Depășirea metodelor tranzacționale de aprovizionare

Aprovizionarea a evoluat de la aprovizionarea tranzacțională și păstrarea evidențelor la o disciplină de gestiune cu mai multe fațete. Astăzi, necesită abilități tactice, analitice și interpersonale. Aprovizionarea rămâne procesul de cercetare, determinare sursă de aprovizionare, aprovizionare, primire, inspectare și aprobare a plății pentru toate bunurile și serviciile pe care o companie trebuie să le opereze. De la materii prime si utilaje pana la onorarii de consultanta si mese de conferinta, acest grup important este implicat.

Pe lângă prioritățile de limitare a costurilor, aprovizionarea joacă din ce în ce mai mult un rol mai mare în strategia de venituri a unei organizații. În același timp, această echipă ocupată are oportunități și presiuni suplimentare ale unui lanț global de aprovizionare pentru a naviga, împreună cu așteptările clienților privind viteza și transparența. Acest lucru determină întreprinderile să caute noi modalități de eficientizare a proceselor și de protejare a datelor companiei.

Definirea și beneficiile achizițiilor publice în colaborare

Aprovizionarea în colaborare se referă la alinierea strategică și integrarea activităților de aprovizionare între departamentele interne, furnizori și parteneri externi. Abordarea poate valorifica puterea de cumpărare colectivă și poate ajuta companiile să reducă costurile, să îmbunătățească eficiența, să extindă vizibilitatea și să consolideze conformitatea.

În loc să opereze în silozuri, participanții partajează informații pentru a simplifica sourcing-ul, contractarea, aprovizionarea, gestiunea furnizorilor și plățile. În contextul sistemelor software de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), aprovizionarea în colaborare poate fi integrată prin platforme digitale precum SAP Business Network. Aceste soluții native în cloud acționează ca un hub pentru a conecta achizitorii și furnizorii în timp real, pentru a automatiza tranzacțiile și pentru a încuraja colaborarea. Acest lucru duce la mai puțină fricțiune, chiar dacă cumpărătorii, partenerii și furnizorii pot desfășura operațiuni pe diferite soluții software și hardware.

De ce aprovizionarea colaborativă nu mai este opțională

Profesioniștii în aprovizionare sunt presați între disponibilitatea incertă a materialelor și cheltuielile legate de stocarea stocurilor suplimentare din cauza creșterii costurilor. Cu toate acestea, echipele de aprovizionare trebuie să facă totul în timp ce rămân conforme și în limitele bugetului. Dintr-o dată, un rol operațional istoric are acum un impact direct asupra rezultatelor comerciale. Pentru a reuși, aceștia caută noi instrumente și procese pentru a ajuta echipele interne să facă mai mult în fiecare zi, fără cheltuieli excesive.

Modelele tradiționale de aprovizionare se străduiesc să țină pasul cu întreruperile globale, cu schimbările de reglementare și cu așteptările în creștere ale clienților. Ele se caracterizează prin procese manuale, instrumente vechi și metode de comunicare fragmentate.

Chiar și organizațiile care utilizează sisteme ERP moderne bazate pe cloud pot fi contestate de lipsa de transparență în procesele și calendarele furnizorilor lor. Rezultatul este o capacitate limitată de a vizualiza în mod eficient inventarul și starea comenzilor sau a plăților, printre altele.

Pentru a reduce diferența, echipele de aprovizionare din întreaga lume își extind soluțiile ERP pentru a partaja în siguranță cu furnizorii și pentru a automatiza datele pe platforme cloud dedicate achizițiilor în colaborare și altor funcții ale lanțului de aprovizionare. Acest lucru abordează provocările comune și oferă beneficii, cum ar fi:

• Îmbunătățirea vizibilității permițând tuturor părților să vadă starea fiecărei tranzacții.
• Reducerea timpilor de ciclu prin automatizarea comenzilor ferme, a facturilor și a plăților.
• Îmbunătățirea relațiilor cu furnizorii prin obiective comune și urmărirea performanței.
• Reducerea riscurilor prin colaborare proactivă și planificare pentru situații neprevăzute.

Aceste noi capacități permit echipelor să treacă de la operațiuni tranzacționale la operațiuni strategice, făcând aprovizionarea colaborativă nu doar benefică, ci esențială.

Roluri, procese și părți interesate cheie în colaborarea în domeniul achizițiilor publice

Înainte de angajarea bugetului pentru o soluție de colaborare pentru aprovizionare, modificarea fluxurilor de lucru sau angajarea sprijinului IT, este important să evaluați cine ar trebui să fie implicat și calendarul propus.

Construirea unui caz de afaceri pentru colaborarea în aprovizionare este determinată de mai mulți factori: compania recunoaște nevoia sa de modernizare, un impuls spre facturarea electronică pentru eficiența operațională, reglementările fiscale care necesită facturarea electronică și economiile pe termen lung care pot fi reinvestite în alt domeniu al afacerii.

Discuția și introducerea au loc, de obicei, după ce un proiect de migrare în cloud primar a fost executat fără probleme pentru o perioadă de timp. Este util să se cerceteze și să se prezinte indicatori-cheie de performanță pozitivi atunci când se întâlnesc cu părțile interesate pentru a ilustra valoarea modernizărilor recente.

În plus față de departamentul de achiziții, acestea pot include:

• Finanțe care urmăresc cheltuielile de aprovizionare, prognozează bugetarea, asigură conformitatea financiară și sprijină analizele cost-beneficiu.
• Juridic și de conformitate care revizuiește contractele pentru orice aspecte legate de îndeplinirea cerințelor de reglementare și a standardelor de politică internă.
• Operațiuni și gestiunea lanțului de aprovizionare care coordonează logistica, inventarul, detaliile de livrare și metodele de aprovizionare.
• Analiștii IT și de sistem vor evalua soluția cea mai potrivită pentru nevoile companiei și vor supraveghea integrarea datelor cu un furnizor de platforme de aprovizionare.

Instrumente de colaborare pentru aprovizionare: caracteristici și ecosistem

Cele mai recente instrumente de colaborare pentru aprovizionare sunt arhitecturile bazate pe cloud, bazate pe API, care suportă scalabilitatea, interoperabilitatea și schimbul de date în timp real. Cu toate acestea, companiile care încă rulează medii on-premise sau hibride pot profita de aceste instrumente moderne prin intermediul middleware și conectori.

În timp ce platformele de aprovizionare sunt relativ noi, capacitățile pe care le permit sunt atragerea atenției profesioniștilor din domeniul finanțelor și al gestionării aprovizionării. De exemplu, SAP Business Network acceptă peste trei milioane de companii să efectueze tranzacții și să colaboreze între ele. Utilizatorii se bucură de automatizarea proceselor care economisesc timp și apreciază că platforma rezolvă problemele de compatibilitate și integrare. Participanții își configurează mediile de afaceri pentru a trimite și primi date cu oricine altcineva din rețea, indiferent de sistemul ERP pe care îl utilizează. Dacă vânzătorii sau furnizorii unei companii nu se află deja în rețea, invitațiile pot fi trimise pentru a se alătura cu ușurință – adesea gratuit.

Aceasta este o îmbunătățire semnificativă față de procesele mai vechi, cum ar fi schimbul electronic de date (EDI) și trimiterea foilor de calcul înainte și înapoi prin e-mail. În timp ce EDI le permite furnizorilor și achizitorilor să facă schimb electronic de comenzi ferme și facturi, arhitectura sa rigidă nu permite automatizarea acurateței sau verificările de conformitate. Acestea trebuie efectuate manual atât de către expeditor, cât și de către destinatar, ceea ce adaugă timp și introduce posibilitatea erorilor. De asemenea, sistemele EDI nu pot efectua analize ale datelor conținute în documente sau nu pot produce o raportare atentă. Capacitățile de aprovizionare în colaborare rezolvă multe dintre aceste probleme.

Caracteristicile cu valoare adăugată pe care le puteți căuta într-o soluție de colaborare pentru aprovizionare includ:

• Partajarea documentelor: activați comenzile ferme electronice automate, facturile, plățile și confirmările.
• Descoperire rețea: Căutați furnizori noi care îndeplinesc anumite criterii sau evaluări, după nevoi de sourcing, primiți oferte și multe altele.
• Portaluri de autoservire a furnizorilor: Se permite furnizorilor să gestioneze profiluri, să răspundă la RFQ-uri, să schimbe comenzile ferme către facturi și să transmită facturi, precum și să urmărească comenzile.
• Tablouri de bord de funcții analitice: oferă analize privind cheltuielile, performanța furnizorilor și eficiența proceselor.
• Orchestrarea workflow-ului: automatizați aprobările, escaladările și gestionarea excepțiilor.
• Garanții de conformitate: potriviți comenzile ferme și facturile, asigurați-vă că comenzile și facturile respectă parametrii și contractele achizitorului, utilizați furnizorii aprobați în funcție de țară și îndepliniți cerințele de reglementare.
• Integrarea cu sistemele ERP: asigurarea consistenței datelor și eliminarea majorității intrărilor manuale în mediile ERP.

Platformele de aprovizionare în colaborare permit tranzacții securizate, fără atingere și coordonare în timp real. Acestea fac parte dintr-un ecosistem mai larg care include aprovizionarea, logistica și rețelele de informații despre active – creând un lanț logistic digital unificat.

Obstacole comune în materie de achiziții publice colaborative de evitat

În ciuda numeroaselor beneficii ale platformelor de colaborare în domeniul achizițiilor publice, cumpărarea poate fi în continuare o provocare. Acest lucru este, de obicei, din mai multe motive: oboseala transformării, sincronizarea, rezistența furnizorilor sau lipsa datelor privind rentabilitatea investiției. Acest lucru este de înțeles având în vedere numărul de echipe implicate, planificarea tehnică și investiția inițială.

Cu toate acestea, managerii de achiziții pot aborda aceste preocupări prin educarea părților interesate utilizând puncte de durere tangibile și rezultate pozitive. Exemplele includ:

Lipsa integrării: Sistemele deconectate împiedică fluxul de date și vizibilitatea.
Soluție: Utilizați o platformă nativă ERP pentru a asigura o integrare fără întreruperi.

Participarea limitată a furnizorilor: Este posibil ca furnizorii să fie lenți în adoptarea platformelor digitale.
Soluție: Oferiți asistență pentru integrarea în funcție nouă și evidențiați beneficiile reciproce, precum plăți mai rapide și erori reduse. Ei pot descoperi că mulți dintre vânzătorii și clienții lor sunt deja în rețea.

Riscuri de securitate și conformitate: Partajarea datelor între organizații introduce vulnerabilități.
Soluție: Alegeți o platformă cu securitate robustă, piste de audit și certificări de conformitate.

Lipsa vizibilității: Sistemele discrete necesită procese manuale de aprovizionare în mai multe etape.
Soluție: Permite crearea în comun a contractelor, facturarea electronică și urmărirea performanței într-un sistem partajat.

Costuri suplimentare: Conducerea nu poate fi înclinată să aloce un buget suplimentar.
Soluție: Executați un program pilot și furnizați statistici validate privind rentabilitatea investiției pentru a vinde investiții suplimentare.

Dacă conducerea nu este încă convinsă, rapoartele unor terțe părți ar putea să-și asume ezitările. Conform Cărții albe IDC Business Value, „Valoarea comercială a SAP Business Network — pentru organizațiile achizitorilor”¹ clienți se pot aștepta la returnări pozitive ale rentabilității investiției sub forma:

• Viteza de lansare pe piață mai rapidă.
• Livrare mai rapidă a produselor și a comenzilor.
• O integrare mai rapidă a noilor parteneri.
• Livrare mai rapidă a documentelor.
• Utilizarea sporită a comenzilor electronice.
• Reducerea timpilor ciclului de aprobare a facturii.
• Mai multe facturi prelucrate fără excepție.

Alte resurse ale terțelor părți care pot fi utile sunt calculatorul valorii operaționale^{IDC 2} și Cartea albă privind valoarea comercială IDC, „Valoarea comercială a SAP Business Network – pentru organizațiile de^{vânzări”.” 3} După ce cumpărarea este confirmată, este timpul să creați o foaie de parcurs pentru a trece de la procesele stabilite la workflow-urile care economisesc timp.

Elaborarea unei foi de parcurs de colaborare pentru liderii în aprovizionare

Deși integrarea unei soluții de colaborare pentru aprovizionare este o întreprindere minoră în comparație cu o migrare cloud la nivel de companie, crearea unei foi de parcurs strategice este recomandată pentru rezultate optime. Acest exercițiu permite tuturor părților să gândească prin nevoile, cerințele și așteptările lor. Este, de asemenea, timpul potrivit pentru a planifica orice etape de gestionare a modificărilor sau instruire. Angajații sunt apoi pregătiți să utilizeze noile instrumente de colaborare pentru aprovizionare imediat ce sunt disponibile. Pașii sugerați de luat în considerare sunt:

1. Evaluează maturitatea curentă: evaluează procesele, sistemele și implicarea părților interesate existente. Cu ce se luptă echipa ta cu cei mai mulți? Ce etape sunt cele mai predispuse la eroare sau comunicare greșită? Ce nu vrea să schimbe echipa?
2. Definiți obiective de colaborare: aliniați-vă cu prioritățile companiei, precum economiile de costuri, agilitatea sau sustenabilitatea. Care sunt prioritățile dvs.? Cum vei defini succesul? Facturare mai rapidă? Mai puține erori? Un lanț logistic mai rezistent?
3. Selectați platforma potrivită: Alegeți instrumentele care se integrează cu sistemul dvs. ERP și susțineți nevoile dvs. de colaborare. Furnizorii sau furnizorii utilizează deja o platformă de aprovizionare? Dacă nu, asigurați-vă că se pot alătura cu ușurință, astfel încât adoptarea este mai probabilă.
4. Implicarea părților interesate: Implicarea din timp a achizițiilor publice, a finanțelor, a IT și a furnizorilor pentru a obține contribuții, pentru a răspunde la întrebări și pentru a asigura cumpărarea. Selectați platforma de aprovizionare care îndeplinește cel mai bine nevoile tuturor.
5. Pilot și iterare: începeți cu un grup mic de furnizori sau categorii, măsurați rezultatele și rafinați. De exemplu, dacă un furnizor cheie este deja în rețeaua pe care o selectați, integrați mai întâi cu acesta. Configurați fluxuri de lucru, instruiți echipa și evaluați îmbunătățirile pe o perioadă stabilită, precum trei luni.
6. Scalați și optimizați: Dacă beneficiile și rentabilitatea investiției sunt convingătoare, implementați pentru restul partenerilor, furnizorilor și cumpărătorilor dvs. Extinde colaborarea pentru a rafina procesele, utilizând funcțiile analitice pentru a obține îmbunătățire continuă.

Începeți să explorați astăzi colaborarea pentru aprovizionare

Zilele proceselor de achiziție tranzacțională manuală și silențioasă sunt în curs de eliminare treptată cu ajutorul rețelelor bazate pe cloud care permit companiilor să facă comerț cu mai puțină fricțiune. Echipele de aprovizionare care utilizează aceste instrumente noi pot:

• Descoperiți furnizori noi și veniți rapid la condițiile contractuale
• Răspunde mai rapid la circumstanțele în schimbare ale lanțului logistic
• Obțineți o vizibilitate mai bună asupra tuturor etapelor procesului de cumpărare și vânzare
• Respectă toate reglementările și politicile interne și externe

Utilizarea unei platforme de aprovizionare colaborativă introduce vizibilitatea, eficiența și conformitatea în lanțul dvs. de aprovizionare. Soluția potrivită este gata atunci când vă aflați și există multe opțiuni disponibile pentru a sprijini transformarea companiei dvs.