Aprovizionarea directă este responsabilă pentru asigurarea faptului că aveți toate ingredientele „linchpin” pentru a face lucrurile de bază pe care le produce compania dvs. Aprovizionarea indirectă, pe de altă parte, include tot ceea ce este esențial pentru a menține luminile aprinse și pentru a vă menține afacerea în funcțiune fără probleme și în mod eficient.

Activitățile de achiziții directe implică bugete mai mari și pot fi gestionate mai central și mai strategic. Dar ceea ce se trece cu vederea atât de des este că, în multe întreprinderi, costurile indirecte de aprovizionare pot constitui în continuare o parte semnificativă a cheltuielilor legate de achiziții. În ciuda acestui fapt, achizițiile indirecte sunt adesea descentralizate și gestionate în mod inconsecvent, cu un potențial enorm de îmbunătățire. Cele mai bune tehnologii și practici de gestiune a cheltuielilor de astăzi vă ajută să adoptați o abordare mai unificată și holistică a tuturor proceselor de gestiune a cheltuielilor – asigurându-vă că echipele, datele și sistemele dvs. sunt integrate fără probleme și că funcționează bine împreună.

Ce este aprovizionarea directă?

Aprovizionarea directă se referă la procesul de aprovizionare a materiilor prime, componentelor și muncii care sunt utilizate direct în producția bunurilor sau serviciilor pe care le vinde compania dvs.

Această activitate de cheltuieli este strâns legată de operațiile dvs. de afaceri primare. Acesta furnizează linia dvs. de producție și afectează calitatea produsului final pe care îl oferiți clienților dvs. Un exemplu ar fi un producător de automobile care achiziționează oțel și anvelope. Un alt mod de a privi achizițiile directe este imediata apropiere de operațiunile dvs. de bază. Fără consumabile de birou, un producător auto ar putea încă să facă mașini. Dar fără metal sau cauciuc, operațiunea primară se oprește.

Bunele practici directe valorifică adesea soluțiile și instrumentele de aprovizionare electronică, inclusiv analiza cheltuielilor, sourcing-ul strategic și planificarea necesarului de materiale (MRP). Acest lucru ajută companiile să se asigure că au furnizori de încredere și sisteme eficiente de gestionare a acestor relații, conducând în mod ideal la operațiuni mai eficiente și mai reziliente.

Ce este aprovizionarea indirectă?

Aprovizionarea indirectă implică achiziția de bunuri și servicii care sunt importante pentru a vă menține compania în funcțiune, dar care nu intră direct în producția produselor sau serviciilor dvs. de bază. Această categorie de cheltuieli include servicii de întreținere, reparații și operațiuni (MRO), precum și abonamente la servicii IT și software ca serviciu (SaaS), marketing, imobiliare, profesioniști externalizați și multe altele.

Și în timp ce definiția achizițiilor indirecte nu s-a schimbat cu adevărat în 50 de ani, transformarea digitală de astăzi a cunoscut o schimbare semnificativă în modul în care ambele companii – și clienții lor – fac afaceri. Anumite cheltuieli indirecte sunt atemporale, cum ar fi serviciile ianitoriale sau consumabilele de birou. Dar ceea ce s-a schimbat enorm este dependența noastră de soluțiile SaaS, securitatea cibernetică și software-ul din ce în ce mai puternic și specializat. Echipele de gestionare a cheltuielilor de astăzi cheltuiesc adesea mai puțin pentru papetărie, servicii de publicitate și chiar proprietăți imobiliare. Dar acest lucru are mai mult de-a face cu trecerea la digitalizare, instrumente de marketing autonome și muncă la distanță decât cu o reducere a cheltuielilor indirecte în general. Pe măsură ce companiile și producătorii devin din ce în ce mai digitalizați, ei descoperă că, în ciuda faptului că cheltuiesc mai puțin pentru unele cheltuieli de afaceri „grele”, văd o nevoie din ce în ce mai mare de alte tipuri de instrumente și soluții pentru a-i ajuta să se dezvolte și să concureze.

Aprovizionare directă vs. indirectă: Care sunt diferențele?

Principala diferență dintre aceste două modele de achiziții nu este modul în care sunt întreprinse, ci motivul pentru care acestea sunt necesare și pentru ce sunt necesare. Cele mai bune practici - de la aprovizionare la plată - ar trebui aplicate riguros tuturor activităților dvs. de achiziție, indiferent dacă sunt directe sau indirecte.

• Continuitatea afacerii și importanța strategică: activitățile de aprovizionare directă sunt imediat esențiale pentru continuitatea activității. O perturbare a aprovizionării cu materii prime poate opri producția, afectând vânzările și profitul. Aprovizionarea indirectă are un impact imediat mai mic asupra afacerii; cu toate acestea, efectul cumulativ al gestionării acestei categorii de cheltuieli tinde să aibă un impact semnificativ asupra sănătății generale a afacerii.
• Dimensiunea bugetului și durata contractului: Achizițiile directe implică adesea alocări bugetare mai mari și durate de contract mai lungi. În schimb, achizițiile indirecte ar putea implica sume de cheltuieli mai mici, mai variabile, cu clauze contractuale mai scurte, concentrându-se pe nevoile operaționale care pot varia de la an la an (sau chiar de la o zi la alta).
• Cheltuieli planificate vs. spontane: aprovizionarea directă necesită o planificare și o prognoză riguroase pentru a se alinia cu programele de producție și cu cererea de pe piață. În cazul achizițiilor indirecte, există adesea mai mult spațiu pentru flexibilitate, achizițiile fiind efectuate în funcție de necesități, pe baza unor cerințe operaționale mai imediate.
• Importanța relațiilor cu furnizorii: Gestionarea relațiilor cu furnizorii (SRM) în aprovizionarea directă este, de obicei, mai strategică, implicând parteneriate pe termen lung pentru a asigura conformitatea, pentru a accesa expertiza și sugestiile furnizorilor și pentru a permite o aprovizionare și o calitate consecvente. În achizițiile indirecte, accentul este de a încuraja oamenii să facă achiziții de la acești furnizori aprobați pentru a valorifica reducerile de volum, pentru a îmbunătăți controlul calității și pentru a respecta instrucțiunile și reglementările.
• Gestiunea stocurilor: Gestiunea stocurilor în aprovizionarea directă este o activitate strategică care vizează echilibrarea costurilor cu nevoile de producție pentru a evita stocarea excedentară sau lipsa stocurilor. Este posibil ca achizițiile indirecte să nu fie la fel de vulnerabile la riscurile de deficit și de surplus, în funcție de natura bunurilor sau a serviciilor achiziționate.
• Configurare organizațională: achizițiile directe au fost gestionate în mod tradițional de o anumită echipă de aprovizionare, cu bugete și KPI-uri clare, în timp ce aprovizionarea indirectă este adesea controlată sau monitorizată mai puțin riguros. Și, deși aceasta a fost o distincție între direct și indirect în trecut, este important de remarcat faptul că cei mai buni profesioniști în gestionarea cheltuielilor de astăzi gestionează achizițiile indirecte într-un mod mai conectat și mai sistematic.

Provocări comune cu aprovizionarea directă

Multe dintre provocările pentru această categorie de cheltuieli pot apărea în afara companiei dvs. Pentru a face față acestor tipuri de probleme, este esențial să aveți o colaborare bună între echipele și furnizorii dvs. și să vă asigurați că activitățile dvs. de cheltuieli directe sunt bazate pe date și centralizate.

• Volatilitatea lanțului de aprovizionare: Așa cum ne-au arătat ultimii ani, „niciodată nu spun niciodată” este o bună axiomă de trăit în lumea afacerilor de astăzi. De la evenimente meteorologice la tulburări politice, o gamă complexă (și în creștere) de evenimente globale vă poate perturba lanțul de aprovizionare. Este mai important ca oricând ca echipele de aprovizionare directă să colaboreze cu gestiunea lanțului logistic și să utilizeze și să analizeze datele de consolidare a rezilienței din întreaga companie.
• Controlul calității: Chiar și cu cele mai bune intenții, furnizorii dvs. vă pot lăsa pe partea din față a calității. Tacticile SRM bune și monitorizarea constantă a tendințelor pieței globale și regionale vă pot ajuta să anticipați problemele de calitate și să pivotați după cum este necesar.
• Fluctuații ale prețurilor mărfurilor: În funcție de sectorul dvs., este posibil să fiți deosebit de vulnerabil la schimbările în ceea ce privește prețul și disponibilitatea materiilor prime de care aveți nevoie pentru producția dvs. de bază. Din nou, rămânând la curent cu informațiile despre piață și construind tamponări în bugetele dvs., puteți fi mai pregătit pentru astfel de eventualități.
• Dependență de furnizor: atunci când găsiți un furnizor excelent, este tentant să vă complaceți. Dar, fără a avea vreo vină proprie, un partener de aprovizionare poate să nu reușească brusc să livreze. Fără alte opțiuni verificate și disponibile, vă puteți găsi într-un loc înfricoșător.
• Conformitate și sustenabilitate cu reglementările: Cheltuielile dvs. de aprovizionare directă sunt, de obicei, mai mari și pot include materii prime, transport pe distanțe lungi, forțe de muncă străine și alte componente complexe. Echipele de aprovizionare directă trebuie să fie pe primul loc atât în ceea ce privește conformitatea locală, cât și globală în ceea ce privește reglementările de mediu, sociale și de guvernare (ESG), legale și multe alte reglementări care, de obicei, nu au un impact semnificativ asupra activităților de aprovizionare indirectă.

Provocări comune cu aprovizionarea indirectă

Provocările legate de aprovizionarea indirectă provin adesea din cadrul organizației dumneavoastră. Aceasta este o veste proastă și o veste bună. Vești proaste dacă veți continua să tolerați silozurile și instrumentele și practicile învechite. Dar vești bune dacă sunteți gata să abordați aceste probleme deoarece - spre deosebire de politică și evenimente meteorologice - aceste tipuri de provocări sunt sub controlul tău.

• Vizibilitate slabă a cheltuielilor: chiar dacă departamentele respectă protocoalele corecte, dacă aceste cheltuieli nu sunt capturate și integrate cu celelalte cheltuieli ale dvs., puteți pierde oportunitatea de a le supune controlului centralizat. Aceasta înseamnă o capacitate redusă de a identifica oportunitățile de economisire a costurilor sau de a elimina cheltuielile risipitoare.
• Cheltuielile Maverick: Majoritatea cheltuielilor maverick sunt bine intenționate și se întâmplă doar datorită încetinirii percepute a trecerii prin canale „oficiale” sau a absenței soluțiilor care automatizează conformitatea cu protocoalele și politicile de cumpărare. Cu toate acestea, poate provoca daune semnificative, creșterea costurilor și creșterea riscului de achiziții care nu îndeplinesc cerințele organizaționale sau de reglementare.
• Surse de date și date disparate: datele indirecte despre cheltuieli și sourcing trebuie colectate, standardizate și analizate împreună cu toate celelalte date comerciale critice. Dacă nu aveți o politică strictă și o practică strictă de captare și centralizare a acestor informații, veți pierde beneficiile sale - inclusiv previziuni mai precise și costuri reduse.
• Surplusuri și concedieri: Achizițiile indirecte duc adesea la surplus de bunuri sau servicii redundante din cauza coordonării și planificării deficitare. Vizibilitatea sporită oferită de soluțiile automatizate vă ajută să eliberați acest capital în exces care ar putea fi mai bine utilizat în altă parte a afacerii.
• Cultura companiei: Obiceiurile vechi mor greu. În multe companii, nu a existat prea multă strategie concertată pusă în achiziții indirecte. Integrarea cheltuielilor indirecte în procesele centralizate necesită mai mult decât un software bun. Necesită o comunicare transparentă și claritate în ceea ce privește importanța vizibilității și a distrugerii silozurilor în întreaga companie.

Impactul achizițiilor directe și indirecte asupra gestionării cheltuielilor

Cheltuielile directe, deși cuprind o parte semnificativă din costurile totale, oferă oportunități pentru economiile de scară și reducerile de volum care pot menține în mod eficient costurile de inventar sub control. În schimb, în timp ce cheltuielile indirecte nu au același impact asupra costului bunurilor vândute, acestea sunt din ce în ce mai importante pentru succesul întreprinderilor, deoarece ineficiențele pot conduce la creșterea cheltuielilor și la întârzieri și perturbări operaționale. Prin urmare, gestionarea holistică a cheltuielilor devine esențială în echilibrarea acestor (și a tuturor) categoriilor de cheltuieli, asigurându-se că fiecare contribuie cât mai mult posibil la sănătatea financiară generală, la creșterea și fluiditatea operațională a organizației dvs.

Ce să căutați în software-ul de aprovizionare directă/indirectă

Pe măsură ce progresați în călătoria dvs. de transformare digitală, alegeți software-ul cu caracteristici care vă vor spori capacitatea de a integra, personaliza și automatiza activitățile de gestionare a cheltuielilor, inclusiv:

1. Capacități de integrare cuprinzătoare: integrarea în sistemele ERP și de gestiune a cheltuielilor asigură alinierea datelor de aprovizionare la nevoile de producție și operaționale, ceea ce este esențial pentru stabilirea unui echilibru între aprovizionarea directă și cea indirectă.
2. Funcții analitice și raportare avansate: având în vedere diferitele focalizări și impacturi ale aprovizionării directe și indirecte, analizele sunt vitale pentru a distinge și gestiona provocările și oportunitățile unice ale fiecăruia.
3. Interfață ușor de utilizat: orice instrument este la fel de bun ca și disponibilitatea și capacitatea echipelor dvs. de a o utiliza. Căutați o interfață și un tablou de bord care sunt intuitive și simple.
4. Gestionarea automată a fluxului de lucru: Automatizarea eficientizează procesele, reduce sarcinile manuale și îmbunătățește acuratețea și viteza. Acest lucru permite echipelor dvs. să se concentreze pe probleme strategice, încrezătoare că sarcinile manuale sunt monitorizate în mod consecvent.
5. Instrumente robuste de gestionare a furnizorilor: Indiferent de serviciile sau bunurile pe care le oferă un furnizor, caracteristicile standardizate și fiabile de gestionare a furnizorilor sunt esențiale pentru menținerea calității și fiabilității atât în aprovizionarea directă, cât și în cea indirectă.
6. Opțiuni flexibile de personalizare: De la rapoarte la fluxuri de lucru și procese automatizate, personalizarea vă ajută să vă asigurați că echipele dvs. se pot adapta la nevoile și provocările unice asociate cu fiecare furnizor, furnizor sau activitate operațională.
7. Securitate și caracteristici de conformitate: În ceea ce privește conformitatea cu reglementările și protecția datelor tranzacționale sensibile, caracteristicile de securitate puternice bazate pe AI sunt mai mult decât esențiale pentru a vă proteja reputația, clienții, furnizorii și membrii echipei.
8. Soluții optimizate pe mobil: pe măsură ce activitățile dvs. de aprovizionare devin mai precise și mai bine integrate în întreaga dvs. afacere, veți dori să vă asigurați că soluțiile dvs. de gestionare a cheltuielilor acceptă utilizarea flexibilă, fie pe desktop, fie pe un dispozitiv mobil.