Analiza cheltuielilor: ghidul final

În lumea de astăzi a competiției amețitoare și a schimbării fulgerătoare, puteți avea doar momente pentru a profita de o oportunitate sau de a identifica un risc care ar putea fi un schimbător de joc pentru compania dvs. Pentru a pivota rapid și a lua decizii rapide de afaceri, aveți nevoie de încredere - trebuie să simțiți că aveți un intel de încredere pentru a vă susține și a vă oferi o imagine clară a situației dvs. Aici intervine procesul de analiză a cheltuielilor și instrumentele și metodologiile de analiză a cheltuielilor care îl susțin.

Analiza cheltuielilor nu oferă doar analize cheie despre cheltuielile dvs. anterioare, ci oferă și baza pentru instrumentele de analiză pentru prognozarea modelelor de cheltuieli și pentru efectuarea de previziuni strategice pentru planificarea viitoare.

Potrivit unui raport recent al The Economist Group, aproximativ o treime din respondenții suitei C au menționat analiza cheltuielilor ca fiind o prioritate majoră pentru anul următor. Instrumentele puternice de analiză a cheltuielilor, în special cele care încorporează capabilități bazate pe AI, sunt esențiale pentru navigarea complexităților moderne și pentru a vă ajuta să vă optimizați afacerea și operațiunile de aprovizionare.

Prin revizuirea și analizarea sistematică a seturilor de date disparate, soluțiile și practicile de analiză a cheltuielilor vă pot ajuta să descoperiți ineficiențele, să negociați dintr-o poziție mai puternică și să creați relații mai bune cu furnizorii dvs.

Ce este analiza cheltuielilor?

Analiza cheltuielilor este procesul bazat pe date de colectare, curățare, clasificare și analizare a informațiilor complexe despre cheltuieli. Scopul său este de a vă ajuta să îndepliniți obiectivele cheie, cum ar fi costurile de aprovizionare mai mici, o eficiență mai mare și o conformitate mai mare. În centrul său, abordează câteva întrebări care vă ajută să înțelegeți mai bine și să vă optimizați cheltuielile:

• Pe ce cheltuim bani?
• Cât am plătit?
• De la cine cumpărăm?
• Există o modalitate mai bună de a face acest lucru?

Din punct de vedere istoric, analiza cheltuielilor a fost un proces manual și intensiv. Echipele de aprovizionare au trebuit să treacă prin surse de date și foi de calcul disparate, adesea lipsindu-le oportunități sau riscuri. Dar, din fericire, instrumentele de analiză a cheltuielilor pe bază de AI de astăzi automatizează aceste sarcini și oferă analize de date la cerere. Acest lucru eficientizează integrarea și standardizarea datelor din surse multiple și facilitează analiza informațiilor în timp real – ajutându-vă să luați decizii bazate pe inteligență care îmbunătățesc rezultatele afacerii.

Proces de analiză cheltuieli

În timp ce procesul de analiză a cheltuielilor poate varia pentru a reflecta nevoile și provocările unice ale unei companii, aceasta este totuși o întreprindere structurată și sistematică care se bazează pe accesul la rapoarte și seturi de date actualizate continuu, precum și pe analize robuste. Iată cum funcționează un proces tipic:

Capturare date cheltuieli directe, indirecte și de servicii

Aceasta include capturarea de date din diferite sisteme din cadrul afacerii dvs., inclusiv sisteme ERP, contabilitate furnizori (AP), platforme de aprovizionare electronică, sisteme de gestiune a cheltuielilor și unități de afaceri. Informațiile atât pentru cheltuielile directe (cum ar fi materiile prime pentru producție), cât și pentru cheltuielile indirecte (materiale consumabile și utilități de birou) trebuie colectate pentru a oferi o imagine completă a cheltuielilor organizației.

Curățați, dedupe și îmbogățiți datele

Odată ce datele sunt colectate, le puteți curăța și standardiza pentru a le face utile. Acest lucru implică unificarea formatelor, eliminarea duplicatelor și gestionarea câmpurilor goale. Apoi puteți îmbogăți informațiile cu puncte de date suplimentare, precum numere de punctaj de credit pentru fiecare furnizor.

Clasificați toate datele despre cheltuieli

După curățare, trebuie să clasificați datele dvs. în categorii de cheltuieli standard. Această etapă implică crearea unei taxonomii logice care grupează tipuri similare de cheltuieli, facilitând analiza și gestionarea. Gestiunea categoriilor poate include categorii de cheltuieli directe precum materii prime și categorii de cheltuieli indirecte, precum servicii IT.

Concatenare cu date externe

Integrarea datelor externe cu datele despre cheltuieli interne oferă o analiză mai cuprinzătoare. Soluțiile software moderne îmbunătățesc acest proces permițând fuziuni de date și rapoarte personalizate pentru a livra constatări care nu ar fi fost posibile cu sisteme manuale din trecut.

Transformă datele primare în perspective care pot fi puse în practică

Cu ajutorul aplicației de funcții analitice și modelare predictivă, puteți identifica rapid și mai precis tendințele, puteți prognoza cheltuielile viitoare și puteți descoperi oportunitățile pentru economiile de costuri.

Identificarea riscurilor și a oportunităților de reducere a costurilor

Apoi puteți analiza datele dvs. transformate pentru a identifica riscurile potențiale, precum dependențele de furnizor sau problemele de conformitate. Acest proces dezvăluie, de asemenea, oportunități de reducere a costurilor prin evidențierea domeniilor de ineficiență sau de cheltuieli excesive.

Utilizați perspectivele pentru a le oferi utilizatorilor finali instrumentele necesare

Datele sunt cunoștințe, iar cunoașterea este putere. Informațiile și rapoartele personalizate disponibile astăzi pot oferi câteva informații schimbătoare. Dar, în cele din urmă, oamenii trebuie să își asume responsabilitatea de a acționa asupra lor. În acest ultim pas important, este esențial să vă asigurați că împărtășiți (cu echipele potrivite) rezultatele și accesul la inteligența critică.

Analiza beneficiilor cheltuielilor în aprovizionare și în cadrul companiei

Datorită vizibilității și inteligenței sporite, analiza cheltuielilor facilitează realizarea de către echipa de aprovizionare a unora dintre următoarele beneficii:

• Costuri mai mici: Analiza cheltuielilor evidențiază oportunitățile de economisire și riscurile potențiale, ajutându-vă să negociați condiții mai bune, să consolidați achizițiile și să treceți la furnizori mai eficienți din punct de vedere al costurilor.
• O mai bună gestionare a riscurilor: analizarea cheltuielilor vă ajută să identificați plățile excedentare sau modelele care ar putea indica potențiale vulnerabilități ale lanțului logistic.
• Sourcing strategic îmbunătățit: Analizele detaliate privind tendințele cheltuielilor vă permit să luați decizii mai rapide, să negociați dintr-o poziție mai puternică și să aliniați mai bine procesele de sourcing strategic cu obiectivele și obiectivele intercompanii.
• Procese de aprovizionare optimizate: Analiza cheltuielilor vă ajută să identificați ineficiențele și blocajele. Aceste descoperiri pot duce la îmbunătățiri ale proceselor, timpi de ciclu mai rapizi, costuri reduse ale forței de muncă și performanțe de aprovizionare mai bune în general.
• Gestiunea îmbunătățită a relațiilor cu furnizorii (SRM): Puteți utiliza analize privind performanța SRM și a furnizorilor pentru a dezvolta parteneriate mai puternice și pentru a vă asigura că furnizorii dvs. îndeplinesc standardele și așteptările pe care le setați.
• Gestiunea optimizată a contractelor: Adăugarea de funcții analitice la procesul de gestiune a contractelor vă ajută să vedeți dincolo de amprenta fină pentru a identifica provocările și oportunitățile. Aceste analize vă permit să negociați cele mai bune condiții în curs și de reînnoire pe parcursul ciclului de existență al contractului.
• Capacitatea de a evalua performanța: Analiza cheltuielilor permite organizației dvs. să evalueze performanța la nivel intern și în raport cu standardele din industrie, identificând cele mai bune practici, stabilind obiective și stimulând îmbunătățirea continuă.

Exemplu de analiză a cheltuielilor

Prin integrarea soluțiilor de analiză a cheltuielilor, brandul de îmbrăcăminte American Eagle Outfitters și-a optimizat vizibilitatea și conformitatea cheltuielilor în cadrul mai multor categorii de aprovizionare. Acest lucru a permis accesul rapid la datele detaliate despre cheltuieli, ceea ce a ajutat compania să mențină un nivel ridicat de conformitate cu politicile sale de aprovizionare. În special, American Eagle Outfitters a atins în mod constant un obiectiv de 80% pentru conformitatea cu PO, ceea ce se traduce prin economii substanțiale.

În plus, integrarea mai multor sisteme sursă a facilitat analiza cheltuielilor în timp real, permițând American Eagle Outfitters să identifice și să acționeze asupra oportunităților de reducere a costurilor. Această utilizare strategică a soluțiilor integrate de analiză a cheltuielilor a consolidat relațiile dintre vânzătorii American Eagle Outfitters și a îmbunătățit eficiența globală a achizițiilor.

Ce este cheltuiala maverick?

Cheltuielile Maverick, cunoscute și sub numele de cheltuieli necinstite, au loc atunci când angajații dvs. efectuează achiziții care ocolesc politicile dvs. de aprovizionare. Cu usurinta cumpararii online, chiar si bunurile si serviciile B2B pot fi achizitionate din ce in ce mai mult de oricine are o conexiune la internet. Acest tip de cheltuieli poate duce la multe probleme și riscuri, inclusiv costuri mai mari, vizibilitate pierdută, calitate nesigură și potențiale probleme de conformitate dacă cumpărătorul nu respectă cerințele legale sau de reglementare. De asemenea, vă poate deteriora relațiile cu furnizorii preferați, care s-ar putea să nu aprecieze să fie ocoliți.

Prin configurarea soluțiilor de analiză a cheltuielilor pentru a identifica tendințele asociate cheltuielilor maverick - și prin educarea echipelor dvs. cu privire la riscurile acestei practici - vă puteți ajuta să vă protejați împotriva problemelor pe care le cauzează.

Metrică și KPI-uri analiză cheltuieli

Cea mai bună soluție de analiză a cheltuielilor vă poate ajuta să monitorizați diverse metrici și indicatori cheie de performanță (KPI) conveniți prin tablouri de bord și rapoarte în timp real. Astfel de metrici vă oferă o fereastră pentru cheltuielile globale și performanța tuturor furnizorilor, categoriilor, proceselor de sourcing, tarifării și multe altele. Iată câteva KPI-uri comune utilizate în analiza cheltuielilor:

• Economii: Acest KPI de bază măsoară reducerea cheltuielilor realizate prin strategii de achiziții îmbunătățite, negocieri mai bune cu furnizorii și procese mai eficiente. Prin urmărirea economiilor de costuri, puteți cuantifica beneficiile financiare ale eforturilor dvs. de gestiune a cheltuielilor.
• Cheltuieli în gestiune: acest KPI se referă la cheltuielile totale care sunt gestionate activ de echipa de aprovizionare. Vă ajută să înțelegeți cât din cheltuielile dvs. sunt controlate și optimizate. Nivelurile mai ridicate ale cheltuielilor gestionate indică o mai bună supraveghere și practici de achiziții mai eficiente. Metrica asigură faptul că toate cheltuielile sunt vizibile și contabilizate, reducând riscul de cheltuieli maverick.
• Performanță furnizor: puteți compara metrici precum ratele de livrare la termen, ratele defectelor și conformitatea cu condițiile contractuale pentru a evalua performanța furnizorului. Monitorizarea regulată stabilește o bară vizibilă și convenită și promovează relații mai puternice cu furnizorii.
• KPI-uri operaționale: KPI-urile operaționale măsoară eficiența proceselor de aprovizionare. Acestea pot include metrici precum timpul ciclului pentru prelucrarea comenzilor de aprovizionare, acuratețea realizării comenzii și eficiența prelucrării facturilor. Îmbunătățirea KPI-urilor operaționale conduce la procese de aprovizionare mai simplificate și la costuri operaționale reduse.
• Condiții de plată: Un instrument adesea insuficient utilizat, analiza plăților examinează condițiile în care sunt efectuate plățile către furnizori. Acest lucru înseamnă evaluarea unor aspecte precum zilele medii de plată, sconturile pentru plata anticipată luate și conformitatea cu condițiile de plată convenite.
• KPI-uri angajat: KPI-urile angajaților măsoară performanța și productivitatea personalului de aprovizionare. Acestea pot include metrici precum numărul de comenzi de aprovizionare prelucrate per angajat, acuratețea plasărilor comenzilor și nivelul de conformitate cu politicile de aprovizionare. Urmărirea KPI-urilor angajaților vă poate ajuta să identificați nevoile de instruire, să îmbunătățiți performanța generală a echipei și să creșteți eficiența și eficacitatea funcției de aprovizionare.

Ce trebuie să căutați în software-ul de analiză a cheltuielilor

Soluțiile de analiză a cheltuielilor bazate pe AI, bazate pe cloud, sunt esențiale pentru orice strategie serioasă de aprovizionare și lanț logistic. Indiferent de stadiul în care vă aflați în călătoria dvs. de transformare digitală, fiecare pas pe care îl faceți pentru îmbunătățirea integrării, vizibilității și acurateței datelor va da roade atât pe termen scurt, cât și pe termen lung. Căutați următoarele ca câteva dintre caracteristicile cheie pe care ar trebui să le așteptați în software-ul de analiză a cheltuielilor:

• Integrarea cuprinzătoare a datelor: Software-ul ar trebui să se integreze cu sistemele financiare, ERP și ale lanțului de aprovizionare existente pentru a consolida toate datele despre cheltuieli într-un singur loc.
• Tablouri de bord și raportare în timp real: Căutați tablouri de bord customizabile, în timp real, care oferă analize rapide ale metricii cheie a cheltuielilor și ale proceselor de flux de lucru.
• Funcții analitice avansate și capabilități AI: Software-ul ar trebui să utilizeze AI-ul pentru a transforma datele brute în analize care pot fi puse în practică și pentru a prezice tendințele viitoare privind cheltuielile.
• Interfață ușor de utilizat: Asigurați-vă că obțineți o interfață intuitivă, ușor de navigat, care necesită instruire minimă și funcționează atât pe desktop, cât și pe dispozitive mobile.
• Scalabilitate și flexibilitate: Alegeți un software care se poate scala împreună cu organizația dvs., se poate integra cu sisteme noi și se poate adapta la nevoile de aprovizionare în schimbare.
• Caracteristici robuste de securitate și conformitate: Software-ul trebuie să includă măsuri de securitate puternice și să respecte reglementările relevante pentru a proteja datele sensibile.
• Raportare și funcții analitice personalizabile: Selectați software-ul care permite crearea de rapoarte personalizate și analize de date detaliate adaptate nevoilor specifice.

Citiți mai multe