Prezentare generală a sistemului de urmărire a solicitanților

Un sistem de urmărire a candidaților (ATS) este o aplicație software pentru resurse umane (HR) care ajută organizațiile să gestioneze digital sarcinile de recrutare și angajare. Aceasta servește ca bază de date centrală pentru informațiile despre post și candidați în care sunt gestionate cererile de recrutare, publicările și candidaturile, iar candidații sunt verificați și selectați.

Un ATS sprijină îndeplinirea sarcinilor comune, cum ar fi crearea de fișe ale posturilor, publicarea de posturi pe site-uri de cariere și platforme de joburi, scanarea sumelor, programarea interviurilor, colectarea feedback-ului, efectuarea verificărilor de fond și generarea scrisorilor de ofertă cu semnături electronice.

De asemenea, sistemul gestionează experiența solicitanților de locuri de muncă. Aceasta include căutarea de locuri de muncă, depunerea candidaturii online și verificarea statutului unei cereri, precum și generarea de notificări către solicitanți.

Ce face un sistem de urmărire a solicitanților?

Un ATS acționează ca o bază de date pentru solicitanții de locuri de muncă, automatizând și gestionând fluxurile de lucru asociate procesului de recrutare. Permite managerilor de angajare și recrutorilor să reducă volumul de rezumate primite, astfel încât aceștia să își poată concentra timpul pe cei mai calificați candidați.

Cu posibilitatea de a programa regulile de afaceri într-un ATS, companiile se pot asigura că respectă cele mai bune practici de angajare, securizând în același timp datele personale pe care le trimit solicitanții.

Cine utilizează un sistem de urmărire a candidaților?

Companiile de toate dimensiunile și industriile utilizează sisteme de urmărire a candidaților pentru a organiza, căuta și comunica cu solicitanții de locuri de muncă și pentru a-și gestiona procesul de solicitare a unui post. În timp ce anterior domeniul companiilor mai mari Fortune 500 datorită costurilor asociate și cerințelor de infrastructură, astăzi organizațiile mai mici pot profita de economiile de costuri ale ofertelor software ca serviciu (SaaS) în cloud.

De ce este important un ATS?

Un ATS accelerează procesul de angajare. Trecând de la procese offline și bazate pe hârtie la un proces digital automatizat, sarcinile de recrutare și angajare sunt eficientizate, eliberând timpul și asigurându-se că sunt urmate practici de angajare corecte și cele mai potrivite.

Iată câteva exemple privind modul în care un sistem de urmărire a candidaților poate aduce beneficii unei organizații:

• Mai mulți solicitanți: Un ATS facilitează căutarea de locuri de muncă de către solicitanții de locuri de muncă și candidatura online, crescând numărul total de candidaturi.
• Cicluri rapide de angajare: recrutorii pot căuta rapid întreaga rezervă de candidați, selectând candidații de interes și investindu-și timpul în lucrări de valoare mai mare, cum ar fi verificarea interviurilor, referințelor și ofertelor.
• Colaborare mai strânsă cu părțile interesate: În timpul etapei de interviu, managerii de angajare revizuiesc și oferă feedback cu privire la candidații din cadrul ATS. Regulile de afaceri pot fi configurate pentru a automatiza evoluția candidaților prin etapele de selecție și angajare.

Evoluția sistemelor de urmărire a solicitanților

Înainte de internet, deschiderile de locuri de muncă erau promovate în ziare clasificate și publicații din industrie. Procesul a fost bazat pe hârtie, ceea ce a făcut să fie consumatoare de timp și dificil de gestionat. Candidații la post nu au putut determina cu ușurință starea unei candidaturi. Recrutorii și managerii de angajare - din cauza volumului mare de candidaturi pe suport de hârtie - nu au putut identifica candidații cei mai calificați.

Cu tehnologiile digitale și online, candidatura pentru un loc de muncă a devenit mult mai ușoară. Site-urile globale de ocupare a forței de muncă au promovat oportunități de angajare pentru oameni din întreaga lume. Dintr-o dată recrutarea a devenit o afacere de volum.

Primele sisteme de urmărire a solicitanților au fost dezvoltate la sfârșitul anilor 1990 și au fost găzduite la fața locului. Sistemele s-au axat pe prelucrarea și stocarea numărului mare de rezumate primite, asigurând în același timp conformitatea și consecvența practicilor de angajare. Recrutorii și managerii de angajare au resimțit, de asemenea, impactul unui volum atât de mare de aplicații și, în curând, aceste sisteme au evoluat pentru a sprijini pre-screeningul, scanarea sumelor, analizele, notificările automate și analizele.

Astăzi, sistemele de urmărire a solicitanților sunt implementate predominant în cloud și sunt oferite ca software ca serviciu sau ca soluție SaaS, cu capacități AI. Un ATS bazat pe cloud elimină costurile grele de implementare și procesele ineficiente, reducând dependența de IT.

Tehnologia ATS a evoluat pentru a sprijini cerințele moderne de recrutare, care pot include:

• Fluxuri de lucru suportate de AI: optimizează angajarea cu potrivire bazată pe AI, verificare automată, programare a interviurilor și gestiunea digitală a ofertelor pentru a accelera deciziile și a sprijini planificarea forței de muncă.
• Recrutare virtuală: Sprijină munca la distanță și eforturile de recrutare, cum ar fi site-urile de carieră, comunicarea candidaților, ofertele și interviurile.
• Recrutare în masă: Atrageți, examinați și angajați volume mari de solicitanți rapid pentru anumite industrii, cum ar fi asistența medicală, alimentația, comerțul electronic și tehnologia.
• Volume mari de candidați: Ecranați volumele mari de solicitanți pentru anumite deschideri.
• Recrutare internă: identificați angajații pentru a promova progresul intern.
• Diversitate și incluziune: asigurarea alinierii la inițiativele de angajare ale unei companii și la practicile de recrutare nepărtinitoare.

Un ATS susține procesul de recrutare de la publicarea unui post vacant până la prezentarea unei scrisori de ofertă. Deoarece datele de recrutare sunt date cu caracter personal, sistemele de urmărire a solicitanților ajută companiile să rămână conforme cu legislația privind protecția datelor, cum ar fi GDPR.

Cazuri de utilizare pentru un ATS

Recrutorii sunt cei mai activi utilizatori ai unui ATS. Aceștia utilizează sistemul zilnic pentru a gestiona cererile de recrutare, posta posturi vacante, revizui solicitanții și gestiona progresul candidaților prin etapele de recrutare și angajare.

Managerii de angajare utilizează un ATS pentru a participa la procesul de recrutare. Sistemul le oferă acces direct la cererile de recrutare active pentru a revizui fișele postului, solicitanții și rezumatele și pentru a vedea starea fiecărui candidat. Informațiile sunt generate de ATS pentru a pregăti și desfășura interviuri, precum și pentru a stoca feedback cantitativ și calitativ în urma unui interviu.

Solicitanții de posturi utilizează ATS pentru a căuta și aplica pentru posturi, pentru a verifica starea candidaturii și pentru a accepta ofertele de posturi.

Ce să căutați atunci când luați în considerare un ATS

Sistemele de urmărire a solicitanților sunt oferite ca soluții de sine stătătoare sau pot fi incluse ca parte a unei platforme software de recrutare end-to-end care include capacități pentru managementul relației cu candidații (CRM).

Software-ul CRM este adesea utilizat în paralel cu un ATS. Dar, spre deosebire de un ATS, aceste sisteme sunt folosite pentru a atrage talente și a construi relații cu solicitanții care au trecut la statutul de candidat. Sistemele de management al relației cu candidații se concentrează pe implicarea candidaților și pe crearea unei experiențe globale pozitive de recrutare.

Unele organizații preferă simplitatea unei aplicații ATS autonome pentru gestionarea datelor candidaților. Cu toate acestea, această opțiune prezintă unele limitări. Deși sunt suficiente pentru prelucrarea candidaților activi, aceste sisteme nu oferă capacitățile necesare pentru angajarea și cultivarea talentelor pasive.

Software-ul de recrutare care include funcționalitatea ATS și CRM oferă cea mai mare flexibilitate și eficiență pe parcursul întregii călătorii aplicantă-candidat. Beneficiile combinate includ:

• Acces la site-uri web avansate pentru cariere
• Pagini de destinație personalizate
• Campanii de marketing prin e-mail
• Rezervoare de talente mai mari
• Interes și implicare sporite din partea candidaților preselecționați
• Cicluri de angajare mai rapide
• O mai mare colaborare cu părțile interesate interne

O soluție de recrutare end-to-end reduce costurile și elimină complexitatea gestionării mai multor sisteme în paralel.

Printre considerentele suplimentare se numără:

• Scalabilitate: Nevoile de angajare ale unei organizații vor fluctua, astfel încât software-ul trebuie să fie agil și scalabil.
• Integrare: Determinați în prealabil modul în care tehnologia se va integra cu alte programe de recrutare, precum și cu infrastructura tehnologică generală de resurse umane. Aceste integrări vor sprijini eliminarea proceselor manuale de date și capacitatea de a combina datele de recrutare cu datele angajaților.
• Cerințe utilizator: Luați în considerare toți utilizatorii - solicitanți, recrutori, manageri de angajare - și asigurați-vă că ATS este capabil să ofere o experiență eficientă și pozitivă pentru toată lumea.

Care sunt capacitățile unei platforme de recrutare end-to-end care include ATS și CRM?

Iată o prezentare generală a caracteristicilor și funcțiilor combinate pe care le puteți utiliza cu o soluție de recrutare cuprinzătoare:

Înregistrarea unei poziții

• Creați fișe de post care să sublinieze competențele preferate.
• Identifică distorsiunea de gen și reperele salariale utilizând scanări automate.
• Creați un site web cu marca angajatorului pentru solicitanții de locuri de muncă.
• Creați și gestionați publicări pe site-urile web de cariere și pe platformele de joburi.
• Utilizați aplicații configurabile per cerere de achiziție (aplicație mobilă, aplicare rapidă, mai multe etape).

Revizuire solicitanți

• Căutați aplicații externe și interne utilizând o singură bază de date.
• Configurați întrebările de verificare înainte de aplicare pentru fiecare anunț.
• Automatizarea stocării și analizei datelor rezumate, inclusiv analizarea sintactică.
• Primiți notificări și alarme automate personalizate pentru fiecare rol.
• Asigurați acces securizat pentru agențiile terțe.
• Generează rapoarte și analize în timp real pe parcursul întregului proces de recrutare.

Se intervievează candidații

• Programați interviuri și urmăriți progresul.
• Obțineți feedback și consolidați automat evaluările candidaților.
• Oferă acces securizat la un portal pentru candidați pentru informații și stare curente.

Angajare și integrare în funcție nouă

• Accesați șabloanele și formularele de marcă cu date preumplute.
• Generați și prezentați scrisori de ofertă cu capabilități de semnătură electronică pentru o întoarcere mai rapidă.
• Automatizați procesul de integrare în funcție nouă.

Când ar trebui o organizație să implementeze un ATS?

O implementare ATS ar trebui să fie luată în considerare de organizațiile care cresc rapid și au obiective ambițioase de recrutare care se corelează cu strategia generală de afaceri. Cerințele suplimentare ar putea include direcționarea unui set de competențe specializate sau a unui rol care este în cerere ridicată, sprijinirea eforturilor de recrutare în masă sau rezolvarea deficiențelor semnificative din cadrul resurselor umane în cazul în care un model de date centralizat și fluxuri de lucru automatizate ar economisi timp și bani. Aceste ineficiențe ar putea fi:

• Eforturile de angajare sunt urmărite într-o foaie de calcul.
• Aceeași publicare de post trebuie trimisă manual la mai multe platforme de joburi.
• Timpul este petrecut pentru revizuirea unui volum mare de aplicații irelevante.
• Feedback-ul și deciziile echipei de angajare sunt dificil de obținut.
• Resursele interne nu sunt disponibile pentru crearea, întreținerea sau îmbunătățirea unui site de cariere existent.
• Măsurarea valorii recrutării este dificilă și inconsecventă.

Când trebuie să fac upgrade la ATS-ul meu?

Multe organizații aleg să facă upgrade de la un ATS existent la o platformă software de recrutare end-to-end, inclusiv capacitățile de implicare a candidaților într-un CRM.

Un ATS învechit poate duce la următoarele ineficiențe HR:

• Aceeași candidatură la post este furnizată pentru fiecare post vacant.
• O rată mare de restituire apare în cadrul procesului de angajare.
• Îngrijirea și implicarea candidaților este dificilă și ineficientă.
• Prezența prejudecăților inconștiente nu este cunoscută.
• Strategiile specifice de angajare, o astfel de angajare în masă, progresul intern și recrutarea virtuală, sunt dificile, dacă nu imposibile.

Sistemele de urmărire a solicitanților, în special atunci când sunt integrate în cadrul soluțiilor de recrutare end-to-end, oferă o platformă modernă și sigură pentru HR pentru a atrage, identifica, angaja și angaja cei mai buni candidați. Un ATS elimină procesele manuale consumatoare de timp, astfel încât eforturile de recrutare se pot sincroniza perfect cu creșterea prognozată a companiei.