Ce este un sistem de management al salarizării?

Un sistem de gestiune a statelor de plată este utilizat pentru a calcula retribuțiile angajaților, orele lucrate, deducerile și reținerea impozitelor pe perioada de plată. Este adesea integrat îndeaproape cu funcționalitatea de timp și prezență în sistemele HR de bază pentru a asigura o remunerație exactă pentru orele lucrate.

O organizație poate gestiona manual calculul salarial, poate utiliza o soluție specializată de gestiune a calculului salarial sau poate externaliza această funcție unui furnizor terț. Un sistem de gestiune a statelor de plată este o componentă de bază a managementului capitalului uman (HCM).

De ce este important un sistem de management al statelor de plată?

Un sistem de gestiune a statelor de plată poate ajuta companiile să reducă complexitatea, să gestioneze riscul și să se scaleze eficient. În plus, software-ul avansat de salarizare oferă oamenilor posibilitatea de a genera rapoarte importante, de a aduna informații despre tendințe și de a integra datele cu sistemele informatice HR (HRIS) și sistemele de management HR (HRMS). Utilizând o soluție modernă de gestiune a salarizării, echipele pot îmbunătăți acuratețea, pot reduce volumul de lucru manual și pot integra calculul salarial cu alte procese HR de bază.

Gestionarea exactă a salarizării este esențială pentru departamente precum resursele umane (HR). HR și statele de plată au nevoie de acces la informații despre salariu, beneficii și starea angajaților pentru a menține cu exactitate evidențele companiei și pentru a asigura conformitatea cu reglementările fiscale și legile muncii.

Să greșești conformitatea poate fi costisitoare. În 2023, IRS a evaluat angajatorii americani aproximativ 8,5 miliarde de dolari sub formă de penalități civile pentru calcularea greșită sau lipsa plăților, iar în 2021 o campanie și un proces de „nume și rușine” au dus la amenzi și costuri de reparație de milioane de lire sterline pentru sute de angajatori britanici. Chiar și greșelile minore pot duce la jenă publică, la o pierdere de credibilitate și la un moral scăzut, motiv pentru care este important ca companiile să obțină un management corect al statelor de plată.

Care sunt unele metode de gestionare a statelor de plată?

Întreprinderile de toate dimensiunile trebuie să gestioneze și să mențină un stat de plată precis pentru a plăti angajații la timp și pentru a rămâne conforme. Există diferite opțiuni, precum și beneficii și dezavantaje pentru fiecare. Iată cele trei metode principale de gestionare a statelor de plată:

1. Gestiunea manuală a calculului salarial: Acest tip de gestiune a calculului salarial implică introducerea manuală a salariilor, deducerilor și taxelor de calcul salarial într-o foaie de calcul sau într-un software simplu de contabilitate. Întreprinderile mici și startup-urile ar putea fi tentate să utilizeze gestionarea manuală a statelor de plată pentru a economisi costurile. Cu toate acestea, această metodă este îndelungată și potențial vulnerabilă la amenințările la adresa securității, la pierderea datelor și la eroarea umană.
2. Software de management al salarizarii: Acest tip de software specializat ajuta companiile sa organizeze si sa eficientizeze automatizarea salarizarii. Din ce în ce mai mult, organizațiile își execută software-ul de automatizare a calculului salarial în cloud pe baza unui model de abonament. Un astfel de software poate ajuta organizațiile să evite erorile costisitoare de calcul salarial, să rămână la curent cu actualizările de conformitate, să se scaleze în toate regiunile pe măsură ce operațiunile se extind în noi zone geografice și să mențină organizate și securizate datele angajaților.
3. Externalizarea statelor de plată: companiile care nu au dorința sau resursele necesare pentru a executa gestiunea internă a statelor de plată pot angaja un furnizor de servicii externe pentru a gestiona acest proces. În timp ce o companie terță poate elimina o parte din povara administrativă, acest lucru poate fi costisitor și necesită renunțarea la un control direct al procesului.

Care sunt fazele procesului de gestiune a calculului salarial?

Statul de plată a definit etapele pe care organizațiile trebuie să le urmeze pentru a se asigura că sistemul funcționează conform și eficient. La urma urmei, un singur pas greșit poate duce la o plată întârziată sau amendă. Multe organizații utilizează software-ul de automatizare a salarizării pentru a eficientiza acești pași și pentru a reduce efortul manual.

Iată cele trei faze principale ale managementului statelor de plată:

1. Faza pre-salarizare presupune colectarea datelor esențiale ale angajaților, cum ar fi statutul angajării, ratele orare și orele suplimentare, salariul, informațiile de urmărire a timpului, orice bonusuri, ore suplimentare sau comisioane, timp liber sau concediu plătit și deduceri. Organizațiile trebuie, de asemenea, să se asigure că sistemul lor de calcul salarial este configurat cu cele mai recente date, politici de lucru și reglementări de conformitate.
2. Faza de calcul implică calcularea plății brute și apoi aplicarea deducerilor pentru a obține plata netă a angajatului sau pentru a lua acasă. Este esențial să obțineți orice aprobări interne necesare pentru a dispersa fondurile la timp și pentru a menține calculul salarial la timp.
3. Faza post-salarizare presupune distribuirea salariilor către angajați, realizarea contribuțiilor de asigurări sociale și de pensii, păstrarea unor evidențe financiare exacte și depunerea formularelor și rapoartelor necesare la agențiile guvernamentale. În funcție de locul în care se află compania, angajatorii vor trebui să dețină evidențe ale angajaților pentru un anumit număr de ani. De exemplu, IRS afirmă că întreprinderile din SUA ar trebui să țină evidența impozitelor pe ocuparea forței de muncă timp de cel puțin patru ani. Echipele interne ar trebui, de asemenea, să revizuiască periodic procesele interne pentru a asigura acuratețea și a aborda orice domenii care necesită îmbunătățiri.

Care sunt funcțiile unui sistem de gestiune a statelor de plată?

Software-ul modern de calcul salarial în cloud poate ajuta companiile cu o gamă largă de funcții. La fundație sunt patru activități de bază:

• Calcularea salariilor angajaților: automatizarea calculelor gros-to-net, aplicarea deducerilor și asigurarea conformității cu reglementările fiscale și de muncă relevante.
• Prelucrare taxe calcul salarial: calculare, reținere și remitere taxe către agențiile guvernamentale corespunzătoare.
• Întreținerea cerințelor de păstrare a evidențelor statelor de plată: păstrați rapoartele fiscale trimestriale și anuale, înregistrările de calcul salarial pregătite pentru audit și formularele de sfârșit de an necesare.
• Furnizarea declarațiilor de plată ale angajaților: Oferiți angajaților o defalcare clară a veniturilor și deducerilor lor în fiecare perioadă de plată, cu acces la informații periodice și anuale prin declarații pe suport de hârtie sau în format electronic.

Dincolo de aceste funcții de bază, sistemele moderne de calcul salarial sprijină, de asemenea, un set mai larg de capabilități integrate care ajută organizațiile să gestioneze mai eficient datele despre forța de muncă și să îmbunătățească experiența angajaților:

• Integrarea statelor de plată cu sistemele HR, timp și finanțe: Conectați datele de calcul salarial cu sistemele informatice HR, cu instrumentele de urmărire a timpului și prezenței și cu instrumentele de contabilitate sau financiare pentru a menține consistența informațiilor despre angajați pe toate platformele și pentru a reduce intrarea manuală.
• Sincronizarea datelor despre timp și prezență: sincronizarea timpului lucrat, concediilor, regulilor privind orele suplimentare și alte informații despre program pentru a ajuta la asigurarea unei remunerații exacte și la reducerea activității administrative.
• Gestionarea beneficiilor, deducerilor și componentelor complexe de plată: Gestionați comisioanele, bonusurile, alocațiile, rambursările, ajustările retroactive și alte tipuri de plăți variabile.
• Susținerea conformității și localizării globale: Aplicați diferite reguli fiscale, monede și cerințe de raportare legală pentru a suporta operațiunile în mai multe regiuni și țări.
• Furnizarea de rapoarte, tablouri de bord și istorice de audit: oferă tablouri de bord în timp real, rapoarte personalizate și istorice de audit detaliate pentru a ajuta echipele de HR și financiare să monitorizeze costurile forței de muncă, să analizeze tendințele forței de muncă și să sprijine prognozarea și evaluările conformității.
• Activare self-service angajați: Permiteți angajaților să acceseze declarațiile de plată, să actualizeze informațiile personale, să revizuiască deducerile și să solicite concediu prin intermediul instrumentelor intuitive de self-service.
• Oferind cicluri de plată flexibile și opțiuni de plată: Gestionați execuțiile în afara ciclului, ajustările, avansurile, decontările finale și programele de plată multiple pentru a sprijini nevoile diverse ale forței de muncă.

Care sunt beneficiile utilizării unui sistem de management al salarizării bazat pe cloud?

Sistemele de state de plată susțin o mai mare eficiență și ajută companiile să economisească sarcini HR consumatoare de timp. Iar cu software-ul de calcul salarial în cloud și o interfață de acces-oriunde, echipele de salarizare au la îndemână instrumente receptive și puternice. Iată câteva dintre beneficiile de top:

• Calcule exacte: Automatizarea calculelor ajută companiile să evite erorile atunci când procesează calculul salarial, asigurând plata la timp, exactă.
• Asistența de conformitate: Atunci când sunt adoptate noi legi sau când legile existente se modifică, software-ul de gestionare a statelor de plată este mult mai bine poziționat pentru a încorpora aceste modificări ale reglementărilor, asigurându-se că companiile rămân înaintea termenelor critice și evită sancțiunile. Pentru companiile care operează în mai multe regiuni și țări, calculul salarial avansat bazat pe cloud include capacități de localizare globală pentru a le menține conforme.
• Accesul la formularele fiscale: Angajații își pot accesa cu ușurință formularele fiscale pe cont propriu, reducând povara resurselor umane.
• Opțiuni de plată flexibile: Angajații pot alege dacă doresc să fie plătiți prin depozit sau cec direct sau prin intermediul unei alte opțiuni oferite de companie.
• Păstrarea detaliată a evidențelor: Echipele pot consolida detaliile de calcul salarial pe baza datelor în timp real și pot genera rapoarte personalizate prin apăsarea unui buton. Utilizarea funcțiilor analitice pentru datele de calcul salarial pentru a identifica tendințele și tiparele ajută departamentul HR și liderii companiei să ia decizii de afaceri mai bune.
• Self-service pentru angajați: Angajații își pot accesa fluturașii de salariu, cu o defalcare a plăților și deducerilor, sporind transparența.
• Erori reduse de calcul salarial: Software-ul de calcul salarial cloud ajută la eliminarea nevoii de introducere manuală a datelor și a calculelor și a posibilității însoțitoare de erori.
• Alerte automate: Administratorii de state de plată pot activa alarmele din software pentru a atrage atenția asupra potențialelor probleme și pentru a configura mementouri privind datele importante, termenele limită și actualizările de conformitate.

Evoluția salarizării

Salarizarea a fost mult timp privită ca o funcție back-office - esențială, dar adesea trecută cu vederea. Astăzi, această percepție se schimbă. După cum s-a evidențiat într-un articol din Forbes al președintelui SAP SuccessFactors, Dan Beck, salarizarea devine un factor strategic de încredere, transparență și transformare în întreaga forță de muncă.

“Salarizarea nu ține doar de calcule; este un angajament față de oamenii tăi”, scrie Beck. „Când este exactă, oportună și transparentă, creează încredere, consolidează cultura ta și menține angajații implicați.”

IA accelerează această schimbare. De la declarații de salariu personalizate la detectarea fraudelor și analize strategice ale forței de muncă, software-ul de calcul salarial în cloud pentru companii ajută organizațiile să depășească tranzacțiile pentru a oferi experiențe semnificative angajaților. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, de exemplu, utilizează AI-ul pentru:

• Creșteți transparența plăților cu funcții precum Explicarea plății mele, care simplifică datele complexe ale fluturașilor de salariu.
• Creșteți eficiența și reduceți erorile prin identificarea anomaliilor înainte ca acestea să afecteze plățile.
• Detectează fraudele și asigură conformitatea prin analiza în timp real a tiparelor.
• Descoperă analize strategice privind compensațiile și costurile forței de muncă pentru a informa planificarea și bugetarea.

Cum sa alegi un sistem de management al salarizarii

Când vine vorba de alegerea sistemului de management al salarizării, este esențial ca factorii de decizie de afaceri să își evalueze nevoile și dorințele înainte de a selecta un sistem. După ce au determinat ce pot cheltui și caracteristicile lor obligatorii, pot adresa următoarele întrebări:

1. Care este nivelul de reputație și experiență al furnizorului?
   Consultați site-urile de recenzii, citiți experiențele clienților și studiile de caz și analizați avantajele și dezavantajele unui furnizor. De asemenea, înscrieți-vă pentru o demonstrație live sau o încercare gratuită pentru a testa software-ul înainte de a-și asuma un angajament.
2. Cât de sigur este sistemul?
   Aflați dacă furnizorul utilizează criptarea, dacă respectă reglementările privind protecția datelor și dacă oferă acces personalizabil la utilizator. Aflați mai multe despre procesele de backup și recuperare a datelor.
3. Furnizorul sprijină țările și teritoriile în care se desfășoară activitatea?
   Aflați nivelul de localizare furnizat pentru locațiile în care compania își desfășoară activitatea sau intenționează să se extindă. Aceasta include limba, moneda, data și suportul pentru fusul orar și merge mult mai departe în câmpuri, calcule și rapoarte specifice care ar putea fi diferite în fiecare țară.
4. Furnizorul ajută companiile să rămână în conformitate cu reglementările în schimbare?
   Determină dacă furnizorul monitorizează reglementările legale care afectează calculul salarial și furnizează actualizări la timp pentru a ajuta la conformitate. De asemenea, aflați dacă un furnizor sprijină rapoartele necesare pentru depunerea dosarelor la diverse agenții și pentru ce țări și teritorii.
5. Software-ul se integrează cu alte sisteme?
   Căutați un furnizor care oferă integrarea cu sistemele existente, precum software-ul HCM, pentru a păstra consistența informațiilor cheie, pentru a evita duplicarea introducerii datelor și pentru a preveni posibilele erori. Un sistem de calcul salarial care oferă acces API poate permite organizațiilor să își personalizeze platforma și să se conecteze cu alte instrumente, dar acest lucru vine și cu nevoia de a se asigura că aceste integrări rămân la curent cu orice modificări efectuate în toate sistemele conectate.
6. Care sunt capabilitățile de raportare?
   Află ce tipuri de rapoarte poate genera un furnizor, precum o analiză a contribuțiilor la pensie sau a obligațiilor fiscale pentru calculul salarial. De asemenea, a se vedea dacă există caracteristici analitice pentru a ajuta la prognoză și luarea deciziilor.
7. Costul se potrivește bugetelor sau creșterii așteptate?
   Determinați numărul de locuri necesare pentru licențiere și costurile totale de la comisioanele inițiale la cele recurente. Aflați dacă platforma se poate extinde pe măsură ce afacerea crește ca dimensiune și complexitate. Echilibrează aceste costuri cu costurile potențiale ale calculului salarial incorect sau cu nerespectarea reglementărilor legale.

Cazuri de utilizare gestiune calcul salarial după sector industrial

Iată câteva exemple de software de salarizare pentru întreprinderile în acțiune. Industriile de extindere arată modul în care companiile au implementat software-ul de calcul salarial în cloud și și-au îmbunătățit cu succes operațiunile de HR și salarizare.

Imobiliare

După ce s-a extins de la 450 la 670 de angajați pe parcursul a doi ani, unul dintre cele mai mari grupuri imobiliare din Australia a avut nevoie de un sprijin mai bun din partea echipei și de eficiență operațională. O platformă HR consolidată cu state de plată integrate în nucleu a ajutat organizația să îmbunătățească acuratețea, viteza și conformitatea.

Sport și divertisment

O companie majoră de sport și divertisment a avut ca scop consolidarea experienței angajaților și luarea deciziilor la locul de muncă. Cu o singură sursă de date, organizația a automatizat procesele HR, a redus timpul de integrare, a optimizat calculul salarial și a îmbunătățit analizele privind forța de muncă.

Produse de consum

Una dintre cele mai mari companii alimentare din lume are nevoie pentru a-și moderniza procesele pentru a îmbunătăți experiența și cultura angajaților. Un sistem cloud de gestionare a statelor de plată a permis lucrătorilor din Orientul Mijlociu să acceseze instrumente de self-service și informații cheie de pe smartphone-urile lor.

Modernizarea bazei dvs. de calcul salarial

Afacerile axate pe creștere, de toate dimensiunile, pot beneficia de rafinarea proceselor de salarizare și de consolidarea conexiunii dintre HR, finanțe și operațiuni. Cu sistemul adecvat, organizațiile pot rămâne conforme, se pot adapta la reglementările în schimbare și pot sprijini mai bine angajații din toate regiunile.

O abordare modernă a salarizării oferă echipelor mai multă flexibilitate, îmbunătățește acuratețea și oferă vizibilitatea necesară pentru a lua decizii încrezătoare - indiferent dacă compania se extinde pe piețe noi sau pur și simplu vizează reducerea complexității administrative.

Iată o listă de verificare utilă pentru HR și statele de plată, care ajută companiile să se asigure că sunt echipate pentru a sprijini obiectivele de afaceri, pentru a face față provocărilor viitoare și pentru a răspunde nevoilor angajaților. Pentru a aprofunda situația, explorați modul în care SAP SuccessFactors Employee Central Payroll vă poate ajuta să simplificați procesele de state de plată pentru forțele de muncă globale, respectând în același timp reglementările specifice țării și regionale în timp util, sigur și eficient.

Întrebări frecvente