru MDM comun pentru a ghida modul în care datele de bază sunt colectate, validate și partajate între sisteme. În acest cadru, procesul MDM include, de obicei, următoarele etape:

• Colectare
  Colectare date de bază de la sisteme sursă relevante, precum ERP, CRM, lanț de aprovizionare și aplicații financiare.
• Standardizați
  Aplicați formate, definiții și reguli de afaceri consistente, astfel încât datele să fie structurate și interpretate în același mod în întreaga organizație.
• Potriviți și concatenați
  Identificați înregistrările care se referă la aceeași entitate din lumea reală și combinați-le într-o singură înregistrare de bază completă.
• Aprobați
  Revizuiți și validați modificările utilizând workflow-uri definite pentru a asigura acuratețea, responsabilitatea și respectarea politicilor de date.
• Publicare
  Distribuire date de bază de încredere la sisteme operaționale și analitice, astfel încât toate echipele să lucreze din aceleași informații.
• Monitorizați
  Urmăriți continuu calitatea și utilizarea datelor pentru a identifica problemele, a gestiona modificările și a întreține consistența în timp.

Deoarece datele de afaceri sunt în continuă schimbare, gestiunea datelor de bază este un proces continuu, nu o inițiativă unică.

Guvernarea datelor vs. gestiunea datelor de bază

Guvernarea datelor de bază și gestiunea datelor de bază sunt strâns legate. De fapt, guvernarea datelor este o capabilitate centrală în MDM, aplicată în mod specific datelor de bază.

Guvernanța datelor definește regulile, politicile și responsabilitățile privind modul în care datele trebuie create, întreținute și utilizate. Stabilește standarde, atribuie proprietatea și asigură conformitatea datelor cu cerințele de afaceri și de reglementare.

Pe de altă parte, gestiunea datelor de bază este disciplina operațională care aplică acele reguli în mod specific datelor de bază. Utilizează procese și instrumente pentru a crea, actualiza, valida și distribui datele de bază consistent în sisteme.

În timp ce guvernarea datelor poate fi aplicată pe scară largă în toate tipurile de date - depozite, lacuri de date, date tranzacționale - MDM le aplică în mod specific și continuu datelor de bază, făcând guvernarea o parte integrantă a modului în care funcționează MDM, mai degrabă decât o disciplină separată care rulează alături de aceasta.

Provocări comune în gestionarea datelor de bază (și modul de abordare a acestora)

O întrebare comună pentru organizațiile noi în MDM este simplă și onestă: „Gestionarea datelor de bază este dificilă?” Adevărul este că, în timp ce MDM oferă o valoare semnificativă, poate fi dificil de implementat și susținut fără abordarea corectă. Printre provocările comune legate de gestiunea datelor de bază se numără:

• Responsabilitate și responsabilitate neclare
  Când responsabilitatea pentru datele de bază nu este clar definită, problemele rămân nerezolvate și calitatea datelor scade. Stabilirea unor roluri clare de proprietate și responsabilitate pentru date ajută la asigurarea responsabilității pentru acuratețea și modificările datelor.
• Date inconsistente în sisteme sursă
  Date de bază sunt adesea create și întreținute în aplicații multiple utilizând formate și reguli diferite. Standardizarea definițiilor și aplicarea de reguli de validare consistente în toate sistemele ajută la reducerea conflictelor și a duplicării.
• Adoptare scăzută de către utilizatori
  Dacă procesele datelor de bază sunt dificil de urmărit sau încetinit activitatea zilnică, utilizatorii le pot ocoli. Proiectarea fluxurilor de lucru simple și integrarea proceselor MDM în aplicațiile de afaceri existente încurajează adoptarea.
• Gestionarea modificărilor constante
  Structurile de afaceri, produsele, furnizorii și reglementările evoluează continuu, transformând datele de bază într-o țintă mobilă. Tratarea MDM ca un program continuu - cu monitorizare și îmbunătățire continuă - ajută organizațiile să se adapteze la schimbare în timp.

Prin anticiparea acestor provocări și abordarea proactivă a acestora, organizațiile pot îmbunătăți eficacitatea și succesul pe termen lung al inițiativelor lor de gestiune a datelor de bază.

Cum să măsurați succesul gestiunii datelor de bază

Măsurarea succesului gestiunii datelor de bază ajută organizațiile să înțeleagă dacă datele lor se îmbunătățesc și unde este necesară o focalizare suplimentară. Programele MDM eficiente urmăresc de obicei un set mic de metrici clare, acționabile.

Metrica comună de gestiune a datelor de bază și KPI-urile includ:

• Rată de înregistrare duplicată
  Măsoară cât de des același client, produs sau furnizor apare de mai multe ori în sisteme. O rată duplicată refuzată indică îmbunătățirea consistenței datelor.
• Integralitatea datelor
  Urmărește dacă sunt populate câmpurile obligatorii, precum detaliile de contact ale clientului sau atributele produsului. O mai mare integralitate suportă procese și funcții analitice mai fiabile.
• Acuratețea datelor
  Evaluează dacă valorile datelor de bază sunt corecte și actualizate pe baza regulilor de validare sau a auditurilor definite.
• Timp de rezolvare a problemei
  Măsoară cât de repede sunt identificate, revizuite și corectate problemele de calitate a datelor. O rezoluție mai rapidă reflectă procese mai eficiente și asumarea responsabilității.
• Număr de sisteme aliniate
  Indică cât de larg de încredere sunt datele de bază partajate între aplicații. Sistemele mai aliniate sugerează adoptarea și integrarea mai puternică a MDM.

Prin monitorizarea acestor metrici în timp, organizațiile pot identifica discrepanțe, pot demonstra progresul și pot îmbunătăți continuu calitatea și fiabilitatea datelor lor de bază.

Cele mai bune practici de gestiune a datelor de bază

O strategie MDM de succes combină proprietatea clară, procesele consistente și supravegherea continuă pentru a se asigura că datele de bază rămân exacte și de încredere în timp. În timp ce implementările variază, următoarele bune practici ajută organizațiile să creeze și să susțină programe eficiente de gestiune a datelor de bază:

• Definiți o proprietate și o responsabilitate clare
  Alocați responsabilitatea pentru domeniile de date de bază și atributele cheie, astfel încât problemele să poată fi rezolvate rapid și consistent.
• Stabiliți standarde de date comune
  Stabiliți definiții, formate și reguli de afaceri partajate pentru a vă asigura că datele de bază sunt interpretate în același mod între sisteme și echipe.
• Integrați guvernarea în procesele zilnice
  Încorporați etapele de aprobare, validare și gestiune a modificărilor în fluxurile de lucru existente, astfel încât calitatea datelor să fie întreținută fără a crea fricțiuni inutile.
• Începeți cu domeniile cu impact ridicat
  Concentrați-vă mai întâi pe domeniile de date de bază care afectează cel mai direct procesele de afaceri critice, raportarea sau cerințele de conformitate.
• Tratați MDM ca un program continuu
  Monitorizați continuu calitatea datelor și rafinați procesele pe măsură ce nevoile de afaceri, sistemele și reglementările se modifică.

Urmând aceste practici, organizațiile pot îmbunătăți adoptarea, pot menține calitatea datelor la scară și se pot asigura că datele de bază rămân fiabile pe măsură ce afacerea evoluează.

Întrebări frecvente despre gestiunea datelor principale