Definirea gestiunii stocurilor

Gestiunea stocurilor este procesul prin care companiile monitorizează și controlează fiecare etapă din ciclul de viață al produsului – de la materiile prime din fabrică, la produsele finite din depozit și până la articolele vândute în punctul de vânzare. Obiectivele sale sunt să depășească variabilitatea din lanțul logistic, să atingă nivelurile dorite de servicii cu clienții la cel mai redus cost posibil și să mențină exact cantitatea potrivită de stoc disponibil.

Ce este stocul?

Primul pas pentru a înțelege gestiunea stocurilor este să clarifici ce înseamnă „stoc”. Consumatorii tind să creadă că stocul înseamnă doar produse finite. Dar pentru o companie, stocul reprezintă orice trebuie reaprovizionat. Dacă o firmă produce supă, stocul poate include orice de la roșii, la conservele pentru ambalare, până la combustibilul din camioanele care livrează supa către magazine.

În general, există patru tipuri de stoc:

1. Materii prime și componente: Toate elementele care ajung în produsul finit. În exemplul cu supa, acestea includ fiecare ingredient din rețetă, de la făina pentru tăiței la condimentele care aromatizează baza supei.

2. Producția în curs (WIP): După cum sugerează numele, reprezintă tot stocul aflat în proces de preparare și ambalare. Optimizarea stocurilor în această etapă ajută la definirea unor procese eficiente din punct de vedere al costurilor și timpului.

3. Produse finite: Produsele rezultate în urma procesului de producție, gata să fie distribuite revânzătorilor sau livrate clienților. Aceste articole sunt complet asamblate, ambalate, etichetate și verificate conform standardelor de calitate, fiind pregătite pentru utilizare.

4. Materiale pentru mentenanță, reparații și operațiuni (MRO): Toate materialele de suport necesare pentru producerea și livrarea produselor, dar care nu fac parte din produsul final. Într-o fabrică, acestea includ lubrifianți, unelte, piese de schimb sau materiale de curățenie folosite pentru întreținerea utilajelor.

Deși acestea sunt cele mai comune tipuri de stocuri, unele companii pot avea multe alte subcategorii, în funcție de specificul operațiunilor lor.

De ce este importantă gestiunea stocurilor?

Pe scurt, obiectivul gestiunii stocurilor este să găsească echilibrul între oferta unei companii și cererea cumpărătorilor. Deși stocurile pot fi unul dintre cele mai valoroase active ale unei companii, ele pot deveni și o pierdere majoră. Asta pentru că stocurile costă bani, iar fără o gestionare adecvată pot deveni dezechilibrate, blocând resurse financiare în stocuri excedentare sau generând pierderi prin vânzări ratate din cauza lipsei de stoc.

O gestiune eficientă a stocurilor ajută la prevenirea numeroaselor costuri și riscuri asociate cu menținerea unor niveluri excesive de stoc, cum ar fi:

• Depozitarea

• Deteriorarea sau furtul mărfurilor

• Deșeuri și probleme de sustenabilitate

• Scăderea cererii/valorii

• Ramificații fiscale

Gestionarea eficientă a stocurilor ajută, de asemenea, companiile să depășească consecințele problemei opuse – să nu aibă suficiente stocuri:

• Linii de producție blocate

• Ferestre de producție și livrare ratate

• Pierderea loialității clienților, a reputației și a cotei de piață

• Reducerea profiturilor

Dar a decide ce și când să comanzi nu este deloc simplu, indiferent de dimensiunea companiei. Asta pentru că gestiunea stocurilor este un proces complex – care îmbină elemente de finanțe, operațiuni, bugetare și planificare, lanț logistic și logistică operațională.

Pași în gestionarea stocurilor

Nivelul de complexitate implicat în gestiunea stocurilor variază semnificativ în funcție de dimensiunea și natura afacerii. De exemplu, o operațiune mică, ce produce doar câteva articole sau produse care nu necesită multe componente sau ingrediente, va avea procese mai simple și un lanț logistic mai puțin complicat de gestionat. În schimb, o corporație mare, care produce multe articole diferite sau produse foarte complexe, va avea procese multiple care se influențează reciproc, precum și un lanț logistic cu mai multe niveluri.

Totuși, toate procesele de gestiune a stocurilor împărtășesc câțiva pași fundamentali:

1. Planificarea și comandarea: Comandarea produselor, materiilor prime sau componentelor potrivite la momentul potrivit necesită o mulțime de date. Începe cu înțelegerea cererii de produse prin prognoze de marketing și vânzări, luând în considerare modificările sezoniere și evaluând factorii economici.

2. Livrarea: Bunurile sunt livrate la unitatea companiei. Pentru producători, aceasta înseamnă primirea materiilor prime și a subcomponentelor. Pentru distribuitorii angro și retaileri, înseamnă primirea de produse finite care sunt pregătite să fie vândute clienților.

3. Revizuire și depozitare: Stocurile sunt, de obicei, catalogate într-un sistem de gestiune a depozitului (WMS) pentru o urmărire facilă, folosind coduri SKU (stock-keeping units) și coduri universale de produs (UPC). Organizarea logică a spațiului de depozitare, de exemplu, aranjarea locațiilor produselor după un tipar clar și etichetarea fiecărei zone și fiecărui raft face ca produsele să fie ușor de sortat, localizat și gestionat. Un sistem bine organizat asigură utilizarea mai întâi a stocurilor mai vechi, prevenind deteriorarea sau expirarea acestora. Soluțiile avansate de management al depozitului pot identifica, de asemenea, spațiul disponibil și modul optim de utilizare a acestuia.

4. Vânzarea: Atunci când un distribuitor sau un client final plasează o comandă, procesul de îndeplinire este declanșat: se verifică disponibilitatea stocului, produsele sunt preluate pe baza codurilor SKU și sunt pregătite pentru livrare. Fluxurile de ambalare și expediere sunt esențiale pentru o livrare la timp. Urmărirea procesului de expediere permite actualizarea statusului comenzii, ceea ce îmbunătățește satisfacția clienților.

5. Raportare și audit: Evidența corectă permite urmărirea stocurilor în fiecare etapă: de la recepție la depozitare, manipulare și livrare. Auditurile regulate, fie manuale, fie prin sisteme automatizate precum scanerele de coduri de bare, asigură că numărătorile fizice corespund înregistrărilor, ajutând la identificarea discrepanțelor.

6. Reaprovizionarea: Companiile pot seta puncte de reaprovizionare pentru a declanșa completarea stocurilor atunci când acestea ating anumite praguri, cum ar fi nivelurile de stoc, ratele de rotație sau timpii de ciclu. În funcție de cerere sau de tipul articolului, pot fi utilizate programe periodice de reaprovizionare sau tactici de „top-off” pentru ajustarea nivelurilor de stoc în funcție de consum.

Tipuri de gestiune a stocurilor

Firmele au tipuri diferite de produse, niveluri diferite de cerere și grade variate de complexitate în lanțul logistic. Nu există o singură tehnică de gestiune a stocurilor care să funcționeze cel mai bine pentru fiecare companie sau chiar pentru fiecare articol din stocul unei companii. De fapt, există peste o varietate de abordări, iar în practică sunt combinate mai multe metode.

Totuși, acestea sunt cele mai comune șase metode de gestionare a stocurilor:

• Segmentarea: Prioritizează eforturile de gestiune a stocurilor pe baza valorii și criticității articolelor.
  
  Un tip frecvent utilizat de segmentare este analiza ABC, unde:

  • Articolele „A” reprezintă, de obicei, articole cu valoare mare și cantitate redusă, care contribuie cel mai mult la venituri, dar necesită control riguros și monitorizare frecventă.
  • Articolele „B” au valoare moderată și necesită un nivel mediu de control.
  • Articolele „C” sunt articole cu valoare redusă și cantitate mare, care necesită un control minim.

• Gestiunea stocurilor just-in-time (JIT): Comanzi bunurile doar atunci când sunt necesare. Această metodă necesită prognoze de cerere foarte precise și relații solide cu furnizorii pentru a asigura livrări la timp.

• Stoc de siguranță: Păstrezi cantități suplimentare pentru situații de urgență, întreruperi în lanțul logistic sau creșteri neașteptate ale cererii. Dacă JIT este abordarea just-in-time, stocul de siguranță este abordarea just-in-case, deși crește costurile de stocare.

• Cantitatea economică de comandă (EOQ): Calculează cantitatea optimă de comandă folosind factori precum variabilitatea cererii, timpii de livrare și costurile de stocare.

• First-in, first-out (FIFO): Vinde mai întâi stocurile mai vechi, astfel încât costul bunurilor vândute (CoGS) să reflecte corect prețurile actuale ale pieței.

• Last-in, first-out (LIFO): Vinde mai întâi articolele produse cel mai recent, pornind de la premisa că, în perioade de creștere a prețurilor, acestea au costuri de producție/CoGS mai mari și pot reduce baza impozabilă.

8 beneficii comerciale ale gestiunii stocurilor

Pentru a ține pasul cu cererea clienților, care se schimbă rapid, companiile trebuie să aibă o imagine precisă asupra stocurilor lor. Chiar dacă implementarea gestiunii stocurilor necesită timp, efort și investiții în procese și infrastructură, aceasta este esențială pentru succesul afacerii.

Iată opt beneficii comerciale ale prioritizării gestiunii stocurilor:

1. Creșterea veniturilor: Asigurarea disponibilității produselor potrivite, la momentul și în locul potrivit, pentru a răspunde rapid cererii clienților, poate crește vânzările și veniturile.

2. Reducerea costurilor: Minimizarea stocurilor excedentare prin urmărire precisă și prognozarea cererii reduce costurile de stocare, manipulare și depreciere.

3. Îmbunătățirea serviciilor cu clienții: Disponibilitatea produselor atunci când clienții au nevoie de ele consolidează satisfacția, loialitatea și reputația brandului.

4. Eficiență și productivitate sporite: Utilizarea instrumentelor automatizate pentru urmărire și gestionare îmbunătățește semnificativ eficiența, reduce erorile manuale și crește productivitatea la nivelul întregii organizații.

5. Eliberarea fluxului de numerar: Analiza nivelurilor de stoc îmbunătățește gestionarea fluxului de numerar, asigurând că resursele financiare nu sunt blocate în stocuri stagnante.

6. Precizia prognozei: Aplicarea unor tehnici eficiente de gestiune a stocurilor îmbunătățește precizia prognozelor de cerere, permițând companiilor să anticipeze tendințele pieței și să planifice nivelurile de stoc mai eficient.

7. Reducerea riscurilor: Anticiparea provocărilor precum variațiile sezoniere, întreruperile din lanțul logistic și fluctuațiile pieței ajută la diminuarea riscurilor și menținerea stabilității operaționale.

8. Reducerea risipei: Limitarea produselor care devin depășite, expirate sau deteriorate reduce risipa, sprijină inițiativele de sustenabilitate și crește profitabilitatea. Strategii precum FIFO optimizează rotația stocurilor.

Ce este un sistem de gestiune a stocurilor?

Având în vedere numărul mare de factori implicați, gestiunea stocurilor poate deveni o activitate copleșitoare fără ajutorul tehnologiei. Din fericire, sistemele de gestiune a stocurilor au evoluat mult față de începuturile lor modeste, când bunurile erau urmărite manual în tabele.

Soluțiile moderne de gestiune a stocurilor pot varia de la produse independente pentru organizațiile mici și medii până la platforme complexe de tip enterprise software-as-a-service (SaaS), care se integrează cu sisteme din întreaga companie:

• Contabilitate

• Vânzări

• Expediție

• Enterprise resource planning (ERP)

• Instrumente pentru lanțul logistic digital (DSC)

Majoritatea tehnologiilor de gestiune a stocurilor pot monitoriza nivelurile de aprovizionare și stoc, locațiile și mișcările din depozit, precum și urmări recepția, ridicarea, ambalarea și expedierea produselor. Sistemele premium de gestiune a stocurilor pot oferi automatizare, calcularea costurilor și planificare în timp real a scenariilor.

Unii furnizori oferă chiar personalizare pentru a se potrivi cerințelor specifice de afaceri. De exemplu, o companie de servicii alimentare ar putea include urmărirea datei de expirare și alerte pentru a asigura rotația articolelor perisabile și pentru a minimiza risipa de alimente. Un retailer ar putea integra prognozarea cererii în timp real și punctele de reaprovizionare automatizate pentru a gestiona produsele sezoniere în timpul sezoanelor de vârf și în afara sezonului de vârf.

Exemple de gestiune a stocurilor în diferite industrii

Gestiunea stocurilor nu este un proces universal, aplicabil în aceeași formă tuturor companiilor. În funcție de particularitățile industriei și operațiunilor lor, companiile vor avea propriile provocări și propriile bune practici pentru a le aborda.

Iată câteva exemple de utilizare a gestiunii stocurilor în diverse industrii:

• Retail: Atât retailerii online, cât și magazinele fizice trebuie să gestioneze o gamă largă de produse și să facă față fluctuațiilor sezoniere ale cererii. Mulți retaileri mari au implementat soluții sofisticate de gestiune a stocurilor pentru e-commerce, care folosesc analize de date în timp real pentru a prognoza cererea cu acuratețe. Tehnologii precum etichetarea RFID și sistemele automate de reaprovizionare ajută la menținerea nivelurilor optime de stoc, reducerea lipsei de stoc și îmbunătățirea satisfacției clienților.

• Producție: Fabricile trebuie să echilibreze disponibilitatea materiilor prime pentru a susține producția cu evitarea stocurilor excedentare care blochează capitalul circulant. Acesta este motivul pentru care mulți producători utilizează gestiunea stocurilor JIT.

• Alimente și băuturi: Restaurantele, cafenelele și comercianții de produse alimentare se confruntă cu provocări specifice din cauza naturii perisabile a produselor lor. Multe unități folosesc software de gestiune a stocurilor care urmărește nivelurile ingredientelor, datele de expirare și costurile pe rețetă în timp real, pentru a optimiza stocurile și a reduce risipa alimentară.

• Sănătate: Spitalele, clinicile și farmaciile depind de gestiunea stocurilor pentru a asigura disponibilitatea medicamentelor și materialelor medicale esențiale. Sistemele automatizate de inventar ajută la urmărirea ratelor de consum, monitorizarea datelor de expirare și eficientizarea comenzilor pentru a preveni deficitele.

Cum să alegi un sistem de gestiune a stocurilor

Nu toate sistemele de gestiune a stocurilor au aceleași capabilități, iar companiile nu se confruntă cu aceleași provocări. De aceea, este important ca organizațiile să își identifice principalele probleme legate de gestiunea stocurilor înainte de a achiziționa o soluție.

Iată câteva aspecte pe care companiile ar trebui să le discute cu furnizorii atunci când evaluează un sistem de gestiune a stocurilor:

• Integrare: Se integrează soluția fără probleme cu infrastructura existentă – cum ar fi sistemele POS, platformele de e-commerce, software-ul ERP și alte aplicații relevante? Sau sunt necesare interfețe personalizate costisitoare?

• Funcționalități și capabilități: Oferă soluția capabilități esențiale precum urmărirea stocurilor, scanarea codurilor de bare, puncte automate de reaprovizionare, prognoza cererii, urmărirea loturilor și seriilor, precum și raportare?

• Scalabilitate: Poate soluția să gestioneze volumul și complexitatea actuală a stocurilor și să se scaleze odată cu creșterea viitoare a afacerii?

• Costuri: Există costuri suplimentare dincolo de prețul de listă – cum ar fi abonamente, taxe de implementare, integrare sau personalizare?

• Recenzii și reputație: Are soluția recenzii și testimoniale de la clienți existenți care să demonstreze implementări de succes și suport de încredere pentru clienți?

• Suport și instruire: Este soluția susținută de o echipă de suport receptivă și de documentație de instruire/suport care să faciliteze implementarea și adoptarea de către utilizatori?

Tendințe în gestiunea stocurilor

Gestiunea stocurilor a evoluat mult față de perioada în care comercianții notau manual cantitățile numărate în registre prăfuite de pe tejghea. Astăzi, companiile își gestionează stocurile digital – adesea în locații multiple, distribuite geografic – iar în viitor se așteaptă ca gestiunea stocurilor să se bazeze și mai mult pe tehnologii transformatoare.

Iată câteva tendințe actuale în gestiunea stocurilor:

• Automatizarea și robotica în depozite: Adoptarea tehnologiilor Industry 4.0, inclusiv inteligența artificială (AI), algoritmii de machine learning și IoT a devenit larg răspândită. Aceste tehnologii permit soluțiilor moderne de gestiune a stocurilor să ofere un nivel ridicat de automatizare, reducând dependența de introducerea manuală a datelor, predispusă la erori. Depozitele adoptă robotică pentru a eficientiza procesele de gestiune a stocurilor și îndeplinire a comenzilor, folosind sortatoare automate, drone și robotic process automation.

• Capabilități avansate de AI: Pe măsură ce competiția se intensifică în retail și producție, capabilitățile bazate pe AI, cum ar fi detectarea cererii, devin tot mai comune. Platformele de gestiune a stocurilor bazate pe AI analizează datele istorice ale achizițiilor și indicatori economici pentru a identifica proactiv tendințele de cerere și pentru a ajusta strategiile de inventar.

• IoT și conectivitate cloud: Integrarea dispozitivelor IoT și a echipamentelor conectate la cloud, împreună cu tranziția către sisteme de gestiune a stocurilor bazate pe cloud, amplifică eficiența în procesele de producție, depozitare și logistică. Aceste tehnologii oferă actualizări în timp real și acces facil la datele de inventar de pe orice dispozitiv wireless, astfel încât toți utilizatorii din organizație să aibă la îndemână informații actualizate.

• Funcții analitice predictive și blockchain: Funcțiile analitice predictive transformă gestiunea stocurilor, anticipând întreruperile din lanțul logistic și prognozând cererea viitoare. În paralel, adoptarea tehnologiei blockchain crește transparența în lanțul logistic prin crearea unui registru imuabil al tranzacțiilor, consolidând încrederea și reducând riscurile.

• Gestiunea omnicanal a stocurilor: Creșterea modelelor de vânzare multicanal permite companiilor să gestioneze eficient stocurile pe mai multe canale, combinând depozitele centrale cu magazinele fizice pentru a crea experiențe convenabile pentru clienți. Clienții pot cumpăra online și ridica din magazin (BOPIS) sau pot primi livrări rapide din depozitele locale.

• Imprimare 3D la cerere: Utilizarea tehnologiei de imprimare 3D pentru producția internă, la cerere, a pieselor și produselor a devenit o opțiune viabilă, reducând costurile de transport și timpii de livrare și permițând personalizarea produselor.

• Stocuri gestionate de vânzători (VMI)/stocuri gestionate de furnizori (SMI): Abordările colaborative în gestiunea stocurilor, precum VMI/SMI, implică vânzătorii/furnizorii în monitorizarea și reaprovizionarea produselor. Acest lucru reduce povara asupra companiilor și îmbunătățește eficiența prin date și informații partajate.

• Logistica inversă: Optimizarea proactivă a procesului de retur are un impact semnificativ asupra gestiunii stocurilor, reducând costurile, îmbunătățind satisfacția clienților și diminuând impactul asupra mediului prin reducerea retururilor de produse.

• Integrarea sustenabilității: Platformele moderne de gestiune a stocurilor susțin inițiativele de sustenabilitate, aducând îmbunătățiri operaționale care promovează reciclarea și reduc risipa.

Află mai multe despre gestiunea stocurilor

Nu te limita la a-ți gestiona stocurile – optimizează-le

Descoperă cum planificarea integrată a afacerii de la SAP te ajută să gestionezi țintele de inventar pe întregul lanț logistic. Obține echilibrul optim între investiția în stocuri, managementul riscurilor și nivelurile de servicii cu clienții.

Află mai multe

Producția digitală în fabricile inteligente ale viitorului

Producția și inovația tehnologică merg mână în mână, dar realizarea acestei creșteri poate fi o provocare pentru producătorii de dimensiuni medii cu resurse mai limitate. Citește acest raport Oxford pentru analize bazate pe cercetare despre modul în care tehnologia și integrarea datelor îi ajută să concureze cu rivali mai mari.

Află mai multe

Întrebări frecvente

Ce este stocul?

Consumatorii tind să creadă că stocul înseamnă doar produse finite. Dar pentru o companie, stocul reprezintă orice trebuie reaprovizionat.

Care este diferența dintre inventory și stock?

Deși termenii inventory și stock sunt adesea folosiți interschimbabil, în gestiunea stocurilor ei au sensuri puțin diferite. În timp ce stocurile (stock) sunt doar produse finite pregătite pentru vânzare, inventarul (inventory) se referă la întreaga gamă de articole a unei afaceri, inclusiv materii prime, producție în curs și produse finite. Un stoc este un inventar, dar viceversa nu este neapărat adevărată.

Ce sunt stocurile gestionate de vânzător (VMI) și stocurile gestionate de furnizor (SMI)?

Sunt același lucru. În loc ca beneficiarul să plaseze comenzile, vânzătorul (furnizorul) monitorizează nivelurile de stoc și ia deciziile de reaprovizionare la locația clientului, pe baza unor criterii agreate în prealabil. Această abordare colaborativă ajută la îmbunătățirea acurateței stocurilor, reducerea lipsei de stoc și creșterea eficienței lanțului logistic.

Care este diferența dintre gestiunea stocurilor și optimizarea stocurilor?

Gestiunea stocurilor înseamnă stabilirea unor ținte de productivitate și eficiență ridicate pentru toate operațiunile de inventar. Optimizarea stocurilor este un subset al gestiunii stocurilor care se referă mai exact la marjele de profit și la minimizarea pierderilor. Aceasta implică gestionarea strategică și controlul nivelurilor de articole pentru a maximiza eficiența, a reduce costurile și a satisface cerințele clienților.

Care este diferența dintre gestiunea stocurilor și controlul stocurilor?

Gestiunea stocurilor este supravegherea strategică mai largă și optimizarea stocurilor pentru a satisface cererea clienților, pentru a minimiza costurile și pentru a evita stocurile excedentare sau lipsa stocurilor. Controlul stocurilor se ocupă cu urmărirea precisă și acuratețea nivelurilor de stocuri pentru a preveni discrepanțele, pierderile și furtul.

Care este diferența dintre un SKU și un UPC?

Un SKU (stock-keeping unit) este un cod alfanumeric folosit intern de companii pentru a urmări inventarul. Este unic pentru fiecare companie și ajută la gestionarea și identificarea produselor specifice în sistemul intern de inventar. SKU-urile pot include informații precum mărimea, culoarea sau alte variații ale produsului.

Un UPC (universal product code) este un cod de bare standardizat, cu 12 cifre, utilizat la nivel global pentru a urmări vânzările și inventarul și pentru a identifica produsele la punctul de vânzare. UPC-urile sunt create de producător, astfel încât un produs să poată fi identificat oriunde în lume prin codul său de bare unic.

Citește mai mult