Managementul fluxului de lucru: Ghid pentru începători privind automatizarea fluxului de lucru și gestionarea proceselor de afaceri
Imagine generală gestiune workflow
Ca un termen de afaceri, managementul fluxului de lucru a apărut cu adevărat în anii 1980, chiar alături de lansarea timpurie a e-mailurilor, computerelor desktop și sistemelor de afaceri digitalizate. Oamenii și-au dat seama foarte repede cum aceste noi tehnologii ar putea ajuta la reducerea erorilor și la eficientizarea sarcinilor repetitive. Astăzi, software-ul inteligent, conectat în cloud și sistemele de gestionare a fluxului de lucru digitalizate sprijină partenerii lor umani pentru a obține o eficiență și agilitate din ce în ce mai mari, timpi de ciclu și rată de eroare reduse și o mai bună conformitate.
Ce este un flux de lucru?
Un workflow poate fi definit ca o secvență de activități sau sarcini conectate care sunt terminate pentru a obține un anumit rezultat. Un workflow structurat urmează o cale distinctă, care poate fi secvențială sau paralelă pentru a îndeplini anumite dependențe sau cerințe. Adesea, calea va avea variații definite, unice pentru fiecare rezultat de afaceri dorit.
Există trei tipuri de workflow-uri:
- Complet manual: Un flux de lucru manual, de exemplu, ar putea fi bazat pe hârtie cu un docket și note și semnături scrise manual, transmise fizic în birou sau în atelierul de fabricație.
- Semi-automatizat: Într-un flux de lucru parțial automatizat, părți ale procesului sunt automatizate. Gândiți-vă la un lanț de e-mailuri, cu fișiere atașate, comentarii în corpul e-mailului și modificări ale fișierelor atașate, transmise ori de câte ori este convenabil pentru procesorul sarcinii curente.
- Complet digitalizat sau automatizat: fluxurile de lucru automatizate rulează într-o aplicație de afaceri dedicată într-un mod structurat și definit, urmând regulile de afaceri definite.
Gestiune workflow sau gestiune procese de afaceri: Care este diferența?
Un flux de lucru este un șir mai specific, autonom de pași și sarcini. În schimb, un proces de afaceri este un termen mai larg pentru o colecție de sarcini, fluxuri de lucru, activități și orientări, în care unele dintre sarcini pot fi automatizate, în timp ce alte activități pot să nu fie automatizate.
De exemplu, gândiți-vă la un workflow de aprobare simplu pentru aprovizionare – cu una sau mai multe variante definite, o regulă de afaceri poate stipula că o comandă de aprovizionare necesită aprobare de la un al doilea departament dacă valoarea de aprovizionare depășește o anumită sumă. Acest workflow face parte dintr-un proces de afaceri mai amplu pentru achiziționarea de bunuri și servicii în cadrul unei organizații și ar include instrucțiuni pentru selectarea furnizorilor, aprovizionare etc.
Mai jos sunt câteva exemple comune de flux de lucru:
Aprobarea unei comenzi ferme
Autorizarea unei cereri de concediu de odihnă
Prelucrare plată factură
Angajarea unui angajat
Solicitarea unei piese de schimb
Expedierea unei facturi la un client
De ce este software-ul de gestionare a fluxului de lucru atât de important?
Gestiunea fluxului de lucru este procesul de digitalizare a proceselor discrete și de gestionare a rezultatelor. Software-ul de gestionare a fluxurilor de lucru vă permite să construiți, să executați și să gestionați aceste fluxuri de lucru. Iată câteva dintre beneficiile și rezultatele cheie la care vă puteți aștepta de la soluții software dedicate:
Eficiență mai mare: Creșteți rata de automatizare pentru a obține rezultate mai rapide și mai bune, facilitând în același timp lucrurile pentru toți cei implicați. De exemplu, cu un flux de lucru complet digitalizat, părțile interesate de afaceri pot accesa, revizui și procesa cu ușurință sarcini digitale clar definite, care lucrează de oriunde – la birou, acasă sau în deplasare.
Agilitate îmbunătățită: adaptați fluxurile de lucru standard pentru a răspunde nevoilor operaționale în schimbare, creați inovații de proces pentru a susține noile modele de afaceri și remediați procesele întrerupte pentru o mai mare reziliență și agilitate.
Conformitate mai strictă: cu responsabilități clare și trasee de audit bazate pe date, puteți monitoriza și gestiona rezultatele proceselor și puteți asigura mai bine conformitatea cu politicile și reglementările.
Sistemele de gestionare a fluxurilor de lucru și modul în care acestea funcționează
Sistemele de gestiune workflow permit utilizatorului să definească diferite workflow-uri pentru diferite tipuri de joburi sau procese. De exemplu, într-o setare de fabricație, un document de proiectare poate fi direcționat automat de la proiectant la directorul tehnic și, în cele din urmă, la inginerul de producție. În fiecare etapă a workflow-ului, o persoană sau un grup este responsabil(ă) pentru o anumită sarcină. Odată ce sarcina este terminată, sistemele de gestionare a fluxului de lucru se asigură că persoanele responsabile pentru următoarea sarcină sunt notificate și primesc datele de care au nevoie pentru a-și executa etapa procesului.
Workflow-urile pot avea, de asemenea, dependențe mai complexe. De exemplu, dacă un document urmează să fie tradus în mai multe limbi, un manager de traduceri ar putea selecta limbile și fiecare selecție ar fi apoi activată ca formular de comandă de lucru pentru un traducător diferit. Doar atunci când toți traducătorii și-au finalizat sarcinile respective, următoarea sarcină din proces va fi activată. Acest lucru ajută la urmărirea blocajelor și la menținerea echipelor mai mari la țintă.
Software-ul de gestionare a fluxurilor de lucru, așa cum se arată aici, vă poate ajuta să gestionați procesele și să definiți variații în procesul dvs.
Exemple de sisteme de gestionare a fluxului de lucru în acțiune
Fiecare afacere va avea propriile nevoi unice. Mai jos sunt doar câteva exemple despre modul în care sistemele moderne de gestionare a fluxului de lucru pot fi implementate:
Optimizarea aplicațiilor de afaceri existente: Multe aplicații pentru întreprinderi vin cu instrumente integrate și șabloane de flux de lucru pentru a defini și construi procese de afaceri care nu sunt încă mapate în sistem. Atunci când sunt necesare modificări ale workflow-urilor, administratorii nu trebuie să înceapă de la zero – aceștia pot utiliza funcțiile existente ale sistemului pentru a crea modificări. De asemenea, cele mai bune instrumente software moderne vin cu caracteristici suplimentare de automatizare care au inteligență artificială (AI) și instrumente de automatizare a proceselor deja încorporate.
Utilizarea extensiilor de aplicații alăturate: Multe companii preferă să păstreze un „nucleu curat”, ceea ce înseamnă că preferă să își ruleze aplicațiile software cu cât mai puține modificări posibile. Acest lucru înseamnă că orice fluxuri de lucru noi și inovații de proces pot utiliza datele de la sistemele existente, dar sunt construite în afara aplicațiilor de afaceri existente. Aceste așa-numite extensii de aplicație „side-by-side”, spre deosebire de extensiile de aplicație „in-app”, sunt de obicei construite și rulate în cloud.
Orchestrarea proceselor în departamente: Sistemele de gestionare a fluxurilor de lucru bazate pe cloud sunt, de asemenea, opțiunea preferată pentru orchestrările cross-line of business. Acestea sunt procese de afaceri care se întind în diferite aplicații, sisteme și servicii. Aceasta include infrastructuri hibride în care cerințele dvs. de automatizare necesită conectarea mai multor fluxuri de lucru deconectate care rulează în diferite aplicații și locații. De asemenea, funcționează cu procese în care doriți să faceți un anumit workflow disponibil participanților la procese externe, precum partenerii și furnizorii – și apoi utilizați rezultatul acestui workflow pentru a iniția intern o etapă următoare.
Facilitând adaptarea fluxurilor de lucru de către experți: Pentru procesele departamentale care implică doar formulare simple de cerere sau aprobare, unele procese automatizate de afaceri pot fi abordate prin intermediul platformelor de dezvoltare cu cod scăzut/fără cod (LCNC). Acest lucru înseamnă că drag-and-drop și funcționalitățile vizuale simplificate permit utilizatorilor să construiască rapid aplicații de flux de lucru ușoare, adaptate nevoilor specifice ale echipelor lor.
Tehnologii de gestionare a fluxurilor de lucru
Tehnologiile de flux de lucru permit procese standardizate cu responsabilități clare și conectează diferitele sarcini într-o cale definită. Combinația inteligentă cu una sau mai multe tehnologii noi de automatizare crește nivelul de automatizare în cadrul unui flux de proces, permițând rezultate mai rapide și mai bune ale proceselor. În plus, permite noi procese inovatoare, ajutând la crearea de valoare sau la oferirea unei experiențe mai bune. Iată câteva exemple de tehnologii avansate care sunt utilizate în software-ul modern de flux de lucru:
Big Data: Tehnologiile Big Data și vizibilitatea îmbunătățită a acestor date fac disponibile cantități mari de informații pentru utilizare, care pot fi integrate și utilizate direct în procesele de afaceri. Iată un exemplu de flux de lucru: gândiți-vă la un proces de aprobare a cheltuielilor de capital (CAPEX) care este semiautomatizat – rapoartele financiare sunt trimise înainte și înapoi între revizorii și aprobatorii implicați prin e-mail înainte de a lua o decizie de investiție. Pe baza surselor de date relevante, sistemul de flux de lucru poate genera automat rapoartele necesare și le poate pune automat la dispoziția persoanelor potrivite într-un punct definit al procesului. În plus, pe baza regulilor de afaceri definite sau prin utilizarea inteligenței artificiale (IA) și a capacităților de învățare automată (vezi mai jos), datele integrate pot fi utilizate pentru a ghida luarea deciziilor, accelerarea procesului și eliberarea factorilor de decizie de sarcinile sau evaluările de rutină.
Inteligență artificială: Tehnologiile IA, cum ar fi învățarea automată, prelucrarea limbajului natural (NLP), viziunea computerului și automatizarea robotizată a proceselor (RPA) pot ajuta la automatizarea etapelor de proces care anterior puteau fi executate doar manual sau semiautomat de către oameni.
Învățare automată: învățarea automată poate fi aplicată acolo unde o etapă de proces necesită o analiză de date complexă pentru a detecta modele sau pentru a face previziuni și recomandări. Gândiți-vă la un restaurant la evenimente sportive, unde comanda de reaprovizionare cu băuturi răcoritoare poate depinde în mare măsură de prognoza meteo.
Procesarea limbajului natural (NLP): NLP permite chatbot-urilor sau asistenților vocali digitali să automatizeze anumite interacțiuni în cadrul unui proces sau să automatizeze complet fluxurile de lucru simple. Gândiți-vă la răspunsurile automatizate la solicitările de informații de rutină de mare volum, cum ar fi situația comenzilor ferme sau a facturilor.
Viziunea computerului: Viziunea computerizată poate extrage informații complexe, contextuale din imagini care pot fi apoi utilizate pentru a automatiza sau informa alte procese. Un exemplu îl reprezintă operatorii rețelei de energie electrică care analizează imaginile satelitare pentru monitorizarea mișcărilor de suprafață pentru a-și informa procesele de întreținere și pentru a declanșa automat echipajele de service în cazul unor evenimente care le-ar putea pune în pericol infrastructura. Alternativ, vederea computerizată poate crea un program de întreținere predictiv în care este utilizată o inspecție vizuală automată pentru a declanșa cereri de serviciu doar atunci când este necesar, și nu pe un orar fix.
Automatizarea robotizată a proceselor (RPA): RPA execută sarcini manuale repetitive în cadrul fluxurilor de proces prin imitarea interacțiunilor utilizatorilor cu sistemele. Un caz de utilizare tipic este corelarea discrepanțelor de integrare prin copierea și lipirea datelor din foi de calcul sau din alte documente, precum e-mailurile furnizorului, într-un sistem business, care nu numai că accelerează această sarcină, ci și sporește acuratețea datelor.
Software de gestionare a fluxurilor de lucru care afișează starea și măsurătorile cheie într-un proces de vânzări.
Gestionarea fluxurilor de lucru de afaceri și tendințele de automatizare
Hiperautomatizare și automatizare inteligentă
Aceștia sunt termeni pe care îi auzim din ce în ce mai mult în fiecare zi. De fapt, Gartner subliniază într-un sondaj recent că peste 85% dintre directori vor „crește sau vor susține investițiile de hiperautomatizare ale organizației lor în următoarele 12 luni, iar peste 56% au deja patru sau mai multe inițiative de hiperautomatizare concurente”.
Soluțiile moderne de gestionare a fluxului de lucru și de automatizare abordează această tendință prin combinarea mai multor sau a tuturor tehnologiilor menționate mai sus într-o singură soluție. Această abordare nu numai că evită provocările create de un mozaic de tehnologii diferite de la diferiți furnizori – ci și simplifică semnificativ eforturile de automatizare. Utilizatorii pot accesa și valorifica toate capacitățile ori de câte ori este necesar din cadrul unui singur proiect, fără a fi nevoie să învețe și să schimbe între diferite instrumente de dezvoltare.
Automatizare cu cod scăzut/fără cod (LCNC)
Aceasta este o tendință suplimentară care modifică infrastructura gestiunii workflow-ului. Un dezvoltator cetățean este o persoană care este un utilizator puternic de sisteme software complexe și este confortabil cu tehnologia, dar are puține sau deloc abilități de programare sau codificare. Instrumentele vizuale și conținutul preconstruit de drag-and-drop fac din soluțiile cu cod scăzut/fără cod un schimbător de joc pentru dezvoltatorii cetățeni. LCNC le permite să creeze și să adapteze fluxurile de lucru și procesele, pe baza expertizei lor extinse în materie, în ciuda incapacității de a scrie cod.
Și LCNC adaugă o valoare uriașă și pentru dezvoltatorii profesioniști. Ei pot folosi aceeași simplitate drag and drop pentru a finaliza sarcinile standard mult mai rapid decât oricând înainte. Folosind instrumente profesionale de aplicație LCNC, dezvoltatorii pot crea fluxuri de lucru și automatizări mai complexe și pot face acest conținut personalizat gata de utilizare mai ușor disponibil.
Întrebări frecvente privind gestiunea workflow-ului
Descoperă SAP Build Process Automation
Aflați mai multe despre soluțiile inteligente pentru a vă ajuta să vă eficientizați fluxurile de lucru
Stimularea îmbunătățirii procesului
Simplificați și accelerați astăzi transformarea proceselor dvs. de afaceri.