Prezentare generală a sistemului de informații privind resursele umane

Sistemele HRIS - sau sistemele de informații de resurse umane - au fost una dintre primele soluții software comerciale care au fost dezvoltate în anii 1980. De ce? HR a fost atunci - și rămâne astăzi - unul dintre cele mai grele departamente de administrare din orice organizație. Personalul de resurse umane este împovărat nu numai cu cantități enorme de documente și evidențe, ci și cu administratorii unora dintre cele mai prețioase și vulnerabile informații despre forța lor de muncă și solicitanți.

Tehnologia a evoluat de atunci. Sistemele HRIS moderne automatizează fluxurile de lucru, integrează feedbackul, ajustează structurile de raportare în timp real și sunt din ce în ce mai activate de AI pentru a oferi recomandări inteligente, a detecta neregulile și a personaliza experiențele utilizatorilor. Iar prin furnizarea unor experiențe de utilizator la nivel de consumator și a unei funcționalități flexibile, sistemele HRIS moderne sunt la fel de eficiente și de ușor de utilizat pe cât sunt de puternice și agile.

Cel mai bun software HRIS este livrat în cloud, care oferă o gamă și mai largă de beneficii, inclusiv mai multă stocare a datelor, o securitate mai puternică și o integrare mai lină cu aplicații complementare, cum ar fi calculul salarial, urmărirea candidaților și alte sisteme HR.

Astăzi, AI-ul din HR transformă capacitățile HRIS permițând analize predictive, automatizarea inteligentă și utilizarea interfețelor care optimizează sarcinile, precum integrarea în funcție nouă, analizele de performanță și serviciile angajaților.

Definiție HRIS

HRIS înseamnă sistemul de informații privind resursele umane, o soluție software care ajută companiile să gestioneze și să automatizeze procesele HR de bază și să sprijine administrarea beneficiilor, timpul și prezența, calculul salarial și alte fluxuri de lucru, precum și stocarea datelor angajaților, cum ar fi informațiile personale, demografice și de compensare.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HCM este un termen larg care cuprinde practicile, politicile, procesele și software-ul pe care o organizație le utilizează pentru a-și gestiona forța de muncă, de la angajare până la pensionare. O suită HCM este adesea denumită sistem de management al resurselor umane (HRMS) și include software HRIS.

Un sistem HRIS utilizează o bază de date a angajaților pentru a sprijini procesele HR de bază care au un caracter mai liniar și cantitativ, cum ar fi prelucrarea statelor de plată sau gestionarea timpului și prezenței. În comparație, HRMS se referă la o soluție software mai cuprinzătoare care conține un HRIS, dar încorporează, de asemenea, funcționalități mai calitative și mai complexe implicate în managementul talentelor.

De exemplu, un HRIS poate ajuta la automatizarea și eficientizarea proceselor, cum ar fi pontajul angajaților, iar atunci când aceste date sunt integrate într-un sistem HRMS—datele de pontaj pot fi analizate pentru a îmbunătăți productivitatea și planificarea—și, la rândul lor – chiar și pentru a ajuta la automatizarea mai eficientă a sarcinilor în cadrul HRIS.

Știind care dintre aceste soluții software este cel mai bine pentru dvs. nu este de fapt atât de confuz pe cât ar putea suna. Este pur și simplu o chestiune de a arunca o privire neclintită la locul în care se află compania dvs. acum și unde ați dori să fiți pe termen lung. Apoi, alegând soluții HR care să vă poată servi astăzi și să vă scaleze cu dvs. mâine.

Ce fac sistemele informatice HR?

Cele mai bune soluții HRIS bazate pe cloud suportă o varietate de procese și interacțiuni HR. Tehnologia oferă automatizarea inteligentă a fluxurilor de lucru din întreaga companie, inclusiv:

Administrare beneficii

• Administrare automată beneficii
• Capacități de autoservire pentru angajați pentru a accesa, edita și afla mai multe despre beneficii

Timp și prezență

• Gestionarea exactă a absențelor angajaților
• Creșteți eficiența administrativă cu profiluri de timp pentru a determina vacanțele angajaților, programele de lucru și primele.
• Calcule automate timp și plată în funcție de profilul angajatului

Localizare integrată

• Adaptare la practicile și legile de afaceri specifice fiecărei țări cu modificări legale și de reglementare automate
• Inventar cuprinzător al cerințelor de globalizare și localizare pentru fiecare țară în parte

Self-service angajat

• Capacități self-service care sporesc productivitatea forței de muncă
• Date HR integrate pe o singură platformă
• Informații HR cheie care pot fi urmărite pe baza cerințelor specifice fiecărei țări
• Puneți la dispoziția angajaților o pagină de profil personalizată, unde aceștia pot gestiona și vizualiza beneficii, solicita timp liber și multe altele

Structuri organizaționale

• Analize pentru analiza în timp real a întregii forțe de muncă
• Identificați pozițiile critice și efectuați rapid ajustări ale forței de muncă pentru a remedia lacunele
• Vizualizare structuri organizaționale

Beneficiile unui sistem HRIS cloud

În plus față de funcționalitatea de bază a unui HRIS modern, sistemele bazate pe cloud sunt mai ușor integrate cu sistemele dvs. existente. Ele sunt scalabile și pot fi îmbunătățite mai ușor de noile inovații și caracteristici de securitate.

Mai jos sunt doar câteva dintre beneficiile comune ale unui sistem HRIS cloud integrat:

• Face administratorul HR mai rapid și mai precis: Când aveți de-a face cu mijloacele de subzistență ale oamenilor, nu există marjă de eroare. Cu capacitatea sa de a automatiza și eficientiza sarcinile de administrare, software-ul HRIS poate elibera echipele HR de întârzierile și inexactitățile aduse de sistemele manuale și bazate pe hârtie.
• Îmbunătățește experiența angajaților: Angajatorii uită câteodată cât de important este pentru echipele lor să poată vedea starea beneficiilor, a plăților și a timpului liber. Instrumentele HRIS permit angajaților să își acceseze direct informațiile personale, să producă rapoarte și să emită cereri – toate acestea fără neplăcerile și timpul necesar pentru a trece prin departamentul HR.
• Îmbunătățește eficiența: soluțiile HRIS oferă o gamă largă de instrumente self-service care minimizează foarte mult nevoia de formulare și procese de aprobare bazate pe e-mail și pe hârtie. Programele, fluxurile de lucru, cererile de timp liber și multe altele – pot fi automatizate și gestionate în timp real și din mers.
• Sprijină eforturile de conformitate: cu o creștere a muncii de la distanță și o schimbare culturală spre o mai mare sensibilitate și litigii, companiile trebuie să fie sigure că se află în partea dreaptă a reglementărilor globale privind munca și ocuparea forței de muncă. Cloud HRIS ajută la asigurarea faptului că toate activitățile HR se încadrează în limitele conformității și ajută la sprijinirea forțelor lor de lucru.
• Păstrează lucrurile în siguranță: În cadrul fișierelor HR sunt unele dintre cele mai sensibile și prețioase date din compania dvs., inclusiv înregistrările și detaliile medicale și financiare ale angajaților. În trecut, când aceste date erau stocate pe laptopuri sau baze de date nesecurizate, exista un risc mereu prezent de compromis. Sistemele HRIS integrate de astăzi au integrate protocoale de securitate avansate pentru a ajuta la minimizarea riscurilor de securitate cibernetică.

Modul în care integrarea HRIS în cloud suportă procesele HR centrale

În timp ce sistemele HRIS ajută la centralizarea și eficientizarea proceselor de HR și a administrării, există multe alte funcții de bază care se desfășoară simultan, cum ar fi recrutarea, instruirea și planificarea. Și nu trebuie să fii specialist HR pentru a vedea cât de util poate fi ca toate aceste funcții esențiale să fie unificate și centralizate. Cu toate acestea, atunci când organizațiile lucrează cu sisteme vechi și aplicații software HR deconectate, acestea sunt forțate să utilizeze procese manuale pentru a căuta instrumente și informații în toate depozitele organizaționale.

Cele mai bune sisteme HRIS în cloud nu permit doar integrarea cu ERP-ul dvs. de bază, ci sunt create pentru acesta. De exemplu, un sistem ERP în cloud gestionează o gamă largă de activități de afaceri de zi cu zi și este creat pentru a integra o multitudine de procese de afaceri disparate. Prin unificarea datelor intercompanii, ERP-urile oferă o singură sursă de adevăr și asigură integritatea fiabilă a datelor. Astfel, atunci când procesele HR de bază și HRIS sunt integrate cu viteza și capacitatea analitică a unui ERP modern pe bază de AI, obțineți tot ce este mai bun din ambele lumi.

Exemple HRIS în acțiune

Cu doar câțiva ani în urmă, a fost în cea mai mare parte cele mai mari organizații care au folosit soluțiile HRIS. Dar, pe măsură ce sistemele integrate bazate pe cloud cresc în popularitate, devine din ce în ce mai fezabil pentru organizațiile mai mici - și în creștere - să profite de beneficiile și eficiența unui HRIS.

Iată câteva exemple de companii care au optimizat procesele HR utilizând un HRIS:

• Sun Community, unul dintre cele mai mari trusturi de investiții imobiliare din lume, și-a transformat operațiunile de HR cu SAP SuccessFactors pentru a sprijini peste 3.800 de angajați din peste 670 de proprietăți. Compania a optimizat integrarea, a îmbunătățit conformitatea și a creat o forță de muncă mai conectată și mai motivată.
• Volkswagen, lider mondial în industria auto, și-a armonizat procesele de HR într-un peisaj fragmentat pe o platformă unificată. Mai mult de 40 de țări sunt acum suportate cu HR de bază localizat și conformitate.

Explorați software-ul HRIS astăzi

Companiile moderne caută o soluție HR unificată, globală, de bază– una care oferă utilizatorilor experiențe la nivel de consumator și suportă analiza și automatizarea datelor în timp real. Pe măsură ce forțele de muncă devin mai distribuite, software-ul HRIS trebuie să se globalizeze împreună cu acestea, oferind o localizare și conformitate profundă în mai multe țări. Pe măsură ce modelele de afaceri se schimbă și evoluează, companiile solicită agilitatea și simplitatea oferite de o gamă largă de preconstruiri cu adevărat relevante și puternice, ajutându-le să implementeze noi procese și aplicații în mod fiabil și rapid.

Întrebări frecvente HRIS