Cu fluctuații constante pe piețele globale de aprovizionare - și cerințele de afaceri în schimbare rapidă - aprovizionarea a devenit incredibil de complexă. Companiile au nevoie de o modalitate mai bună de a-și gestiona proactiv baza de aprovizionare și de a-și optimiza cheltuielile de achiziție. Aici strălucește managementul categoriilor - și de ce a devenit o bună practică critică pentru atât de multe companii de astăzi.

Definiție gestiune categorii

Gestiunea categoriilor este procesul de achiziționare de bunuri și servicii prin gruparea acestora în categorii bazate pe caracteristici similare - cum ar fi tipul, valoarea, furnizorul, riscul, locația sau departamentul. Acest proces facilitează înțelegerea și controlul costurilor totale de proprietate pentru fiecare categorie și maximizarea economiilor și a valorii pentru fiecare achiziție. Cu gestiunea categoriilor, companiile pot, de asemenea, să optimizeze procesul de aprovizionare, să consolideze relațiile cu furnizorii, să îmbunătățească analiza cheltuielilor, să reducă riscurile și multe altele.

Evoluția managementului categoriilor

Managementul categoriilor a fost dezvoltat în anii 1980 și a fost istoric un efort manual, cu etape deconectate și consumatoare de timp efectuate în foi de calcul izolate, documente și prezentări. Timpul petrecut manual pentru colectarea datelor și analizarea și raportarea acestora au însemnat că echipele de aprovizionare au avut mai puțin timp de petrecut pentru strategie și realizarea valorii.

Fast-forward la astăzi: software-ul pentru gestionarea categoriilor poate automatiza și accelera mulți dintre pașii din acest proces. Ajută managerii de categorii să analizeze cantități mari de date și să optimizeze dezvoltarea, execuția și monitorizarea strategiilor de categorii, astfel încât să poată deveni mult mai eficienți și mai strategici în sarcinile lor de zi cu zi. Soluțiile moderne oferă perspective asupra categoriilor, îndrumări privind procesele, modele, recomandări bazate pe AI și multe altele pentru a ajuta managerii să își îndeplinească și, adesea, să își depășească obiectivele de gestiune a cheltuielilor.

Gestiunea categoriilor vs. sourcing-ul strategic

Termenii managementul categoriilor și sourcing-ul strategic sunt uneori utilizați interschimbabil, dar nu sunt același lucru. Sourcingul strategic este un proces de aprovizionare axat pe selectarea furnizorilor potriviți și negocierea celor mai bune prețuri pentru îndeplinirea obiectivelor organizaționale pe termen scurt. Obiectivul principal al aprovizionării strategice este reducerea costurilor. Gestiunea categoriilor, pe de altă parte, segmentează achizițiile în categorii pentru a ajuta managerii să identifice oportunitățile de a economisi bani și de a îmbunătăți calitatea, performanța furnizorilor și eficiența. Gestionarea categoriilor este un proces continuu desfășurat pe termen lung și include adesea aprovizionarea strategică ca etapă timpurie.

Top 6 beneficii ale gestiunii categoriilor

Datorită, în parte, numărului mai mic de concedieri și negocierilor mai simple cu furnizorii, aprovizionarea bazată pe categorii oferă o serie de avantaje distincte care pot ajuta echipele de achiziții să conducă o navă mai strânsă și să identifice noi oportunități:

1. Perspective îmbunătățite. Cu cheltuielile clasificate și un singur punct de contact pentru toți furnizorii afiliați, companiile pot obține o mai mare perspectivă asupra costurilor, performanței furnizorilor și potențialelor probleme ale lanțului de aprovizionare. În plus, familiarizarea profundă cu contractele, prețurile și tendințele pieței pot fi utilizate pentru a lua decizii de aprovizionare mai bune și mai profitabile.
2. Economii sporite. Bazându-se pe expertiza lor în categorii și pe analizele făcute posibile prin clasificare, managerii pot negocia prețuri mai bune și pot îmbunătăți performanța pentru a reduce costurile. Și din moment ce managerii cumpără pe termen lung, ei pot profita de economiile de scară pentru a economisi și mai mult bani.
3. Punctajul de risc redus. Cu o înțelegere aprofundată a fiecărui vânzător și relații de lucru eficiente pe termen mai lung, echipele de categorii pot adopta o abordare mai proactivă a gestiunii furnizorilor și pot reduce riscul de a face față vânzătorilor necunoscuți sau fly-by-night.
4. O mai mare eficiență a aprovizionării. Cu procese testate în timp, digitalizate și automatizate, echipele pot răspunde mai rapid la schimbările pieței și pot elibera timp pentru activități cu valoare adăugată.
5. O mai bună respectare a angajamentelor ESG și SR. Alinierea, transparența și monitorizarea obiectivelor categoriei facilitează aderarea companiilor la angajamentele de responsabilitate socială și de mediu.
6. Cheltuieli crescute sub gestiune. Prin automatizarea inteligentă, aprovizionarea poate gestiona un număr mai mare de categorii și, în cele din urmă, poate crește cheltuielile gestionate.

Tipuri de categorii de aprovizionare

Grupările de categorii pot varia de la o afacere la alta, în funcție de industrie, de politicile de cheltuieli și de o anumită piață. În general, fiecare categorie de aprovizionare cuprinde un grup de produse sau servicii care au caracteristici similare, precum tipul, furnizorul, valoarea, locația sau departamentul. HR, tehnologia, întreținerea și deplasările, de exemplu, sunt categorii comune.

De asemenea, este obișnuit să împărțiți cheltuielile directe și indirecte în propriile categorii. Cheltuielile directe sunt pentru pozițiile necesare pentru produsele și serviciile de afaceri de bază, precum materiile prime și materialele de ambalare. În schimb, cheltuielile indirecte sunt pentru bunuri și servicii care suportă operațiunile de afaceri zilnice, precum materialele consumabile de birou. Gruparea cheltuielilor indirecte, care este adesea gestionată în silozurile din întreaga companie, poate ajuta la standardizarea și reducerea costurilor de aprovizionare indirectă.

Unele companii apelează la un standard global, cum ar fi Codul Națiunilor Unite pentru produse și servicii standard (UNSPSC) pentru îndrumare pentru a determina categoriile lor, dar majoritatea își vor crea propria taxonomie internă de cheltuieli. Indiferent de componența exactă a categoriilor, managementul de succes al categoriilor presupune aplicarea unui cadru standard pentru segmentarea bunurilor și serviciilor necesare pentru derularea unei afaceri.

3 pași cheie în procesul de gestionare a categoriilor

Deși procesul poate varia în funcție de organizații, gestiunea categoriilor include, de obicei, trei etape:

1. Definiți profilurile de categorie. Pentru început, echipele analizează cheltuielile curente și cântăresc o serie de factori - de la risc și reglementări la logica de aplicație directă - pentru a identifica categoriile. Rezultatul este o taxonomie de categorie consolidată pentru aprovizionare care poate fi utilizată în întreaga organizație.
2. Structură și strategie de planificare. În această etapă, echipele își evaluează categoriile în funcție de preț, performanța furnizorilor, prognozele de cerere și ofertă și alți factori și identifică oportunitățile de optimizare a cheltuielilor și de creștere a valorii. Pe baza acestor informații, ei creează o strategie de master pentru a atinge obiectivele fiecărei categorii, defalcate în tactici și faze specifice.
3. Executați strategia și monitorizați rezultatele. În cele din urmă, strategia este lansată și rezultatele, furnizorii, nevoile de afaceri și piețele sunt monitorizate continuu - astfel încât echipele pot răspunde rapid la schimbare și pot optimiza strategiile de categorie, după cum este necesar.

Ce să căutați în software-ul de gestionare a categoriilor

Software-ul de gestionare a categoriilor este conceput pentru a centraliza, digitaliza și eficientiza procesele pentru toate strategiile de categorie și pentru a oferi informații care pot fi puse în practică și pentru a le îmbunătăți. Pentru a realiza acest lucru, cele mai bune soluții conțin cel puțin următoarele capacități:

• Automatizare. Procese automatizate inteligent pentru crearea profilurilor de cheltuieli de categorie și dezvoltarea și executarea strategiilor.
• Îndrumări pas cu pas. Recomandări bazate pe sistem, procese ghidate și șabloane de bune practici, instrumente și cadre.
• Monitorizare și funcții analitice în timp real. Capacitatea de a monitoriza și analiza informațiile despre piață, categoriile, prețurile, performanța furnizorilor, rezultatele și multe altele în timp real.
• Execuția strategiei. Instrumente pentru convertirea ușoară a strategiilor, planurilor și inițiativelor în proiecte sau evenimente de sourcing.
• Integrare. Integrare perfectă cu soluțiile source-to-pay și alte soluții de management al furnizorilor.
• IA. Analiza de oportunități integrată, bazată pe AI, și recomandări bazate pe datele despre cheltuieli și pe alți factori, precum și un plan de integrare cu modele lingvistice mari, cum ar fi ChatGPT, pentru a vă ajuta la crearea strategiei.

Cele mai bune practici pentru o strategie eficientă de gestionare a categoriilor

Dezvoltarea unei strategii de categorie câștigătoare poate fi realizată mai rapid cu următoarele bune practici:

• Stabiliți un manager de categorie și o echipă dedicată. Deoarece categoriile mari și domeniile strategice de cheltuieli necesită timp și specializare, o echipă dedicată, formată din părți interesate bine informate din departamentele relevante, face ca procesul să fie mai eficient. Managerul de categorie este responsabil pentru supravegherea și înțelegerea pieței, a reglementărilor și a tendințelor de stabilire a prețurilor pentru o întreagă categorie, precum și pentru dezvoltarea planurilor pe termen scurt, mediu și lung.
• Creați o taxonomie consistentă în cadrul organizației. Acesta este un pas esențial pentru a obține perspective și vizibilitate mai bune asupra cheltuielilor. Unele organizații vor utiliza standardele universale, cum ar fi UNSPC ca ghid, dar mai des companiile își vor crea propriile categorii interne care sunt mai bine aliniate la obiectivele lor unice sau la nevoile industriei.
• Utilizează soluții automatizate pentru a centraliza datele despre cheltuieli. Cu un singur loc pentru a urmări și monitoriza datele, este mai ușor să găsiți și să raportați analize importante și să consolidați practicile de guvernare.
• Tehnologia de gestionare a categoriei Harness. Utilizând tehnologia precum AI-ul în aprovizionare, echipele pot identifica mai ușor modelele, pot clasifica automat cheltuielile, pot organiza furnizorii după categorie, pot seta evaluări comparative, pot face recomandări, pot automatiza sarcinile și multe altele.
• Menține părțile interesate implicate și în buclă. Cu instrumentele de analiză și software-ul pentru a comunica câștigurile și oportunitățile, este mai ușor să obțineți buy-in-ul părților interesate și să vă aliniați la obiectivele organizaționale.
• Creați relații dinamice cu furnizorii. Concentrați-vă pe valoarea globală, mai degrabă decât doar pe costuri, și colaborați deschis pentru a crea relații de lucru bune.
• Încorporați datele terțelor părți. Dezvoltă un mecanism de utilizare a punctelor de date externe relevante de la furnizori terți pentru a completa strategia ta de categorie.
• Perfecționați continuu procesul ciclului de existență al categoriei. Îmbunătățiți analiza datelor interne și externe, prin colectarea de informații specifice categoriei, îmbunătățirea strategiei și efectuarea de revizuiri periodice.