Închiderea financiară este un proces asociat de mult timp cu sarcini plictisitoare, predispuse la erori, susținute de presiuni intense pentru a închide cărțile cât mai repede posibil. Și în timp ce deciziile de afaceri cruciale sunt adesea în echilibru, situațiile financiare și rapoartele pe care acestea depind sunt doar la fel de bune ca acuratețea și fiabilitatea lor.

Astăzi, companiile mijlocii se confruntă cu o concurență intensă și trebuie să fie capabile să-și pivoteze și să-și adapteze modelele de afaceri într-un ritm rapid. Procesele de închidere financiară eficiente și fiabile contribuie la asigurarea încrederii și a vitezei în planificarea și luarea deciziilor de către companii și ajută investitorii și acționarii să recunoască un lucru bun atunci când îl văd.

Ce este închiderea financiară?

Închiderea financiară se referă la un proces recurent de revizuire și reconciliere, care conduce la furnizarea situațiilor financiare și a rapoartelor necesare pentru o imagine detaliată a situației fiscale a companiei. Cu alte cuvinte, închiderea financiară este suma tuturor activităților de gestiune financiară pe care echipele de contabilitate se angajează să le „închidă” într-o anumită perioadă de timp, cum ar fi o lună, un trimestru sau un an fiscal. Obiectivul final al unei închideri contabile este de a furniza rapoarte detaliate și cuprinzătoare, inclusiv:

• Bilanțul sau situația poziției financiare
• Cont de profit și pierderi sau cont de profit și pierderi
• Calcul flux de numerar

Care este diferența dintre „închiderea financiară” și „închiderea cărților”?

Chiar și persoanele care cunosc diferența dintre acești doi termeni, le folosesc adesea oarecum interschimbabil. Cu toate acestea, din punct de vedere operațional, există o distincție între închiderea financiară și închiderea cărților - și una care devine din ce în ce mai importantă pe măsură ce companiile mijlocii încearcă să își integreze mai bine procesele contabile într-un singur sistem cloud, cum ar fi software-ul de planificare a resurselor întreprinderii (ERP).

Iată definiția acestor termeni cheie:

• Închiderea financiară este un termen umbrelă care se referă la toate procesele contabile care intră în închiderea cărților - inclusiv actul de închidere efectivă a cărților. Rezultatul este reprezentat de rapoartele financiare și declarațiile care oferă părților interesate și directorilor o prezentare exactă a situației fiscale a companiei. Acest lucru are loc în mod regulat, care poate fi lunar, trimestrial, anual sau de altă natură.
• Închiderea registrelor este etapa din procesul de închidere financiară când Cartea Mare sau “registrele” sunt reconciliate și închise pentru perioadă. După această etapă, rapoartele financiare sunt elaborate pentru a afișa situația fiscală a companiei pe parcursul acelei perioade.

Etape cheie în procesul de închidere financiară

Practic, există cinci pași în procesul de închidere financiară: înregistrați, analizați, închideți, consolidați și raportați. La stabilirea termenului de închidere, soldul tuturor situațiilor financiare trebuie reconciliat astfel încât registrele să poată fi închise și procesul să poată fi reînceput pentru următoarea perioadă fiscală.

Înregistrare, analizare, consolidare

• Crearea tranzacțiilor financiare implică înregistrarea activelor, pasivelor, capitalului propriu, veniturilor și cheltuielilor din cadrul companiei pentru perioada fiscală respectivă.
• Efectuarea contabilității financiare include sarcini suplimentare precum analiza și reconcilierea de cont, realizarea venitului, calcularea amortizării și contabilitatea regularizărilor.

Închidere

• Închiderea entității este punctul în care ați oprit înregistrarea și reconcilierea tranzacțiilor și sunteți gata să reconciliați și să închideți registrele.
• Închiderea la nivel de companie are loc după închiderea registrelor și include etapele suplimentare necesare pentru consolidarea financiară între divizii și entități juridice, inclusiv maparea la un plan de conturi comun, pentru o anumită conversie într-o monedă comună, eliminări intercompanii și calcularea investițiilor. Pe măsură ce companiile medii se dezvoltă, acestea vor trebui să automatizeze și să integreze unele dintre aceste activități și să obțină acces mai rapid la controale de control și validare.

Raport

• Efectuarea raportării financiare este ultima etapă din procesul de închidere financiară. Pe măsură ce raportarea devine mai complexă și mai solicitantă, echipele financiare simt presiunea de a furniza rapoarte mai rapide și mai flexibile. Interfețele dispozitivelor mobile și sistemele puternice de management financiar sunt un răspuns ideal pentru rularea de rapoarte personalizate, în timp real, oriunde și oricând.

Software-ul ERP de închidere financiară vă poate arăta un instantaneu al sarcinilor rămase de terminat pentru a închide registrele.

Top 5 provocări financiare apropiate

Multe companii mijlocii se confruntă cu provocări contabile globale din ce în ce mai complexe, dar trebuie să se bazeze pe echipe mai mici pentru a face lucrurile. Pentru ei, este esențial să își eficientizeze și să își automatizeze practicile contabile și să facă față acestor provocări.

Iată principalele provocări pentru echipele financiare:

1. Lipsa structurii și a SOP-urilor contabile: Procesul de închidere financiară este „contabilitatea 101” pentru liderii echipei financiare. În companiile mijlocii, acest lucru înseamnă adesea că un cuplu de persoane în vârstă - care cunosc în detaliu procesul de închidere financiară - nu simt nevoia de a introduce proceduri de operare standard (SOP) mai formale, mai granulare. Pe măsură ce întreprinderile devin mai complexe, acestea au nevoie de PSO puternice, dar poate fi o provocare pentru a face buy-in pentru proceduri operaționale mai riguroase, astfel încât orice noi sisteme financiare sau soluții propuse trebuie să poată demonstra rapid beneficii și ușurință în utilizare.
2. Presiunea timpului în închiderea de sfârșit de lună: De la suita C la acționari, deciziile strategice importante depind - chiar și de povestea pe care trebuie să o spună rapoartele financiare apropiate. Deci, viteza devine motivator. Uneori, acest lucru este bun atunci când are ca rezultat o mai mare eficiență și un management al timpului. Dar de prea multe ori duce la scurtături sau silozuri îndoielnice, unde cei mai rapizi oameni sunt însărcinați cu închiderea cărților în loc să își ia timp să disemineze și să automatizeze aceste sarcini în întreaga echipă și să contribuie la o mai bună înțelegere a proceselor standard de închidere financiară în întreaga companie.
3. Date financiare inexacte și întârziate: tot ce este necesar sunt date inexacte sau incomplete dintr-un domeniu de activitate pentru a întrerupe întreaga închidere financiară. Fiecare departament produce facturi, cheltuieli și comenzi de aprovizionare încă în multe companii - în special întreprinderile mijlocii care au crescut rapid - există o lipsă de consistență procedurală în ceea ce privește raportarea financiară. Cererile frantice pentru lucruri la sfarsitul lunii duc la frustrari si greseli. Multe companii sunt provocate de lipsa de instrumente și soluții pentru a sprijini contabilitatea consecventă și continuă și raportarea departamentală - toată luna.
4. Silozuri și integrarea slabă a datelor financiare: pe lângă datele departamentale inexacte și întârziate, echipele financiare se confruntă, de asemenea, cu sisteme de raportare izolate și disparate în întreaga companie, adesea cu metadate sau structuri de date diferite pentru numele și numărul de conturi, numele și numărul de produse, clienți, divizii etc. Acest lucru înseamnă că contabilii nu trebuie doar să reconcilieze și să aibă sens de informații disparate, ci, de asemenea, adesea trebuie să recurgă la procese manuale, predispuse la erori, pentru a se asigura că datele sunt într-o structură consistentă.
5. Lipsa contabilității automatizate: Pe măsură ce companiile mijlocii cresc, la fel și complexitatea cărților lor, ca să nu mai vorbim de necesitatea de a pune în aplicare securitatea corporativă din ce în ce mai dificilă și minuțiozitatea standardelor de guvernanță. Atașându-se de procesele care sunt deja în vigoare, multe companii încearcă să se fixeze pe aceste elemente suplimentare ca sarcini efectuate manual. Acest lucru nu numai că ridică riscul de eroare, ci limitează și scalabilitatea și integrarea datelor. Fără puterea sistemelor de management ERP bazate pe inteligență artificială (AI), companiile mijlocii vor atinge o masă contabilă critică, dincolo de care nu se mai pot dezvolta utilizând procese manuale.

Cele mai bune practici pentru o raportare financiară și o închidere contabilă mai ușoare

Rapoartele și informațiile furnizate de procesul de închidere financiară sunt unele dintre cele mai importante pentru creșterea și funcționarea afacerii dvs. - totuși, datorită complexității și detaliilor lor, acestea sunt adesea printre cele mai temute activități corporative. Dar, prin standardizarea procedurilor, dezvoltarea unor strategii bune de comunicare și utilizarea unor soluții software puternice de contabilitate, companiile pot dezvolta procesul mult mai ușor și mult mai eficient.

• Identificați ineficiențele și procesele contabile predispuse la erori. În timp ce își digitalizează și își modernizează practicile contabile, multe dintre cele mai bune companii mijlocii creează un grup operativ de reprezentanți din toate departamentele. Echipa financiară le oferă un set de riscuri și probleme de căutat, iar aceste constatări sunt apoi conglomerate și evaluate pentru a obține un bun sentiment de unde există oportunități de îmbunătățire.
  
  De obicei, acest proces înlătură blocajele și întârzierile, dar atrage atenția și asupra nenumăratelor activități care se desfășoară încă pe foi de calcul manuale, de sine stătătoare. Acest proces stabilește etapa pentru dezvoltarea PSO și implementarea unor instrumente de contabilitate mai conectate și automatizate.
• Dezvoltă bune practici de gestiune a modificărilor pentru a crea și implementa SOP-uri. În timp ce echipa de contabilitate este în cele din urmă considerată responsabilă pentru o închidere financiară lină, ei depind de fiecare departament pentru a face acest lucru - de la costurile de achiziție C-suite până la cheltuielile de prânz ale echipei de vânzări. În cazul în care departamentele sunt de așteptat să livreze cu viteză și precizie, atunci este de datoria companiei să se asigure că toată lumea din întreaga afacere cântă din aceeași foaie de cântec .
  
  În cele mai bune întreprinderi mijlocii, acest lucru începe adesea cu o strategie bună de management al schimbării pentru a ajuta la comunicarea importanței de standardizare a sarcinilor și protocoale de cimentare pentru cine deține ceea ce și când și cum trebuie să își îndeplinească și să își prezinte sarcinile financiare. Iar pe măsură ce SOP-urile sunt create și lansate, acesta este momentul ideal pentru a introduce și sprijini utilizarea unor instrumente inteligente de gestiune financiară, cum ar fi o soluție ERP.
• Implementați și susțineți un proces contabil continuu. „Contabilitatea continuă” înseamnă doar că, în locul tuturor departamentelor care se află în panică pe ^data de 29 a fiecărei luni, fluxurile de lucru sunt stabilite pentru a distribui sarcinile de închidere financiară mai uniform pe parcursul perioadei de raportare.
  
  Utilizarea instrumentelor financiare automatizate poate ajuta foarte mult la eficientizarea acestui proces cu lucruri precum aplicațiile mobile și șabloanele – toate prin cloud pentru a aduna și integra zilnic date interdepartamentale în timp real. Acest lucru ajută la evitarea panicii de sfârșit de lună și, de asemenea, permite echipelor să identifice (și să repare) erorile din timp. În cele din urmă, atunci când cărțile sunt actualizate, afacerile pot efectua o „închidere ușoară” în orice perioadă a lunii, pentru a evita șocurile sau pentru a identifica oportunități.
• Automatizează și digitalizează închiderea financiară. Cu un ERP pe bază de AI care oferă soluții financiare bazate pe cloud, companiile medii pot realoca timp prețios. În loc să petreacă ore de lucru cu sarcini manuale și să aibă sens de date dezordonate, echipele financiare pot dedica mai mult timp activităților strategice și calificate care ajută companiile lor să se dezvolte și să pivoteze rapid pe piața în schimbare rapidă.
  
  Sistemele cloud oferă tablouri de bord în timp real care permit executivilor să personalizeze rapoartele și să obțină informații aprofundate în orice moment al lunii - de pe dispozitiv, birou sau oriunde. De asemenea, oferă echipei contabile acces liber la informații din întreaga companie, utilizând instrumente care integrează și standardizează automat seturi de date disparate și le oferă o bază de comandă de unde să agrege și să analizeze datele din întreaga afacere.
• Întâlniți-vă după fiecare închidere financiară. Acest lucru este deosebit de important pentru companiile mijlocii care își dezvoltă și își schimbă rapid modelele de afaceri, în special atunci când încearcă să implementeze și să cimenteze noi instrumente digitale și SOP-uri. Toate provocările procedurale și epifaniile care au continuat în timpul ultimei închideri nu vor fi niciodată mai proaspete în mintea echipei decât o zi sau două după ce a fost făcut.
  
  Multe companii profită de această pauză de moment post-închidere pentru a stabili întâlniri regulate de închidere financiară în care echipele pot merge în afara locației, poate avea o masă și să ia un moment pentru a analiza și împărtăși ideile lor pentru îmbunătățirea și eficientizarea procesului.

Automatizarea și listele de sarcini ajută la îmbunătățirea procesului de închidere financiară, așa cum se vede aici, în această listă de aprobări.

Începeți cu software-ul de închidere financiară

Legenda spune că, în timp ce vizita NASA, președintele Kennedy a venit la un janitor care lucra în seara. Când Kennedy l-a întrebat de ce este acolo atât de târziu, bărbatul a răspuns: „Pentru că ajut să pun un om pe lună”. În timp ce această poveste veche poate părea un pic corny astăzi, mesajul său rămâne totuși extrem de puternic.

Pentru a fi agile și reziliente pe piețele globale rapide și competitive de astăzi, companiile mijlocii trebuie să depună eforturi pentru a insufla - în toate echipele lor - un sentiment de scop comun și o înțelegere a obiectivelor companiei. Și acest lucru nu se poate întâmpla cu ușurință printre silozuri interne, procese ineficiente și fluxuri de lucru manuale predispuse la erori. Transformarea digitală financiară nu trebuie să aibă loc peste noapte. Să începi cu cele mai bune instrumente de închidere financiară în cloud poate fi mai ușor decât crezi. Contactați furnizorul dvs. de software pentru a afla mai multe despre opțiunile și soluțiile personalizate pentru nevoile dvs. unice de afaceri.