Înțelegerea migrării ERP

ERP este ca sistemul nervos central al unei companii. Soluțiile ERP oferă organizațiilor vizibilitate asupra a ceea ce se întâmplă în domeniile de activitate de bază, inclusiv finanțe, lanț logistic, servicii clienți și HR, pentru a numi câteva. Acest lucru ajută companiile să gestioneze mai multe procese interconectate într-un singur sistem integrat.

O migrare ERP este necesară atunci când un ERP preluat devine învechit, nu mai ține pasul cu nevoile clienților sau limitează capacitatea unei companii de a satisface cerințele competitive. Indiferent de situație, migrarea datelor este o parte esențială și potențial dureroasă – care face parte din punerea în funcțiune a unui nou ERP.

În acest articol, vom explora:

• Cum să vă pregătiți pentru migrarea ERP

• De ce ERP cloud este în creștere

• Provocări și capcane legate de migrația ERP

• Cele mai bune practici pentru o migrare uniformă a datelor

Pregătire pentru migrare ERP

Migrarea datelor poate fi o muncă meticuloasă. Mutarea informațiilor legate de clienți, produse și furnizori din mai multe formate într-un singur sistem aduce un risc inerent integrității datelor ERP. Precizia este esențială pentru a evita întârzierile, confuzia și pierderea datelor în jos.

Întreprinderile cu o înțelegere clară a obiectivelor, strategiei și nevoilor lor se plasează în cea mai bună poziție pentru un transfer de date precis și în timp util. Iată câteva modalități de a vă pregăti:

Consolidează cazul de afaceri

Un caz de afaceri solid începe cu o declarație de problemă candid. Organizațiile ar trebui să evalueze infrastructura IT, aplicațiile și datele cu care lucrează în prezent și să noteze orice neajunsuri. Subliniați modul în care aceste limitări afectează operațiunile, performanța angajaților și relațiile cu clienții.

Apoi, articulați modul în care un nou ERP va aborda aceste probleme. Fiți clar cu privire la rentabilitatea preconizată a investiției, costurile, constrângerile legate de resurse și riscurile potențiale. Beneficiile ERP depind de un nou sistem, începând cu cele mai bune date. Organizațiile ar trebui să fie clare cu privire la timpul, energia și investițiile necesare.

Dezvoltă o strategie solidă de migrare a datelor

Migrarea ERP reușită are la bază obiective bine definite. Schița detaliilor aproximative ale proiectului cu buget, calendar realist și domeniu de aplicare. Selectați măsurătorile de performanță cheie pentru verificare pe măsură ce continuă proiectul.

Începeți planificarea din timp pentru a alinia resursele și pentru a ajuta echipele de implementare ERP să delege alte activități, astfel încât acestea să își poată concentra energia pe migrarea datelor, atunci când este necesar. Buy-in-ul timpuriu la toate nivelurile unei organizații îi aduce pe toți pe aceeași pagină și ajută la apărarea împotriva întreruperilor sau dezacordurilor mai târziu.

Alegeți un partener de implementare ERP

Odată ce o companie definește obiectivele și cerințele, aceasta poate evalua cu atenție opțiunile sale ERP. Cercetați furnizorii pentru experiență în industrie, compatibilitatea cu tehnologia curentă și o înregistrare dovedită a îndeplinirii obiectivelor definite.

Verificați studiile de caz ale furnizorilor pentru a vedea cât de bine se aliniază la nevoile de afaceri specifice. O bună potrivire va fi familiarizată cu cele mai recente standarde de conformitate a datelor și cu reglementările din industrie.

De ce migrează companiile la ERP în cloud

Sistemele ERP locale tradiționale trăiesc pe servere deținute și întreținute de echipa IT a unei companii. Acestea necesită spațiu fizic, întreținere regulată și transfer de date atunci când hardware-ul vechi își desfășoară în mod inevitabil cursul. Acesta este motivul pentru care mai multe organizații migrează astăzi la soluțiile ERP în cloud. Aceste servicii bazate pe abonament ofera vizibilitatea si controlul pe care companiile de top il doresc fara o investitie mare de capital sau intretinere continua.

Avantajele unui ERP în cloud față de un ERP local includ:

• Cost: Software-ul ERP cloud este livrat pe internet, deci nu este nevoie de hardware care necesită atenție zilnică de la departamentele IT deja ocupate. Remedierile, upgrade-urile și întreținerea sunt acoperite de un furnizor ERP contra unui tarif fix.

• Scalabilitate: Întreprinderile pot adăuga spațiu de stocare a datelor pe măsură ce se dezvoltă și noi funcții de la distanță, după cum este necesar. Integrările ERP preconfigurate se conectează la aplicațiile de afaceri cu AI generativ care ajută la automatizarea proceselor și sprijină clienții.

• Flexibilitate: Soluțiile ERP cloud se adaptează rapid la noile modele de afaceri și la reglementările în schimbare. Organizațiile pot găsi oportunități de a inova prin conectarea datelor unice și consolidarea, standardizarea și integrarea aplicațiilor.

• Analytics: Sistemele cloud moderne permit liderilor să ia decizii mai bune și mai rapide. Instrumentele AI îmbunătățesc perspectivele ascunse în seturile de date mari și complexe pentru a ajuta la identificarea tendințelor și la anticiparea schimbărilor.

• Securitate: Soluțiile ERP cloud ajută la reducerea riscurilor și la creșterea transparenței conformității. Echipele de securitate ale furnizorilor ERP pot face actualizări critice, pot depana și pot răspunde la atacuri cibernetice de la distanță, fără o vizită costisitoare pe site.

Provocări comune cu migrarea datelor ERP

Migrarea ERP este mai mult decât mutarea fișierelor. Continuitatea fluxurilor de lucru ale unei companii și capacitatea de a găsi rapid informații depind de un transfer exact al tuturor datelor ERP relevante.

Sunt o mulțime de variabile cu care să se ocupe. Dar aceste complexități pot fi depășite, mai ales dacă afacerile sunt conștiente de problemele care de cele mai multe ori călătoresc în echipe:

• Calitatea datelor: Conținutul redundant, vechi, inutil sau învechit crește în aval, provocând probleme și limitând perspectivele

• Restricții de resurse: Este nevoie de timp, expertiză și concentrare pentru a descoperi datele ERP blocate în depozitele de informații, apoi pentru a extrage, curăța și pregăti migrarea

• Complicații ERP moștenite: cu cât este mai personalizat un sistem preluat, cu atât migrarea ERP tinde să fie mai lungă și mai complexă

• Conformitate și securitate: migrarea în siguranță a datelor din surse multiple ia cunoștință de amenințările cibernetice în evoluție și de conștientizarea orientărilor de reglementare

• Managementul schimbării: Un sistem moștenit poate părea a doua natură pentru mulți angajați – echilibrarea volumului lor de muncă cu învățarea unui nou sistem poate provoca stres

Cele mai bune practici privind migrarea datelor ERP

Datele ERP exacte stau la baza proceselor angajaților, a sistemelor lanțului de aprovizionare, a interacțiunilor cu serviciile pentru clienți și multe altele. Companiile trebuie să transfere date atât cu detalii de nivel scăzut, cât și cu o strategie de nivel înalt.

Pentru a vă asigura că datele care sunt mutate sunt optimizate pentru un nou sistem ERP, urmați aceste sfaturi:

Evaluați datele existente

Departamentele diferite din cadrul unei organizații pot gestiona diferit aceeași bucată de date. Acest lucru poate duce la inconsistențe, duplicări sau inexactități care apar mai târziu, doar la momentul nepotrivit.

Deoarece un ERP nou va fi o singură sursă de adevăr a afacerii, este înțelept să fii selectiv cu exact ceea ce migrează. Copierea pe fiecare ultim bit de date poate provoca confuzie sau erori mai târziu. O evaluare amănunțită a datelor pe departamente se va asigura că informațiile inutile nu înfundă o nouă bază de date.

Mapare cu atenție a câmpurilor de date

Un blueprint pentru care vor circula datele ajută organizațiile să identifice inconsistențele și să activeze transferul automat. Pentru a ajunge acolo, companiile ar trebui să mapeze date de la platforme sursă și soluții la structura noului lor sistem ERP.

Oferiți echipelor de implementare ERP timp pentru a înțelege ce văd, pentru a semnaliza problemele după cum este necesar și pentru a converti datele în formate care să se potrivească mai bine noului sistem.

Determinare control date

Este esențial ca o organizație să decidă cine deține datele înainte de a fi mutate. Alocați în mod intenționat roluri pentru ori de câte ori trebuie încorporate anumite tipuri de date, cum se va întâmpla și cine este responsabil pentru acestea.

Numiți o persoană pentru a supraveghea conformitatea. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că întregul efort de migrare ERP este în conformitate continuă cu cele mai recente reglementări.

Stabiliți un proces de validare riguros

Pentru a vă asigura că rezultatele testelor pot fi interpretate și acționate cu precizie, este o idee bună să verificați metodologia de testare din timp.

Testați de îndată ce sunt transferate primele date și revalidați periodic rezultatele pe măsură ce sunt mutate mai multe date. Această abordare permite întreprinderilor să învețe, să aplice informații în linii mari și să evite problemele atunci când ritmul crește.

Stimularea unei lansări în colaborare

Experții IT, utilizatorii finali și părțile interesate trebuie să fie la bord pentru ca o migrare ERP să fie încununată de succes. Pentru a construi buy-in, cel mai bine este să dezvolți împreună o strategie, să comunici clar prioritățile din timp și să fii în față cu modul în care schimbarea va avea impact asupra tuturor.

Informați în mod regulat directorii, departamentele, clienții și angajații cu privire la statutul proiectului și la modul în care produsul finit își va îmbunătăți experiența.

Lista de verificare a migrării ERP: 7 strategii cheie

Ca orice proiect la nivel de companie, chiar și cu cea mai bună planificare, vor apărea probleme neașteptate. Respectă aceste strategii pentru a face față cu sughițuri și pentru a gestiona riscul:

1. Efectuarea unei evaluări aprofundate care să definească obiective clare

Înțelegeți în mod clar cerințele de date colectând în mod intenționat date de intrare în cadrul organizației, de la conducere la utilizatorii finali. Află ce cauzează frustrare, încetinește procesele sau sufocă inovația. Apoi, creați o listă de obiective măsurabile pentru a aborda aceste puncte de durere specifice.

2. Implicați-vă cu consultanți cu experiență

Odată ce o organizație are obiective clare documentate, un consultant poate ajuta la prioritizarea acestora și poate explora alte probleme pe care o companie ar putea fi nevoită să le ia în considerare. O perspectivă informată, externă, poate clarifica, de asemenea, cum arată succesul, atât la sfârșitul unei migrații ERP, cât și pentru anii următori.

3. Implicarea părților interesate din timp și de multe ori

Migrarea ERP este un efort la nivel de afacere care va prospera pe o comunicare clară, astfel încât să stabilească așteptări în avans. Lăsați fiecare departament, partener și client afectat să știe cum și când le va afecta schimbarea, astfel încât oamenii să se poată pregăti și nimeni să nu fie surprins.

4. Documentați un plan complet de migrare a proiectului ERP

Dezvoltați o listă de sarcini detaliată pentru fiecare etapă, începând cu sfârșitul, cu repere cheie și termene anexate. Fii clar cu privire la ceea ce este nevoie pentru a finaliza fiecare pas și de a urmări cât de mult timp au nevoie pe măsură ce mergi.

5. Adoptă o strategie clean core pentru curățarea și pregătirea datelor de bază

Întreprinderile care evită modificarea funcțiilor de bază ale sistemului lor ERP tind să evite problemele viitoare de complexitate și performanță. Permite un clean core pentru a minimiza riscurile, pentru a beneficia rapid de actualizări și pentru a se integra cu ușurință cu noua tehnologie.

6. Simplifică-ți migrarea cloud cu o abordare în faze

O migrare ERP trebuie efectuată treptat. Lucrați prin sisteme sau procese cheie în funcție de departament, angajat sau locație. Gestionați problemele în mod proactiv, învățați și continuați. Durează puțin mai mult, dar a fi metodic este o necesitate pentru proiecte complexe sau cu risc ridicat.

7. Testați riguros și oferiți instruire

Confirmați că un ERP nou extrage cu exactitate date noi testând mai întâi cantități mici. Verificați manual fiecare aplicație, corectați problemele și confirmați alinierea sistemelor ERP noi și vechi. Apoi, adăugați mai multe date și cazuri de utilizare, oferind în același timp utilizatorilor finali șansa de a se antrena și de a obține certificări.

Cine ar trebui să facă parte din echipa mea de migrare ERP?

O strategie de migrare a datelor este la fel de bună ca și persoanele care lucrează împreună pentru a o implementa. Succesul oricărui nou sistem ERP depinde de echipa care modelează proiectul de la început și îl vede până la sfârșit.

Iată câteva roluri sugerate de atribuit și focalizarea lor:

• Sponsor executiv care să acționeze ca persoană punctuală cu conducerea, să blocheze cumpărarea executivă mai devreme și să ajute la rezolvarea problemelor pe măsură ce apar

• Manager de proiect pentru direcționarea traficului cu ochii pe program și buget

• Manager IT sau administrator de sistem pentru a vă asigura că sistemele curente bazate pe date sunt compatibile și pregătite pentru migrare

• Analist de afaceri pentru a ajuta la clarificarea cazului de afaceri pentru migrarea ERP și pentru a ilumina impactul său pe termen scurt și lung

• Interese potențiale interfuncționale pentru a vă asigura că toate datele relevante sunt incluse din domeniile cheie ale afacerii, inclusiv finanțe, vânzări, operațiuni și HR

• Conducerea gestionării modificărilor ajută angajații să se pregătească pentru – și să îmbrățișeze – capacitățile unui nou sistem ERP

• Specialist în migrarea datelor pentru a ajuta la maparea, colectarea, curățarea și pregătirea datelor pentru transferul fără întreruperi

• Asigurarea/testarea calității conduc la inspectarea proceselor în fiecare etapă și asigură integritatea datelor transferate, aliniindu-se la nevoile noului sistem ERP

• Furnizor/consultant ERP pentru a ghida o organizație prin proces cu o perspectivă nouă și obiective pe termen lung în minte

Întrebări frecvente