Definiție gestiune stocuri

Gestiunea stocurilor este procesul pe care companiile îl utilizează pentru a supraveghea fiecare etapă a ciclului de viață al produsului – de la materii prime din fabrică până la produse finite în depozit până la produse ambalate la punctul de vânzare. Obiectivele sale sunt de a depăși variabilitatea lanțului de aprovizionare, de a îndeplini nivelurile dorite de servicii pentru clienți la cel mai mic cost rezonabil și de a păstra doar cantitatea corectă de inventar la îndemână.

Ce este inventarul?

Primul pas pentru înțelegerea gestiunii stocurilor este realizarea a ceea ce este inventarul. Consumatorii tind să se gândească la stocuri ca produse finite. Dar pentru o afacere, inventarul este orice trebuie să se odihnească. Dacă o companie face supă, inventarul său ar putea include orice, de la roșii la cutii de ambalare la combustibilul din camioanele de livrare care duc supa la magazinul alimentar.

În general, există patru tipuri de inventar:

1. Materii prime și componente: toate pozițiile care ajung în produsul finit. În exemplul de supă, acesta ar fi fiecare ingredient pentru fiecare parte a rețetei, inclusiv făina care intră în tăiței și condimentele care scot bulionul.

2. Producție neterminată (PN): După cum sugerează și numele, toate stocurile sunt pregătite și ambalate în prezent. Aplicarea optimizării stocurilor în această etapă ajută la elaborarea celor mai eficiente procese din punct de vedere al costurilor și al timpului.

3. Produse finite: produsele finale ale procesului de producție care sunt pregătite pentru a fi distribuite la revânzători sau livrate clienților. Aceste articole sunt complet asamblate, ambalate, etichetate și verificate pentru standarde de calitate, făcându-le gata de utilizare.

4. Întreținerea, repararea și aprovizionarea (MRO): Toate materialele de suport care sunt necesare în producția și livrarea articolelor, dar care nu sunt incluse ca parte a produsului final. Într-o fabrică de producție, aceasta ar include lucruri păstrate la îndemână, cum ar fi lubrifianții, uneltele, piesele de schimb sau materialele de curățare utilizate pentru întreținerea mașinilor.

În timp ce acestea sunt cele mai comune tipuri de stocuri, unele companii pot avea mult mai multe subcategorii, în funcție de tipul lor specific de funcționare.

De ce este importantă gestionarea stocurilor?

În termeni simpli, scopul managementului stocurilor este de a găsi un echilibru între oferta unei companii de stocuri și cererea cumpărătorului pentru aceasta. În timp ce inventarul poate fi unul dintre cele mai mari active ale unei companii, acesta poate fi, de asemenea, o responsabilitate majoră. Acest lucru se datorează faptului că stocul costă bani și, fără o gestionare adecvată, poate deveni dezechilibrat, legând resursele de numerar ale unei companii în stoc excedentar sau epuizând veniturile prin vânzări pierdute din cauza lipsei de stoc.

Gestiunea eficientă a stocurilor ajută la prevenirea numeroaselor cheltuieli și pericole potențiale implicate în transportarea stocurilor în exces, cum ar fi:

• Depozitare

• Marfă deteriorată sau furt

• Deșeuri și probleme de sustenabilitate

• Necesar/valoare degresivă

• Ramificații fiscale

Gestionarea eficientă a stocurilor ajută, de asemenea, companiile să elimine consecințele problemei opuse – neavând suficient inventar:

• Linii de producție blocate

• Ferestre lipsă de producție și livrare

• Pierderea loialității clienților, a reputației și a cotei de piață

• Profituri mai mici

Dar a decide ce și când să comanzi nu este o chestiune simplă, indiferent de mărimea unei companii. Acest lucru se datorează faptului că gestionarea stocurilor este un proces complex – țesut în elemente de finanțe, operațiuni, bugetare și planificare, lanț de aprovizionare și logistică.

Etape în gestionare inventar

Nivelul de complexitate implicat în gestionarea stocurilor variază foarte mult în funcție de dimensiunea și natura afacerii. De exemplu, o mică operațiune care face doar câteva produse sau face produse care nu necesită multe componente sau ingrediente va avea procese mai raționalizate și un lanț de aprovizionare mai puțin complicat pentru a gestiona. Pe de altă parte, o corporație mare care produce multe produse diferite sau extrem de complexe va avea mai multe procese care se alimentează între ele, precum și un lanț de aprovizionare pe mai multe niveluri.

Cu toate acestea, toate procesele de gestionare a stocurilor împărtășesc câțiva pași fundamentali:

1. Planificarea și comandarea: Comandarea produselor, materiilor prime sau componentelor potrivite la momentul potrivit necesită o mulțime de date. Începe cu înțelegerea cererii de produse prin intermediul previziunilor de marketing și vânzări, luând în considerare schimbările sezoniere și evaluând factorii economici.

2. Livrare: Bunurile sunt livrate la unitatea companiei. Pentru producători, acest lucru înseamnă primirea de materii prime și subcomponente. Pentru distribuitorii angro și detailiști, aceasta înseamnă primirea de produse finite care sunt pregătite pentru a fi vândute clienților.

3. Revizuire și depozitare: Inventarul este de obicei catalogat într-un sistem de gestiune a depozitului pentru urmărire ușoară utilizând unități de gestiune stocuri (UGS) și coduri de produs universale (UPC). Organizarea logică a zonei de depozitare, cum ar fi aranjarea locațiilor de produs într-un model și etichetarea fiecărei zone și raft, facilitează sortarea, localizarea și gestionarea produselor. Un sistem organizat asigură faptul că inventarul mai vechi este utilizat mai întâi pentru a preveni ca acesta să devină purtat sau deteriorat pe raft. Soluțiile avansate de gestiune a depozitelor pot, de asemenea, să identifice spațiul disponibil și cum să îl utilizeze cel mai bine.

4. Vânzare: Atunci când un distribuitor sau un client final plasează o comandă, procesul de îndeplinire începe, verifică disponibilitatea stocului, extrage produse utilizând UGS-uri și pregătește articolele pentru livrare. Fluxurile de lucru de ambalare și expediere sunt esențiale pentru livrarea la timp. Urmărirea procesului de expediere permite actualizările de stare a comenzii care îmbunătățesc satisfacția clienților.

5. Raportarea și auditul: evidența exactă a inventarului de înregistrări la fiecare pas, de la sosire la depozitare, manipulare și livrare. Auditul regulat, fie manual, fie prin sisteme automatizate, cum ar fi scanerele de coduri de bare, asigură faptul că numărul fizic se potrivește înregistrărilor, ajutând la identificarea discrepanțelor.

6. Reordonare: companiile pot seta puncte de reaprovizionare pentru a declanșa reaprovizionarea atunci când stocul atinge anumite metrici, precum nivelurile de stoc, ratele de rotație sau timpii de ciclu. În funcție de necesar sau de tipul de poziție, aceștia pot utiliza programe de reaprovizionare periodice sau tactici de reaprovizionare de vârf pentru a ajusta nivelurile de stoc în funcție de necesar.

Tipuri de gestiune stocuri

Diferite companii au diferite tipuri de produse, niveluri de cerere și complexități ale lanțului de aprovizionare. Nu există o singură tehnică de gestionare a stocurilor care să funcționeze cel mai bine pentru fiecare companie sau chiar pentru fiecare articol din inventarul unei companii – de fapt, există mai mult de o duzină de moduri de a o aborda și adesea sunt combinate mai multe metode.

Cu toate acestea, acestea sunt cele mai comune șase metode de gestionare a inventarului:

• Segmentare: prioritizează eforturile de gestiune a stocurilor pe baza valorii și criticității elementelor.
  
  Un tip de segmentare utilizat frecvent este analiza ABC, unde:

  • Elementele „A” reprezintă, de obicei, articole cu valoare ridicată, cu cantitate mică, care contribuie cel mai mult la obținerea de venituri, dar necesită un control riguros și o monitorizare frecventă.
  • Elementele „B” au o valoare moderată și necesități moderate de control.
  • Pozițiile “C” sunt poziții cu valoare mică, cu cantitate mare, care necesită un control minim.

• Gestiune stocuri Just-in-Time (JIT): comandă bunuri doar când sunt necesare. Această metodă necesită prognozarea precisă a cererii și relații fiabile cu furnizorii pentru a garanta livrarea la timp.

• Stoc de siguranță: păstrează cantitățile de rezervă de poziții disponibile pentru urgențe, întreruperi ale lanțului de aprovizionare sau creșteri neașteptate ale cererii. Dacă JIT este abordarea Just-in-Time, atunci stocul de siguranță este abordarea just-in-case, deși crește costurile de preluare.

• Cantitatea economică de comandă (EOQ): calculează cea mai eficientă cantitate de comandă utilizând factori precum variabilitatea cererii, timpul de realizare a comenzii și costurile de transport.

• First-in, first out (FIFO): Vinde mai întâi stocuri mai vechi deoarece costul bunurilor vândute (CoGS) reflectă cu exactitate prețurile curente de piață.

• Last-in, first out (LIFO): Vinde cele mai recent produse primele, presupunând că, în perioadele de creștere a prețurilor, acestea vor avea costuri de producție mai mari/CoGS și vor ajuta la reducerea veniturilor impozabile.

8 beneficii comerciale ale gestiunii stocurilor

Pentru a ține pasul cu cerințele în schimbare rapidă ale clienților, companiile trebuie să aibă o imagine exactă a inventarului lor. Chiar dacă implementarea gestiunii stocurilor necesită timp, efort și investiții financiare în procese și infrastructură, este esențial pentru succesul afacerii.

Iată opt beneficii comerciale ale prioritizării gestiunii stocurilor:

1. Venituri crescute: Asigurarea disponibilității produselor potrivite la momentul și locul potrivit pentru a satisface rapid cererea clienților poate crește vânzările și veniturile.

2. Costuri reduse: Minimizarea stocului în exces prin urmărirea precisă și prognozarea cererii reduce costurile de transport asociate cu depozitarea, manipularea și obsolescența.

3. Îmbunătățirea serviciilor pentru clienți: disponibilitatea produselor potrivite atunci când clienții au nevoie de ele sporește satisfacția, loialitatea și reputația mărcii.

4. Eficiență și productivitate sporite: Utilizarea instrumentelor automatizate pentru urmărire și gestionare îmbunătățește semnificativ eficiența, reduce erorile manuale și sporește productivitatea generală în cadrul organizației.

5. Flux de numerar mai liber: analizarea nivelurilor de stocuri îmbunătățește gestiunea fluxului de numerar prin asigurarea faptului că capitalul operațional nu este legat în stocul stagnant.

6. Precizia prognozei: aderarea la tehnici eficiente de gestionare a stocurilor necesită acuratețe de prognozare, astfel încât companiile să poată anticipa tendințele pieței și să planifice mai eficient nivelurile stocurilor.

7. Reducerea riscurilor: Menținerea înaintea provocărilor precum variațiile sezoniere, perturbările lanțului de aprovizionare și fluctuațiile pieței atenuează riscurile și menține stabilitatea operațională.

8. Deșeuri reduse: reducerea numărului de produse care devin învechite, expirate sau deteriorate reduce deșeurile, îmbunătățește eforturile de sustenabilitate și crește profitabilitatea generală. Implementarea strategiilor precum FIFO ajută la optimizarea rotației stocurilor.

Ce este un sistem de gestiune a stocurilor?

Cu atât de mulți factori implicați, gestionarea inventarului poate fi o întreprindere copleșitoare fără ajutorul tehnologiei. Din fericire, sistemele de gestionare a stocurilor au parcurs un drum lung de la începuturile lor modeste ca foi de calcul care urmăresc manual bunurile în depozite.

Soluțiile de gestionare a stocurilor de astăzi pot varia de la produse punctuale independente pentru organizațiile mici și mijlocii la platforme complexe de software de întreprindere ca serviciu (SaaS) care se integrează cu sisteme din întreaga afacere:

• Contabilitate

• Vânzări

• Expediție

• Planificarea resurselor întreprinderii (ERP)

• Instrumente pentru lanțul logistic digital (DSC)

Majoritatea tehnologiilor de gestiune a stocurilor pot monitoriza nivelurile de aprovizionare și stoc, locațiile și mișcările din depozite, precum și urmări intrarea, ridicarea, ambalarea și expedierea produselor. Sistemele premium de gestiune a stocurilor pot oferi automatizare, calcule de costuri și planificare în timp real a scenariilor.

Unii furnizori oferă chiar și personalizare pentru a se potrivi cerințelor specifice de afaceri. De exemplu, o companie de servicii alimentare ar putea încorpora urmărirea datei de expirare și alerte pentru a asigura rotația articolelor perisabile și pentru a minimiza risipa de alimente. Un detailist ar putea integra prognozarea cererii în timp real și puncte de reaprovizionare automatizate pentru a gestiona produsele sezoniere în timpul sezoanelor de vârf și în afara sezonului de vârf.

Exemple de gestiune stocuri în diferite industrii

Gestiunea stocurilor nu este un exercițiu universal. În funcție de nuanțele industriei și operațiunilor lor, companiile vor avea propriile lor probleme și cele mai bune practici pentru a le aborda.

Iată câteva cazuri de utilizare pentru gestionarea stocurilor în cadrul sectoarelor industriale:

• Retail: Atât comercianții cu amănuntul online, cât și magazinele de cărămizi și mortare trebuie să gestioneze o gamă largă de produse și să facă față fluctuațiilor sezoniere ale cererii. Mulți retaileri mari au implementat o gestiune sofisticată a stocurilor de comerț electronic care utilizează funcții analitice de date în timp real pentru a prognoza cu precizie cererea. Tehnologiile precum etichetarea RFID și sistemele de reaprovizionare automatizate ajută la gestionarea nivelurilor de inventar, reduc lipsa stocurilor și îmbunătățesc satisfacția clienților.

• Producție: Fabricile trebuie să echilibreze existența unor materii prime suficiente pentru a satisface cerințele de producție și pentru a evita stocurile excesive care leagă capitalul circulant. Acesta este motivul pentru care mulți producători utilizează gestiunea stocurilor JIT.

• Alimente și băuturi: Restaurantele, cafenelele și comercianții cu amănuntul de alimente se confruntă cu provocări unice de gestionare a stocurilor datorită naturii perisabile a produselor lor. Multe unități folosesc software-ul de gestionare a stocurilor care urmărește nivelurile ingredientelor, datele de expirare și costul rețetelor în timp real pentru a optimiza nivelurile stocurilor și pentru a reduce deteriorarea alimentelor.

• Sănătate: Spitalele, clinicile și farmaciile se bazează pe gestionarea inventarului pentru a asigura disponibilitatea medicamentelor critice și a materialelor medicale. Sistemele automate de inventariere ajută unitățile medicale să urmărească ratele de utilizare, să monitorizeze datele de expirare și să eficientizeze comandarea pentru a preveni deficitele.

Cum de a alege un sistem de gestiune a stocurilor

Nu toate sistemele de gestiune a stocurilor au aceleași capacități și nici toate companiile nu se luptă cu aceleași provocări de inventar. De aceea, este important ca companiile să își identifice principalele probleme de inventar înainte de a cumpăra o soluție.

Iată câteva lucruri pe care companiile ar trebui să le ceară vânzătorilor atunci când iau în considerare candidații pentru sistemul lor de gestiune a stocurilor:

• Integrare: Soluția se integrează perfect cu infrastructura existentă, cum ar fi sistemele POS, platformele de comerț electronic, software-ul ERP și alte aplicații relevante? Sau sunt necesare interfețe definite de utilizator scumpe?

• Caracteristici și funcționalități: oferă soluția capabilități cheie, cum ar fi urmărirea stocurilor, scanarea codurilor de bare, punctele de reaprovizionare automatizate, prognozarea cererii, urmărirea loturilor și a numerelor de serie și raportarea?

• Scalabilitate: Poate soluția să gestioneze dimensiunea și complexitatea inventarului curent, precum și scara pentru creșterea viitoare?

• Cost: Există costuri suplimentare dincolo de prețul autocolantului, cum ar fi abonamentele sau taxele pentru implementare, integrare sau personalizare?

• Recenziile și reputația: Soluția are recenzii și mărturii de la clienții existenți pentru a dovedi un istoric de implementări de succes și suport de încredere pentru clienți?

• Suport și instruire: Soluția este susținută de o echipă de suport receptivă și de documentație de instruire/suport pentru a ajuta implementarea și adoptarea de către utilizatori să funcționeze fără probleme?

Tendințe în gestiune stocuri

Gestiunea stocurilor a evoluat departe de zilele în care comercianții au penalizat stocurile numărate manual în registre cu blat praf. Nu numai că afacerile de astăzi gestionează inventarul digital - de multe ori pe mai multe site-uri geo-distribuite - dar se așteaptă ca gestionarea stocurilor să se încline și mai mult în tehnologia transformatoare în viitor.

Iată câteva tendințe în curs de desfășurare în gestionarea stocurilor:

• Automatizarea depozitelor și robotica: adoptarea tehnologiilor Industry 4.0, inclusiv a inteligenței artificiale (AI), a algoritmilor de învățare automată și IoT a devenit larg răspândită. Aceste tehnologii permit un software avansat de inventariere cu automatizare sporită, reducând dependența de introducerea manuală a datelor predispusă la erori. Depozitele îmbrățișează robotica pentru a eficientiza procesele de gestionare a stocurilor și de îndeplinire a comenzilor cu sortatoare automatizate, drone și automatizarea robotizată a proceselor.

• Capacități AI avansate: Pe măsură ce concurența continuă să se intensifice în sectoarele de retail și producție, capacitățile bazate pe AI, cum ar fi detectarea cererii, devin din ce în ce mai frecvente. Platformele de gestiune a stocurilor pe bază de AI analizează datele istorice de achiziție și indicatorii economici pentru a identifica proactiv tendințele cererii și pentru a ajusta strategiile de inventar.

• IoT și conectivitatea în cloud: Integrarea dispozitivelor IoT și conectate la cloud, împreună cu tranziția la sistemele de inventar bazate pe cloud, amplifică eficiența în procesele de producție, producție, depozit și logistică. Aceste tehnologii oferă actualizări live și acces fără întreruperi la datele de inventar de pe orice dispozitiv wireless, astfel încât toată lumea din organizație să aibă la îndemână cele mai recente informații.

• Funcții analitice predictive și blockchain: Puterea funcțiilor analitice predictive constă în remodelarea gestiunii stocurilor, previzionarea potențialelor întreruperi ale lanțului de aprovizionare și prognozarea necesarului viitor. În plus, adoptarea tehnologiei blockchain sporește transparența lanțului de aprovizionare prin crearea unei înregistrări inalterabile a tuturor tranzacțiilor, promovând încrederea și reducând riscurile.

• Gestiunea inventarului pe toate canalele: creșterea gestiunii stocurilor pe mai multe canale permite companiilor să gestioneze eficient stocurile pe mai multe canale, combinând depozitele la distanță cu magazinele locale de cărămidă și mortar pentru a crea experiențe convenabile clienților. Clienții pot chiar să cumpere online și să ridice în magazin (BOPIS) sau să primească livrări mai rapide de la depozitele locale.

• Imprimare 3D la cerere: Utilizarea tehnologiei de imprimare 3D pentru producția internă de piese și produse în interiorul depozitului a devenit o opțiune viabilă, reducând costurile de expediere și timpii de întoarcere, permițând în același timp personalizarea produselor.

• Inventarul gestionat de furnizor (VMI)/stocul gestionat de furnizor (SMI): Adoptând o abordare colaborativă a gestiunii stocurilor, VMI/SMI implică vânzătorii/furnizorii care se angajează activ în monitorizarea și reaprovizionarea produselor, reducând povara asupra companiilor și îmbunătățind eficiența gestiunii stocurilor prin date și analize partajate.

• Logistica inversă: optimizarea proactivă a procesului de retur are un impact semnificativ asupra gestiunii stocurilor prin reducerea costurilor, îmbunătățirea satisfacției clienților și minimizarea impactului asupra mediului cu mai puține retururi de produse.

• Integrarea sustenabilității: Platformele moderne de gestionare a stocurilor consolidează eforturile de sustenabilitate, aducând îmbunătățiri operaționale care promovează reciclarea și reduc deșeurile.

Aflați mai multe despre gestiunea stocurilor

Nu doar gestionați stocul – optimizați-l

Descoperă cum planificarea integrată a afacerii de la SAP te ajută să gestionezi obiectivele de inventar în întregul lanț logistic. Obține echilibrul optim între investițiile în stocuri, gestiunea riscurilor și nivelul serviciilor pentru clienți.

Aflați mai multe

Producția digitală în fabricile inteligente ale viitorului

Producția și inovarea tehnologică merg mână în mână, dar realizarea acestei creșteri poate fi o provocare pentru producătorii mijlocii cu resurse mai limitate. Citește acest raport Oxford pentru analize bazate pe cercetare privind modul în care tehnologia și integrarea datelor îi ajută să concureze cu rivali mai mari.

Aflați mai multe

Întrebări frecvente

Ce este inventarul?

Consumatorii tind să se gândească la stocuri ca produse finite. Dar pentru o afacere, inventarul este orice trebuie să se odihnească.

Care este diferența dintre inventar și stoc?

Deși termenii inventar și stoc sunt adesea utilizați interschimbabil, cele două cuvinte au semnificații subtil diferite în gestiunea stocurilor. În timp ce stocurile sunt doar produse finite pregătite pentru vânzare, inventarul se referă la întreaga gamă de poziții a unei companii, inclusiv la materiile prime, producția neterminată și produsele finite. Un stoc este un inventar, dar viceversa nu este neapărat adevărat.

Ce sunt stocurile gestionate de furnizor (VMI) și stocurile gestionate de furnizor (SMI)?

Sunt același lucru. În loc ca clientul să plaseze comenzi, furnizorul (furnizorul) monitorizează nivelurile de inventar și ia decizii de redepozitare la locația clientului pe baza criteriilor convenite. Această abordare colaborativă ajută la îmbunătățirea acurateței inventarului, la reducerea lipsurilor de stoc și la îmbunătățirea eficienței lanțului de aprovizionare.

Care este diferența dintre gestiunea stocurilor și optimizarea stocurilor?

Gestiunea stocurilor se referă la stabilirea unor obiective de productivitate și eficiență ridicate pentru toate operațiunile de inventar. Optimizarea stocurilor este un subset de gestiune a stocurilor care se referă mai specific la marjele de profit și la minimizarea pierderilor. Aceasta implică gestionarea și controlul strategic al nivelurilor de articole pentru a maximiza eficiența, a reduce costurile și a satisface cererea clienților.

Care este diferența dintre gestiunea stocurilor și controlul stocurilor?

Gestiunea stocurilor este supravegherea strategică și optimizarea mai largă a stocurilor pentru a satisface cererea clienților, pentru a minimiza costurile și pentru a evita stocarea excedentară sau lipsa stocurilor. Controlul stocurilor se ocupă cu urmărirea precisă și acuratețea nivelurilor de inventar pentru a preveni discrepanțele, pierderile și furturile.

Care este diferența dintre un UGS și un UPC?

O unitate de gestiune stocuri (UGS) este un cod alfanumeric utilizat intern de către companii pentru a urmări inventarul. Acestea sunt exclusive pentru fiecare companie și ajută la gestionarea și identificarea produselor specifice în cadrul sistemului lor de inventar. UGS-ul poate include informații cum ar fi dimensiunea, culoarea și alte variații ale produsului.

Un cod de produs universal (UPC) este un cod de bare standardizat, de 12 cifre, utilizat la nivel global pentru a urmări vânzările și inventarul și pentru a identifica produsele la punctul de vânzare. Acestea sunt create de producător pentru a se asigura că un produs poate fi identificat oriunde în lume prin codul său de bare unic.

Citiți mai multe