La implementarea noului software ERP, companiile cheltuiesc adesea mult timp identificând cerințele lor, dar relativ puțin asamblând echipa care va conduce implementarea. Cu toate acestea, echipa de proiect ERP este fără îndoială cel mai mare factor de succes, unul care poate face diferența între implementarea on-target și un proiect care merge lateral.

Deceptiv de simplu, aici este formula pentru o implementare de succes: oamenii potriviți, cu abilitățile potrivite, urmând pașii potriviți. Asigurați-vă că începeți planificarea ERP în tandem cu procesul de selecție a echipei. Acești opt pași vă vor ajuta să vă structurați echipa de proiect, să vă creați planul și să puneți în aplicare măsurile potrivite.

Formula pentru o implementare de succes: oamenii potriviți, cu abilitățile potrivite, urmând pașii potriviți.

1. Recunoaște că nu este un proiect IT

Deoarece sistemele ERP se bazează pe tehnologia informației, oamenii presupun adesea că implementările ERP sunt proiecte IT. Nu așa. Un sistem ERP este coloana vertebrală a întregii operațiuni a companiei dvs., astfel încât aveți nevoie de angajament și angajament din partea fiecărui departament. Fără un suport organizațional suficient, o implementare bazată pe IT va duce probabil la întârzieri costisitoare, rezistență a utilizatorilor, nemulțumire sau chiar eșec categoric.

Departamentul dvs. IT se va ocupa de instalarea hardware-ului și a software-ului (dacă noul sistem este instalat local). IT va fi, de asemenea, responsabil pentru compatibilitatea și integrarea cu alte sisteme și echipamente dependente de date - atât în cadrul, cât și conectat la întreprindere. Cu toate acestea, responsabilitatea de a defini noile procese de afaceri care vor conduce la configurarea sistemului cade direct pe umerii utilizatorilor de sistem.

2. Angajament executiv sigur

Deși CIO sau CTO au susținut fără îndoială proiectul de implementare, implicarea lor nu se încheie acolo; semnarea investiției ERP este doar începutul. Directorii executivi trebuie să înțeleagă impactul unui proiect mare de implementare ERP, să fie dispuși să facă compromisurile necesare pentru a permite oamenilor să dedice timp și energie proiectului și să furnizeze dovezi vizibile ale sprijinului lor.

Directorii executivi ar trebui să își exprime angajamentul față de primele întâlniri de demarare. Ei ar trebui să rămână implicați, urmărind progresul echipei și oferind încurajare atunci când și unde este cazul. Acestea trebuie să servească, de asemenea, ca autoritate finală atunci când apar conflicte sau probleme care nu pot fi rezolvate fără implicare executivă.

În orice proiect vor exista momente în care alte priorități interferează cu angajamentele proiectului. Cererile clienților, sesiunile de instruire sau proiectele concurente pot îndepărta cu ușurință membrii echipei. Angajații vor fi greu presați să reziste acelor distrageri, fără un angajament executiv vizibil și fără permisiunea de a rămâne concentrați.

3. Alegeți liderul corect al echipei de proiect

O echipă de proiect eficientă, condusă de un lider de proiect inteligent și dedicat, este necesară pentru a conduce un proiect ERP la finalizarea cu succes, la timp și la buget. Liderul de echipă ar trebui să vină din partea de operațiuni a afacerii și să fie persoana la care majoritatea oamenilor apelează atunci când au o întrebare sau o problemă, cineva care cunoaște afacerea companiei, politica internă și cum funcționează lucrurile în organizația dvs. Liderul de proiect ar putea fi un șef de departament, dar în multe cazuri nu va fi. Dacă este posibil, identificați această persoană cât mai devreme posibil pentru a permite participarea la procesul de selecție.

Liderul echipei trebuie să fie - sau să devină - competent în utilizarea software-ului de management de proiect pentru urmărirea sarcinilor, programului și costurilor. Experiența anterioară de management de proiect este utilă, dar nu este necesară; există o mulțime de resurse disponibile pentru a instrui persoana desemnată în tehnici și instrumente de management de proiect.

4. Adu angajații potriviți în echipa ta de implementare ERP

Structura echipei de implementare trebuie să reflecte organizația dvs. Membrii echipei de proiect trebuie să reprezinte toate departamentele funcționale majore, în special cele care sunt utilizatori primari și beneficiari ai sistemului. Departamentele pot include inginerie, vânzări și servicii pe teren pentru clienți, aprovizionare, finanțe și contabilitate, IT, unitate logistică fizică și întreținere, resurse umane sau altele, în funcție de modul în care este organizată afacerea dvs. și de amploarea acoperirii sistemului dvs.

Echipa este responsabilă pentru planificarea și organizarea proiectului și ar trebui să se întâlnească periodic pentru a revizui progresul și pentru a aborda orice probleme care apar. Fiecare membru al echipei își va asuma responsabilitatea de a coordona activități în cadrul domeniului lor funcțional, de multe ori stabilind și conducând echipe individuale pentru a îndeplini diverse sarcini. Membrii vor raporta echipei de proiect pe măsură ce aceste sarcini sunt efectuate și terminate.

În majoritatea cazurilor, echipa de proiect se va întâlni săptămânal – sau mai frecvent în perioadele critice sau de activitate intensă. În timp ce directorii de nivel C nu sunt așteptați să participe la întâlnirile de echipă, aceștia ar trebui să fie conștienți de toate activitățile și deciziile de implementare prin raportarea regulată de către liderul echipei. Raportarea stării la nivel de companie este, de asemenea, foarte recomandată pentru a ajuta la menținerea entuziasmului și a interesului ridicat.

5. Urmează un proces de planificare a implementării structurat și incluziv

Planificarea trebuie să înceapă devreme, când proiectul este sugerat sau identificat pentru prima dată. Planul de proiect va fi actualizat în mod continuu pe măsură ce devin disponibile informații noi, dar ar trebui să fie „blocate” la începutul fiecărei faze. În timp ce după acest moment pot fi necesare modificări suplimentare, modificările la mijlocul procesului trebuie evitate, dacă este posibil. „Intensificarea domeniului de aplicare”, tendința de a continua să adăugați sau să schimbați obiectivele proiectului, este probabil cea mai mare amenințare pentru finalizarea cu succes a proiectului. Idei bune vor apărea probabil în timpul procesului, dar chiar și modificările aparent mici pot încetini sau deranja proiectul. Puneți aceste idei deoparte pentru faza a doua.

Obțineți comunitatea (viitoare) de utilizatori implicată în procesul de planificare timpurie. De ce este atât de important acest lucru? Acestea sunt principala sursă de informații pentru descrierea „ca atare” a afacerii și a proceselor sale. Veți avea nevoie de acest lucru în partea de definiție a cerințelor din cererea dvs. ERP pentru propuneri (RFP). Îi veți dori implicați în procesul de selecție, astfel încât să vă poată spune dacă sistemul le satisface cu adevărat nevoile în contextul proceselor lor zilnice. Cel mai important, implicarea timpurie și continuă în procesul de specificare și selecție va ajuta la depășirea oricărei rezistențe la schimbare care este adesea prezentă în rândul comunității de utilizatori atunci când ceva nou este împins asupra lor.

Acestea și alte bune practici de implementare și planificare ERP vă pot ajuta să profitați la maximum de investiție.

Obțineți comunitatea (viitoare) de utilizatori implicată în procesul de planificare timpurie.

6. Urmăriți planul de proiect

Utilizați instrumentele de gestiune a proiectelor pentru a programa și urmări proiectul și progresul acestuia. Există multe pachete software de management de proiect relativ ieftine din care să alegeți. Software-ul va ajuta la stabilirea programului, identificarea nevoilor de resurse și identificarea potențialelor conflicte. Odată ce întregul plan de proiect este încărcat, vă va ajuta să urmăriți fiecare activitate și progresul general în raport cu planul, precum și să identificați impactul oricărei derapaje - întârzieri cauzate de finalizarea târzie a sarcinilor care pot afecta alte termene. Instrumentele vor urmări, de asemenea, cheltuielile în comparație cu bugetul și vor informa conducerea superioară cu privire la nevoile de finanțare și resurse.

Deoarece sunt identificate abateri de la planul de proiect, echipa de proiect trebuie să le abordeze rapid. Alunecările mici devin probleme majore dacă nu sunt rezolvate în timp ce sunt încă mici. Fiecare șef al echipei de lucru trebuie să raporteze restul echipei de proiect la întâlnirea săptămânală cu privire la starea actuală a proiectelor active. Echipa de proiect își poate da seama cum să readucă la timp orice sarcină întârziată sau întreruptă. Programul este primordial – nu lăsați niciun bon de activitate planificat, deoarece vor exista alte impacturi în aval. (Este în regulă să construiești o mică pernă în sarcini și faze critice ale planului. S-ar putea să luați în considerare adoptarea unor principii de management de proiect de la Eli Goldratt’s Critical Chain, inclusiv modalități de a face aceste tamponări mai eficiente.)

7. Asigurați-vă că utilizatorii „dețin” sistemul

Acest punct se repetă: succesul implementării dvs. se bazează pe sentimentul de proprietate asupra sistemului de către comunitatea utilizatorilor. Dacă utilizatorii fac parte din proces de la început, ei vor simți un sentiment mai mare de responsabilitate pentru succesul său - deoarece a fost ideea lor, cel puțin în parte, de a alege acest sistem specific și de a-l configura așa cum ați făcut-o.

În orice implementare, vor exista momente în care apar obstacole dure sau neprevăzute. Dacă utilizatorii nu simt că este sistemul lor, este ușor să învinovățești pe altcineva - directori, manageri, IT sau sistemul în sine - decât să sape și să rezolve problema. Cheia pentru obținerea angajamentului de asumare a responsabilității este implicarea timpurie în planificarea proiectelor și stabilirea obiectivelor.

“Ce este în ea pentru mine?” factorul este, de asemenea, important în câștigarea acestui sentiment de proprietate. Fiecare utilizator trebuie să vadă beneficiile noului sistem - fie că este ușor de utilizat, comoditate, mai multă încredere în acuratețea informațiilor, capacitatea de a realiza mai mult și de a avea un impact mai mare asupra organizației sau reducerea stresului, a orelor suplimentare și a frustrării. Unele dintre aceste beneficii „soft” sunt importante pentru motivarea utilizatorilor să adopte sistemul și să îl facă un succes. Educația și formarea profesională sunt esențiale pentru a ajuta utilizatorii să înțeleagă modul în care sistemul își va îmbunătăți viața profesională și performanța la locul de muncă.

Succesul implementării dvs. se bazează pe sentimentul de apartenență al comunității de utilizatori la sistem.

8. Măsurați succesul echipei dvs. de proiect ERP

Măsurarea finală a eficacității echipei de proiect este, desigur, o implementare reușită, finalizată la timp și la buget. Cu toate acestea, măsurile intermediare sunt la fel de importante. Planul de proiect este alcătuit dintr-o serie de sarcini interdependente stabilite pe un calendar, cu resurse alocate pentru fiecare sarcină. După ce planul a fost aprobat, responsabilitatea echipei este de a gestiona finalizarea tuturor sarcinilor conform planificării.

Sarcinile individuale, atunci când sunt terminate, servesc drept repere. În fiecare săptămână, managerii de activități individuale ar trebui să raporteze progresul activității, inclusiv utilizarea timpului și a resurselor, precum și orice provocări, conflicte sau probleme care trebuie abordate – astfel încât echipa de proiect în ansamblu să poată decide cu privire la acțiunile corective sau realocarea resurselor necesare pentru a menține sarcinile la țintă. Finalizarea cu succes a tuturor sarcinilor de-a lungul drumului acționează ca o măsurare atât pentru performanța liderilor de sarcini, cât și pentru echipa de proiect mai mare.

Atingerea așteptărilor privind rentabilitatea investiției în ERP este, de asemenea, o măsură de realizare a echipei, mai ales dacă aceste așteptări privind rentabilitatea investiției au fost în mod realist eșalonate pentru a arăta progres sau îmbunătățire continuă.

Și, în cele din urmă, comunicarea echipei de proiect, în timp ce o măsură mai puțin directă, este un alt indicator al realizării. Cât de bine a comunicat echipa statutul de proiect companiei în general și în sus lanțului managerilor de departamente și directorilor de companii? Comunicarea puternică este un ingredient esențial al unui proiect de succes.

Rezumat

Implementarea ERP necesită participare și suport la nivel de întreprindere. Echipa de proiect se află în centrul implementării, chiar dacă nu „fac” cu adevărat implementarea propriu-zisă. Sarcina principală a echipei este de a planifica și de a gestiona proiectul, de a obține sprijin și de a menține întreprinderea motivată și de a avansa spre realizarea tuturor sarcinilor și activităților planificate – până la finalizarea cu succes a proiectului.