Automatizarea AP: Ce este și cum funcționează

Creșterea dobânzii în automatizarea conturilor de datorii (AP) reflectă destul de precis starea generală de spirit a liderilor de afaceri de astăzi: Deși există o mulțime de oportunități noi, concurența nu a fost niciodată mai acerbă și pur și simplu nu mai există libertate pentru proceduri dificile sau operațiuni ineficiente. Cu capacitățile uimitoare bazate pe AI ale tehnologiilor moderne și cu un accent mai mare pe lejeritate și strategie, automatizarea proceselor a intrat cu adevărat în propriile sale - și companiile își realizează rapid puterea de a le scoate din greutatea practicilor greoaie pe hârtie și a sarcinilor de contabilitate manuală predispuse la erori.

În ultimul lor sondaj, Institutul de Operațiuni Financiare și Leadership (IFOL) a constatat că 56% dintre echipele AP au petrecut peste 10 ore pe săptămână numai pentru procesarea manuală a facturilor. Și, după cum știe toată lumea, acest tip de introducere de date poate duce la erori care vă costă bani și timp. De fapt, dacă ești la fel ca respondenții din raportul IFOL, vei fi de acord că „erorile de date, excepțiile și discrepanțele” se situează aproape de vârful preocupărilor tale contabile. Din fericire, acestea sunt tipurile de provocări pe care automatizarea contabilității furnizorilor le poate aborda cu ușurință.

Ce este automatizarea AP?

Automatizarea furnizorilor utilizează tehnologii puternice bazate pe AI pentru a vă ajuta să optimizați și să extindeți procesele de contabilitate furnizori de la un capăt la altul. Acesta începe cu facturi electronice, care pot fi primite prin intermediul unui portal, direct de la un furnizor, sau convertite din hârtie în formate digitale. Procesul vă permite apoi să validați rapid datele de bază și să comparați perfect facturile cu documentele de aprovizionare, precum comenzile de aprovizionare și intrările de bunuri, ceea ce conduce la aprobări rapide și plăți la timp.

Acest proces reduce nevoia de intervenție manuală, ceea ce reduce apoi riscul de erori și sporește eficiența generală. Cele mai bune soluții de automatizare AP suportă prelucrarea datelor în timp real și luarea unor decizii sigure, care sunt esențiale pentru menținerea fluxului de numerar și a sănătății financiare în cadrul organizației dvs. Și când sunteți mai rapid și mai precis în procesarea tranzacțiilor, acest lucru nu numai că simplifică operațiunile dvs., ci și consolidează relațiile dvs. cu furnizorii.

Capcanele contabilității de datorii pe suport de hârtie

Procesele AP pe suport de hârtie și manual pot trage în jos eficiența operațională a organizației dvs. Acestea descurajează disponibilitatea informațiilor despre factură și situația plății atât pentru dvs., cât și pentru furnizorii dvs. Acestea scurg resursele datorită manipulării manuale, introducerii de date și reconcilierii. Iar atunci când echipele dvs. urmăresc documente și efectuează apeluri de stare a plăților, nu fac sarcini mai strategice și mai presante. Acest lucru poate duce la furnizori care sunt stresați și nemulțumiți - și care are un impact direct asupra afacerii dvs., de la puterea dvs. de negociere până la capacitatea dvs. de a profita de reducerile de plată anticipată.

Beneficii automatizare AP

Viteză. Precizie. Eficiență. Acestea sunt primele lucruri pe care oamenii le asociază automatizării proceselor. Dar când soluțiile de afaceri integrate sunt asociate cu cele mai bune practici AP moderne, rezultatul se extinde dincolo de infrastructura AP și ajută la sprijinirea unei colaborări și a unei vizibilități mai mari în toate echipele și părțile interesate. Iată doar câteva dintre beneficiile cheie pe care le puteți realiza atunci când automatizați întregul proces de la factură la plată:

• Eficiență îmbunătățită: Prin eficientizarea măsurabilă și semnificativă a procesului de facturare și plată, automatizarea AP reduce timpul necesar pentru aprobări și crește productivitatea generală.
• Costuri reduse: Automatizarea reduce semnificativ costul procesării facturilor prin minimizarea intrărilor manuale și a costurilor asociate cu forța de muncă, împreună cu reducerea cheltuielilor legate de stocarea și manipularea documentelor.
• O mai bună gestionare a fluxului de numerar: automatizarea proceselor AP conduce la cicluri de plată mai rapide, oportunități pentru sconturi de plată anticipată și analize la cerere în bilanțuri care ajută la stimularea capitalului circulant și la optimizarea fluxului de numerar.
• Relații îmbunătățite cu furnizorii: Dincolo de asigurarea unor plăți mai rapide, automatizarea AP deschide calea pentru procese previzibile și canale de comunicare fiabile – creând relații mai bune cu furnizorii și satisfacție.
• Coerența cu reglementările globale: prin centralizarea datelor actualizate de conformitate din întreaga lume, puteți reduce semnificativ riscurile și puteți oferi mai multe decizii mai rapide atunci când noi oportunități globale bat.
• Precizie sporită: Majoritatea erorilor sunt neintenționate… dar nu toate. Instrumentele integrate de automatizare AP vă pot ajuta să preveniți erorile accidentale și să identificați erorile frauduloase înainte ca acestea să aibă loc.
• Gestionați facturile fără comandă fermă și facturile pentru servicii: puterea inteligenței artificiale și a învățării automate înseamnă că sistemele de automatizare AP de astăzi pot fuziona și prelucra o varietate de seturi de date disparate, fără a lipsi un beat.

Ce este automatizarea proceselor de contabilitate furnizori?

Automatizarea proceselor de contabilitate a furnizorilor este o metodă de minimizare a intervenției umane și de eliminare a sarcinilor predispuse la erori din procesul de contabilitate furnizori sau datorii comerciale. Acest lucru se realizează utilizând software-ul de contabilitate furnizori integrat cu o rețea de afaceri online care conectează digital partenerii comerciali.

Cum funcționează automatizarea proceselor de contabilitate furnizori?

Primele instrumente de automatizare a proceselor au fost mai mult ca roboții liniei de asamblare decât orice altceva. Au făcut un singur lucru și nu au răspuns bine la nicio abatere sau complexitate. Creierul conectat la AI și cloud din soluțiile AP de astăzi consumă complexitate la micul dejun. Ei învață în timp ce merg și procesează cu ușurință diferite tipuri de date – oferind fluxuri de lucru personalizabile și raportare la cerere. Mai jos sunt câțiva dintre principalii jucători în cele mai bune sisteme de automatizare AP de astăzi:

• Inteligența artificială (IA) și învățarea automată (ML): Cu aceste tehnologii în centrul lor, sistemele de automatizare AP se îmbunătățesc în timp prin învățarea din datele istorice. Acest lucru permite inițierea rapidă chiar și a celor mai complexe fluxuri de lucru - îmbunătățind precizia și viteza peste tot.
• Recunoașterea optică a caracterelor (OCR): OCR convertește imaginile de text dactilografiat, scris de mână sau imprimat într-un text codificat automat, de obicei dintr-un document scanat. Aplicarea AI-ului a îmbunătățit semnificativ precizia și flexibilitatea capacităților sale.
• Automatizarea robotizată a proceselor (RPA): Mai degrabă decât roboții fizici, RPA utilizează roboți software (roboți) pentru a automatiza sarcinile manuale repetitive. Ca orice altceva, acești roboți au evoluat enorm în ultimii ani și se pot ocupa acum de sarcini mai complexe și imprevizibile.
• Automatizarea fluxului de lucru digital: Aceasta implică crearea de căi automatizate pentru aprobarea facturilor, unde facturile sunt dirijate electronic pe baza unor criterii specifice, precum suma facturii, furnizorul sau centrul de cost, astfel încât persoana potrivită să poată aproba factura corectă la momentul potrivit.
• Schimb electronic de date (EDI): EDI permite schimbul de documente comerciale de la calculator la computer într-un format electronic standard între partenerii de afaceri. Acest lucru ajută la creșterea acurateței și vitezei și, de asemenea, permite controale mai stricte de confidențialitate și securitate.

Ce sarcini de contabilitate furnizori pot fi automatizate?

Fiecare companie va avea propriile protocoale și fluxuri de lucru unice. Lista de mai jos conturează doar unele dintre sarcinile care sunt cel mai frecvent automatizate:

• Introducerea datelor și capturarea facturilor: De obicei, tehnologia OCR combinată cu AI este utilizată pentru a captura rapid și precis datele facturilor, precum și orice alte documente pe hârtie care trebuie digitalizate.
• Compararea și validarea facturilor: sistemele automatizate corelează facturile cu comenzile ferme și chitanțele corespunzătoare, validând acuratețea înainte de prelucrarea ulterioară. Acest lucru asigură efectuarea plăților doar pentru tranzacțiile verificate, sporind controlul financiar.
• Dirijarea aprobărilor și fluxurile de lucru: Sunt stabilite reguli predefinite pentru procesele de aprobare a facturilor, asigurându-vă că documentele potrivite ajung la persoanele potrivite (cu nivelul adecvat de securitate).
• Programarea și execuția plăților: Sistemele automatizate programează plățile pe baza datelor scadente și a strategiilor de flux de numerar ale companiei. Apoi execută plăți, gestionează transferurile electronice de fonduri, optimizează resursele financiare și respectă reglementările regionale.

Cum să automatizați contabilitatea furnizorilor

Nu eșecurile de sistem sunt cele care deraiază proiectele de transformare digitală – este o planificare proastă și o comunicare slabă. Aceste strategii dovedite vă pot ajuta să creați și să executați un proiect de automatizare AP de succes:

• Evaluați procesele curente ale AP și identificați discrepanțele: începeți prin a revizui temeinic procesele de contabilitate furnizori existente pentru a identifica ineficiențele și zonele care ar putea beneficia de automatizare. Această evaluare va ajuta la identificarea nevoilor specifice și la stabilirea stadiului pentru o soluție de automatizare personalizată.
• Alegeți software-ul de automatizare AP potrivit: selectați software-ul care se aliniază la nevoile specifice ale organizației dvs. Luați în considerare factori precum compatibilitatea cu sistemele existente, ușurința în utilizare, scalabilitatea și capacitatea de a sprijini operațiunile globale, dacă este necesar.
• Configurarea capturii digitale a facturilor (OCR și facturare electronică): Implementarea tehnologiilor precum OCR și facturarea electronică la tranziția de la formatele pe suport de hârtie la cele digitale, un proces fundamental pentru reducerea introducerii manuale a datelor și creșterea acurateței.
• Configurarea fluxurilor de lucru automatizate și a ierarhiilor de aprobare: Stabiliți reguli și workflow-uri clare pentru prelucrarea și aprobările facturilor. Acestea ar trebui să fie concepute astfel încât să eficientizeze procesele, să reducă întârzierile și să asigure conformitatea cu politicile companiei.
• Construiește o strategie puternică de comunicare, feedback și instruire: Cele mai bune integrări software au loc atunci când managerii au nevoie de timp pentru a afla problemele și listele de dorințe ale tuturor echipelor lor de bază. Fă-ți timp să comunici obiectivele de sus în jos ale companiei tale și motivația pentru alegerea de noi soluții. Restructurați rolurile și responsabilitățile pentru a vă asigura că automatizarea nu preia locurile de muncă, ci că vă eliberează echipele pentru a dezvolta mai multe abilități strategice și comercializabile.

Cum de a alege software-ul de automatizare AP

Pe măsură ce vă confruntați cu o concurență fără precedent și cu forțe incerte ale pieței, trebuie să profitați de fiecare oportunitate pe care o puteți avea pentru a fi mai flexibil și mai rapid și pentru a obține o perspectivă și o vizibilitate mai bună bazată pe date în fiecare parte a operației dvs. Tehnologiile care, cu doar câțiva ani în urmă, ar fi fost „drăguțe” au devenit acum esențiale. Este mai important ca oricând să dezvolți o strategie informată și pe termen lung pentru construirea unui portofoliu de tehnologie care să satisfacă exact nevoile tale unice și să îți permită cu ușurință să scalezi și să pivotezi cu peisajul de afaceri în schimbare. Mai jos sunt doar câțiva dintre pașii implicați în evaluarea software-ului de automatizare AP:

• Înțelegeți cerințele proceselor AP: Definiți clar nevoile dvs. de automatizare, inclusiv caracteristicile esențiale care vor răspunde provocărilor specifice din cadrul proceselor dvs. curente.
• Evaluați scalabilitatea și flexibilitatea: asigurați-vă că software-ul poate găzdui dezvoltarea și se poate adapta la procesele de afaceri și reglementările în schimbare.
• Asigurați capacitățile de integrare cu sistemele existente: Software-ul ar trebui să se integreze perfect cu sistemele dvs. ERP și financiare existente pentru a menține consistența datelor și pentru a optimiza operațiunile în cadrul funcțiilor de afaceri.
• Prioritizează ușurința în utilizare și interfețele intuitive: optează pentru software cu o interfață intuitivă pentru a minimiza curba de învățare și pentru a maximiza ratele de adopție în rândul personalului tău. Ușurința în utilizare este esențială pentru a profita pe deplin de caracteristicile software-ului.
• Evaluați caracteristicile de securitate și conformitate: este esențial ca software-ul să aibă măsuri de securitate puternice pentru a proteja datele financiare sensibile și să sprijine conformitatea cu cerințele de reglementare în toate țările în care compania dvs. își desfășoară activitatea.
• Revizuiți reputația vânzătorului și serviciile de asistență: investigați reputația vânzătorului pe piață și calitatea asistenței pentru clienți. Un serviciu fiabil pentru clienți este esențial pentru rezolvarea rapidă a problemelor și pentru asigurarea performanței continue a sistemului.

Distribuie acest articol

Explorați conținutul asociat

Citiți mai multe