Aprovizionare vs. aprovizionare - cunoașteți diferențele

Atunci când comparați aprovizionarea și aprovizionarea, este mai puțin despre modul în care acestea sunt diferite și mai mult despre modul în care se potrivesc împreună. Achiziția este o practică globală; cadrul procedural și analitic stă la baza activităților dvs. de gestiune a cheltuielilor. Achizițiile vin mai târziu în acest proces, când diligența necesară este finalizată și este timpul să inițiați și să finalizați efectiv tranzacțiile.

În urmă cu douăzeci de ani, echipele de aprovizionare și de aprovizionare s-au bazat mai mult pe foi de calcul și pe analiza manuală, limitând tipurile și volumul de analize de care dispuneau. În prezent, tehnologiile și programele informatice avansate permit părților interesate să acționeze cu privire la o mai bună inteligență și să identifice oportunitățile strategice care aduc beneficii întreprinderii în ansamblu. În acest articol, vom analiza ambele activități prin prisma practicilor moderne.

Ce este aprovizionarea?

Achizițiile au ca scop aprovizionarea și achiziționarea de bunuri și servicii pentru a răspunde atât nevoilor imediate, cât și celor pe termen lung. Obiectivele sale de bază includ optimizarea bazei de aprovizionare, gestionarea costurilor pe parcursul ciclului de viață al bunurilor achiziționate și menținerea unor relații puternice cu furnizorii critici. Cele mai eficiente procese și tehnologii de aprovizionare automatizează gestiunea comenzilor și licitațiile și integrează datele pentru a crește eficiența, transparența și conformitatea, susținând în același timp obiectivele de afaceri mai ample.

Etapele de bază în procesul de aprovizionare

În timp ce fiecare companie are proceduri operaționale univoce, procesul de aprovizionare include, în general, următoarele etape:

• Identificarea și validarea nevoilor: Acest proces începe cu o evaluare aprofundată a nevoilor specifice ale diverselor departamente din cadrul companiei dvs., pentru a vă asigura că eforturile dvs. de aprovizionare sunt aliniate corespunzător atât la obiectivele dvs. de afaceri mai largi, cât și la cerințele dvs. operaționale.
• Cercetarea și selecția furnizorilor prin sourcing strategic: Cele mai bune practici strategice de sourcing sunt robuste și bazate pe date. Acestea implică un efort de cercetare organizat pentru a identifica potențialii furnizori și pentru a-i evalua pe baza criteriilor dvs. de bază (cum ar fi valoarea, fiabilitatea, etica și calitatea).
• Gestiunea categoriilor: Aceasta implică organizarea cheltuielilor dvs. în grupuri distincte de produse sau servicii pentru a minimiza costurile și riscurile și pentru a vă asigura că realizați cea mai bună valoare pentru fiecare achiziție. Utilizează funcțiile analitice ale cheltuielilor pentru a identifica oportunitățile de economisire și pentru a optimiza negocierile cu furnizorii.
• Negocieri și gestiunea contractelor: În timpul acestei faze, veți negocia condițiile care reglementează tranzacțiile dvs. cu furnizorul dvs. Acestea includ, de obicei, prețurile, programele de livrare, standardele de calitate și modalitățile prin care veți aborda orice modificări sau divergențe.
• Managementul și evaluarea în curs a relațiilor cu furnizorii: Un proces puternic de aprovizionare nu se încheie cu un contract semnat, ci implică evaluarea și gestionarea continuă a relațiilor cu furnizorii. Pe lângă stabilirea de standarde, acest lucru implică un răspuns rapid la orice problemă și definirea unor consecințe clare pentru neconformitate.

Ce este achiziția?

Achizițiile reprezintă componenta mai tranzacțională a aprovizionării, axată pe achiziționarea bunurilor și serviciilor efective esențiale pentru a menține lucrurile în mișcare. Această funcție implică interacțiunea directă cu furnizorii pentru a plasa comenzi și pentru a gestiona livrările și plățile. Cele mai eficiente echipe de achiziții vor rămâne, de asemenea, în fruntea furnizorilor pentru a se asigura că primesc cele mai bune prețuri și opțiuni de îndeplinire.

Etape de bază în procesul de aprovizionare

• Referat de necesitate și aprobare: ciclul începe cu un “referat de necesitate”, un document intern emis de un departament sau de o persoană care trebuie apoi revizuit și aprobat de stakeholderii desemnați pentru a asigura alinierea cererii la restricțiile bugetare și la nevoile de afaceri.
• Selectarea furnizorilor și plasarea comenzilor: După aprobare, departamentul de achiziții solicită și evaluează ofertele sau ofertele de la furnizori pentru a determina cea mai bună concordanță în ceea ce privește prețul, calitatea, condițiile de livrare și alte criterii. Apoi este emisă o comandă de aprovizionare formală, stabilind un acord contractual care specifică parametrii și condițiile convenite pentru vânzare.
• Primirea și reconcilierea bunurilor/serviciilor: Odată ce bunurile sau serviciile sunt livrate, departamentul de aprovizionare inspectează și verifică dacă totul îndeplinește specificațiile și standardele de calitate stabilite în contract și se angajează direct cu furnizorul pentru a rezolva orice probleme sau discrepanțe.
• Prelucrarea plății: Etapa finală implică prelucrarea de către departamentul de contabilitate furnizori a plății în conformitate cu condițiile convenite, completând astfel ciclul de aprovizionare.

Aprovizionare vs. aprovizionare: diferențe cheie

Am discutat deja câteva dintre modurile mari de interacțiune dintre achiziții și achiziții. Mai jos sunt câteva dintre diferențele mai granulare dintre acești doi termeni confundați:

• Domeniul de aplicare și focalizarea

  • Aprovizionarea include totul, de la identificarea și validarea nevoilor de afaceri până la selectarea furnizorilor, negocierea contractelor și gestionarea relațiilor în curs. Aprovizionarea se concentrează pe maximizarea valorii organizației de-a lungul timpului, nu doar în ceea ce privește economiile de costuri, ci și calitatea îmbunătățită a produselor, livrarea serviciilor, satisfacția clienților și inovația furnizorilor.
  • În schimb, cumpărarea este mai „în momentul de față”. Aceasta implică activitățile specifice de comandare a bunurilor și serviciilor, primirea acestora, inspectarea lor pentru calitate și acuratețe și procesarea plăților. Achizițiile se concentrează în primul rând pe eficiența și eficacitatea procesului de cumpărare, subliniind controlul costurilor, respectarea bugetelor și livrarea la timp a bunurilor și serviciilor.

• Durată proces

  • Aprovizionarea este un proces ciclic, în curs, care implică planificarea și gestionarea pe termen lung. Aceasta necesită o evaluare și o adaptare continue pentru a satisface nevoile de afaceri și condițiile de piață în schimbare.
  • Achiziționarea, pe de altă parte, este, de obicei, un proces mai scurt, mai specific sarcinilor. Ciclul de aprovizionare se încheie odată ce bunurile sau serviciile sunt primite și furnizorii sunt plătiți (deși analizele performanței și analiza cheltuielilor pot influența deciziile viitoare de aprovizionare).

• Luarea deciziilor

  • Achizițiile cuprind atât luarea deciziilor, cât și furnizarea de informații și informații pentru a informa deciziile respective. De la ultimul etaj până la atelierul de fabricație, companiile se bazează pe informațiile oferite de echipele lor de aprovizionare pentru a le ajuta să facă alegeri rapide și încrezătoare care se aliniază la costurile, riscurile, sustenabilitatea și obiectivele de conformitate ale companiei.
  • Scopul principal al echipelor de achizitie este de a indeplini nevoile imediate in mod eficient, in limitele limitelor bugetare, si conform celor "cinci drepturi" de achizitie: calitatea corecta, cantitatea, pretul, locul si timpul.

• Relația cu furnizorii

  • Achizițiile au scopul de a construi relații cu furnizorii care să ofere avantaje competitive de-a lungul timpului și să contribuie la creșterea și succesul reciproc. Acest management al relației implică evaluări periodice, colaborare privind îmbunătățirile și eforturi comune de dezvoltare.
  • În timp ce aprovizionarea încorporează cu siguranță elemente de gestiune a relațiilor cu furnizorii (SRM), de obicei vizualizează aceste relații printr-o lentilă mai tranzacțională și axată pe sarcini. Accentul se pune pe îndeplinirea clauzelor contractuale, în loc să se dezvolte legături strategice mai profunde.

• Gestionarea riscurilor și conformitatea

  • Aprovizionarea are, de obicei, o viziune mai amplă, mai completă, asupra riscurilor, inclusiv asupra problemelor globale care pot cauza întreruperea lanțului de aprovizionare, asupra unei game complexe de probleme de conformitate și reglementare, precum și asupra schimbărilor pieței și evenimentelor în general. Încorporează evaluări cuprinzătoare ale riscurilor și strategii de atenuare în procesele de selecție și gestionare a furnizorilor.
  • Și, în timp ce aprovizionarea se poate suprapune peste aceste probleme mai ample, aceasta se concentrează în principal pe riscurile operaționale legate de livrare, conformitatea specificațiilor și procesele de plată. Scopul este de a se asigura că operațiunile zilnice sunt optimizate – nu perturbate – prin activități de achiziție.

Ce este software-ul de aprovizionare electronică și cum poate ajuta?

Software-ul E-Procurement este o platformă bazată pe cloud sau instalată local care facilitează gestionarea electronică a diverselor procese de aprovizionare. Aceasta include automatizarea sourcing-ului, gestiunea comenzilor ferme, procesarea facturilor, gestiunea furnizorilor și multe altele. Prin integrarea acestor procese într-o platformă unică, unificată, software-ul de aprovizionare electronică oferă o abordare mai coerentă și mai eficientă a gestionării sarcinilor de aprovizionare. Transformă digital aprovizionarea într-un proces simplificat, bazat pe date, care are ca rezultat numeroase beneficii pentru afacerea dvs.:

• Eficiența costurilor: Prin automatizarea sarcinilor de aprovizionare de rutină, cum ar fi emiterea de comenzi de aprovizionare și facturi de prelucrare, puteți minimiza aspectele prea complexe ale aprovizionării pentru a obține rezultate mai rapide și mai precise și pentru a reduce costurile administrative. În plus, software-ul e-Procurement oferă, de obicei, instrumente mai bune pentru gestiunea bugetului și urmărirea cheltuielilor, ajutându-vă să rămâneți în limite financiare în timp ce vă optimizați cheltuielile.
• Optimizarea proceselor: caracteristici precum comenzile de aprovizionare electronice, fluxurile de lucru de aprobare automatizate și plățile electronice integrate accelerează procesul de aprovizionare, reducând timpii ciclului de la aprovizionare la plată, precum și potențialul de erori. Această eficiență crescută nu numai că vă economisește timp, dar îmbunătățește și productivitatea echipelor dvs.
• Vizibilitate îmbunătățită: prin consolidarea seturilor de date disparate (în mai multe sisteme) într-un tablou de bord cuprinzător, soluțiile de aprovizionare electronică oferă echipelor o imagine mai detaliată a tuturor nivelurilor lanțului logistic. Acest lucru permite urmărirea mai precisă a cheltuielilor și analiza bazată pe AI în timp real.
• Gestiunea furnizorilor: Cele mai bune sisteme includ caracteristici pentru gestionarea informațiilor despre furnizori, urmărirea performanței furnizorilor și promovarea unor relații mai bune cu furnizorii. Printr-o platformă centralizată, conectată, aceste instrumente permit accesul la datele la cerere ale furnizorilor și o mai bună comunicare și colaborare cu furnizorii dvs.
• Gestiunea riscurilor: Conformitatea și minimizarea riscurilor sunt îmbunătățite prin standardizarea proceselor și alinierea la reglementările fiscale, guvernamentale și de sustenabilitate, atât la nivel local, cât și global. Traseele de audit robuste și vizibilitatea pe mai multe niveluri a lanțului de aprovizionare sprijină și mai mult răspunsurile proactive la risc. În plus, aceste sisteme vă permit să monitorizați performanța furnizorilor și să păstrați înregistrări detaliate, protejându-vă și mai mult afacerea împotriva daunelor.
• Sprijin pentru luarea deciziilor strategice și sourcing: soluțiile de aprovizionare pe bază de AI suportă inițiative de sourcing strategic, inclusiv planificarea necesarului de materiale. Acestea oferă analize și analize detaliate care pot fi utilizate pentru orice, de la alegerea furnizorilor și produselor potrivite pentru efectuarea mai eficientă a activităților de aprovizionare.

Citiți mai multe